雇用主がCOVID-19ワクチン管理に挑む

ここ数週間、食品医薬品局（FDA）はCOVID-19の感染拡大を防ぐため、特定のワクチンに対して緊急使用許可（EUA）を発令した。世界的なパンデミック緩和に向けた重要な一歩と認識される一方で、このワクチンは雇用主にとって機会であると同時に難題をもたらす。我々は以前、そのような要求を認める州において、雇用主が従業員にワクチン接種を義務付けられるか、また義務付けるべきかについて 検討した。 

企業が最終的にワクチン接種を義務付けるか、従業員の選択に委ねるかを問わず、そのプロセスを管理する準備を整えることが、円滑な運営の第一歩である。

ワクチン接種対象者の特定

雇用主が従業員のワクチン接種状況を把握したい、あるいは把握する必要がある理由は複数考えられます。例えば、顧客企業が「接種済み従業員のみ現場への立ち入りを許可する」という要件を設けている場合、当該拠点での業務に就ける従業員を特定する必要があります。雇用主は従業員に対し、ワクチン接種の有無（および現在利用可能なワクチンの必要接種回数である2回分の接種完了状況）を尋ね、接種証明書の提示を求めることが認められています。  ほとんどのワクチン提供機関は接種に関する証明書を発行しており、従業員が容易に入手できるはずです。ただし注意すべき点があります：雇用主は、差別や障害に関するその他の雇用法に抵触しないよう、他の健康状態に関する質問を深く掘り下げすぎないようにすべきです。  例えば、従業員が「医療提供者からワクチン接種を控えるよう指示された」と述べた場合、管理者は「接種できない理由」や「基礎疾患に関する質問」をしてはならない。同様に、雇用主は従業員に対し、接種者の個人医療情報が記載された証明書の提出を控えるよう注意喚起すべきである。証明書が提出された後は、他の医療記録と同様に、従業員ファイルとは別個の安全な場所で保管しなければならない。

ワクチン接種者の追跡

米国で現在承認されているワクチンは、数週間の間隔を空けて2回接種する必要があります。従業員が数名以上いる企業では、この管理が事務負担となる可能性があります。情報を管理する方法はいくつかありますが、企業がどの方法を選択する場合でも、事前に計画を立て、最初から記録を開始することが最善です。後から追いつこうとすると、作業がより困難で費用がかかり、時間もかかるだけでなく、誤りの余地も増えます。

一つの方法は、定期的に更新される簡易な記録表を作成することです。これには従業員の氏名、勤務地または所属部署、ワクチン接種日、および該当する場合、従業員が義務的なワクチン接種プログラムの免除対象となっているか否かを含める必要があります。雇用主は、追跡フォーム上で免除理由を追跡または記録すべきではありません。その管理は人事部門を通じて別途行うべきです。  この情報は、知る必要のある者にのみアクセスが制限された安全な場所に保管すべきです。事業者は事前に、データを収集・入力する担当者を特定し、データが正確に入力されていることを慎重に確認する必要があります。

雇用主が予防接種の追跡を支援するオンラインツールがますます利用可能になっている。電子記録管理ソリューションはプロセスを簡素化し、特に大規模組織において有用である。一部の文書管理サービスは追加機能を提供しており、追加接種のリマインダーや従業員による自己申告・書類アップロードを可能にすることで、管理負担を軽減する。  こうした「スマート」機能は有用である一方、選択したソフトウェアが適切に保護され、情報が事業体にとってアクセス可能な状態を維持することは、依然として雇用主の責務である。

さらに、選定されたシステムは適用されるすべてのデータプライバシー法に準拠しなければならない。加えて、システムへのアクセスは適切な担当者に限定される必要がある。情報を容易に追跡できる大きな力には大きな責任が伴うため、電子追跡ツールは慎重に選定・維持され、法令遵守の観点から運用されるべきである。

これらのトピックに関する詳細情報については、記事の著者であるジェシカ・グラッツァー・メイソンおよびジャクリーン・A・ヘイドゥクまでお問い合わせください。