世界的に複雑化する規制環境下において、効果的な越境内部調査の実施は企業にとってこれまで以上に重要である。規制当局の監視強化と多様な法的環境の中で、内部調査を遂行するには精密さ、文化的理解、そして様々な法的枠組みへの深い知見が求められる。内部調査における過失は、企業をさらなる法的・評判的・財務的リスクに晒す可能性がある。徹底的かつ適切に管理された調査を実施することで、企業はコンプライアンスを確保し、リスクを軽減し、主要な利害関係者間の信頼を強化できる。
なぜ内部調査を行うのか？
内部調査は、不正行為の申し立てを受けた企業が事実関係を確定し、必要に応じて適切な是正措置を講じるための手段である。司法省の企業コンプライアンスプログラム評価（ECCP）によれば、「適切に設計されたコンプライアンスプログラムの特徴は、従業員が疑わしい行為または実際の不正行為について匿名または秘密裏に申し立てを報告できる効率的で信頼できる仕組みの存在にある」。 ECCPは検察官に対し、「苦情の適切な担当者への回付、徹底的な調査の適時完了、適切なフォローアップと懲戒処分を含む、当該苦情調査の処理プロセスを評価すること」を指示している。したがって内部調査は、効果的な企業コンプライアンスプログラムの基盤を成す要素である。
効果的な調査の実施方法
まず第一に、成功する国際調査の基本原則は、堅固な内部調査の原則と共通しています。四つの主要な原則に従うことで、企業は国際調査の複雑さを一貫して効果的に乗り切ることができます：
- 独立性とは、調査担当者が外部からの圧力や偏見の影響を受けずに活動できることを意味する。独立性を評価する際に問うべき核心的な質問は次の通りである：調査担当者の選定や調査監督に関する決定が、調査結果に異議を唱える立場にある人物からどのように受け取られるか？
- 客観性／公平性とは、調査結果が先入観ではなく事実に基づいていることを意味する。企業と調査担当者は、報告や申し立てを公平かつ客観的に評価し、調査を実施しているかどうか自問しなければならない。重大な申し立てが「取るに足らない」苦情の中に埋もれている可能性があることを念頭に置くこと。
- 徹底性は、関連するすべての情報が考慮されることを保証し、十分な情報に基づいた裏付けのある発見と結論へと導く。調査手順は申し立ての性質に合わせて調整される必要があるが、関連する事実を完全かつ公平に明らかにするために必要な範囲で広範であるべきである。あらゆる潜在的な対象者と、それぞれが調査手順の徹底性をどのように認識するかを考慮することは、追加の手順を実施すべきかどうかを評価するのに役立つ。
- 守秘義務は機密情報を保護し、懸念事項を報告するための安全な環境を育み、特権的資料およびプロセスの完全性を確保する。調査開始時には、調査プロセスおよび結論に対して特権を主張する可能性があるかどうかを検討することが極めて重要である。調査の初期段階から全過程を通じて、守秘義務の維持を含む措置を講じなければならない。適切な調査手法には、証人から独立した汚染されていない事実の版本を取得すること、および証拠の破壊を回避することが含まれる。
内部調査は常に困難な作業である。国際的または越境的な調査では、その難易度がさらに高まる。以下に、国際的な内部調査を効果的に管理し、企業が誠実さと透明性をもってこれらの複雑な課題に対処するための5つの重要な手順とベストプラクティスを示す。
1. 現地で優れた法律顧問を確保する
国際的な調査においては、現地の法律に精通した弁護士の起用が極めて重要です。彼らは当該管轄区域特有の法的環境、文化的ニュアンス、規制に対する深い理解を提供します。現地弁護士は、企業の本国とは異なる複雑な法律を適切に運用し、コンプライアンスを確保するとともに法的リスクを最小限に抑えます。現地の慣習や実務に関する知識により、効果的かつ文化的に適切な調査戦略を構築でき、現地当局や関係者との協力を促進します。 さらに、現地の専門知識は法的リスクに関する助言を提供し、プロセス全体を通じて機密性を維持することで、企業の利益を保護します。最終的に、現地弁護士を活用することは調査の信頼性と効果性を強化し、企業がグローバル規模でより成功裏に課題に対処することを可能にします。
まず始めに最適な選択肢は、コンシリウム・コンプライアンス、調査及び防衛ネットワークに加盟するパートナー企業です。これらの企業は法人顧客に対し、信頼できる専門家を提供しています。
2. データプライバシー法に注意を払う
国際的な内部調査においてデータプライバシー法を考慮することは、コンプライアンスの確保と調査の完全性保護のために極めて重要です。米国のデータプライバシー法は、アプローチと範囲の両面で他国のデータプライバシー法と大きく異なります。 米国の法的枠組みは、包括的な国家基準ではなく業種別規制に重点を置いた連邦法と州法の寄せ集めが特徴である。これは、医療分野向けの「医療保険の携行性と責任に関する法律（HIPAA）」や消費者データ向けの「カリフォルニア消費者プライバシー法（CCPA）」など、業界によってプライバシー保護が大幅に異なることを意味する。
米国のデータプライバシー法とは異なり、欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）や中国の個人情報保護法（PIPL）などの規制は、個人データの収集、保存、処理方法に対してより厳格な管理を課している。こうした差異は内部調査に数多くの影響を及ぼしうる。 例えば、調査中のデータ保全を目的とした法的保持措置は、個人データの保持期間を最小限に抑えることを求める管轄区域の規則に基づいて評価されなければならない。同様に、国内の内部調査で一般的な従業員メールの閲覧行為は、会社管理メールシステム上であっても従業員の個人メッセージを保護する管轄区域の規定を踏まえて検討する必要がある。
データ移転も同様に敏感な問題である：PIPLはGDPRと同様に、個人データの取り扱い前に本人の明示的な同意を求め、データ保護責任者の任命を義務付け、越境データ移転に関する詳細な規則を定めている。さらに、違反に対する厳しい罰則を課しており、企業がデータプライバシーを優先する必要性を強調している。 中国の規制はより中央集権的で国家主導のアプローチを反映しており、個人のプライバシーと国家安全保障の両方に焦点を当てているため、グローバル企業にとってさらなるコンプライアンス上の課題を生み出している。
外国のデータプライバシー法を無視または誤解すると、罰金や制裁を含む重大な法的・財務的影響を招く可能性があります。調査担当者が最も避けるべきことは、クライアントや自社に新たな問題を引き起こすことです。情報を把握し、規則に従ってください。
3. 特権の問題を考慮する
米国と他の多くの国々では特権規則が大きく異なり、弁護士との通信に対する保護も異なる。 米国では、弁護士・依頼者特権は強固な法理であり、依頼者と弁護士間の通信の機密性を保護することで、効果的な法的代理に不可欠な率直かつ誠実な対話を促進する。この特権は通常、法的助言を求める目的で行われた全ての通信に及び、弁護士が実施または指示する内部調査についても、その調査目的が依頼者への法的助言提供である場合には一般的に保護される。
しかし多くの国では、弁護士・依頼者間の守秘義務についてより狭い解釈を採用するか、限定的な保護しか提供していない。例えばドイツでは、弁護士・依頼者間の守秘義務は認められているものの、絶対的なものではなく、執行措置の可能性が生じた際の弁護士の依頼者ファイルの捜索には常に適用されるとは限らない。2017年には、ミュンヘン検察当局がフォルクスワーゲンAGの顧問弁護士であるジョーンズ・デイ法律事務所を家宅捜索し、内部調査に関連する文書を押収した。 ドイツ連邦憲法裁判所はこの措置を支持し、こうした事例における特権の適用範囲が限定的であることを確認した[1]。 一方インドでは、インド証拠法に基づき、社内弁護士には弁護士・依頼者特権が適用されない。裁判所は社内弁護士を独立した法的助言者ではなく企業経営陣の一員とみなすため、調査における特権を保持するには外部弁護士を起用すべきである。
国際的に事業を展開し、国際的な調査を実施する企業は、機密保持を目的とする通信や作業成果物を確実に保護するため、こうした異なる特権基準を慎重に検討しなければならない。あるいは、特権保護が得られないと判断される場合には、調査計画を適宜調整すべきである。例えば、調査を異なる管轄区域ごとに分割して実施するといった方法が考えられる。
4. 真の問題を捉える
内部告発者の申し立てに細心の注意を払うことは、規制順守に取り組む米国企業にとって極めて重要です。こうした申し立ては、潜在的な法令違反に関する重要な知見を明らかにすることが多く、内部の問題が隠れたままになる可能性のある状況において早期警戒システムとして機能します。申し立てに迅速かつ徹底的に対応することで、企業は軽微な違反が重大なスキャンダルに発展するのを防ぎ、それによって自社の評判を守り、多額の法的罰則を回避することができます。
他国からの苦情、特に英語が母国語でない者や馴染みのない文化的背景を持つ者からの苦情を評価する際には、警戒を怠らないことが不可欠である。軽薄な内容や個人的な攻撃が混在しているという理由だけで、重大なコンプライアンス上の懸念を見過ごしたり軽視したりしてはならない。当社の経験上、経営陣や同僚に対する広範な批判の中に重大な問題が入り混じっているケースは珍しくない。
5. 捜査中の法執行措置に備える
法執行機関の対応は管轄区域によって大きく異なり、内部調査に重大な影響を及ぼす可能性がある。以下の例を考えてみよう：
- スウェーデン：スウェーデンの検察官は捜査を主導し、事件を起訴し、法廷で公訴を提起する。 スウェーデンではまだ司法取引制度が導入されていない[2]。被告人はしばしば裁判前の勾留状態に置かれ、スウェーデン法は裁判前勾留に時間制限を設けていない[3]。極端に長期にわたる裁判前勾留は比較的稀だが、捜査が特に複雑な場合、1年を超える裁判前勾留も決して珍しいことではない[4]。
- 日本：日本の司法制度は、法執行機関と司法機関の強力な連携を重視しており、警察は有罪判決を得るために自白に大きく依存している。被告人はしばしば裁判前の勾留に置かれ、被疑者は起訴前の勾留中に保釈を請求できない。起訴後の有罪率は99％を超える[5]。これは、被告人が沈黙権や弁護士依頼権を含むより多くの権利を有する米国の対立的訴訟制度とは著しく対照的である。
これらの差異は内部調査に重大な影響を及ぼす可能性があり、特に調査結果を米国規制当局に開示する必要がある一方で、他国では逮捕や起訴につながる恐れがある場合には顕著である。常に緊急時対応計画を策定し、異なる法制度が調査の進め方にどのような影響を与える可能性があるかを事前に準備しておくべきである。
結論
これらの基本原則を遵守し、進化するグローバル規制に関する情報を常に把握することで、社内弁護士は複雑な調査を自信を持って自社を導くことができる。
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[1] 「ディーゼル排ガス不正問題」に関連した法律事務所の捜索に関する憲法上の苦情は認められず、連邦憲法裁判所（2018年7月6日）、https://www.bundesverfassungsgericht.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/EN/2018/bvg18-057.html.
[2] 検察官の役割、スウェーデン検察庁（最終アクセス日：2024年9月30日）、https://www.aklagare.se/en/the-role-of-a-prosecutor/.
[3] エリン・ホフヴェルベリグ、「FALQs：スウェーデンの裁判前拘留法」、米国議会図書館ブログ（2019年8月15日）、https://blogs.loc.gov/law/2019/08/falqs-swedens-pre-trial-detention-laws/。
[4] 同上
[5] 起訴状、在日米国大使館及び領事館（最終アクセス日：2024年9月30日）、https://jp.usembassy.gov/services/indictment/.
