映画の名作『グッド・ウィル・ハンティング』で、面接官たちはマット・デイモン演じる人物の面接にベン・アフレック演じる人物が現れたことに驚き、落胆する。デイモンの履歴書や他の会話から、面接官たちは全く別の人物を予想していたのだ。ハリウッドのフィクションでしか起こりそうにないと思われたこの出来事が、今や現実の企業も直面する状況となっている。
電話やビデオ面接の増加に伴い、特に完全リモート勤務のポジションでは、偽の面接官がますます蔓延している。雇用主は、採用された人物が実際に面接した人物ではない可能性について、ますます懸念を深めている。
企業は、ビデオ面接や電話面接の相手が実際に採用された人物であることを、どのように確認できるでしょうか？雇用オファー前に個人情報へのアクセスを禁じる数多くの移民法や雇用法が存在するため、誤った人物を採用するリスクから企業を守ることは困難です。ビデオ面接や電話面接を実施する際、代理面接者を避けるための考慮事項を以下に示します。
- 面接出席者のスクリーンショット撮影について許可を得る。被写体が撮影に同意しない場合、会社は面接を終了する可能性がある。採用決定後、当該写真類は廃棄することを社内規定で義務付けるべきである。
- オファー提示後、オンボーディングのために当該個人の写真または写真付き身分証明書の提出を依頼してください。
- 潜在的なリスクを軽減するため、雇用主は面接プロセスの早い段階で身分証明書の提示を求める目的が、採用候補者と面接参加者が同一人物であることを確認するためであることを明確にできる。
差別や報復の問題には注意を払うこと
雇用開始前に写真その他の個人識別情報を要求する際の主な懸念は、差別や報復に関する苦情が発生する可能性がある点である。運転免許証の写真からは年齢、健康状態、国籍などの個人情報が得られる。採用企業がこうした特性を把握した時点で、求職者はこれらの特性に基づく差別を理由に採用されなかったと主張する可能性がある。
司法省の移民・従業員権利課（IER）からも別の差別リスクが生じている。このあまり知られていない部門は、市民権書類の提示要求などに基づく差別に関する申し立てを個人から受け付ける権限を有している。 IERは近年、特に雇用主に対する積極的な姿勢を強め、特に不当な書類要求慣行の調査（移民国籍法（INA）8 U.S.C. § 1324bで禁止され、IERが執行を任されている事項）において、その存在感と執行力を高めている。 雇用オファー（特に具体的なオファー）提示前に身分証明書の提示を求める行為について、IERは雇用主が非米国市民に対する差別を行っている、あるいは就労資格確認時に特定の身分証明書の提示を求めることを禁じる規定に違反していると主張する可能性がある。
リモートワークの普及に伴い、電話やビデオ面接のみで採用が決定される職種が増加している。雇用主は早急に、面接官が実際に初出社する人物であることを確認するプロセスを構築すべきである。
