401(K)コンプライアンスチェック #11 – 受益者指定の対応

雇用主が401(k)プランを適切に管理できるよう支援するため、2022年よりFoley & Lardner LLPでは月次ニュースレター「401(k)コンプライアンスチェック」シリーズを発行しています。本記事では、401(k)プランの受益者指定管理に関するヒントをいくつかご紹介します。

先月の401(k)コンプライアンスチェックでは、401(k)プランの概要説明書（SPD）作成のベストプラクティスについて議論しました。今月は、プラン管理者が401(k)プランの受益者指定を扱う際のベストプラクティスをいくつかご紹介します。

なぜこのトピックは重要なのか？

401(k)プランのスポンサーおよび管理者は、プラン加入者が受益者指定を適切に完了し提出していることを確認することに強い関心を持っています。 プランスポンサーおよび管理者を巻き込む受益者指定の問題の大半は、参加者が死亡し変更が不可能になった後に発生します。401(k)口座残高に関連する費用と時間を要する競合する請求や潜在的な訴訟を防ぐため、プランスポンサーおよび管理者は、将来の競合する請求や潜在的な訴訟を回避することを目的とした受益者指定に関するベストプラクティスの策定と徹底に、より多くの時間を割くことを強く検討すべきです。 1974年従業員退職所得保障法（ERISA）に基づく401(k)プラン運営における受託者義務の履行を支援するだけでなく (ERISA)に基づく401(k)計画管理における受託者義務を履行するのに役立つだけでなく、受益者指定に関するベストプラクティスを活用することで、影響を受ける401(k)加入者は、自身の401(k)口座残高全額の分配を受け取る前に死亡した場合でも、選択した受益者に口座残高が確実に引き継がれるという安心感を得られるはずです。要約すると、ERISAが要求する慎重な計画管理により受益者指定が適切に完了・提出されれば、以下の結果が得られるはずです：

• 401(k)加入者は、死亡時の計画資金の受益者および受取人について、デフォルトで401(k)計画文書ではなく自ら積極的に決定する（ただし、配偶者以外の受益者を指定したい既婚加入者については、後述の受益者指定制限が存在する）。
• 参加者の401(k)口座残高をめぐる競合する請求者間における、不必要かつ高額な訴訟および不利な税務上の結果が生じる可能性は回避すべきである。
• 予定受益者は、死亡した加入者の残存401(k)残高に対する権利が争われる可能性がないことを認識した上で、自身の個人資産・財務・税務計画を立てる機会が大幅に拡大される。
• プランスポンサーおよび管理者は、受益者指定に関する受託者義務を遵守しているとみなされるべきであり、したがって、この問題に関連して内国歳入庁または米国労働省によるいかなる不利な規制措置も回避できることが望まれる。

401(k)の受益者指定に関連して、プラン管理者はベストプラクティスとしてどのような行動を検討すべきか？

以下の手順に従うことで、プラン管理者は、401(k)受益者指定がERISA受託者要件に従い慎重に処理され、かつ可能な限り最新の状態に保たれることを確保できます。これにより、401(k)加入者の目的を満たし、加入者の死亡に伴う不必要な競合する請求、訴訟、および費用を回避することが可能となります。 

• 401(k)プラン管理者と参加者双方が、受益者指定の適切な記入および提出に関連して考慮すべき事項について、プラン管理者用チェックリストの使用を検討すること。
• 参加者および指定された主たる受益者・予備受益者全員について、完全かつ最新の住所を保持するよう努めること。このベストプラクティスは、401(k)プランのSPD（プラン概要説明書）およびプラン管理者から送付される定期的な参加者通知にも反映されるべきである。
• 参加者に年次リマインダーを送信し、参加者に適用される死亡前のライフサイクルイベント（例：離婚、子供の出生、再婚など）に関連して、受益者情報を確認し、必要に応じて更新するよう促す。
• 401(k)プランのSPDに記載されている通知に加え、プラン管理者は定期的に全参加者に、死亡時に配偶者が存命している場合、配偶者以外の受益者を正当な受益者として認めるためには、配偶者の書面による同意書が提出されている必要がある旨を通知すべきである。
• 配偶者の同意は通常、401(k)プランの担当者または公証人の立会いのもとで取得する必要がありますが、これに関連し、プランスポンサーおよび管理者は、電子システムによる同意取得を認める既存の新型コロナウイルス感染症（COVID-19）関連の一時的救済措置について常に情報を把握しておくべきです。この救済措置は現在、2022年12月31日に期限切れとなる予定です。

401(k)プランのSPD（プラン概要説明書）は受益者指定について何を記載すべきか？

401(k)プランの要約説明書（SPD）は、有効な受益者指定を行うことの重要性と影響について、参加者にさらなる詳細を提供すべきであり、参加者を支援するために以下の情報を含むものとする：

• プラン参加者の401(k)受益者指定の受理は、通常、参加者の死亡後に承認手続きが行われるため、プラン管理者による承認を意味するものではない。
• 受益者の指定に関連して、参加者に適用される権利、特典および責任を明示すること。既婚の参加者には、配偶者以外の者を受益者として指定するには配偶者の書面による同意が必要であること、さらに計画管理者の承認または公証も必要であることを改めて通知すること。
• 参加者に、401(k)の受益者指定は、参加者の遺産が受益者として指定されていない限り、参加者の遺言よりも優先されることを通知してください。
• 参加者に、離婚の場合に元配偶者が自動的に401(k)口座の第一受益者から除外されるかどうかを通知する。
• 被保険者の死亡に伴う保険金請求の方法について、受取人に対して明確なガイダンスを提供する。
• 受益者に対し、401(k)死亡給付金が適用法令に基づく最低必要分配額（RMD）要件に従ってプランから分配されない場合、税務上の罰則が適用される可能性があることを通知すること。

受益者指定書類の保管に関してどのような措置を講じるべきか？

• プランスポンサーおよび管理者は、受益者指定などの参加者レベルの記録は、プランレベルの記録に関連する通常の6年間ではなく、無期限に保持する必要があることを留意すべきである。
• 可能であれば、受益者指定および将来の変更に関する適切なセキュリティを維持し、不正を防止するため、計画管理者は二重確認システムを採用すべきである。

計画管理者は毎年具体的にどのような行動を取るべきか？

• プラン管理者は、記録管理者と連携し、少なくとも年1回プラン記録を確認し、401(k)プラン参加者がそれぞれの受益者指定を適切に完了していることを確認すべきである。
• プラン管理者は、離婚の場合の代替受取人や、参加者の死亡時の口座残高受給権者に対し、401(k)口座残高の分配待ち状態にある自身の受益者指定に関して完了すべき事項を通知すべきである。離婚後の代替受取人や401(k)参加者死亡後の受益者に対しても、プラン管理者に最新の住所および連絡先情報を常に通知しておくことの重要性を改めて喚起する必要がある。

要約すると

• 401(k)口座の残高は、個人に関連する死亡給付金の中で最大規模、あるいは最大規模の一つとなる可能性があるため、プランスポンサーおよび管理者は、401(k)プラン加入者に対し受益者指定の要件を常に周知徹底するよう、特別な注意と配慮を払う必要がある。
• 401(k)加入者は、適用される401(k)計画書における既定の規定ではなく、自身の死亡時に401(k)計画資金がどこに振り向けられるかを決定すべきである。計画管理者は、この手続きを円滑に進めるため、401(k)計画下で受益者指定を適切に行う方法について、加入者に対し明確かつ詳細なガイダンスを提供する必要がある。
• 401(k)プラン加入者の口座残高に関する訴訟は、いかなる場合でも回避すべきである。したがって、加入者の死亡に伴う401(k)プラン口座における混乱や競合する請求を避けるため、プラン管理者および加入者の双方が適切な措置を講じることが極めて重要である。

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