2023年7月17日、労働安全衛生局（OSHA）は、職業上の負傷および疾病の記録保持規則を改正し、一部の雇用主に対して新たな電子報告要件を課す新たな最終規則を発表した。改正規則は2024年1月1日に発効する。これは、OSHAが執行方針の大幅な転換とOSHA違反に対する罰則強化を示す2通の覚書を発行してからわずか6か月後のことである。
新たな報告要件
特に注目すべきは、新たな規則により、一部の雇用主はOSHAフォーム300および301の情報を電子的に提出し始めることが義務付けられる点である。
様式300「業務上負傷及び疾病記録簿」は、従業員に関する情報、負傷または疾病の発生日、発生場所、内容、種類を含む、業務上負傷及び疾病の年間記録である。
様式301「負傷・疾病発生報告書」は、職場における負傷または疾病ごとに作成する個別報告書であり、従業員に関する詳細情報（住所、生年月日、性別を含む）、治療場所、負傷または疾病に関する詳細な情報を含みます。
新たな報告義務は、以下の雇用主に適用されます：
- 前暦年のいずれかの時点で100人以上の従業員を有していたこと；および
- 特定の危険度の高い業種に属する事業主であり、これには多くの農業、食品生産、製造業、小売業、卸売業、運輸業、医療業、娯楽業が含まれる。影響を受ける全業種は、OSHAの職業上の負傷及び疾病記録保持規則の新たな付録Bに記載される。これらの業種の事業主は、既に毎年OSHA様式300A「業務関連負傷・疾病概要」の情報を電子的に報告することが義務付けられている。
これらの基準を満たす事業主は、フォーム300および301に記載される全情報を提出することが義務付けられます。ただし、従業員の氏名、従業員の住所、医師またはその他の医療専門家の氏名、施設名、および住所（職場外で治療が行われた場合）といった事例固有の情報は除きます。OSHAの推計によれば、新規則に基づき毎年52,092の事業主がこのデータの提出を求められる見込みです。
特定の年度を対象とする様式300および301のデータは、毎年翌年3月2日までにOSHAの傷害追跡アプリケーション（ITA）を通じて提出しなければならない。
継続的報告要件
OSHA様式300A「業務関連負傷・疾病の概要」の情報を既に電子的に提出している事業主は、引き続き毎年3月2日までに提出を継続する。新規則は、様式300Aの情報を電子的に提出する事業主の義務を変更しない。OSHA記録の保存が義務付けられている従業員250人以上の事業主は、様式300Aの情報を年1回電子的に提出し続ける。 これらの継続的義務は、特定業種における従業員数20～249名の事業主にも適用されます。OSHAは、この情報の提出が義務付けられる指定業種リストを、現行の北米産業分類システム（NAICS）コードに準拠するよう更新しました。この更新は、Form 300Aデータの提供が義務付けられる業種に影響を与えません。
雇用主安全データの公表
OSHAはまた、雇用主や業界団体の反対にもかかわらず、収集した情報の一部をウェブサイト上で公開すると発表した。OSHAは既に、フォーム300Aから収集した限定的な事故・負傷データをウェブサイトで公開している。今回のオンライン公開拡大では、従業員の個人識別情報を除くフォーム300および301から収集した情報が含まれる。 賢明な雇用主は、拡大された事故・負傷データを活用してリスクを評価し、職場での負傷を減らすかなくし、多額の罰金を回避することができる。
