御社の人事部または福利厚生部門の一員として、最も困難な連絡の一つは、同僚または従業員のご家族から従業員の死亡を通知される電話です。 この状況では、最善の対応が求められます。同僚を失った職場を導き、人事部門と悲嘆に暮れる遺族が、故人に関連する多くの福利厚生や補償問題に対処する手助けをしなければなりません。 本ガイドは、従業員が死亡した場合の各補償・福利厚生制度への対応方法を、制度別形式で概説した高水準の参考資料です。また、死亡した従業員の報酬・福利厚生管理において発生し得る問題について、実践的な助言を提供します。
本ガイドに記載されている情報は一般的なものであり、従業員の死亡時に発生する可能性のあるすべての福利厚生や税務上の問題、あるいは故人となった従業員（またはその特定の家族状況や遺産相続状況）や貴社の福利厚生制度の細部に関する考慮事項に生じる可能性のあるあらゆるニュアンスに対処することを意図したものではありません。 さらに、本ガイドに記載されている税制その他の規則は、本ガイド作成時点での最新情報であり、記載された規則が適用される唯一の規則（税制その他の規則）であることを示唆するものではなく、変更される可能性があります。したがって、従業員の死亡に関連する報酬・福利厚生問題に対処する際には、常に社内または外部の法律顧問、その他の税務・従業員福利厚生アドバイザーに相談されることをお勧めします。
関連法規の概要
御社の報酬・福利厚生制度の管理に関する課題について議論する前に、相続手続きの流れを大まかに理解しておくことが重要です。後述するように、相続手続きの進め方によって、特定の死亡給付金の受給資格者が変わる可能性があるためです。さらに、死亡給付金に関わる場合、ほとんどの退職年金・福利厚生制度を規定する連邦法である従業員退職所得保障法（ERISA）が州法とどのように相互作用するかを理解しておくと有益です。
相続手続きの概要
「遺言検認」 とは、裁判所が遺言執行者（州によっては個人代表者と呼ばれる）を任命し、故人の遺産を管理するとともに、遺言書（存在する場合）を有効とするか、遺言書がない場合に誰が故人の遺産を相続するかを決定する法的手続きである。故人に遺言書があった場合、通常その文書に遺産執行者として1人以上の個人が指名される。 従業員が遺言書を残さずに死亡した場合、州法が執行者の役割を担う資格のある者のリストを定めています。
裁判所は最終的に、故人である従業員の遺産執行者として1人以上の個人を任命する。これには「遺産管理許可証」「居住地許可証」または単に「許可証」を発行し、執行者に権限を行使させる。（この任命に使用される文書の形式には他の用語が適用される場合もある。）
ただし、死亡した従業員の未払い報酬や給付金の受給権者を確定するために、相続手続きが不要となる場合が2つあります：
- 受益者指定。故人となった従業員が、遺産相続手続きを経ずに資産を直接1人以上の受益者に渡すよう手配していた場合、これらの資産は遺産相続財産の一部として算入されません。 従業員福利厚生において、これは従業員が給付に関連する受益者指定を行った場合に発生します。したがって、御社の報酬・福利厚生制度に受益者指定手続きが存在し、かつ従業員がこれを利用していた場合、死亡給付金を分配するために通常、遺産相続手続きを待つ必要はありません。 このため、雇用主の報酬・福利厚生制度において受益者指定を許可（かつその利用を推奨）することが重要です。これにより従業員（特に管理職）の遺産計画プロセスが円滑化され、相続手続きに伴う煩雑さや遅延なしに、従業員の累積給付が直接受益者に渡る可能性が高まるからです。
- 小規模遺産宣誓供述書。故人である従業員の遺産の価値が州法で定められた金額基準を下回る場合、その相続人は「小規模遺産宣誓供述書」を利用できる可能性があります。これにより、相続人は遺産の相続手続きを一切経ずに（あるいは迅速な相続手続きを経て）故人の資産を受け取ることが可能となります。 つまり、小規模遺産宣誓供述書を受領した場合、故人の遺産に支払われるべき金銭は、代わりに宣誓供述書に記載された相続人へ直接支払われます。
ERISAと州法の相互関係
ERISA第514条(a)項は、ERISAの適用対象となる従業員福利厚生計画に「関連する」州法を明示的に優先する。ただし、特定の保険法、銀行法、証券法については限定的な例外が認められる。裁判所はこの優先規定を、従業員福利厚生計画に直接言及する州法、または間接的に影響を及ぼす州法は、ERISAが適用される従業員福利厚生計画に対しては執行不能であると解釈している。 例えば、ERISA福利厚生計画が死亡給付金を配偶者に支払うと定めている場合でも、州法が福利厚生計画に基づく死亡給付金を遺産に支払うべきと規定している場合、州法ではなく計画の条項が優先する。 米国最高裁は2001年のエゲルホフ対エゲルホフ判決（離婚に伴う受益者指定の取消を定める州法をERISAが優先する）においてこの解釈を支持した。 同様に、2009年のケネディ対デュポン貯蓄・投資計画管理人事件の判決において、米国最高裁判所は、死亡給付金の適切な受益者を決定するにあたり、計画は計画文書のみに依拠することができ、計画の条項と矛盾する外部文書（離婚判決など）を無視できると判示した。
福利厚生プランを管理する際に、これはあなたにとって何を意味するのでしょうか？
- ERISA（従業員退職所得保障法）に基づく年金計画が関係する場合、従業員の死亡後に支払いまたは給付を受ける権利を有する者を特定するには、当該計画の条項（該当する場合、受益者指定を含む）を確認すれば十分である。
- しかし、非ERISAプランの場合、結果は明確ではありません。その場合、受益者指定をどの程度尊重できるかを判断するには、関連する州法を参照する必要があります。例えば、多くの州では、離婚時に元配偶者を受益者として指定した受益者指定は、離婚判決で別段の定めがない限り自動的に無効となると規定しています。 ERISAプランの場合、この州法はERISAに優先されるため、最新の受益者指定が適用される。しかし非ERISAプランでは、死亡した従業員が配偶者を受益者に指定した後で離婚した場合、州法で要求される限り、通常はその受益者指定は無効とするべきである。
ERISA対象プランと非ERISA対象プランに関する簡単な補足
福利厚生制度がERISAの適用対象となるか否かの判断は複雑です。401(k)プラン、年金制度、医療・歯科・視力保険その他の福利厚生など、企業が提供する一般的な広範な退職金・福利厚生制度はERISAの適用対象となる可能性が高いものの、制度の設計方法によっては特定の福利厚生制度が適用除外となる規則上の微妙な差異が数多く存在します。 この問題は、特定の障害給付や退職金給付、あるいは関連方針に関して頻繁に生じます。ボーナス制度、繰延報酬制度、その他の任意給付や給与計算慣行は通常、ERISAの優先適用規則の対象外です。ただし、これらの規則は複雑であるため、給付プログラムがERISA対象プランか否かが不明確な場合は、受益者指定を認めるか否かの判断にあたり、福利厚生プランのアドバイザーに相談してください。
従業員が死亡した際の実践的な手順
誰を巻き込むべきか
従業員の死亡について家族から最初の連絡を受けた場合、組織内の以下の担当者に速やかに連絡することが不可欠です：当該従業員の所属事業部の人事責任者（同責任者はさらに故人の上司および同僚に連絡すべき）、給与部門、株式管理チーム（該当する場合）、報酬チーム（該当する場合）、および福利厚生チームの全関連メンバー。 また、死亡した従業員に未確定報酬が相当額存在し、死亡により確定または支払が必要となる場合は、財務・経理部門にも通知する必要があります。各担当者は、今後数週間（場合によっては数か月、数年）にわたり重要な役割を担います。
故人が加入していた保険や契約内容を確認した後、関連する保険会社や第三者管理機関（該当する場合）にも連絡する必要があります。これらの機関は、加入者の死亡を反映させるために特定の措置を講じる必要がある場合があります。
本ガイドの主題ではありませんが、従業員の死亡について、より広範な従業員、場合によっては顧客や他のサプライヤーへの連絡内容の適切な形式と内容を決定するため、人事チーム（および故人のご家族）と連携してください。
給付に関する連絡についての注意事項
従業員が死亡した場合、故人の報酬や福利厚生に関する連絡に関与する必要がある、あるいは人事チームに福利厚生について問い合わせる可能性がある人物は、人事部門以外にも多数存在します。これには遺言執行者、家族、その他の潜在的な受益者などが含まれます。 したがって、各福利厚生の種類ごとに、プランの規定、指定受益者、または故人の遺産を代表する権限を持つ人物に応じて、実際に連絡や情報を受け取る資格がある者が誰であるかを常に留意してください。また、詳細な福利厚生情報を提供する前に、故人の福利厚生に関連する事項について、会社またはプランが誰と話し合う権限があるかを特定する必要な書類を入手することを確実に行ってください。 プロセス全体を通じて一貫性を保つため、故人の給付金に関する連絡窓口として、会社の人事部門に単一の担当者を指定することを検討してください。
必要な情報
補償や給付に関する手続きを進める前に、遺言執行者または故人のご家族もしくは受益者から以下の3つの書類を入手する必要があります：
- 死亡診断書の写し。これは従業員の死亡を証明するだけでなく、従業員が既婚であったかどうかといった重要な情報を提供し、特定の給付を処理するために必要な書類となります。
- 「遺産管理許可証」（略称「許可証」）の写し（遺言検認裁判所が発行し、遺言執行者を指定するもの）または適切に作成された「小規模遺産宣誓供述書」の写し。この書類により、受益者指定が記録されていない補償や給付に関して、あなたが対応を許可されている相手を知ることができます。
- 遺産執行者による遺産に関するW-9フォーム、または小規模遺産宣誓供述書に記載された各相続人、ならびに給付金または支払いを受ける権利を有する家族または受益者（下記参照）によるW-9フォーム。W-9フォームの情報は、給与部門および福利厚生プラン管理者が、支払いがIRSおよび州税務当局に適切に報告されることを確認するために必要な情報を提供します。
また、従業員が加入していた福利厚生プランやプログラム、あるいは既得権益が発生していた制度を特定し、会社との間で有効な個別契約（株式報酬、雇用契約、従業員貸付など）が存在したかどうかも確認する必要があります。これら全ての文書の写し、および該当する場合は従業員が行った受益者指定の写しを確保してください。この情報は、社内の人事記録や、福利厚生プランの外部管理機関・ベンダーから入手できる場合があります。 また、当該プランがERISA（従業員退職所得保障法）の適用対象か否かを判断する必要があります。前述の「関連法規の概要」で説明した通り、かつ後述するように、非ERISAプランの場合、支払いまたは給付の受取権者を特定するために州法を確認する必要が生じる可能性があるためです。
現金及び株式による取決め
概要
従業員が死亡した場合、各種報酬額や株式報酬への影響を検討する必要があります。まず、故人に対して支払われる、または支払われる可能性のある現金報酬および株式報酬をすべて調査すべきです。最終給与が支払われることはほぼ確実です。また、以下の点も考慮してください：
- 故人には、死亡時点で発行済みであるが未換金の給与が未払いのまま残っているでしょうか？
- 故人には、適用される州法および会社の有給休暇（PTO）規定に基づき支払う必要がある、未消化の休暇またはその他の有給休暇（PTO）が残っていますか？
- 故人には、会社に対して発生または提出されたものの、まだ精算されていない業務経費はありますか？
- 年間または長期の現金ボーナス制度において、死亡時の支払い規定は存在しますか。存在する場合は、いつ支払われますか？（ボーナス制度によっては、死亡時に自動的に目標達成時に支払われる場合や、実績達成度に基づき業績評価期間終了時に支払われる場合があります。その際は、実績に応じて比例配分されるか、全額が支払われます。）
- 手数料は発生しますか？
- 死亡時の支払いを定めた雇用契約はありますか？
- 故人にはストックオプションや制限付株式単位などの株式報酬はありますか？
- 故人の従業員持株購入計画口座に、雇用主の株式購入のために使用されるのを待っていた金額はありますか？
- 一方で、故人は個人ローンなど、会社に対して借金があるのでしょうか？もしそうなら、そのローンの条件において、会社が他の報酬からローン金額を相殺することを認めているのでしょうか？
次に、現金または株式報酬が支払われる可能性のある契約、方針、取り決めを特定した後、当該契約、方針、取り決めがERISAの適用対象となるかどうかを判断します。不明な点がある場合は、この点について法務担当者またはその他の福利厚生アドバイザーに相談してください。
- ERISAの適用対象である場合、当該プランに死亡給付金の支払い規定があるならばそれに従うこと。ERISAは州法を優先するため、受益者指定を認めるプランにおいて登録済みの受益者指定を含む、プランの条項に従って支払うことが認められる。
- ERISAの適用対象でない場合、当該プログラムが受益者指定を認めていたか（認めていた場合、受益者指定が記録されているか）、または配偶者などの既定の受益者を定める規定があったかを確認する必要があります。該当する場合は、受益者指定または既定の受益者規定が有効であることを確認するため、関連する州法を確認する必要があります。 前述の「ERISAと州法の相互関係」で説明した通り、一部の州法は受益者指定やプログラム規定に優先し、文書記載内容ではなく法で定められた方法による支払いを要求する場合があります。
プログラムが受益者について言及していない場合、従業員が勤務していた州に賃金支払法が存在するか確認し、上記補償項目が誰に支払われるべきかを規定するかどうかを判断する。該当する法律が存在しない場合、従業員の遺産の執行者または小規模遺産宣誓供述書に記載された相続人のいずれか（該当する方）が、当該支払いまたは持分を受ける権利を有する。
支払方法と課税
遺産の執行者への報酬は、「［執行者の氏名］、執行者、［従業員の氏名］の遺産」または単に「［従業員の氏名］の遺産」もしくはこれに類似した表記で支払われるべきである。小規模遺産宣誓供述書に基づき被相続人の相続人へ支払われる報酬は、指定された相続人全員に分割され、各相続人へ直接支払われるべきである。
従業員が死亡した年度中に遺産、相続人または受益者に対して支払われる賃金については、当該支払いからFICA（社会保障税およびメディケア税）とFUTA（連邦失業税）を源泉徴収し、死亡した従業員の死亡年度に発行されるForm W-2のBox 3（社会保障賃金）およびBox 5（メディケア賃金）に、その金額を賃金としてのみ記載する必要があります。 源泉徴収したFICA税とFUTA税は、それぞれボックス4およびボックス6に記載します。ただし、Form W-2のボックス1には支払額を記載せず、通常の連邦所得税も源泉徴収しません。死亡年度以降に支払った場合は、Form W-2に記載せず、税金の源泉徴収も行いません。
死亡年度内か死亡後かを問わず、遺産、相続人、または受益者への支払いは、フォーム1099-MISCのボックス3に報告します。一般的に連邦所得税の源泉徴収は不要ですが、支払処理のための納税者ID番号または社会保障番号を受領者が提供しない場合、これらの支払いには予備的源泉徴収規則が適用される可能性があります。
故人の従業員の報酬または株式報酬制度に関連する支払いについては、適切な源泉徴収および報告を決定するため、常に給与部門および関連する税務チームと緊密に連携すべきです。
株式報酬に関する特別号
株式報酬の権利確定と譲渡。 あらゆる種類の株式報酬について 、従業員の死亡時に未確定報酬がどうなるかを決定する必要があります。例えば、報酬は没収されるのか、権利確定が加速するのか、それとも死亡後も権利確定が継続するのか？従業員死亡後の株式報酬の取り扱い方法は、株式報酬計画文書または付与時に従業員に発行される報酬契約書で規定されます。 場合によっては、雇用契約書にも死亡時の株式報酬の取り扱いについて記載されることがあります。
従業員に未行使のストックオプションがある場合、それらのオプションについて死亡後の行使期間を決定する必要があります。この情報も、株式報酬計画文書、個別付与契約書、あるいは雇用契約書に記載されているはずです。 死亡した従業員の受益者、遺産管理人、または相続人（該当する場合）に対し、プランまたは付与契約の条件に基づき、死亡後どの程度の期間内に付与権利を行使できるかを通知し、その行使方法に関する情報を提供してください。加えて、株式報酬プランの第三者管理機関（存在する場合）に対し、死亡した従業員の死亡を通知し、当該従業員の付与権利に関して管理機関が取るべき措置を具体的に指示してください。
株式報酬の税務処理。 前述の他の報酬形態と同様に 、被相続人の死亡後に発生する株式報酬取引については、所得税の源泉徴収義務は発生しません。むしろ、当該取引により認識される報酬所得は、従業員の受益者、遺産、または相続人に対して発行されるForm 1099-MISC（雑所得・報酬所得報告書）に記載されるべきです。
従業員の死亡に伴う株式報酬に対するFICA税およびFUTA税の影響はより複雑である：
- FICAおよびFUTA税の源泉徴収が適用される（かつ従業員の最終Form W-2に記載されるべき）のは、以下の条件を満たす報酬に限る：(1) 死亡前に権利確定済み（死亡を理由に権利確定する報酬を除く）、かつ(2) 死亡した暦年の終了前に行使または決済された報酬。
- ただし、FICA税およびFUTA税の源泉徴収は、以下の場合には適用されない。(1) 死亡により権利確定が繰り上げられた報酬（または報酬の一部）で、行使または決済の時期を問わないもの、および(2) 死亡が発生した暦年以降に行使または決済された報酬。
従業員福利厚生制度
適格退職年金プラン
401(k)およびその他の確定拠出型退職年金制度。401(k)プランは、雇用主が従業員に提供する最も一般的な退職給付制度である。 従業員が401(k)プランの口座残高を残して死亡した場合、最初に確認すべきは、死亡時点で当該従業員がプラン給付の権利確定（ベスティング）を達成していたかどうかです。未確定の場合、雇用継続中の死亡時に完全権利確定が適用されるか否か（ほとんどの場合適用されます）を確認します。 また、死亡年度における雇用主拠出金（マッチング拠出、利益分配、その他の非選択的拠出）が従業員に支払われるべきか否かをプラン規定で確認する。通常、雇用主拠出金の受給には12月31日時点の雇用継続または年間1,000時間以上の勤務が要件となるプランもあるが、在職中の死亡時にはこれらの要件が免除される場合が多い。 従業員の401(k)プラン口座に適用される規則を確定するには、401(k)プラン文書と要約プラン説明書の確認が必要です。また、故人の口座情報についてプラン記録管理者と連携し、適切な権利確定計算が適用されていることを常に確認すべきです。
既得権付口座が存在し、かつ参加者が死亡時に婚姻関係にある場合、確定拠出年金制度を規定する法律により、配偶者が受益者となる権利を放棄していない限り、当該配偶者が自動的に当該口座の受益者となることが義務付けられています。 配偶者が受益者となる権利を放棄するのは、参加者が他の者を受益者として指定する受益者指定書式を適切に記入し、配偶者がその書式に署名し、かつ配偶者の署名が公証人または計画担当者によって立会人として署名された場合に限られる。この場合、既得口座は配偶者ではなく指定受益者に帰属する。
参加者が未婚で、受益者の指定が記録されていない場合、プランの規定に基づき受益者とみなされる者が決定されます。プランでは通常、子供、次に親、さらに兄弟姉妹といった順序で家族が列挙されます。最終的には、他の受益者が存在しない場合、従業員の遺産が最終受益者となる旨がほぼ必ず明記されています。
プラン口座残高の適切な受取人を確定したら、当該個人（または遺産の場合は遺言執行者）に対し、給付金受給権があることを通知し、プランの概要説明書の写しを交付してください。これにより、給付金支給開始の申請時期と方法を理解してもらえます。
一般的に、401(k)プランでは、受益者は401(k)口座をプラン内に保持するか、別の適格雇用主プランまたは個人退職口座（IRA）へ口座をロールオーバー（源泉徴収を回避するための直接ロールオーバーを含む）するか、一括で分配金を受け取ることができます。一部の確定拠出年金プランでは、分割払いまたは年金としての分配も提供しています。 配偶者受益者は、従業員が有していたのと同じロールオーバー選択肢（すなわち、分配金の受取、またはIRAもしくは配偶者が加入する雇用主適格プランへの分配金のロールオーバー）を有します。非配偶者受益者もロールオーバーを選択できますが、IRAへのみ可能です。遺産への支払いについてはロールオーバー対象外となる点に関する「警告」については後述を参照してください。
内国歳入法における最低必要分配金に関する規定によれば、受益者が参加者死亡の翌年12月31日までに（配偶者受益者の場合は、参加者が最低必要分配金受給年齢に達したであろう年の12月31日までに）、その余命期間を超えない範囲で分配金の受領を開始しない場合、 その場合、口座残高の全額は原則として、参加者の死亡から10周年を迎える年の12月31日までに受益者に支払わなければならない。受益者が存在しない場合（支払いが遺産に対して行われる場合など）は異なる規則が適用され、その場合は従業員の死亡年の翌年から5暦年以内に分配を完了しなければならない。 重要な注意点として、プランはこれらの期限を超えて給付を支払うことはできませんが、プランの規定によりより早期の支払いが求められる場合があり、また特定の従業員と受益者の状況に応じて適用される最低必要分配額の規則にはその他の微妙な差異が存在します。受益者または従業員の遺産への給付時期を確定するには、プランの規定を確認し、プラン記録管理者と相談する必要があります。
年金制度。年金制度は年々減少傾向にあるものの、多くの雇用主は依然としてこれを維持している。ただし、制度に基づく給付はほぼ全て凍結された状態である。 以下の説明は、従業員が死亡時点で年金給付を開始していないことを前提とする。もし開始済みの場合、死亡給付金の支払いの有無は、給付開始時に従業員が選択した給付形態（例：共同生存年金、定期年金など）に依存する。 大半の年金制度では、在職中の年金受給開始を認めていない（法律が一般的にこれを許可しないことも大きな要因である）。したがって、本節の残りの部分では、死亡時点で従業員が年金受給を開始していなかったことを前提とする。
最初に検討すべき問題は、死亡した従業員が死亡時点で年金給付の権利確定（ベスティング）を達成していたかどうか、達成していなかった場合、死亡時に完全な権利確定が規定されているかどうかである。死亡者が年金計画下で権利確定済みの給付を有していた場合、法律は年金計画に対し、加入者の配偶者への死亡給付金の支払いを義務付ける。この種の配偶者死亡給付は「適格退職前遺族年金（QPSA）」として知られる。 死亡時に参加者が婚姻関係にあった場合でも、QPSAが支給されない可能性がある状況は次の2つである： (i) 多くの場合、配偶者が給付を受ける権利を得るには、死亡前1年間にわたり参加者と配偶者が婚姻関係にあることが計画で要求される。(ii) 稀ではあるが、計画によっては、QPSA保護の「費用」として参加者の給付から控除されることを避けるため、参加者がQPSAを放棄することを認めている場合がある。 当該事案に適用される結果及び配偶者へのQPSA給付の可否を判断するには、計画文書を確認し、計画記録管理者と連携する必要があります。
一般的な年金制度では、被保険者が未婚（または少なくとも1年間婚姻関係にない）場合、死亡給付金は支給されませんが、必ずしもそうとは限りません。 仮定口座残高や一時金として給付を規定する年金制度（キャッシュバランスプランや年金持分制度など）の中には、制度に基づく全額一時金を生存配偶者、加入者が指定した受益者、または受益者がいない場合は遺産に支払うことを定めているものもある。 参加者が受益者を指定し、かつ死亡時に婚姻関係にあった場合、上記の「401(k)およびその他の確定拠出型年金制度」で述べたように、配偶者が受益者指定に同意していなければ、その受益者指定は無効となります。受益者指定が無効の場合、通常は配偶者が死亡給付金を受ける権利を有します。
配偶者、受益者または遺産への支払いは、計画文書に記載された時期および形式で行われます。死亡給付金の適切な受取人を決定したら、当該個人（遺産の場合は遺言執行者）に対し、給付金受給権があることを通知し、給付金申請の開始時期および方法を理解できるよう、計画の概要説明書の写しを交付してください。
遺産に対する計画的支払いに関する警告（小規模遺産宣誓供述書を含む）
遺産の執行者への分配金は、「[従業員氏名]の遺産執行者として[執行者氏名]」または単に「[従業員氏名]の遺産」（もしくは類似の表記）宛てに支払われるべきです。遺産が関与する場合、プラン記録管理者が受取人の指定方法について代替案を用意している可能性があることに留意してください。 小規模遺産宣誓供述書に基づき故人の相続人へ支払われる分配金は、指定された相続人全員に分割し、各相続人へ直接支払う必要があります。通常、IRS規則では受益者が適格プラン死亡給付金をIRAへロールオーバーする選択（分配金に対する源泉徴収税回避のため）を認めていますが、遺産または小規模遺産宣誓供述書に記載された相続人はロールオーバー分配を選択できません。 したがって、死亡給付金が小規模遺産宣誓供述書を通じて個人に直接支払われる場合、それらの給付金がIRAへのロールオーバーを許可されないよう、プラン記録管理者と連携する必要があります。
福祉計画
生命保険。前述の通り、死亡診断書の写しが必要となります。これは生命保険給付金の管理において極めて重要です。生命保険会社（自己資金による場合は第三者管理機関）に対し、従業員の死亡を通知し、死亡診断書の写しを提出してください。生命保険給付金の受取人指定が記録されているか確認し、保険会社が既にこの情報を保有していない場合には、指定内容を保険会社と共有してください。 また、保険会社が請求を適切に処理し、問題なく受取人へ保険金を支払うことを確認することを検討してください。保険会社が請求を拒否した場合、受取人を名乗る者から、保険金の支払いが不当に拒否された、または誤った人物に支払われたとして、保険プランおよび会社に対して訴訟が提起される可能性があります。 生命保険給付金の支払いは保険会社の義務であるものの、雇用主はERISAプランのスポンサーとしてこの種の訴訟に巻き込まれる可能性があります。例えば、生命保険給付金に関する参加者への説明や加入手続きにおいて、スポンサーが受託者義務に違反したと認められた場合、潜在的な責任が生じる恐れがあります。
さらに、会社が任意の被扶養者生命保険給付を提供している場合、故人が被扶養者生命保険を選択していたかどうかを確認し、被扶養者と保険会社と連携して、被扶養者が保険契約を個人契約へ転換（または「ポータビリティ」適用）する意向があるかどうかを検討してください。
従来の団体健康保険プラン。医療保険、歯科保険、視力保険などの従来の団体健康保険プランについては、保険会社および／または第三者管理機関に従業員の死亡を通知し、加入している被扶養者に対する保険適用がいつ終了するか（例：死亡日、死亡が発生した月の最終日、死亡が発生した給与計算期間の最終日）を決定する必要があります。
会社が連邦COBRA規則の対象となる場合（一般的に従業員20名以上の雇用主はCOBRAの対象となる）、死亡日から30日以内にCOBRA管理者に従業員の死亡を通知しなければならず、その後COBRA管理者は登録済み扶養家族にCOBRA選択書類一式を送付する14日間の猶予期間を有する。 COBRAを内部で管理する場合、COBRA選択書類一式の発送期限は合計44日間となります。なお、被扶養者がCOBRA加入資格を得る権利が発生する事由が従業員の死亡である場合、COBRAの最大適用期間は標準の18か月ではなく最長36か月となる点に留意してください。
雇用主はCOBRA保険に加入する個人に対し、保険料全額（雇用主分と被雇用者分を含む）の最大102％を請求できるため、遺族配偶者および扶養家族は、より手頃な価格の他の保険加入の選択肢があるかどうかを検討することが望ましい。 例えば、被扶養者は自身の雇用主を通じてより低廉な団体医療保険に加入できる可能性があります。HIPAA特別加入権に基づき、被扶養者は被保険者資格喪失後30日以内に自身の雇用主の健康保険プランに加入する権利を有しますが、COBRAを選択した場合、この年度途中加入の特別権利は通常放棄されます。被扶養者は政府運営のマーケットプレイスで提供される個人医療保険への加入も検討すべきです。 加えて、死亡した従業員との雇用契約を確認し、従業員死亡時に会社が被扶養者のCOBRA保険料の全額または一部を負担することに合意しているかどうかを確認する必要があります。
あなたが連邦COBRA規則の適用を受けない小規模雇用主である場合、州の「ミニCOBRA」法に基づく同様の要件が存在する可能性があります。多くの場合、保険契約は、ミニCOBRA要件に関連する通知義務など、一定の管理義務を雇用主に課しています。
HIPAA規則を忘れないでください
団体健康保険プランを扱う際には、HIPAAを忘れないでください。HIPAAのプライバシー要件は、死亡した個人に関連する保護対象健康情報（PHI）に対して、50年間適用されます。したがって、団体健康保険プランに起因する被相続人のPHIを扱う場合、HIPAAが承認なしでの開示を許可するかどうかを判断する必要があります。 例えば、プランスポンサーは通常、プラン管理機能のためには、承認なしに個別化された健康保険プラン情報を開示できます。承認が必要な場合は、故人の個人代表者（通常は遺言執行者）から署名済みの承認書を取得しなければなりません。個人代表者は、故人に代わって故人のHIPAA上の権利をすべて行使できます。
フレキシブル・スペンディング・アカウント（FSA）。 被相続人が死亡時に医療FSAまたは扶養家族ケアFSAに加入していた場合 、計画文書に基づきFSAへの参加が終了する時期を速やかに確認すべきである。多くの場合、計画文書には死亡日を参加終了日と明記している。ただし、執行者は死亡日までの計画年度中に発生した適格経費について、引き続き償還請求を提出できるものとすべきである。 大半のFSAプランには請求提出期限（請求「ランアウト期間」）が設けられていることを留意すること。 執行者はこのランアウト期間について通知を受け、期間満了前に被相続人に代わって請求を提出する十分な時間を与えられなければなりません。FSAに適用される「使わなければ失効する」ルールに基づき、適格経費の償還に使用されなかった金額は没収されます（後述のCOBRA選択を除く）。
健康FSAの場合、特定の状況下では適格な扶養家族にCOBRA保険を提供しなければならない。大半の健康FSAは限定的なCOBRA義務の対象となり、これにより雇用主は被保険者の口座が未支出状態（死亡時点でのFSAへの拠出額が償還額を上回っている状態）の場合に限り、被保険者の扶養家族に対してCOBRA保険を提供できる。通常、その提供期間は当該計画年度の残りの期間に限られる。 COBRAを選択することで、被扶養者は参加者の死亡後から当該計画年度末までに発生した自身の医療費について償還を受けることが可能となります。
健康貯蓄口座（HSA）。 高額控除医療保険（HDHP）を提供し、特定のHSA管理機関を手配（および費用負担）して 従業員の個人口座を開設する場合 （多くの場合、給与天引きによる従業員拠出を許可することを含む）、被相続人の個人HSAをどう扱うかを検討してください。 ほとんどのHSAはERISA（従業員退職所得保障法）の対象外であり、雇用主のHSAに関する責任は他の福利厚生プランに比べて限定的ですが、被扶養者に対してこの問題を提起し、死亡がその口座に与える影響を確認することは依然として有益です。医療FSAとは異なり、HSA資金は口座保有者の財産として残ります。HSAには「使わなければ失効する」という性質はありません。
HSA口座保有者が死亡した場合、残存資金はHSA受益者として指定された個人に移管されます。受益者の指定がない場合、HSA管理契約の条項が適用されます。生存配偶者が受益者に指定されている場合、従業員死亡後は当該口座は配偶者のHSAとして扱われます。配偶者は自身の名義でHSAを維持し、税引前ベースでのHSA資金へのアクセス権を継続して保持します。 配偶者以外の者（例：成人した子）が受益者として指定されている場合、口座はHSAの税制優遇措置を受けられなくなり、口座の公正市場価値は受益者に対して課税対象となります。課税対象額は、死亡後に口座保有者が死亡前に発生した適格医療費を償還するために支払われた分配金によって減額されます。請求は死亡後1年以内に提出できます。
非適格繰延報酬プラン
年金制度や401(k)プランと同様に、最初に検討すべき点は、被相続人が死亡時点で給付金またはプラン口座の全額について権利確定（ベスティング）していたかどうか、そして権利確定していなかった場合、プランが死亡時に全額権利確定を規定しているかどうかです。口座残高または給付金のいずれかの部分が権利確定していない場合、プランの規定に従い没収されるべきです。 既得残高が存在すると仮定した場合、プランが受益者指定を認めているか、また認めている場合には被相続人が受益者を指定していたかを確認する必要があります。受益者指定がある場合は、その指定受益者への支払いが行われます。受益者指定がない場合、プランの死亡時支払い規定に従って支払いが行われます。受益者指定がない場合、ほとんどのプランでは被相続人の遺産への支払いが行われます。 受益者または個人の遺産への支払いは、被保険者が選択した時期・方法、および／または計画文書に定められた方法・時期に従って行われるべきです。
プランに第三者管理機関がある場合は、速やかに当該機関に連絡し、従業員の死亡を通知するとともに、プランに基づく故人の口座または給付（残高の没収や給付開始など）に関して必要な措置を指示してください。
その他の考慮すべき特有の問題点
上場会社の役員に対する開示要件
フォーム8-Kの提出義務なし。一般的に 、上場企業の役員の解任は、証券取引委員会（以下「SEC」）へのフォーム8-Kによる現況報告書の提出を必要とする。ただし、SECは、役員の死亡を報告するためにフォーム8-Kによる現況報告書を発行する必要はないとするガイダンスを発行している。
フォーム4の報告義務。 役員の死亡は フォーム4の 提出義務を生じさせず、また役員の死亡後に開始された当該会社の株式に関する取引（例えば、役員の受益者によるオプションの行使など）も同様である。 ただし、死亡した役員が死亡前に開始した取引で、フォーム4またはフォーム5で未報告のもの（例：死亡前日に株式を売却した場合）については、当該役員の死亡前に発生した取引を適時に報告する義務が生じる。 故人の報告書は、当該インサイダーの遺産の執行者、または発行体もしくはその従業員が署名しSECに提出できる。誰が報告書に署名・作成しても、故人は報告書のボックス1において報告者として記載され、故人の従業員に代わって報告書を作成する者は、自身の名前で署名し、その署名する立場を明記しなければならない。
スレイヤー法令
ほとんどの州、おそらくすべての州には、いわゆる「殺人者条項」が存在します。これは本質的に、殺人者が自らの犯罪から利益を得ることを禁止する法令です。被保険者の受益者が同時にその殺害者である状況に対処する場合、計画の条件に従って受益者に支払うべきか、それとも州法に従うべきか、判断に迷うかもしれません。非ERISA計画の場合、州法に従うことが可能です。 しかしERISAプランの場合、状況は明確ではありません。「殺人者排除法」に照らした給付権を巡る様々な判例がある中、第7巡回区控訴裁判所は『労働者年金基金対ミスケビッチ事件』において、ERISAが殺人者排除法を優先するかどうかを判断した初の巡回区裁判所となりました。 その結論は？ERISAは州の殺人者排除法を優先しないため、同法は殺害者が被保険者のERISA年金給付の受益者となることを阻止した。第七巡回区外では依然として曖昧さが残る。 より最近の事例では、米国第六巡回区控訴裁判所はテネシー州の「殺人者排除条項」へのERISA優先権適用について見解を示すことを避け、代わりに連邦コモン・ローに基づき、被保険者を殺害した個人がその生命保険契約の受益者として保険金を受け取ることはできないと結論付けた。 この曖昧さを踏まえ、一つの対処法は例外規定を直接ERISA計画文書に明記することである。これにより、いざという時に計画の受益者規則に従える。ただし、この文言がない場合は、法律顧問に相談するか、他の手段が尽きた場合には、誰を受益者とすべきか裁判官に判断を求めるべきである。
