401(k)コンプライアンスチェック #5：401(k)加入者を遺失物箱から遠ざける

先月の401(k)コンプライアンスチェックでは、401(k)プランがプラン参加者へ送付すべき各種標準通知について解説しました。今月のコンプライアンスチェックでは、401(k)プランがプラン参加者に連絡が取れない状況、すなわち「行方不明参加者」への対応方法に焦点を当てます。

なぜこのトピックは重要なのか？

401(k)プランのスポンサーとして、貴社には数多くの受託者責任が課せられています。しかし、労働省（DOL）の観点からは、参加者が401(k)プラン口座から適時に分配金を受け取ることを確保することほど、基本的な責任はないかもしれません。これらの分配金は、通常の定年退職時の支払い、少額残高の現金化、または最低必要分配金（RMD）の形で支払われる場合があります。   

過去数年にわたり、労働省（DOL）は行方不明参加者に関するコンプライアンス執行活動を強化してきた。特に監査プロセスを通じて、DOLは401(k)プランの分配金受給権を有する行方不明参加者の所在確認をプランスポンサーに強く求め、これに応じない場合には多額の罰則を科す方針を示している。プランスポンサーが行方不明参加者の所在確認に積極的に取り組むよう促すため、DOLは「ベストプラクティス」形式で所在確認に関するガイダンスを発行した。  DOLガイダンスの全要素が実践可能または適切とは限りません。しかし、実施可能な要素を実行し、その記録を残すことで、DOLの検査対象となった場合、貴社がこのコンプライアンス問題を真剣に受け止めていることを示すことになります。

労働省のガイダンスに関する詳細はこちらをクリックしてください。

しかし、本当に問題があるのだろうか？

退職年齢に達しているにもかかわらず、退職給付金の請求や受給を開始していない元従業員がいることに気づいた場合、行方不明の参加者問題が発生している可能性があります。もう一つの潜在的な問題の兆候は、電子形式か紙形式かを問わず、ファイル内の連絡先情報が不正確または不完全であることです。最後に、返送された郵便物や未換金の小切手が数件以上蓄積している場合も問題が生じている可能性があります。

村全体で育てる

ことわざにあるように、村全体で支え合う必要がある……。行方不明の参加者を特定する実践を実行する際にも、同じアプローチが適用される。会社の規模や人員構成によっては、福利厚生部門、人事部門、給与計算部門、管理サービス部門（例：郵便室サービス）、情報技術部門の担当者、およびプランの記録管理者が連携し、元従業員の連絡先情報が最新であることを確認する必要がある。連絡先情報の変更は、社内で調整・共有されると同時に、プランの記録管理者と相互に連携されなければならない。   

労働省のベストプラクティスの例

労働省（DOL）は、行方不明の加入者問題に対処しようとする年金計画スポンサー向けに、約30に及ぶ幅広いベストプラクティスを特定しました。DOLのベストプラクティスガイダンスに基づき、以下の点を検討することをお勧めします：

「予防的」措置

1. 現役および退職した参加者に定期的に連絡を取り、自宅および勤務先の住所、電話番号（携帯電話番号を含む）、および緊急連絡先・身元保証人などの連絡先情報を確認または更新する。
2. 従業員の退職手続き中、連絡先情報を確認または更新し、プランが常に正確な連絡先情報を保持することの重要性を強調してください。
3. 他の福利厚生プランや会社の記録から参加者の連絡先情報を確認してください。例えば、給与記録や団体健康保険プランに最新の情報が記載されている可能性があります。
4. 計画情報（要約年次報告書、参加者明細書、重要な変更の概要など）を提供する際には、受取人に最新の連絡先情報を提供するよう促す文言（太字やハイライト表示など）を含めること。
   

   ヒント： 

   • 手続きを簡単に行えるようにする – 例えば、フリーダイヤル、担当者のメールアドレス、社内ポータルサイト、返信用封筒付きのフォームなどを提供する。 
   • 福利厚生、人事、給与部門の更新担当者およびプランの記録管理責任者に対し、更新された連絡先情報を共有する責任者を必ず指定してください。
   • 企業代表者（内部統制コンプライアンス責任者など）を指名し、参加者の連絡先情報更新プロセスを定期的に監視または監査させ、当該情報が社内で一貫して正確であり、かつプランの記録管理者と整合していることを確保する。
     
     
5. 401(k)プランのサービス担当者が参加者の質問に対応する際、スクリプトの一部として連絡先情報の確認を求めるよう義務付ける。これは、参加者の401(k)残高に買収・合併した雇用主のプランから移管された金額が含まれる場合に特に重要となる。同様に、関連ウェブサイトも、参加者が連絡先情報を確認するまで先に進めないように設定することが可能である。
   

   ヒント：

   • 記録管理サービス契約において、行方不明参加者プロセスにおける協力の役割と義務を定める条項の交渉を検討すること（ただし、行方不明参加者の所在確認は最終的に会社の責任であることに留意すること）。 
     
     
6. 会社の管理部門、人事・福利厚生部門、およびプラン記録管理者の間で、プラン参加者への未配達郵便物および未換金の分配小切手について迅速に調査するプロセスを確立する。
   

   ヒント： 

   • 会社の代表者を指名し、未換金の分配小切手リストの審査を担当させるとともに、会社の行方不明参加者所在地対応方針に従い、受取人の所在確認措置を講じさせること。   
   • 別の会社代表者を指定し、定期的にプロセスを監視または監査させる。 

型破りな発想（「取り扱い注意」）

1. ソーシャルメディアを利用して個人に連絡することは有効な手段となる可能性があります。ただし、ソーシャルメディア上の連絡先情報は信頼性に欠ける場合があることに留意すべきです。メッセージが確実に宛先に届く保証はありません。仮にメッセージが届いたとしても、相手は詐欺と判断して無視する可能性があります。あるいは、悪意のある人物がメッセージを受け取り、行方不明の参加者の保険金分配を不正に受け取ろうとする恐れもあります。
2. 会社に登録されている受益者または緊急連絡先（配偶者や子供など）に連絡する。 個人によっては、安全上の理由などから発見されたくない状況があることを考慮してください。そのため、仲介役として協力するよう提案しても、連絡先情報の提供を躊躇する場合があります。さらに、受益者や緊急連絡先として指定された人物が、必ずしも行方不明の参加者の最善の利益を考えているとは限らず、不正に給付金を受け取ろうとする可能性があります。

最後の手段

1. 一定期間参加者が応答しない場合、死亡記事や死亡記録（例：社会保障死亡者索引）を検索し、参加者が死亡したかどうかを確認してください。死亡が確認された場合は、必要に応じて指定受益者の所在を確認する必要があります。 
2. 行方不明の参加者を特定するには、商業用所在調査サービス、信用情報機関、またはオンラインの公的記録データベース（固定資産税関連など）を利用してください。これらのサービスやデータベースの一部は有料となる可能性があることに留意してください。

労働省（DOL）のベストプラクティスの中で、どの方法が実践可能または適切であると判断されるにせよ、必ず文書化してください。そして当然ながら、文書化した後はそれらを遵守してください。これらのプラクティスの一部または全てを実施することで、行方不明の参加者を発見できる可能性が高まる（あるいはさらに良いことに、問題そのものを未然に防げる）だけでなく、労働省が監査に訪れた際に、善意に基づくコンプライアンスの証拠として提示できるようになります。

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