OSHA緊急一時基準：ステップバイステップガイド

2021年11月4日に当初報告した通り、OSHAは従業員100人以上の民間事業者を対象とする待望の緊急一時基準（ETS）を発表した。  裁判所による異議申し立てがあり、実際に第5巡回区連邦控訴裁判所（テキサス州、ルイジアナ州、ミシシッピ州を管轄）がETSの一時差し止め命令を出しているものの、雇用主はこれを何もしない口実として頼るべきではありません。時間は迫っており、雇用主は期限が現実のものだと想定して対応を進めるべきです。 

対象事業主が未踏の領域を進み始める中、新たなETSへの準拠を支援するため段階的なガイドを提供します。以下にいくつかの提案を示します：

ステップ1：ETSが適用されるかどうかを検討する

• ETSは従業員100人以上の民間事業主のみに適用されることに留意してください。
  
  
• 雇用主が基準を満たすかどうかを判断するには、雇用主は以下の点を考慮しなければならない：(1) 米国内の全事業所、(2) パートタイム従業員は全て含めるが、独立請負業者は含まない、(3) 複数事業所を有する法人格の全事業所を含める； (4) フランチャイズは個別に扱う；(5) 安全管理を単一企業として行う統合企業は単一雇用者とみなす；(6) 派遣社員および派遣従業員はカウントしない；(7) 建設現場などの複数雇用主が関与する現場では、各雇用主は自社の従業員のみをカウントする。
  
  
• ETSは、独自の義務規定が適用される連邦政府契約業者および医療保険適用対象事業体には適用されません。後者のグループに関しては、メディケア・メディケイドサービスセンター（CMS）が規則（その要件を含む）に関する発表を行い、FAQへのリンクを掲載しました。医療提供者は、この規則が先週発効した事実を認識しておく必要があります。

ステップ2：ワクチン接種を義務付けるか、検査を代替手段として提供するかを検討する

• 対象事業主は、自社の1つ以上の事業所でワクチン接種を義務付けるかどうかを決定しなければならない。
  
  
• 義務的なワクチン接種と検査の選択肢の双方には、考慮すべきリスクとメリットが存在する可能性がある。例えば、州法により、対象となる雇用主が検査の選択肢を提供する場合、その費用を負担することが義務付けられる場合がある。さらに、雇用主が検査の選択肢を提供し、従業員が医学的または宗教的理由に基づく配慮を要求（かつ認められた）場合、雇用主は検査費用を負担しなければならない可能性がある。
  
  
• 対象事業主が選択肢を検討し始める中、フォーリー法律事務所の労働・雇用チームは意思決定支援ならびにOSHA準拠ポリシーの導入支援に万全の態勢を整えております。

ステップ3：免除対象または除外対象の従業員がいるかどうかを検討する

• ETSは、自宅からリモート勤務する従業員、単独で業務を行う従業員、または屋外でのみ業務を行う従業員を除き、ほぼ全ての従業員を対象としています。
  
  
• ETSでは、雇用主が従業員の特定グループに対して異なる方針を実施できることも明記されている。例えば、顧客と接触する従業員にはワクチン接種義務化方針を適用しつつ、リモート勤務を断続的に行う従業員や本社勤務で顧客との接触が稀な従業員には検査による代替手段を提供することが可能である。

ステップ4：方針（複数可）の実施／従業員への周知（2021年12月5日までに）

• 対象事業主は2021年12月5日までにETS（緊急一時規則）を遵守しなければなりません。フォーリー法律事務所では、義務的検査と検査代替案の両方についてテンプレートポリシーを準備しており、貴社固有のポリシー作成を支援いたします。
  
  
• ETSの一環として、対象となる雇用主は従業員に対し、COVID-19検査に関する具体的な情報、有効なワクチン接種記録の収集手順および接種状況の確認方法、従業員が権利を有する時間・賃金・休暇、COVID-19陽性検査結果の雇用主への通知手順、ならびに従業員が故意に虚偽の情報を提供した場合の刑事罰および差別禁止事項についても提供しなければならない。

ステップ5：有効なワクチン接種記録の証明を収集し、従業員名簿を作成し、記録管理システムを導入する（2021年12月5日までに）

• 対象事業主は、従業員からワクチン接種記録の有効な証明（例：ワクチン接種カード、医療書類、または証明書）を収集しなければなりません。ワクチン接種の証明は口頭での提出は認められません。
  
  
• 提供された情報に基づき、対象となる雇用主は、従業員名簿を作成し保管しなければならない。この名簿には、各従業員とそのワクチン接種状況（完全接種済み、部分接種済み、医療的または宗教的配慮により完全接種されていない、またはワクチン接種状況の受諾可能な証明を提出していないため完全接種されていない）を記載する。
  
  
• 適用対象事業主は、記録管理システムを導入し、これらの記録をETSの期間中、他の機密医療文書と同様に保管しなければならない。

ステップ6：医療上および宗教上の配慮の要請をそれぞれ分析する

• 被適用事業主は、連邦法、州法及び地方自治体の法令に従い、医療上の配慮及び宗教上の配慮に関する各要請を分析しなければならない。
  
  
• ETSは、雇用主が合理的配慮として従業員に週次検査を実施させることができると規定している（ただし、検査が合理的配慮として提供される場合、検査に関連する費用は雇用主が負担しなければならない）。
  
  
• ETSはまた、従業員が真摯に抱く宗教的信念により検査を受けることができない場合、他の配慮を提供しなければならないと定めている。

これらの新たな要件を踏まえ、雇用主は弁護士に相談し、将来的な罰則を回避するため、ETS（仮に裁判所によって支持された場合）の要件を実施する準備が整っていることを確認すべきである。