코로나19로 인한 공급망 차질과 공급업체 및 서비스 제공업체의 대응 방식은 조달팀으로 하여금 팬데믹 기간 동안 부진한 성과를 보인 공급업체와의 거래를 중단해야 할지 재고하게 만들었습니다. 이와 관련해 제안 요청서(RFP) 절차는 상품 및 서비스 구매자가 새로운 공급 및 서비스 솔루션을 평가하는 데 여전히 유용한 도구로 활용되고 있습니다. 구매자의 RFP 접근 방식과 RFP와 함께 제출되는 표준 계약서를 개선할 수 있는지 검토하기에 지금보다 더 좋은 시기는 없습니다.
구매자가 RFP 절차를 주도할 경우, 팬데믹 이전에는 간과되었을 수 있는 계약 조항들을 협상하는 데 유리한 입장에 서게 됩니다. 향후 구매자가 특히 주의를 기울여야 할 몇 가지 조항으로는 불가항력, 편의에 의한 해지, 그리고 계약 정지가 있습니다.
- 불가항력. 구매자는 불가항력 조항이 공급자에게 불가항력 사건 발생 시 즉시 통지할 것을 요구하도록 해야 합니다. 또한 불가항력 조항은 공급자가 합리적인 기간 내에 계약 이행을 재개할 수 없는 경우 계약 해지를 허용해야 합니다. 더불어 구매자는 불가항력 사건의 범위가 적절히 제한되도록 해야 합니다.
- 편의에 의한 계약 해지. 코로나19 사태는 공급 및 서비스 계약 접근 방식에 유연성이 필요함을 부각시켰습니다. 편의에 의한 계약 해지는 상품 및 서비스 구매자에게 항상 중요했으나, 특히 공급 관계가 독점적이거나 특정 물량 공급 요구사항을 포함하는 경우, 구매자에게 유리한 일방적 편의 해지 조항과 합리적인 해지 통지 기간을 RFP(제안 요청서) 절차에서 공급업체 선정 시 핵심 조건으로 간주해야 합니다.
- 정지. 정지 조항은 불가항력 조항의 엄격한 문구에 의지하지 않고도 공급자의 이행 지연을 달성할 수 있다. 구매자 관점에서 이상적으로는, 정지 조항이 구매자에게 유리하게 작성되어 구매자가 공급 또는 서비스 계약상 이행의 정지를 어떠한 사유로든 허용하고, 구매자의 통지에 따라 계약상 이행이 재개되도록 규정해야 한다.
그 어느 때보다도 구매자의 표준 계약서를 RFP 문서와 동시에 발송하는 것이 필수적입니다. 특정 공급업체 선정 절차의 긴급성으로 인해 RFP 문서를 먼저 발송하고 표준 계약서는 추후에 보내는 유혹이 있으며, 경우에 따라서는 신규 공급업체가 선정된 후에야 표준 계약서가 제공되기도 합니다. RFP 절차 초기에 표준 계약서를 제공하고, 공급업체의 수정 사항(레드라인)을 RFP 응답의 일부로 요구하면 구매자는 계약 협상에서 더 많은 영향력을 행사할 수 있으며, 잠재적인 주요 계약 장애물을 조기에 파악할 수 있고, 향후 공급업체와의 협력 난이도를 미리 가늠할 수 있습니다.
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