見積書、発注書、請求書などの商業用書式および関連する契約条件は、サプライチェーンにおいて普遍的に存在し、買い手と売り手の間で存在する唯一の契約となる場合が多い。適切に使用されれば、これらの書式は合意に関する当事者の理解を文書化する効率的な手段として機能し、複雑な契約の交渉を不要とする。 しかし多くの場合、企業はこうした定型販売書類を軽視し、矛盾する印刷条項の交換がもたらす影響を適切に考慮していません。
世界経済が労働力不足、サプライチェーンの混乱、高騰した価格に直面し続ける中、企業にとって見積書や販売条件（売り手側）、発注書や購入条件（買い手側）を慎重に検討することがこれまで以上に重要となっている。 適切に策定された契約条件は、双方がリスクを管理し不必要なコストを回避するのに役立ちます。本稿では、買い手と売り手が自らの利益を守るために販売文書に盛り込むべき主要な契約条件の概要を説明します。
サプライチェーンにおけるバイヤー向け重要用語
買い手は、サプライヤーが信頼でき、約束通り納品することを期待している。問題が発生した際に買い手を保護するためには、適切な契約条件が不可欠である。
1. 販売者の利用規約の免責事項
買い手が陥りがちな落とし穴の一つは、売り手の取引条件を否認しないことである。買い手と売り手の双方が、発注書、請求書、確認書にそれぞれの標準取引条件を添付するケースが一般的であるが、この場合、どちらの当事者の条件が適用されるかについて曖昧さが生じうる。 物品売買取引においては、統一商事法典（UCC）の「定型契約書の衝突」に関する規則が適用され、契約を構成する条項が決定される。買い手は、以下の2つの重要な手順を踏むことで、定型契約書の衝突における優位性を高められる。 第一に、買い手は発注書条件において売り手の取引条件を明示的に否認すべきである。第二に、買い手は「売り手が注文を承認し履行することにより買い手の条件を受諾する」旨の文言を記載すべきである。
2. 時間が重要であることを明示的に述べる
今日の困難なサプライチェーン環境において、安定した納期厳守の供給を信頼できることは、買い手にとって不可欠である。 時間的制約のある業界の買い手は、納期と数量の双方が「本質の要件」であることを明記すべきである。「納期は本質の要件」条項は、納期と数量条件を満たすために必要な手段（例：緊急輸送、在庫銀行など）を売り手が講じ、納期と要求数量を確実に達成する責任があることを示すものである。 物品売買契約においては、契約書に明記されていなくとも、通常「納期は契約の重要条件」とみなされます。しかし「納期は契約の重要条件」条項を含めない場合、売主が遅延納品を正当化したり、重大な契約違反ではないと主張する余地を与える可能性があります。
3. 価格を固定するか、将来の価格下落に備える
価格はほとんどの契約における核心的な条件であり、買い手と売り手の双方が交渉するポイントとなることが多い。現在のインフレ環境下では、買い手は可能な限り価格が安定し固定されることを確認すべきである。明確に定義された価格設定は不確実性を最小限に抑え、より正確な予算編成を可能にする。買い手は発注書に固定価格を明記する文言を含めるべきであり、また発注書発行時点で価格が確定する旨を付記すべきである。
4. 価格に含まれる内容を明確にすること
隠れた費用や、特定の注文における正確な支払額に関する紛争を防ぐため、買い手の発注書には、その他の関連費用が総額に含まれるのか、それとも記載価格に追加されるのかを明記すべきである。 買い手は、購入価格が商品に関連するすべての費用（輸送費、配送費、緊急輸送費を含む）を含むことを明示する条項を記載すべきである。別段の取り決めがない限り、運賃にはすべての税金、関税、輸入税、その他の費用が含まれることも明記する必要がある。この文言により、売り手が買い手が予期しない追加料金や付随費用を請求するのを防ぐことができる。
5. 相殺条項を含める
相殺条項は、契約に関する紛争が発生した場合に買い手が売り手への支払いを保留することを認める規定である。売り手の納期遅延や破損品の納品といった問題が生じた場合、この種の条項により買い手は、本来なら売り手に対して支払うべき前注文分の金額を、後続注文分の支払いから差し引く柔軟性を得る。 発注書に相殺条項を盛り込むことでこの柔軟性を実現できる。この条項では、買手が正当な紛争を理由に支払いを保留している間も、売手が後続の発注を履行し続ける義務があることを明記すべきである。これにより買手は金銭的損失を回避できるだけでなく、発注品の継続的な受領が保証され、売手との紛争解決時に交渉力を得ることができる。
6. 不可抗力条項を厳密に限定する
不可抗力条項は通常、商品やサービスの提供責任を負う売り手に有利に働く。 最近の事例が示すように、予期せぬサプライチェーンの混乱を乗り切る能力は、大企業も中小企業も同様に極めて重要です。自然災害、労働争議や供給中断、パンデミックといった不測の事態が発生した場合、契約当事者は契約条件の履行不能を免責する可能性のある不可抗力条項を求めます。具体的な文言によっては、不可抗力条項は遅延の免責または履行そのものの免責を認める場合があります。
買い手は不可抗力条項を自らの利益と保護のために作成できる。履行免除または遅延を引き起こす事象について条項を明確に規定することで、買い手は売り手が包括的条項を用いて、条項で明示的にカバーされていないリスクに対する責任を免れる能力を制限できる。 買い手はまた、労働力不足や資材不足など、通常売り手がリスクを負うべき事象を不可抗力の対象から除外するよう努めるべきである。これにより、買い手の見解では履行免除を認めるべきでない事象について売り手が不可抗力を主張する可能性 を最小限に抑えられる。
不可抗力による不履行の抗弁については、本シリーズの前回記事を参照のこと 契約履行に対する3つの主要な抗弁：不可抗力、商業上の不可能性、および目的の挫折。
7. 強力な保証保護を含める
当事者間の責任分担に沿った強力な保証条項を含めることで、特定の注文に問題が生じた場合に買い手が救済手段を得られる。最低限、買い手は売り手に対し、商品が欠陥がなく、買い手の仕様を満たし、商品としての価値を有し、かつ意図された目的に適合することを保証させるべきである。 再販先顧客に対して商品保証を提供する買い手にとって、供給業者との契約に強力な保証条項を盛り込むことで、顧客の保証請求から生じた保証コストを転嫁することが可能となる。
8. 十分な補償が受けられることを確認してください
売主による保証違反から保護するため、買主は契約条件において利用可能な救済措置を定めるべきである。保証違反に対する一般的な救済措置は、売主による商品の修理または交換、もしくは買主の単独の選択による商品代金の返金である。この救済規定に加え、買主は売主による保証違反に起因する一切の費用を売主に償還させることを求める補償条項を含めるべきである。
買い手はまた、売手の債務不履行が発生した場合に買い手が損害賠償を請求することを契約が妨げないことを確認すべきである。資材や労働力の不足から生じうる数多くの潜在的問題を考慮すると、このような損害賠償請求は現在の経済環境において特に重要である。売手が納品不能に陥り、その結果買い手が損失を被った場合、売手に対する請求権を有することは、買い手が売手の不履行の負担を一方的に負わされることを防ぐ上で役立つ。
多くの場合、売主の契約条件では、間接損害（利益の損失、第三者からの請求、利息など、特定の契約違反によって直接引き起こされない損害）の回復が除外されます。 買い手にとって、その唯一の義務は購入と支払いに限られるため、過失リスクは義務の大半を負う売り手よりも低い。このため、相互損害免責条項が公平なアプローチに見える場合でも、買い手は可能な限り当事者の賠償可能損害を制限する条項への合意を避けるべきである。 間接損害が除外された場合、買い手は売り手の債務不履行に起因して生じた自社顧客に対する全義務を履行できない可能性がある。間接損害の除外を避けられない場合、買い手は補償義務に関する除外条項を求め、可能であれば売り手の故意または重過失行為に起因する損失についても除外条項を設けるべきである。
9. 逃げ道を用意しておく
買い手は、納品前であれば都合によりいつでも注文をキャンセルできる、あるいは売り手が契約に重大な違反をした場合にいつでも注文をキャンセルできる、という強力なキャンセル条項を含めるべきである。買い手は、キャンセル時の責任を売り手の実費に明示的に限定すべきである。キャンセル条項を含めることで、売り手との関係が計画通りに進まない場合に備えた逃げ道を確保できる。
サプライチェーンにおける売り手向け重要用語
当然ながら、売り手は販売条件を作成する際、上記に列挙した条項とは逆の条件を設けることを目指すでしょう。売り手は、買い手の発注書を受諾する前、および自社の販売条件を作成する際に、いくつかの具体的な条項を念頭に置く必要があります。
1. 購入者の利用規約を拒否する
多くの場合、売り手は買い手の発注書に付随する条件を拒否し、取引には売り手の条件が適用されることを明示することが最善の利益となる。この目的を達成するため、売り手は販売条件に明示的な文言を含め、買い手による当該条件の受諾を条件とすべきである。これにより、売り手が買い手から正式に提出された発注書条件を受諾せず、売り手の書式が新たな提案であることを明確にできる。 また売主の条件には、自社の条件が買主の条件に優先すること、ならびに売主による履行が買主の条件の承諾または売主の条件へのいかなる変更をも構成しないことを明記すべきである。
2. 価格の柔軟性を組み込む
買い手は可能な限り価格を固定したいと考える一方、売り手は投入コストが上昇した場合に備え、価格条項に柔軟性を組み込みたいと考える。このような文言は、売り手が不利な販売価格に縛られることを防ぐだけでなく、人件費や材料費の上昇に直面した際に価格を引き上げる柔軟性も売り手に与えることができる。 価格の柔軟性は様々な方法で実現可能である。例えば、自動的な指数連動型価格調整メカニズムの組み込み、価格の有効期間の短縮、その他の定期的な価格上昇条項の規定などが挙げられる。これらのメカニズムに関する詳細情報は、当社の記事 インフレ対策：サプライチェーンにおけるインフレに対処する4つの主要な方法をご参照ください。
3. 保証の免責
販売者が顧客に付与する保証は、企業間だけでなく、販売される製品によっても異なります。 UCC（統一商事法典）の下では、売主が契約書に目立つ免責条項を明記し、かつ商品購入前に買い手にその条項を提供しない限り、買い手は黙示の保証を主張できる。目立つ保証免責条項（通常は全て大文字で太字表記）を設けることで、買い手が特定の保証免責条項が適用されないことを主張するのを防ぎ、売主が潜在的な保証請求リスクを制限するのに役立つ。 保証違反の結果として課される可能性のある高額な費用を考慮すると、適切な免責条項は売主のコスト管理に大きく寄与します。ただし、これらの免責条項を作成する際には、消費者への販売と他の事業者への販売では、売主が保証を免責できる能力が異なることを念頭に置くことが重要です。
4. 包括的な不可抗力条項を含める
今日の頻繁なサプライチェーン混乱の環境下では、不可抗力条項はこれまで以上に重要である。買い手は不可抗力条項を狭く限定したいと考える一方、売り手は通常、自らの制御を超えた様々な状況下での履行免除を認める広範な不可抗力条項を望む。 売り手は、不可抗力事由を列挙されたものに限定しない「包括条項」を設けることを確保すべきである。包括条項は、予期せぬ事象により売り手が契約に基づく履行を期限通りに行えない（あるいは全く履行できない）場合、売り手が損害賠償責任を負わないことを保証するのに役立つ。売り手側は、自社の事業が直面する重大なリスクを慎重に検討し、これらを包括的な不可抗力条項に含めるべきである。
5. 責任を制限する
責任制限条項は売り手にとって極めて重要です。供給契約では、一般的な規定として、結果的損害、間接損害、付随的損害および／または特別損害を明示的に除外し、売り手（場合によっては買い手も）が支払いを求められる損害賠償額に上限を設けることがよくあります。 物品の売主にとって、この条項は潜在的なリスク評価と制限において極めて重要です。売主が履行不能に陥った場合、買主への間接損害賠償の支払いを回避できれば、売主が負担すべき損害賠償額に大きな差が生じます。こうした理由から、売主は可能な限り多くの潜在的な請求に対する損害賠償責任を制限する条項を契約に盛り込むべきです。
6. 所有権と損失リスクについて明確にすること
売主から買主への所有権および滅失危険負担の移転時期は、取引ごとに大きく異なります。しかし、この移転時期を明確に定義することは重要です。輸送中に商品に何か問題が生じた場合、誰が責任を負うかに関する将来の紛争を制限できるためです。所有権と滅失危険負担の移転時期を明確にすることは、売主がコストを管理し、製品配送における予期せぬ費用を回避するのにも役立ちます。 今日、ほとんどの企業は、所有権と損失リスクが売り手から買い手にいつ移転するかを正確に規定する「インコタームズ」を参照しています。これらの標準条項のいずれかを採用することで、売り手とその買い手にとって明確さが提供され、将来の紛争を回避できます。
結論
サプライチェーンにおける供給中断、労働力不足、価格上昇、経済的不確実性に対処する中で、買い手と売り手双方は、自社の利益を保護する強力な条項が盛り込まれていることを確認するため、販売関連書類の再検討を行うべきです。条項の徹底的な見直しと改訂は、リスク管理とコスト抑制に寄与します。フォリー・アンド・ラードナーが貴社のこの見直しをどのように支援できるかについての詳細は、本記事の執筆者までお問い合わせください。
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