効果的な従業員支援プログラムのベストプラクティス
本稿は2024年11月26日にLaw360に 掲載されたものであり、許可を得てここに再掲載する。
従業員支援プログラムは、米国の雇用主が提供する非常に一般的な福利厚生となっている。
例えば、国際従業員支援専門家協会によると、労働者数5,000人以上の米国企業の約97％、労働者数1,001～5,000人の米国企業の約80％、労働者数251～1,000人の米国企業の約75％がEAPを提供している[1]。
EAPの普及は、雇用主が包括的な福利厚生、特に健康とウェルネスに関する福利厚生を提供することで、人材を確保し、雇用市場での競争力を維持しようとしていることも一因と考えられる。近年、ウェルネスとセルフケアが労働者にとってますます重要になってきているからだ。
健康とウェルネスの列車は速度を失っていない。
実際、マッキンゼー・アンド・カンパニーが1月に発表した調査によると、米国だけでもウェルネス市場は4800億ドルに達し、年率5～10％で成長している[2]。全米の雇用主はこのトレンドに従い、雇用主がスポンサーとなるウェルネス・アプリの購読、施設内のフィットネス・センター、託児所、健康的な食事オプション、フィットネス・チャレンジ、遠隔健康サービス、EAPなど、健康とウェルネスに関する福利厚生の提供を増やしている。
EAPを導入している、または導入を検討している雇用主が知っておくべきことは以下の通りである。
EAPの再確認
EAPは様々な形で企業や従業員に貢献できるが、その中核は、個人的な困難に直面している従業員やその家族に対する支援と援助を提供することである。
EAPは、従業員が私生活や仕事に悪影響を及ぼしかねない日常的な問題に対処できるよう支援する職場の福利厚生である。EAPには、メンタルヘルスに関する懸念、薬物乱用、悲嘆や家族問題、専門的な能力開発やトレーニング、財政的または法的な懸念に対処するために、第三者の専門家によって提供されるさまざまなサービスが含まれる。
EAPは通常、従業員が人生の困難に対処できるよう、短期的なカウンセリングや紹介、フォローアップ・サービスを行う。時にはEAPは、従業員が職場での暴力やその他の危機的な状況を予防したり、対処したりする手助けをすることもある。
EAPの目的は、従業員が人生の課題に対処するためのサポートを提供することであり、その結果、従業員はより効率的で生産性が高く、仕事に従事できるようになる。EAPは、従業員の気を散らせ、潜在能力をフルに発揮する能力に影響を与える個人的な問題を解決するための貴重なリソースです。
EAPは、欠勤を減らし、従業員の生産性を向上させ、従業員の離職に関連するコストを軽減するのに役立ちます。実際、米国労働省によると、雇用主はEAPに1ドル投資するごとに、一般的に5ドルから16ドルを節約できるという。
EAPを通じて提供されるサービスは、一般的に無料で、秘密厳守です。従業員は、自己紹介、同僚からの非公式な紹介、またはマネージャーや人事専門家の推薦に基づく正式な紹介によって、EAPサービスを利用することができます。ほとんどのEAP紹介は任意であるが、業績不振や懲戒問題に基づく強制的な紹介は、以下に述べる特定の法的配慮を必要とする。
ベストプラクティス
雇用主はEAPを導入する際、以下のベストプラクティスを考慮すべきである。
明確に定義された方針を持つ。
従業員支援専門家協会の基準[3]では、EAPは、クライアントの守秘義務を保証する文書化された方針、EAPを利用する従業員を監視するための正式な手順、該当するサービスを提供するのに十分な数の訓練を受けた従業員支援専門家を持つことを義務付けている。
さらに、従業員支援専門家協会は、EAPを提供する雇用主に対し、サービスの範囲や制限を明記するなど、雇用主とEAPとの関係を定義する方針を文書化することを推奨している。
雇用主は、EAPの目的とプロセスをポリシーで明確に定義する必要があります。EAPやEAPポリシーに関するその他の要件については、Employee Assistance Professionals Associationの基準を参照すること。
従業員にEAPを宣伝する。
従業員がEAPから最大限の利益を得るためには、そして雇用主が最大限の投資効果を得るためには、従業員が実際にEAPを利用する必要がある。多くの従業員は、現代のEAPが提供する様々なサービスを知らないため、従業員がEAPが実際に何を提供しているのかを理解することが極めて重要である。
雇用主は、オリエンテーションやオープンベネフィット登録期間中に、またFAQを配布することによって、EAPのサービスについて従業員を教育すべきである。また、EAPに関するウェビナーや定期的なランチ・アンド・ラーニングの開催を検討することもできる。
EAPがDEIの実践に合致していることを確認する。
雇用主は、EAPのサービスと提供モデルが、自社のダイバーシティ、エクイティ、インクルージョンのイニシアティブに合致していることを確認する必要がある。
これには、包括的なメッセージの使用、プロモーション資料やリソースの多言語での提供、サービスの専門家が言葉の障壁に対応できるようにすること、さらにメンタルヘルスサービスにまつわる特定の文化的ニーズや文化的烙印に対する感受性を高めることなどが含まれるが、これらに限定されるものではない。
守秘義務とプライバシーの保護
雇用主は、EAPポリシーの中で、従業員情報の秘密を厳守することを明確にすべきである。これには、従業員がEAP専門家とのセッション中に話した内容だけでなく、個人を特定できる情報（例えば、EAPを利用する従業員の身元、従業員がEAPに参加する時間や頻度など）も含まれる。
ワシントン州など一部の州では、この種の情報は非公開としなければならないと法律で定めているが、いくつかの注意点がある[4]。
従業員の生命または安全が著しく脅かされている場合を除き、EAPプロバイダーが従業員の情報を非公開にすることを従業員に伝える。
差別の落とし穴を避ける
雇用主は、必要な場合にEAPを利用するよう従業員に奨励したり、従業員が特定の問題を開示した際にEAPサービスに関する情報を提供したりすることができる。しかし、従業員にEAPの利用を義務付けることは、「障害を持つアメリカ人法（Americans with Disabilities Act）」および州に相当する法律に抵触する可能性がある。
ADAは、雇用主が、障害を持つ、あるいは障害を持つと思われる有資格者を差別することを禁じている。米国雇用機会均等委員会は、2000年7月19日の非公式協議書において、EAPへの紹介であっても「他の関連する証拠と組み合わせれば、雇用主がその人を実質的に制限のある障害を有すると見なしたと推論することができる」と指摘している[5]。
6月、ペンシルバニア州中部地区連邦地方裁判所において、雇用主であるワイズ・マーケッツ社（Weis Markets Inc.）が従業員に対し、雇用継続の条件としてEAPへの参加を求めた事案で、EEOCは和解した[6]。EAPは従業員に対し、会社が従業員を障害者休暇にするかどうかを判断するための医療情報の開示を求めた。従業員はこれを拒否した。
EEOCは提訴時の声明で、雇用主のプログラムは「雇用主がその検査や質問が業務に関連し、業務上の必要性に合致していることを証明できない限り、従業員に健康診断を受けさせたり、障害の有無を明らかにするような質問に答えさせたりすることを禁止している」ADAの下で違法であると述べた[7]。
EAPへの強制的な紹介を検討する場合は、紹介にまつわる状況に留意し、紹介が職務に関連し、業務上の必要性に合致するものである場合、そのプログラムが医療またはメンタルヘルス情報の開示や評価を要求するものである場合に留意する。
結論
EAPは、雇用主にとっても従業員にとっても強力なツールとなり得る。メリットとベストプラクティスを念頭に置くことで、雇用主は従業員に対して、双方にとって価値のあるEAPプログラムを提供することができる。
[1] https://eapassn.org/page/FAQEAPA.
[2] https://www.mckinsey.com/industries/consumer-packaged-goods/our-insights/the-trends-defining-the-1-point-8-trillion-dollar-global-wellness-market-in-2024.
[3] https://cdn.ymaws.com/eapassn.org/resource/resmgr/eapa_standards_and_professio.pdf.
[4] https://lawfilesext.leg.wa.gov/biennium/2021-22/Pdf/Bills/Session%20Laws/Senate/5564-S.SL.pdf?q=20241115230900.
[5] https://www.eeoc.gov/foia/eeoc-informal-discussion-letter-7.
[6] https://www.eeoc.gov/newsroom/weis-markets-pay-75000-eeoc-sexual-harassment-disability-discrimination-suit.
[7] https://www.eeoc.gov/newsroom/eeoc-sues-weis-markets-sexual-harassment-and-unlawful-use-employee-assistance-program.
