従業員が障害を負った場合、その従業員の補償や福利厚生に関する様々な疑問が生じます。人事部門や福利厚生部門の一員として、従業員とその家族は、ストレスの多い時期に障害が福利厚生や報酬に与える影響を理解する手助けを、しばしばあなたに求めます。 本ガイドは、従業員が障害を負った場合に各種類の報酬・福利厚生制度をどのように扱うかについて、制度別形式で概要をまとめた参考資料です。また、障害を負った従業員の報酬・福利厚生管理において生じうる課題について、実践的な助言を提供します。
本ガイドに記載されている情報は一般的なものであり、障害のある従業員を扱う際に生じうるすべての福利厚生や税務上の問題、あるいは障害のある従業員を考慮する際や貴社の福利厚生制度の特性を検討する際に生じうるその他の微妙な問題に対処することを意図したものではありません。 さらに、本ガイドに記載されている税制その他の規則は、本ガイド作成時点での最新情報であり、記載された規則が適用される唯一の規則（税制その他の規則）であることを示唆するものではなく、変更される可能性があります。したがって、従業員の障害に関連する報酬・福利厚生問題を検討する際には、常に社内または外部の法律顧問、その他の税務・従業員福利厚生アドバイザーに相談されることをお勧めします。
This guide is part of Foley’s Employee Benefits & Executive Compensation Practice “Benefits Basics” resource series — please see our additional resource guides for important benefits considerations when an employee dies, is dismissed, or gets divorced.
障害の意味に関する概観
御社の報酬・福利厚生制度の管理に関する課題を検討する前に、重要な注意点として、障害の定義が必ずしも統一されていない点が挙げられます。例えば、1974年従業員退職所得保障法（ERISA）では、全てのERISA対象プランに適用される単一の障害定義を設けていません。対象となる特定のプラン、方針、プログラムによっては、文書内に複数の障害定義が存在する場合があります。 概要は以下の通りです：
| 障害の影響 | 法的に要求される障害の定義 | 定義の出典 定義の出典 |
| 障害による401(k)プランの引き出しが可能であること | なし | 計画の条件に従うが、消費税の免除に関する定義（下記参照）との整合性を図る必要がある場合がある |
| 適格退職年金計画からの分配金に対する10％の早期分配消費税の免除 | 医学的に確認可能な身体的または精神的な障害により、死亡に至るか、あるいは長期にわたり継続し不確定な期間続くことが予想されるため、いかなる実質的な有償活動にも従事することができない状態 | 内国歳入法 第72条(m)(7)項 |
| IRC § 409A 計画の分配及び繰延目的 | 医学的に確認可能な身体的または精神的な障害により、死亡に至る可能性が認められるか、または12か月以上の継続的な期間にわたり持続すると見込まれる状態にあること、もしくは医学的に確認可能な身体的または精神的な障害により、死亡に至る可能性が認められるか、または12か月以上の継続的な期間にわたり持続すると見込まれる状態にあること、 当該サービス提供者の雇用主の従業員を対象とする傷害・疾病保険計画に基づき、3か月以上の期間にわたり所得補償給付を受給していること | 財務省規則 § 1.409A – 3(i)(4) |
| 409A繰延の停止可能性（取消不能規則の例外） | 医学的に判定可能な身体的または精神的な障害により、当該サービス提供者が自身の職務または実質的に類似した職務を遂行できない状態であり、かつ当該障害が死亡に至る可能性があると予想されるか、または6か月以上の継続的な期間にわたって持続すると予想される場合 | 財務省規則 § 1.409A-3(j)(4)(xii) |
| COBRAの延長期間が29ヶ月に | 社会保障庁（SSA）による障害認定 | 内国歳入法 § 4980B(f)(2)(B)(i)(VIII) |
| インセンティブストックオプションの行使期間が、雇用終了後3ヶ月から1年に延長された | 医学的に確認可能な身体的または精神的な障害により、死亡につながる可能性のある、あるいは12か月以上の継続的な期間にわたり持続している、または持続すると予想される障害のために、いかなる実質的な有償活動にも従事することができない状態 | IRC § 422(c)(6); IRC § 22(e)(3)への相互参照 |
| その他すべて、例えば、退職給付の権利確定、短期障害（STD）および長期障害（LTD）プラン、雇用契約、ボーナス支給資格など。 | 特定の定義はない | 計画または契約条件によって規定される |
わあ！ご覧の通り、障害にはいくつかの定義があり、いずれも何らかの形で異なります。つまり、従業員が障害状態にある場合、その従業員が各計画や個別契約の障害規定のすべて、あるいは一部のみに該当するかどうかを判断するには、それぞれの計画や契約における障害の定義を一つひとつ確認する必要があるということです。
ベストプラクティスとして、計画や合意事項における定義を可能な限り統一することを検討すべきである（ただし、法的要件により統一が不可能な定義を除く）。これにより、管理業務が大幅に効率化される。
最後に、可能な範囲で、雇用主である貴社が第三者の障害認定に依拠できるよう、障害の定義を検討してください。これにより、非常に厄介な場合がある自社での判断を実際に行う必要がなくなります。 例えば、長期障害保険給付の受給資格の有無や社会保障局（SSA）による障害認定の有無を基準に障害を定義できれば、第三者の判断に依拠するだけで済み、従業員の医療記録や職業記録を自ら審査する必要がなくなります。
ERISA対象プランと非ERISA対象プランに関する簡単な補足
福利厚生制度がERISAの適用対象となるか否かの判断は複雑な場合があります。 401(k)プラン、年金制度、医療・歯科・視力保険その他の福利厚生など、企業が提供する一般的な広範な退職給付・福利厚生制度はERISAの適用対象となる可能性が高いですが、制度の設計方法によっては特定の福利厚生制度が適用除外となる細かな規則が存在します。この問題は特に障害給付や退職金制度・方針に関して頻繁に生じます。 ボーナス制度、繰延報酬制度、その他の任意給付制度や給与計算慣行（「短期障害給付」の項で後述）は通常、ERISAの優先適用規則の対象外です。ただし、これらの規則は複雑であるため、給付プログラムがERISA対象か否かが不明確な場合は、受益者指定を認めるか否かの判断にあたり、福利厚生プランのアドバイザーに相談してください。
従業員が障害を負った場合に取るべき実践的な手順
誰を巻き込むべきか
従業員の障害の大半は、従業員が休暇を申請することから始まります。その場合、社内の人事部門と連携するか、第三者の休暇管理業者に案内するかに関わらず、通常の休暇申請プロセスに従うだけで十分です。 ただし、従業員が身体的・精神的機能に障害を抱えており、家族から障害に関する最初の連絡を受けた場合は、組織内の以下の関係者へ速やかに連絡することが不可欠です：当該従業員の所属事業部門の人事責任者（人事責任者は従業員の直属上司へ連絡すべき）、および従業員福利厚生チームの全関係メンバー。 その後は、非緊急時と同様の休暇手続きを順守します。ただし、家族が従業員の代理として書類作成や休暇申請に必要な情報提供、利用可能な短期障害給付の申請、休暇期間中も継続する健康保険その他の福利厚生の支払い手配に関する連絡を行う可能性がある点に留意してください。
従業員の障害が一時的なものを超えると見込まれ、かつ御社の退職金制度が障害給付金の支給または障害給付開始を認める場合、当該従業員が制度に基づく給付を開始できるよう、制度の記録管理者に障害情報を提供する必要が生じる可能性があります。
必要な情報
従業員の障害は、怪我、病気、または健康上の問題による休暇申請から始まることがよくあります。そのような場合、社内プロセスであれ、休暇および/または短期障害給付（STD）を管理する第三者機関によるものであれ、会社の通常の休暇ポリシーに従う必要があります。通常、従業員が申請書を提出し、必要に応じて医療記録や主治医の診断書など、申請を裏付ける書類を提出する手続きが含まれます。 従業員の障害が事故や急病といった緊急事態から始まる場合、休暇や短期障害給付（STD）の申請手続きや必要情報の収集において、従業員の家族と協力する必要が生じる可能性があります。
また、貴社または休暇管理ベンダーは、休暇が従業員の福利厚生に与える影響について通知する必要があります。以下で詳しく説明する通り、家族医療休暇法（FMLA）の対象となる休暇期間中、従業員に対し、医療保険、歯科保険、視力保険、医療フレキシブル支出口座などの団体健康保険給付を継続する機会を提供しなければなりません。 その他の種類の休暇および福利厚生については、福利厚生の継続は該当するポリシーまたはプラン文書の条件に依存します。休暇中に従業員が選択した福利厚生の全部または一部を解約する機会を提供する場合は、選択書式またはオンラインシステムを通じて従業員からその選択内容を収集する必要があります。休暇が有給の場合、福利厚生の控除は通常、休暇手当から継続して行われます。 無給休暇（例：短期障害給付金（STD）その他の休暇手当なし）の場合で、従業員が休暇中の医療保険その他の福利厚生継続を希望するときは、継続を選択した場合の福利厚生費用の支払い方法に関する情報も従業員に提供する必要があります。 直接支払い方式（例えば復職時支払い方式などとは対照的に）を採用する場合、貴社またはベンダーは請求書送付先住所・メールアドレスを確認し、電子決済が提供または要求される場合にはACH情報を取得し、その情報を給与担当部署に提供する必要があります。
また、従業員が加入していた福利厚生プランやプログラム、あるいは既得権益が発生していた制度を特定する必要があります。加えて、従業員が会社と有効な個別契約（株式報酬、雇用契約、従業員貸付など）を結んでいたかどうかも確認し、それらの書類の写しを全て確保してください。この情報は、社内の人事記録や、福利厚生プランの外部管理機関・ベンダーから入手できる場合があります。 また、これらの制度のいずれかが、障害認定を自社で行う必要があるか、それとも第三者が行う必要があるかについても確認する必要があります。
以下で詳細に説明する通り、従業員の障害が短期障害給付期間（通常、貴社の短期障害給付プログラムの条件により最大6ヶ月）を超えて継続する場合、長期障害保険会社または社会保障庁から障害認定通知を受け取り、適切な時期に従業員の雇用を終了させるという会社方針に従う可能性があります。
HIPAAに関する簡単な補足
休職手続き中にHIPAAを懸念するクライアントからの相談が頻繁にあります。その理由は、休職や短期障害給付（STD）の申請を処理・承認するために必要な情報を収集・保管することが許可されていないのではないかと心配している場合、あるいは従業員やその家族が要求された情報の提供についてHIPAA上の懸念を指摘している場合です。 HIPAAは休暇制度や短期障害給付（STD）制度には適用されません。また、従業員が直接、あるいは医療提供者による情報提供の承認を通じて、貴社に医療情報を提供する場合にも適用されません。ただし、HIPAAの適用有無にかかわらず、休暇申請やSTD申請を処理するために当該情報へのアクセスが必要な人事部門または福利厚生部門の担当者にのみ、従業員の医療情報へのアクセスを制限し、常に安全に保管する必要があります。 休暇または短期障害給付の処理を第三者のベンダーに委託している場合、当該ベンダーとの契約において、従業員情報の保護を義務付ける条項を設ける必要があります。
現金及び株式による取決め
概要
従業員が障害を負った場合、様々な補償プログラムを検討する必要があります。まず、障害を負った従業員に関して支払われる、または支払われる可能性のある現金および株式報酬をすべて調査することが重要です。例えば：
- 従業員は年間または長期の現金ボーナス制度の対象となっていますか？
- その従業員は歩合給制度の対象ですか？
- 従業員は有効な雇用契約を締結していますか？
- 障害のある従業員は、ストックオプションや制限付株式単位などの株式報酬を保有していますか？
次に、現金または株式報酬の支払いが発生する可能性のあるすべての契約、方針、取り決めを特定した後、障害のある従業員に適用される特別な規定があるかどうかを判断する。その際、権利が発生する条件が、単に当該者が障害を負ったことによるものか、それともその障害を理由とする雇用終了時に限られるものかに特に注意を払う。
典型的な規定（落とし穴を含む）：
ボーナス及び株式報酬の権利。 現金ボーナスプログラムについては 、障害発生時の取扱いを確認するため、関連文書の条項を精査する必要があります。ボーナス計画では、障害発生時（または障害による退職時）に目標達成時点で自動的に支給される場合、あるいは実績達成度に基づき業績評価期間終了時に支給される場合があり、その際は比例配分または全額支給のいずれかとなります。
あらゆる種類の株式報酬については、適用される計画文書または報酬契約書において、従業員の障害発生時に当該報酬がどのように扱われるかが規定されます。現金ボーナス計画と同様に、株式報酬は障害発生時（または障害による解雇時）に自動的に権利確定するか、あるいは比例配分方式で権利確定します。 業績目標を条件とする株式報酬については、目標達成レベルで業績達成とみなす規定を設ける場合や、実績達成度に基づき業績評価期間終了時に支払いを発生させる規定を設ける場合があります。この場合、比例配分または全額支給のいずれかとなります。最後に、ストックオプションについては、障害による退職後に従業員がオプション行使期間を延長できるケースが非常に一般的です。
障害のある従業員が「インセンティブ・ストック・オプション」（ISOとも呼ばれる）を保有している場合、これは従業員に有利な税制上の取扱いを提供し得るオプションの一種である。通常の雇用終了時においては、有利な税制上の取扱いを獲得するための要件の一つとして、従業員は雇用終了後3ヶ月以内にISOを行使しなければならない。 ただし、障害による解雇の場合、内国歳入法はこの期間を解雇後1年間に延長します。（有利な税制上の取扱いを獲得するためのその他の要件は？ – 従業員は、ISOの行使により取得した株式を行使日から1年間、かつ付与日から2年間保有しなければなりません。この保有期間要件は、障害のある従業員の場合でも変わりません。）
場合によっては、雇用契約書には障害発生時または障害を理由とした解雇時のボーナスや株式報酬の取り扱いについても記載されていることがあるため、それらも併せて確認すべきである。
こうした取り決めにおいて、よく問題となる落とし穴が一つあります。 比例配分されたボーナスや報奨金が問題となる場合、その比例配分は障害による雇用終了時まで適用されることが多く、障害休暇の開始日までではない。これは雇用主、特に米国障害者法（ADA）に基づく対話的プロセスを通じて雇用終了の適切な時期を判断する確固たる手順を整備していない雇用主にとって、しばしば驚きとなる。[1]このような雇用主は、障害のある従業員を非常に長い期間「従業員」として扱ったままにすることが多いと私たちは認識しています。したがって、ボーナスや報酬の比例配分が行われる場合、従業員は非常に長い比例配分期間の恩恵を受け、結果として、ボーナスや株式報酬の権利確定期間や業績評価期間中に雇用終了が全く発生しないため、報酬の全額を受け取ることになるケースが少なくありません。 この問題が発覚した場合、多くの雇用主は従業員の短期障害休暇（通常6ヶ月以内）終了時点まで按分する案を好む傾向にある。このルールは短期休暇が必要な従業員を「罰する」ものではなく、より重度の障害により復職不能となった従業員に不当な利益をもたらすこともない。 ただし、この比例配分方式には欠点がある。多くの雇用主は、STD終了時期を自動計測するシステムを整備していない。したがって、どのような比例配分ルールを採用する場合でも、導入するルールを処理できるか、あるいは手動での確認・実施プロセスが必要となるかを、自社のHRIS（人事情報システム）が対応可能か検討することが重要である。
退職金の受給権。多くの場合 、役員の雇用契約には、障害を理由とする解雇の場合に退職金が支給される旨の規定が設けられています。 こうした条項には細心の注意を払う必要があります。なぜなら、会社が役員の雇用を終了させるには特定の手続きを完了する必要がある場合があるからです。例えば、取締役会全体による障害認定の決定が必要だったり、障害が外部医師の診断結果に基づくものであることが求められたりします。 また、契約にこうした条項がある場合、長期障害保険契約に当該支払いに対する相殺条項がないか確認し、解雇される役員に対し、退職金が長期障害給付に与える影響について事前に警告できるようにしておく必要があります。
福利厚生プラン
適格退職年金制度
401(k)およびその他の確定拠出年金制度。401(k)プランは、従業員に提供される最も一般的な雇用主提供型退職給付制度である。義務付けられているわけではないが、401(k)プランでは、障害発生時に従業員が確定した口座残高の一部または全額を引き出すことを認める場合が多い。 上記のように、障害のある従業員の解雇措置を一切取らない傾向にある雇用主が提供するプランには、こうした規定を含めることを推奨します。障害による引き出しを認めることで、雇用主が雇用を継続している場合でも、従業員は必要な時に口座残高を利用できるようになります。
401(k)プランにおいて考慮すべきその他の課題は以下の通りです：
- 従業員はどのような種類の障害補償を繰り延べできるか？例えば、プランが補償を従業員の全W-2報酬と定義している場合、障害補償が雇用主の給与から支払われている限り問題ない。しかし、短期障害（STD）管理者や長期障害（LTD）保険会社などの第三者が補償を支払う場合、実際にはどのように機能するのか？ この場合、計画の定義を修正して「雇用主から直接支払われる報酬のみ」と明確化するか、雇用主と第三者が報酬情報の調整・共有について協議し、従業員が短期障害給付金（STD）や長期障害給付金（LTD）を401(k)プランに繰り延べ続ける方法を検討する必要があります。
- 障害による退職の場合、完全な権利確定が計画に含まれていますか？これは法的義務ではありませんが、ほとんどの場合そうであることが確認されています。
- 従業員が当該年度末日までに雇用されていること、または1,000時間の勤務を完了していることを、当該年度の雇用主拠出金受給要件とする場合、障害のある従業員に対しては例外が認められますか？通常はそのような例外が設けられますが、法的義務ではありません。
年金制度。年々年金制度は減少傾向にあるものの、多くの雇用主は依然としてこれを維持している。ただし、その給付内容はほぼ全て凍結された状態である。
障害のある従業員が解雇された場合、その従業員が年金制度に加入しているならば、まず検討すべき問題は、当該従業員が制度給付の権利確定（ベスティング）を完了しているかどうか、そして未確定の場合、当該制度がその状況下で完全な権利確定を規定しているかどうかである。401(k)プランと同様に、障害を理由に雇用を終了する参加者に対して、年金制度が多くの場合完全な権利確定を認めることが確認されている。 たとえ制度が当該状況での完全確定を規定していなくても、確定対象期間の算定が停止する時期を制度規定で確認すべきである。障害休暇期間中、有利な勤続期間算定ルールを定める年金制度も稀に見られる。
次に検討すべき点は、当該計画が障害退職給付を規定しているかどうかである。これは法的義務ではないため、多くの計画には障害退職条項が含まれていない。障害退職制度では通常、退職した従業員が、早期退職年齢または通常退職年齢（通常は給付開始が可能となる年齢）に達していなくても、雇用終了と同時に直ちに年金給付を開始できる。 障害退職制度では、早期受給による減額なしの全額年金支給など、何らかの優遇給付が設けられる場合もあります。障害のある従業員が障害退職の対象となる可能性がある場合は、本人が希望すれば給付を申請できるよう、その旨を伝えるべきです。
ERISA請求及び不服申立規則。ERISAは障害給付計画に対し、計画管理者に多数の要件を課す特定の請求・不服申立規則を設けている。 重要な点として、これらの規則は、何らかの障害条項が存在し、かつ計画が「管理者が社会保障局（SSA）や長期障害保険会社などの第三者に依存せず、自ら障害認定を行う」と定めている退職年金計画にも適用されます。多くの計画管理者が負担が大きいと感じるこれらの要件を回避するには、以下の点を考慮しつつ、退職年金計画を改正し「計画管理者による障害認定」の概念を排除することを検討すべきです：
- すべての適格プランにおいて、障害の新たな定義は、参加者に不利な形で権利確定規則に影響を与えてはならない。すなわち、プランが障害による退職時に権利確定を規定している場合、新たな障害定義は従来の定義よりも厳格であってはならない。
- 401(k)およびその他の確定拠出年金プランにおいて、新たな改正により保護された給付、権利または特典が削減されることはあってはならない。例えば、プランが障害発生時の引き出しを認めている場合、新たな障害定義は従来の定義よりも厳格であってはならず、個人の引き出し権利が損なわれることがないようにすべきである。
- 確定給付年金制度において、障害退職給付は通常、既得給付の一部とはみなされません。これは、希望すれば障害退職給付を完全に廃止する形で確定給付年金制度を改正することが認められることを意味します。このため、障害退職給付の受給資格基準を変更することも自由です。例えば、障害の定義を再設定し、社会保障庁（SSA）による認定を要件とすることも可能です。
もちろん、上記のすべてについて、計画が組合員を対象とする場合、これらの変更が組合との交渉を必要とするかどうかも考慮する必要があります。
福祉計画
短期障害保険。ほとんどの短期障害保険プランは給与支払い慣行であり、従業員が障害休暇中（通常90日から6か月間）に、雇用主が従業員の給与または時給の全額または一部を支払いを継続するものです。もちろん、従業員（またはその介護を支援する家族）が短期障害保険プランの給付を受ける権利を理解していることを確実にすることは、あなたが確実に実行すべき重要な事項の一つです。
州法が短期障害給付（STD）プログラムの設計と運用に与える影響を検討すべきです。例えば、ウィスコンシン州法では、無給の産休・育休を取得する従業員が、他の理由で利用可能な有給休暇を当該無給休暇に「代替」することを認めています。つまり、当該従業員は、たとえ障害者とみなされない場合でも、産休・育休期間中の給与継続給付にSTD有給休暇を利用できるのです。 Wis. Stat. 103.10(5)(b)参照。さらに、多くの州や地方自治体では義務的な有給障害休暇制度を設けています。該当地域に従業員がいる場合、これらの義務的休暇規定と自社のSTDプログラムをどう調整するかを検討する必要があります。例えば、ニューヨーク州の州障害基金に拠出している場合、法律が許す範囲でニューヨーク州の従業員をSTDプログラムから除外することを検討すべきでしょう。
給与計算慣行に基づく短期障害給付プログラムはERISAの適用対象外であることに留意することが重要です。これは、従業員が訴訟を提起する前に計画の請求および不服申立手続きを尽くすことを要求する、損害賠償を計画の給付額および場合によっては従業員の弁護士費用に限定するといった、ERISAが提供する保護措置の一部を享受しないことを意味します。 一方、完全保険型短期障害給付プランはERISAの適用対象となるため、ERISAが提供するメリット（要約プラン説明書の発行義務など）と義務の両方を享受します。
長期障害保険（LTD）。LTDプログラムは通常、完全保険方式を採用しています。これは、雇用主の唯一の義務が、プログラムの対象となる従業員が保険の申請方法を理解していることを確認すること、およびLTD保険会社が障害認定を行い、保険契約の条件に基づき支払うべき給付額を決定するために要求する情報を提供することにあることを意味します。
この種のプログラムにおける「落とし穴」は、雇用主が「支援」を装いながら、参加者が給付を申請することを許可しない、あるいは積極的に申請を妨げる場合です。 雇用主は、保険会社が申請を拒否すると確信している場合であっても、決してこのような行為を行ってはならない。ERISAは、保険契約の対象となる従業員に給付を申請する権利を認めている。雇用主が従業員の期待値を調整することは許容されるが、ERISAに基づくいかなる計画においても、計画参加者が給付を申請する権利を妨げてはならない。
長期障害給付金の税務上の取扱いについては、当該給付の保険料が従業員に対してどのように課税されたかによって異なります：
- 従業員が長期障害保険（LTD）の保険料を課税後所得で支払った場合、または雇用主の保険料負担分が従業員のW-2フォーム上で給与所得として計上され課税対象となった場合、当該LTD給付金は非課税となる。
- 従業員が長期障害保険（LTD）の保険料を税引き前の所得から支払った場合、または雇用主の保険料負担分が従業員の報酬所得に含まれていない場合、当該LTD給付金は課税対象となります。
どちらのアプローチが最適かについては意見が分かれる。 一部の雇用主は、通常報酬の一定割合（例えば60％）で設定される福利厚生が、税金によってさらに減額されないようにするため、最初のアプローチを好む。他方、第二のアプローチを支持する雇用主もいる。この方法では全従業員が現在の税金を節約でき、実際に長期障害給付（LTD）を利用する従業員がごく少数であることを考慮すると、組織全体にとって最も価値がある可能性がある。また、判断を下したくない雇用主の中には、従業員が保険料の税務処理を選択できるようにするケースもある。
グループ健康保険プラン。従業員が障害休暇を取得した場合の被保険者資格の取り扱いについては、プランの規約（またはプラン概要説明書）を確認する必要があります。 一部のプランでは、短期障害休暇期間中も現役従業員と同等の保険料率で保険を継続しますが、これは法的義務ではありません。ただし、当該障害休暇が連邦家族医療休暇法（FMLA）の対象休暇でもある場合、従業員はFMLA休暇期間中、現役従業員と同等の条件（例：現役従業員と同等の保険料率）でプランへの継続参加を認められなければなりません。 FMLA休暇終了後に従業員が復職しない場合、プランはその時点で加入を終了させることができますが、その際にはコブラ（次項で説明する）が提供されます。[2]
連邦COBRA規則の適用対象である場合（一般的に従業員20名以上の事業主が対象）、従業員が障害休暇（COBRA用語では「労働時間の減少」）により保険適用を失った場合、通常は保険適用喪失日から30日以内にCOBRA管理者にその旨を通知しなければなりません。 その後、COBRA管理者は14日以内に、被保険者とその被扶養者に対してCOBRA選択通知書類一式を送付しなければなりません。 COBRAを内部で管理する場合、COBRA選択書類一式の発送期限は合計44日間となります。なお、FMLA休暇中の従業員は、休暇終了後までCOBRA適用事由が発生せず、FMLA休暇期間中の一部または全期間において被保険者継続を選択しなかった場合でも、休暇終了後にCOBRAを提供しなければなりません。
COBRA継続保険は、勤務時間の減少（障害休暇の取得など）または雇用終了による保険喪失の場合、最長18か月間継続できることを覚えておいてください。ただし、以下の条件を満たす場合、この18か月は合計29か月まで延長可能です：
- 社会保障局（SSA）は、従業員の障害がCOBRA継続保険の最初の60日までのいずれかの時点で発生したと認定する。
- 従業員（またはその家族）は、COBRA適用期間の最初の18か月が終了するまでに、当該SSA決定書の写しをCOBRA管理者に提出しなければならない。 さらに、SSA決定通知書は、(i) SSA決定通知書発行日、(ii) 資格喪失事由発生日、または（いずれか遅い方）当該事由により被保険者資格が失われるはずだった日のいずれか遅い方から60日以内に提出されなければならない。 これらの期間設定は、SSA障害によるCOBRA適用期間延長の権利について従業員が適切な通知を受けていることを前提とする。通知を受けていない場合、SSA決定通知の提出期限は、従業員が当該権利を認識した日から60日後まで延長される。
COBRA保険の保険料は、最初の18か月間、全額（雇用主負担分と従業員負担分の両方）の102％までとすることが認められています。障害による延長が適用される場合、最初の18か月間のCOBRA終了後、保険料は全額の150％まで引き上げることができます。
連邦COBRA規則の対象外である小規模事業主であっても、州の「ミニCOBRA」法に基づく同様の要件が適用される可能性があるため、注意が必要です。保険会社が保険契約のミニCOBRA条項を管理するとは想定すべきではありません。多くの場合、保険契約では通知義務など特定の管理上の義務が事業主に課せられています。
フレキシブル支出勘定（FSA）。ほとんどの 医療FSAおよび扶養家族ケアFSAは 、従業員が報酬を受け取らなくなった時点で参加が終了することを規定していますが、医療FSAは家族医療休暇法（FMLA）に基づく休暇期間中も従業員が参加を継続できるようにしなければなりません。
健康FSAについては、従業員が勤務時間の減少（障害休暇取得など）または雇用終了により資格を失った場合、COBRA保険の提供が義務付けられます。 ほとんどの医療FSAは限定的COBRA義務の対象となり、参加者の口座が未消化状態（一般的に、COBRA適格事由発生時点での拠出額が償還額を上回っている状態）である場合に限り、かつ当該計画年度の残期間に限定して、雇用主が参加者にCOBRA保険を提供することを認めています。
扶養家族ケアFSA（フレキシブル・スペンディング・アカウント）に関して、よくある質問は、従業員が障害休暇中にかかった保育費用がFSAからの償還対象となるかどうかです。扶養家族ケアFSAは、従業員が就労できるようにするための適格な扶養家族ケア費用を支払うことを目的としているため、従業員が就労していない期間にかかった保育費用は当該口座から償還できません。 したがって、休職中に発生した保育費用は従業員に払い戻すことができません。これは雇用主と従業員の双方にとって不満の種となります。なぜなら、障害により働けない従業員は、往々にして自宅で子どもの世話もできない状況にあるからです。
非適格繰延報酬制度
年金制度や401(k)プランと同様に、最初に検討すべき点は、障害発生時点で当該個人がプラン給付または口座に対して権利確定（ベスティング）していたかどうかである。権利確定していなかった場合、障害発生時または障害による退職時に完全な権利確定が規定されているかどうかが問題となる。口座残高または給付のいずれかの部分が未確定権利（アンベスティング）である場合、プランの規定に従い没収されるべきである。
既得残高がある場合、当該プランが障害発生時の給付を規定しているか確認すべきである。障害は、大半の非適格遅延報酬プランを規定する内国歳入法セクション409Aにおいて許容される支払事由である。あるいは、当該プランが離職時に支払開始（または開始）を規定している場合もある。 勤務離脱とは、一般的に、従業員の勤務時間が過去36ヶ月間の平均勤務時間の20％未満に減少した日を指します。 ただし、第409A条には特別な規定があり、病気休暇中の従業員は、休暇開始後6か月間（または法律または契約により復職権を有するより長い雇用期間）は、当該期間終了前に復職することが合理的に見込まれる場合、勤務離脱とはみなされません。 ただし、当該個人がセクション409Aの定義する障害状態にある場合（「障害の定義の概要」参照）、従業員の復帰が見込まれない場合でも、休職期間が29か月経過するまで勤務離脱を遅延させることが計画で定められている場合があります。 多くの非適格繰延報酬制度はこの29ヶ月休暇ルールを採用しているが、雇用主は人事情報システム（HRIS）の観点からこれを追跡する体制が整っていない場合が多い。
従業員による拠出が計画に対して行われている場合、障害発生時に従業員が拠出を中止できるかどうかについても確認すべきである。これは、拠出選択が計画年度全体を通じて撤回不能でなければならないとするセクション409Aの通常規則に対する限定的な例外の一つである。
その他の考慮事項
Form 8-Kの提出要件。一般的に 、上場企業の最高経営責任者（CEO）、最高財務責任者（CFO）、最高執行責任者（COO）、最高会計責任者、またはその他の指名執行役員の解任は、証券取引委員会（SEC）へのForm 8-Kによる現況報告書の提出を必要とする。この要件は、上記役員のいずれかが障害を理由に解任された場合に発動される。 ただし、役員の職務を制限または不能化させる障害や疾病が生じた場合でも、直ちに雇用が終了しない状況において開示が必要か否かの判断はより困難となる。SECスタッフはこの状況に関する具体的なガイダンスを提供しておらず、「解任」には「当該役員がその職務と責任を剥奪され、もはや当該役員の職位において機能しなくなった状況」も含まれると述べているのみである。 したがって、役員の職務が剥奪または縮小される障害が生じた場合、当該役員が引き続き役員としての役割を遂行しているか、またその変化が会社の投資家にとって重要性を持つか否かの評価が必要となる。
第16条 報告義務。 役員の障害発生 または障害を理由とする役員の雇用終了は、当該事象が以下のいずれかを発生させる場合に限り、フォーム4の提出を要する。すなわち、株式報酬の没収、ユニットベース報酬（例：制限付株式ユニットまたは業績連動型株式ユニット）の権利確定の加速または決済、もしくは源泉徴収または株式売却により対応される源泉徴収義務が発生する場合である。 加えて、役員の障害発生後かつ雇用継続中に開始された当該会社の株式に関する取引（例：役員の後見人によるオプション行使）は、役員自身によって開始された取引と同様に報告対象となる。 これに対し、障害による雇用終了後に開始された取引は、当該役員が雇用されていた期間内に発生し、かつ第二の取引から6ヶ月以内に実施された反対方向の取引（購入取引の場合は売却、売却取引の場合は購入）と「対応付け可能」でない限り、報告対象とはならない。 さらに、障害のある役員（またはその後見人）が、役員の雇用終了前に開始した取引で、フォーム4またはフォーム5でまだ報告されていないもの（例：障害のある役員が雇用終了前日に株式を売却した場合、またはその年の早い時期に株式を贈与した場合）については、役員の雇用終了前に発生した当該取引を適時に報告する義務が生じる。 障害のある役員の報告書は、その後見人が署名しSECに提出することが可能です。報告書の署名者・作成者が誰であれ、障害のある役員は報告書のボックス1において報告者として記載され、障害のある役員に代わって報告書を作成する者は、自身の名前で署名するとともに、その署名の立場を明記する必要があります。
委任状
障害のある従業員が自身の個人または財務上の事務を処理できない場合、当該従業員は委任状（POA）を用いて別の人物（「代理人」と呼ばれる）を指定することができます。 代理人は、委任状の条件で認められる範囲において、従業員に代わって行動することが許可されます。委任状を受け取った場合、(a) 委任状が有効であるか、(b) 委任状が代理人が行いたい行動を許可しているかを判断するために、州法を確認することが重要です。例えば、一部の州法では、委任状が明示的にその権利を代理人に与えていない限り、受益者指定の変更を代理人が行うことを禁止している場合があります。 委任状が有効であると判断した場合、委任状で付与された権限の範囲内において、報酬および福利厚生計画に関する事項について、代理人からの指示を受けることが認められます。
[1]アメリカ障害者法（ADA）の要件は、本記事の範囲を超えています。
[2]FMLA休暇中の給付選択と支払い方法に関する規則は複雑であり、これらの規則（本記事の範囲を超える）を掘り下げてみると、多くの雇用主は自社の対応が規則に完全には準拠していないことに気づく。
