本記事は元々 Law360に掲載されました 2022年11月30日付で掲載されました。許可を得てここに再掲載します。
弁護士が言うのは意外に思えるかもしれない。しかし雇用主が法的権利と義務のみに焦点を当てている場合、法的リスクを低減する機会を十分に活用できていない可能性がある。
誤解しないでほしいが、何が合法かを知ることはトラブル回避の重要な一歩ではあるものの、必ずしもリスク軽減を最大化するわけではない。法的権利の確定とリスク低減には大きな共通点があるが、これらは二つの異なる目標である。特に雇用関係が継続している間は、解雇や正式なクレームが発生する前に事実関係がさらに明らかになる機会を残すため、両方の目標を常に念頭に置く必要がある。
二つのシナリオ——合理的配慮の要請と、懲戒処分および解雇の可能性に関する決定——は、リスク軽減と法的権利の間の差異を容易に示している。これらは単なる一例に過ぎず、同じ原則は他の多くの状況にも適用可能である。
合理的配慮の要請から始めましょう。合理的配慮に関する法的分析には複数の段階があり、雇用主がまだ入手していない情報が必要となる場合があります。例えば、治療担当者が制限事項や職務上必要な業務を遂行できる能力を確認することなどです。
このような状況では、要求された合理的配慮が法的に義務付けられているかどうかを検討することが一般的かつ適切である。つまり、当該者が職務の必須機能を遂行することを妨げる障害を有していること、および提案された合理的配慮が過度の負担とならないことを立証する必要がある。
特定の配慮措置が法的に必要かどうかを判断することに焦点を絞るよりも、大きなコストを伴わずにリスクを低減できる選択肢があるかどうかを検討する方が良いかもしれない。例えば、従業員が座り作業と立ち作業の切り替えを希望し、会社が人間工学上の理由でスタンディングデスクを日常的に提供している場合、簡単な解決策は単にスタンディングデスクを提供することである。
しかし、ほとんどの問題はそれほど単純ではありません。例えば、必要性が文書化されれば会社がスタンディングデスクを用意している場合でも、従業員が治療医の診察を受けられるまでにさらに1週間を要するケースがあります。その間、文書化が完了するまでの暫定措置として、スタンディングデスクの提供を検討してください。
試験的に合理的配慮を提供することは非常に有益な選択肢となり、後の訴訟リスクを低減できる可能性があります。要求された配慮に懐疑的であっても、そのコストが低い場合（例えば勤務時間の変更など）は、従業員に対して「恒久的な措置ではなく、定期的に見直される」ことを明確に文書で伝えた上で、試行することを検討してください。
この措置が効果を発揮すれば——たとえ義務付けられていなくても——会社と従業員の双方にとって有益です。効果がなければ、試験的導入により、要求された配慮がなぜ効果的ではなかったのか（例えば、従業員の遅刻や出勤問題が継続した場合）、あるいはなぜ過度の負担となったのか（例えば、業務のカバーに問題があった場合）を立証する材料となります。 後日訴訟が発生した場合、要求された配慮措置の試験的導入は、雇用主の柔軟性と相互協議プロセスへの参加姿勢を示す証拠となる。
企業が障害補償請求のリスク低減に寄与する別の方法は、双方向プロセスに積極的に関与することを確実にすることである。この点を示す事例として、米国第11巡回区控訴裁判所におけるジョンソン対ウォルト・ディズニー・パークス・アンド・リゾーツ事件でのディズニーの最近の勝訴が挙げられる。雇用開始から1週間後、従業員は業務制限に関する医療文書を提出し、別の職務への異動を要請した。 ディズニー社は当該従業員を医療休暇に付し、「ケースアドボケート（ケース担当支援者）を割り当てた」。
裁判所が指摘した事実の一つは、ケースアドボケートが当該従業員の再配置候補として18の職種を検討した点である。全ての企業が専任のケースアドボケートを配置して他職種を探す支援を行うことは可能ではないが、対話的プロセスへの積極的関与を示すために、追加コストをほとんどかけずに企業が活用できる方法は他にも数多く存在する。これには、採用担当者との個別面談を通じて個人の資格や現在の求人状況、あるいは見込まれる求人情報を確認する取り組みも含まれる。
特に注目すべきは、ディズニーが主張した点（裁判所もこれを認めた）として、当該個人が実際に障害を持つ適格者であることを立証していなかったことである。しかしながら、裁判所の意見書からは、ディズニーが制約に対処するための措置を講じ、合理的配慮を要請した上で、この法的論点を訴訟において初めて提起したことが窺える。
法的権利や義務だけでなく、リスク軽減策として検討すべきもう一つの点は、懲戒処分と解雇である。従業員の行為が解雇を支持する明確な証拠がある場合でも、説明の機会を与えることを検討すべきだ。説明の機会は法的に義務付けられていないが、通常は費用がかからず、確実にリスクを低減できる。企業が情状酌量の余地を把握した場合、それらを考慮に入れることができる。
そうした事情を考慮したからといって、決定が変わるわけではない。従業員が説明を提示しない場合、あるいはその説明が説得力を持たない場合でも、雇用主が説明を求める姿勢を示したことで、より合理的な対応と見なされる。逆に、説明の機会を与えないことは、軽減要因（例えば同僚による先行する挑発など）があった場合に代償を伴う可能性がある。あるいは単に雇用主が厳格すぎる、あるいは傲慢に見えるだけかもしれない。
明確なコミュニケーションと敬意もまた、優れたリスク軽減策である。困難な対話や決断が迫っている際には、最善の対応策を模索する議論が交わされることが多い。時には選択は単純に思えることもある——その対話は朝一番に行うべきか、それとも一日の終わりにすべきか？
必ずしも正解があるわけではありませんが、会社が1つ以上の受け入れ可能な選択肢の間で迷い、それらが本当にすべて受け入れ可能である場合、その状況に関わる管理職にとって最も都合の良い選択肢ではなく、従業員に最も敬意や尊厳を与える選択肢を選ぶべきです。
従業員が尊重されていると感じれば、たとえフィードバックに同意しなくても訴訟の可能性は低くなる。しかし、たとえ従業員が状況が尊重をもって扱われたとは思わなくても、会社は従業員を尊重と尊厳をもって扱う決定を下したと証言できる。
別の例としては、重大な業績問題について告げられたり、職が危ういことを知らされたりした際の会話が挙げられる。自分の仕事が影響を受ける可能性を理解した瞬間、建設的な対話に必要なほど十分に耳を傾けたり、考えを整理したりすることが難しくなる場合がある。
フォローアップの連絡を検討してください。要点はメールやメモにも記載されているかもしれませんが、翌日または週内に再度話し合う機会を設けることを提案しましょう。また、参加者は今すぐ質問しても構わないが、今回の会議のフィードバックを消化した後に改めて質問する機会があることを伝えてください。こうした追加のコミュニケーション努力は訴訟回避に寄与する可能性があり、同時に従業員の成功を支援する企業側の取り組みとして確実に活用できる材料となります。
配慮ある関与の重要性は、別の最近の判決でも示されている。米国連邦控訴裁判所第4巡回区は、イーストカロライナ大学に有利な即決判決を支持したのである。オリビア・ニール対イーストカロライナ大学事件において、同大学は社会福祉学修士課程の学生を退学処分とする決定を下した。
学生は解雇が障害者権利法に違反すると主張した。裁判所は大学が学生を支援するために「最大限の努力」を払い、複数の再チャンスを提供したと指摘した。さらに裁判所は一部の連絡内容の口調を高く評価し、証拠として提示された複数の電子メールが「原告を助けたいという真摯な意思」を示しており、概して彼女の健康状態への懸念が表明されていたと述べた。
明確にしておくと、これは法的権利の知識だけに頼ることを避けるよう注意喚起するものです。とはいえ、法的権利を行使することは多くの状況で確かに十分であり、またリスクを低減する現実的な機会が得られない状況も存在します。