2024年7月1日、シカゴ有給休暇・有給病気休暇・安全休暇条例（PLOまたは「本条例」）が発効した。当方は2023年11月の条例発表時に、現行案では重要な詳細が欠落している点を指摘した。 幸い、シカゴ市ビジネス・消費者保護局（BACP）は2024年5月、PLOを解釈する最終規則（以下「規則」）を公表しました。規則はコンプライアンス義務に関して一定の明確化をもたらすものの、全体として雇用主にとっては賛否両論の内容となっています。本稿では条例自体の概要を簡潔に振り返り、BACPの新規則がコンプライアンス義務に与える影響を分析します。
シカゴのPLO：簡単な復習
PLO（有給休暇条例）は、シカゴの大半の雇用主に対し、対象従業員に対して40時間の有給休暇（PL）に加え、40時間の有給病気休暇（PSL）を提供することを義務付けています。従業員が「対象」となり、PLおよびPSLを蓄積する資格を得るには、シカゴの地理的境界内に物理的に所在しながら、120日間の期間内に雇用主のもとで少なくとも80時間勤務する必要があります。 この基準を満たす従業員は、35時間勤務ごとに有給休暇（PL）1時間と有給病気休暇（PSL）1時間を付与されなければなりません。雇用主は、付与・繰越・使用に関する主要要件を満たす限り、条例の最低基準を上回る制度を設けることが可能です。
BACPの新規規則
リモートワーカー
リモートワーカーは、上記の「対象従業員」の定義を満たす場合、本条例の適用対象となります。したがって、雇用主がシカゴ市内にある場合でも、物理的にシカゴ市内において勤務していない従業員には休暇は付与されません。ただし、物理的に市内において勤務するリモートワーカーは、雇用主がシカゴ市外（または別の州）にある場合でも、有給休暇（PL）および特別休暇（PSL）を付与されなければなりません。
前倒し計上と発生主義
規則では、積立型休暇制度を採用する雇用主に対し、従業員が未使用の積立済みPSL（有給特別休暇）最大80時間および積立済み未使用のPL（有給休暇）最大16時間を、福利厚生年度から次年度へ繰り越すことを認めなければならないと確認している。 休暇を「前倒し付与」する雇用主（蓄積ベースのモデルに従わず、雇用開始時または従業員の就業開始時に全PLおよびPSL時間を提供する）にとっての利点は、PLに関してはPLOの繰越規定に従う必要がないことである。ただし、規則では前倒し付与が雇用主のPSL繰越義務を軽減しないことを明確にしている。 つまり、最大80時間の未使用PSLは、それが積立によるものであれ前払いによるものであれ、繰り越さなければならない。前払いされた場合、この80時間は、福利厚生年度開始時または雇用開始時に従業員に付与される40時間のPSLに加えて繰り越される。 したがって、休暇が前倒し付与された場合、一部の従業員は年度開始時点で120時間（15日分）のPSLを保有する可能性があります。
有給休暇の規定：繰越と待機期間
80時間のPSL繰越ルールは、休暇が前倒しで取得されるか否かにかかわらず適用されることを踏まえると、
有給休暇（PTO）を単一枠で運用する雇用主は、有給休暇（PL）と特別休暇（PSL）を別枠で運用する場合と比べて不利な立場に置かれている。条例には事前取得に関する免除規定が欠如しているためである。
既存の有給休暇制度について、当該制度を有する雇用主は、人員配置面で問題に直面する可能性がある。なぜなら、それらの制度は条例の全規定（80時間のPSL繰越規定を含む）に完全に準拠しなければならないためである。 したがって、雇用主が80時間の有給休暇を前倒しで付与する場合（40時間の有給休暇と40時間の病気休暇を計上するため）、一部の従業員は年間160時間（20日分）の有給休暇で年度を開始することになる可能性がある。
有給休暇（PTO）に関する方針は、休暇取得の待機期間設定においてもより制限的である。条例では、従業員は雇用開始後90暦日目から有給休暇（PL）を取得できると定めている。一方、特別休暇（PSL）は30暦日目以降に取得可能である。有給休暇方針を有する雇用主の場合、より寛容な30日間の待機期間を適用しなければならない。
使用制限
使用方法に関して、条例は「合理的な事前承認」を要求する以外に、雇用主が従業員の有給休暇（PL）の使用をどのように、いつ制限できるかについては言及していなかった。しかし、規則では「業務上の必要性」に基づき雇用主が有給休暇の使用申請を拒否できる場合を判断するための衡平性テストを定めている。
雇用主がこの理由で有給休暇の申請を拒否する場合に考慮すべき要素には、以下の点が含まれる：
- 特定の期間中にPLを付与することは、事業運営に重大な影響を及ぼすでしょう。
- 雇用主は、シカゴ市民の健康、安全、または福祉にとって不可欠なニーズまたはサービスを提供している。
- 同様の状況にある従業員は、有給休暇（PL）の審査、承認、および拒否の目的において同一に扱われる。
- 従業員は、設定された給付年度において、自身が権利を有するすべての有給休暇（PL）を利用する「実質的なアクセス」を有している。この文脈における「実質的なアクセス」とは、従業員が蓄積された有給休暇（PL）および特別休暇（PSL）を利用する合理的な能力を有していることを意味する。
規則では、追加のガイダンスとして、有給休暇（PL）の使用制限が合理的かどうかに関する有用な例がいくつか示されている。合理的な方針とは、従業員が申請から7日後の金曜日にPLを取得することを認めるものである。ただし、規則では休暇方針に「ブラックアウト期間」を設けることが可能とされている。例えば、雇用主が年間で最も繁忙な特定の金曜日についてはPL取得を禁止できる。 過度に制限的な方針の例としては、月曜日と金曜日の有給休暇取得を禁止するものが挙げられる。
12か月期間の定義 – 給付年度
管理上の観点から、規則は雇用主が12か月間または「給付年度」を決定する際に、より柔軟性を認めています。給付年度は、例えば、
暦年、会計年度、または従業員の勤続記念日。つまり、雇用主は対象となる従業員ごとに異なる日付を設定することも、対象となる全従業員に同時に福利厚生を付与することも選択できる。
通知要件
前倒し付与、繰越、使用に関するガイダンスに加え、新たな規則では、雇用主がPLOの異なる通知要件をどのように遵守すべきかを規定しています。雇用主が提供しなければならない主な通知は、(1) PLOに基づく権利に関する通知（「権利通知」）、および(2) 利用可能な有給休暇（PL）および特別有給休暇（PSL）の更新額に関する通知（「額面通知」）の2つです。 権利通知の提供にはいくつかの異なる要件がありますが、主な2つは、目立つ場所に掲示すること、および従業員の最初の給与明細書に同封すること、ならびに毎年7月1日から30日以内に発行される給与明細書に同封することです。また、雇用主が利用可能額通知を提供する方法も複数あり、給与明細書への記載、オンラインシステムを通じた提供、手書きの記録による提供などが含まれます（これらに限定されません）。
要点
条例が発効した今、雇用主は有給休暇、有給病気休暇、またはPTO（有給休暇）の規定を見直し、PLO（有給休暇法）とBACP（ベイエリア有給休暇法）の新規則の両方に準拠していることを確認すべきです。条例は雇用主が規定を変更することを認めていますが、変更の5日前までに従業員に書面による通知を提供しなければなりません（なお、変更が報酬に影響する場合、この通知期間は延長されます）。
雇用主は、自社の休暇制度がPLO（有給休暇法）に準拠しているかどうか（積立、使用、繰越、または通知要件のいずれにおいても）確信が持てない場合、必要な更新を実施する最善の方法を判断するため、弁護士に相談すべきである。
本記事への貢献に対し、フォリー法律事務所シカゴ事務所のサマーアソシエイトであるメレディス・マクダフィーに特別に感謝します。
