코로나바이러스 시대의 소송과 관련된 개인정보 보호 및 절차적 문제

코로나바이러스 시대에 비즈니스 세계는 발맞추기 위해 분주하다. CARES 법안, 급여 지원, 사무실 폐쇄, 보건 안전 계획 등을 헤쳐나가며 경영진들은 해답을 찾고 있다. 소송 담당 변호사들도 현재 진행 중인 분쟁이 법정에서 언제, 어떻게 진행될지, 그리고 불확실한 시기에 소송을 제기하는 것이 추가적인 우려를 초래할 수 있는지 등에 대해 고객에게 조언하기 위해 고군분투하고 있다. 예를 들어 캘리포니아 일부 법원은 완전히 폐쇄되어, 금지 명령이나 기타 가처분 같은 전통적 해결책이 불가능한 긴급한 문제를 해결하기 위해 소송 변호사들이 창의적인 방안을 마련해야 하는 상황이다. 

사정을 더 복잡하게 만드는 것은 접근 방식의 통일성이 없다는 점이다. 일부 관할 구역에서는 줌(Zoom)이나 전화 회의를 통한 심리를 진행하는 반면, 다른 곳에서는 개별 판사에게 운영 결정을 맡기고 있다. 이러한 혼란 속에서, 대면으로 처리되던 심리, 증인신문, 고객 회의 및 기타 업무를 수행하기 위해 활용 가능한 기술 자원의 안전성과 보안, 그리고 이에 수반되는 위험에 대한 의문이 제기된다. 이를 염두에 두고 다음과 같은 실용적인 조언을 제시한다:

• 인기 있는 화상회의 플랫폼에 익숙해지세요. 코로나19로 회의 소프트웨어 도입이 가속화되었지만, 아직까지 시장 지배력을 확보한 단일 프로그램은 없습니다. 전국적으로 심문, 증인신문, 중재 및 기타 업무에 사용되는 플랫폼은 다음과 같습니다: Zoom, Cisco WebEx, Skype, Microsoft Teams. 기타 이용 가능한 플랫폼으로는 GoToMeeting, join.me, 심지어 Apple의 FaceTime도 있습니다. Zoom은 뛰어난 협업 기능을 갖추고 있으며 법원(공개적으로 운영되므로 회의에 대한 대중의 침입 가능성에 덜 민감할 수 있음)에서 빠르게 인기를 얻었지만, 비공개 절차의 경우 보안 문제를 더 중시하여 플랫폼을 선택할 것입니다.

• 개인정보 보호의 한계와 이용 가능한 보안 조치를 알아보세요보안 및 개인정보 보호 문제는 새로운 취약점이 발견되고 화상회의 플랫폼들이 소프트웨어 업데이트를 서두르면서 지속적으로 진화하고 있습니다. 전달될 정보의 성격을 신중히 고려하십시오. 일부 상황에서는, 예를 들어 영업 비밀이나 민감한 건강 정보를 다룰 때, 데이터 유출 위험과 잠재적인 HIPAA 위반 가능성이 가상 회의의 필요성을 능가할 수 있습니다. 특정 플랫폼이 HIPAA 준수를 주장할 수 있지만, 많은 플랫폼의 보안 위험 정도가 여전히 알려지지 않아 준수 여부는 확실하지 않습니다. 회의가 필요한 경우, 대부분의 플랫폼에서 일부 보안 및 개인정보 문제를 해결하기 위해 사용할 수 있는 최소한의 조치들이 있습니다:
  
  
  • 화상 회의 시작 전에 호스트가 반드시 참여하도록 하는 등 엄격한 호스트 통제 기능을 구현하십시오;
  • 화상 회의 참여 시 비밀번호를 요구하고, 비밀번호를 고유하게 설정하십시오;
  • 화면 공유 기능을 신중하게 제어하십시오;
  • 가능한 경우 대기실 옵션을 사용하십시오. 참가자는 먼저 별도의 통화에 참여하며, 회의에 참여하기 전에 호스트가 본인 확인을 완료할 때까지 대기해야 합니다.
  • 사전에 IT 담당자와 상담하십시오.

• 법정 절차 단계를 이해하여 증거 채택 문제를 방지하십시오. 모든 영상 증언 녹취 시작 시, 변호인은 증언의 증거 채택 가능성에 대해 기록상 합의해야 합니다. 예를 들어, 변호인은 다음 사항에 대한 합의서를 작성하는 것을 고려해야 합니다: (1) 사회적 거리두기 지침에 따른 영상 방식의 증언 녹취 실시, (2) 증인이 선서한 방식의 적절성, (3) 원격으로 선서를 하거나 이 원격 영상 방식으로 증언을 녹취했다는 이유로 증언의 증거능력에 대해 어떠한 이의도 제기하지 않을 것.

• 재판부와 화상회의 플랫폼에서 증거물 제출 절차를 숙지하십시오. 가상 심리 전환 과정에서 많은 법원이 화상회의 중 증거물 제출 절차를 발표하고 있으며 일부는 제출 절차를 변경하고 있습니다. 예를 들어, 달라스 카운티 법원은 최근 이 문제를 다루는 명령을 발표했습니다. 이와 함께 특정 화상회의 플랫폼을 사용하여 효과적으로 증거물을 제출하는 방법을 익히십시오. 이는 화면 공유 기능 사용을 포함할 가능성이 높습니다. 가능한 경우 사전에 법원 기록원과 협조하여 시험 운영을 진행하십시오. 증거물 제시 중 알림이 표시되지 않도록 증거물 관련 프로그램 외에는 모두 종료하십시오. 특히 이메일 프로그램은 반드시 종료해야 합니다. 화면 공유 중 이메일 알림이 표시되면 특권 통신이나 작업 결과물의 의도치 않은 공개 위험이 있습니다. 기술적 문제가 발생하더라도 당황하지 말고 차분히 대처하십시오. 증인신문의 경우, 신문 시작 전에 법원 기록원과 상대방 변호인에게 증거물을 공유하십시오.

요약하자면, 기업과 그 법률 대리인들은 코로나바이러스로 인한 부정적 영향의 위험을 완화하기 위해 지금 당장 개인정보 보호 및 보안 강화를 위한 모범 사례를 습득하는 것이 중요합니다. 권장 조치에 대한 자세한 내용은 담당 Foley 관계 파트너에게 문의하시기 바랍니다. 전 세계적 코로나바이러스 확산 추이를 모니터링하는 데 도움이 되는 추가 웹 기반 자료는 미국질병통제예방센터(CDC)및세계보건기구(WHO)웹사이트를 방문하시기 바랍니다. 

폴리는 다학제적·다관할권 팀을 구성하여 다양한 산업 분야의 이해관계자들에게 코로나바이러스 확산이 초래하는 법적·사업적 도전 과제를 해결할 수 있도록 풍부한 주제별 고객 자료를 마련하고 지원할 준비가 되어 있습니다. 이 어려운 시기에 귀사의 사업을 지원하기 위한 관련 동향, 통찰력 및 자료를 확인하려면 폴리의 코로나바이러스 리소스 센터를 방문하십시오. 이 콘텐츠를 이메일로 직접 수신하려면여기를 클릭하여양식을 제출하십시오.