I-9 절차를 조기에 시작하여 벌금을 피하세요. 다만 너무 일찍 시작하지는 마세요…

이전 게시물에서 언급한 바와 같이, 이민세관집행국(ICE)은 다년간 전략 계획의 일환으로 I-9 서류 검사를 적극적으로 추진하고 있으며 사상 최대 규모의 벌금(연간 약 1,250만 달러)을 부과하고 있습니다. 고용주들은 이러한 단속 활동 증가를 외면해서는 안 되며, 규정 준수를 강화하여 대응하는 것이 현명할 것입니다. 가장 중요한 관심사 중 하나는 고용 자격 확인서( Form I-9 )의 적시 작성입니다. 고용주는 신규 채용자와의 I-9 절차를 매우 짧은 기간 내에 완료해야 합니다: 섹션 1 (근로자 작성 부분)은 고용 첫날까지, 섹션 2 (고용주 작성 부분)은 고용 시작 후 3영업일 이내입니다. I-9 양식 지연 제출은 중대한 위반 사항에 해당합니다. 고용주는 선의로 준수하려 노력했다는 주장만으로 중대한 위반을 회피할 수 없습니다.

이러한 엄격한 요건에 대응하여 일부 고용주는 신규 채용자의 첫 근무일 이전에 I-9 절차를 시작하고 있습니다. 국토안보부(DHS)와 법무부(DOJ)는 이러한 접근 방식을 허용하지만, 조기 I-9 완료가 완벽한 해결책은 아닙니다. 실제로 고용주가 주의를 기울이지 않으면 새로운 위반 사항을 유발할 수 있습니다. 조기에 I-9 절차를 시작하려는 고용주를 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다:

• 구직자가 채용 제안을 수락한 후에야 I-9 양식 작성을 요청하십시오: 차별 금지 규정에 따라 고용주는 I-9 작성 여부를 기준으로 구직자를 선별하는 행위가 금지됩니다. 고용주는 먼저 해당 지원자를 채용하기로 결정해야 합니다. 구직자가 채용 제안을 수락한 후에야 고용주는 I-9 절차를 시작할 수 있습니다.
• 이 절차를 일관되게 시행하십시오: 채용 제안을 수락한 모든 개인에게 고용 첫날 이전에 I-9 절차를 시작하도록 요청하십시오. 선별적으로 조기 I-9 완료를 요청하는 경우 I-9 규정에 따라 차별 혐의 및 벌금이 부과될 수 있습니다.
• E-Verify사용 고용주는 I-9 양식 조기 작성 후 E-Verify 규정을 준수해야 합니다: E-Verify 사용 고용주는 I-9 양식 작성 완료 후 E-Verify 사례 조사를 개시할 수 있습니다. 고용 시작 전에 E-Verify 사례 조사가 개시되고 E-Verify 결과가 잠정적 미확인(“TNC”) 또는 DHS/SSA 보류 상태인 경우, 예정된 시작일까지 E-Verify 조사가 해결되지 않을 수 있습니다. 고용주는 신규 채용자가 E-Verify 프로그램이 허용하는 사례 조사 해결 기간 내에 있을 때 고용 시작을 지연할 수 없습니다.
• 고용 시작일보다 너무 일찍 I-9 절차를 시작하지 마십시오: I-9 양식의 조기 완료와 고용 시작 사이에 상당한 간격이 있어서는 안 됩니다. 상당한 시간 간격은 I-9 양식에 오류나 누락된 항목이 발생할 가능성을 초래합니다(예: 시작일이 알려지지 않았거나 변경될 수 있으며, 고용주가 I-9 양식 섹션 2를 정확한 정보로 업데이트하지 못할 수 있음). 또한 구직자가 마음을 바꿀 수 있어, 고용주는 직원으로 채용되지 않은 개인의 I-9 양식을 보유하게 될 수 있습니다. E-Verify를 사용하는 고용주의 경우, 법무부(DOJ) 및 국토안보부(DHS)의 E-Verify 모니터링 및 준수 부서는 고용주가 E-Verify를 오용하고 있다고 우려할 수 있습니다. 해당 기관들은 고용주가 합법적이고 수락된 채용 제안 이후 고용 허가를 확인하기보다는, 조기 I-9 및 E-Verify 완료를 통해 지원자를 선별하는지 여부를 조사할 수 있습니다.
• 신규 채용 직원은 고용 시작 후 3영업일 이내에 I-9 허용 서류 목록(신원 및 취업 자격 확인용) 중 목록 A 서류 1종 또는 목록 B 서류 1종과 목록 C 서류 1종을 제출할 수 있도록 허용합니다. I-9 규정에 따라 고용주는 고용 시작 후 최대 3영업일 이내에 신규 직원의 A목 또는 B목 및 C목 문서 정보를 입력하여 섹션 2를 완료할 수 있습니다. 신규 직원이 섹션 1에서 미국 내 취업 자격이 있음을 인증하더라도, 첫 근무일 전에 신원 및 취업 자격 증명 서류를 제출하지 않을 수 있습니다. 고용주는 신규 채용자에게 가능한 한 빨리 자신이 선택한 서류를 제출하도록 권장할 수 있습니다. 신규 채용자가 그렇게 하지 않을 경우, 최선의 방법은 신규 채용자에게 I-9 서류를 제출할 수 있는 전체 기간(고용 시작 후 영업일 기준 3일)을 허용하는 것입니다. 신규 채용자가 영업일 기준 3일이 끝날 때까지 적격 서류를 제출하지 않을 경우, 고용주는 I-9 확인 절차를 완료하지 못한 것을 이유로 해고할 수 있습니다.

마지막으로, 적시 완료는 I-9 규정 준수의 한 부분에 불과합니다. I-9 양식에 기재된 내용은 기재 시점만큼 중요합니다. 적시에 정확히 작성된 I-9 양식은 ICE의 I-9 검사 시 막대한 벌금을 피하는 핵심입니다.