今日の規制環境において、特に欧州、アジア、南米といった規制監視が強化されている地域では、抜き打ち検査（政府による突然の現地検査）がますます頻繁に行われるようになっている。欧州連合（EU）では、欧州委員会（EC）が反競争的行為やその他の不正行為の摘発に向けた取り組みを強化しており、予告なしの検査が増加している。 2024年9月には、ECが金融派生商品分野のナスダックとドイツ証券取引所の事務所を急襲した。同様にアジア太平洋地域、特に日本と中国では、政府がより厳格な規制枠組みを採用し、証拠収集権限を強化した結果、競争法や反腐敗措置の執行を目的としたドーンレイドが頻発している。
規制当局が企業不正行為の検知・調査手段を強化する中、企業は戦略的先見性と効果的な対応手順をもって、こうした重大な検査を乗り切る準備を整えねばならない。本稿では現行の捜索差押え対応に焦点を当てるが、早朝捜索に備えることが、企業の評判毀損・事業中断・法的紛争の拡大といった潜在的リスクから自社を守り得る点に留意すべきである。 これには、早朝捜索対応チームの編成、政府当局者と最初に接触する可能性のある従業員向けの連絡先リストと指示書の準備、事前に外部弁護士の選定、捜索発生時に従業員へ発信する連絡文書の作成などが含まれる。
以下に、企業が大規模な抜き打ち調査が実施された際に効果的に対応するための主要な手順を示します。捜査権限は執行機関や管轄区域によって異なる点に留意することが重要であり、外部の法律顧問がこうした微妙な差異への対応を支援できます。
政府による捜索・差押えの管理に関する一般指針
- 認可された捜索・押収作戦の進行を妨げるいかなる措置も講じてはならない。
- 捜査官に協力する一方で、求められていない情報を自発的に提供してはならない。
- 政府職員による捜索の際には、当局者によって特に禁止されていない限り、会社の担当者を監督者として指定すること。監督担当者は当局者の行動について書面による記録を残すこと。
- 可能な限り、弁護士立会いのもとでのみ発言または質問に回答すること。当局からの要請（特定の個人に対する質問や特定の文書・データの所在に関する問い合わせ、およびそれらに対する捜索の同意を含む）はすべて、会社の法務担当者に転送すること。
- いかなる情報も、物理的か電子的かを問わず、破壊、隠蔽、移動、または改変してはならない。
- 社外の人間には、この捜査について一切話さないでください。
捜査が差し迫っているか、すでに進行中です。何を調べるべきですか？
可能な限り、調査開始時に政府関係機関から以下の情報を入手し、直ちに弁護士と共有することが有益である：
- 情報及び財産の提供要請の範囲、性質及び理由に関する説明。
- 情報提供要求を許可する令状、命令書、その他の公的文書の写し、ならびに当該調査に関連するその他の入手可能な書面による文書。
- 関連する捜査を担当する政府弁護士、検察官、または治安判事（民法国家の場合）の氏名および電話番号。
- 情報請求に参加する各エージェントの顔写真付き身分証明書および名刺。これらの情報が利用できない場合は、各エージェントの氏名、所属機関、勤務先住所、電話番号を請求すること。
- また、(1) 当該捜査官が民事事件か刑事事件を捜査しているか、(2) 捜査を開始した法的権限、(3) 当該権限が情報要求のみに及ぶのか、それとも会社の財産や従業員の個人財産の差し押さえ権限も含むのかを判断すること。
検査中はどのように対応すべきですか？
- 当局に丁重に挨拶し、会社の全面的な協力の意思を関係者に伝える。
- 直ちに、事前に指定した対応チーム（会社の法務部門および外部弁護士を含む）に連絡すること。捜索・押収要請に関する既知の詳細情報、ならびに捜査官の権限、人数、身元に関する詳細情報を弁護士に提供すること。検査の範囲について協議し、行動計画を決定するため、対応チーム会議を開催すること。
- 政府当局者に対し、弁護士の到着予定時刻を伝え、弁護士を含む指定の対応チームが到着するまで待機するよう要請する。当局者は待機する義務がないことを理解することが重要である。
- 書面による召喚状その他の情報提供要請については、その要求範囲を慎重に確認し、可能であれば、情報提供要請の正確な内容に関する追加情報を求めること。
- すべての要求内容、複製したファイルや電子リソース、アクセスしたコンピュータやデータベース、押収した物的証拠を記録する。法執行機関が遠隔地の電子証拠の取得を求めている場合は、管轄区域によっては許可されない可能性があるため、弁護士と協議する。捜査官が会話した人物（たとえ短時間でも）の氏名をすべて記録する。 許可されている場合は、押収または検査した証拠のすべてを複製すること。検査官が法的特権の対象となる文書や調査範囲外の文書を複製しないよう確保すること。紛争が生じた場合は弁護士の介入を要請するが、当局による文書の押収または複製を拒否してはならない。単に会社の立場を主張し、それを文書化すること。
- 現地従業員に対し、捜索・押収が実施されていること、会社が全面的に協力する意向であること、捜査官との対応は礼儀正しく専門的であるべきこと、文書やデータの削除・破棄・隠蔽・改ざんを一切行ってはならないことをメールで通知する。捜査当局に許可を得て、非必須従業員を帰宅させ、帰宅を許可された従業員には待機状態を維持し、社外の関係者には捜索について一切話さないよう指示する。
- 当局関係者から、他の会社施設や従業員の自宅でも検査が行われているかどうかを確認する。米国を含む一部の管轄区域では、当局が会社施設の捜索直前に、あるいは捜索と同時に、幹部の自宅において「ノック・アンド・トーク」と呼ばれる同時並行的な事情聴取を行うことが一般的である。幹部は、ほとんどの場合、こうした事情聴取の要請を拒否する権利があることを認識しておくべきである。
検査後、何をすべきですか？
- 検査官と面会し、次の手順を明確化する。これには、抜き打ち検査が実際に終了したことを確認することも含まれる。検査官が、複製または押収された全書類の目録を会社に提供することを確保する。調査中に作成された記録（従業員への聞き取りメモ、特権文書や調査範囲に関する文書化された異議申し立てを含む）の写しの提供を要求する。
- 内部連絡を行い、現地従業員に対し、抜き打ち検査が終了したことを通知するとともに、検査中に当局に同行した従業員から全ての書類を回収すること。当局者と接触した従業員、または書類を提供した従業員に対して事後説明を行うこと。
- 夜明けの急襲対応チームを再編成し、特権問題や当局との追加協力要請を含む未解決事項について報告・協議を行う。チームメンバーは急襲に関する正確かつ事実に基づく報告書を速やかに作成すべきである。
- 当局から押収記録の写しを請求する。この文書には押収された書類の目録と従業員への聞き取り調査リストが記載されている。なお、提供される場合とされない場合があることに留意すること。記録が提供された場合、早朝捜索対応チームは文書を注意深く読み、修正および／または追加を要求すべきである。
- コミュニケーション戦略を策定する。外部弁護士と協議の上、公式声明を準備し、一貫したメッセージ発信を確保するため広報担当者を指名する。
- 内部調査を開始し、規制当局の注意を引く前に潜在的な法令違反を自主的に開示するか、協力による減免措置を追求するかを迅速に判断する。内部調査により、潜在的なコンプライアンス上の弱点を特定・是正し、協力による減免措置を確保することも可能となる。
これらの手順に従うことで、抜き打ち検査の対象となる企業は、予告なしの政府検査に備え、効果的に対応できます。フォリーは、貴社のポリシーの有効性を評価し、法執行機関の行動に備えた準備態勢を強化するお手伝いをいたします。多国籍調査を含む、こうした重大な状況への準備と対応を支援するリソースを有しております。ご質問がございましたら、本記事の執筆者または当社の政府執行・防衛・調査プラクティスグループまでお問い合わせください。
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