401(k) 규정 준수 점검 #5: 401(k) 가입자가 분실물 상자에 들어가지 않도록 하기

지난달의 401(k) 규정 준수 점검에서는 401(k) 플랜이 플랜 가입자에게 보내야 하는 다양한 일반적인 통지에 대해 설명했습니다. 이번 달 규정 준수 점검에서는 401(k) 플랜이 플랜 가입자에게 연락이 닿지 않는 상황, 즉 "참가자 누락"을 처리하는 방법에 대해 집중적으로 다룹니다.

이 주제가 중요한 이유는 무엇인가요?

401(k) 플랜 스폰서에게는 수많은 신탁 책임이 있습니다. 하지만 노동부(DOL)의 관점에서 볼 때, 401(k) 플랜 계좌에서 가입자가 적시에 인출금을 받을 수 있도록 하는 것보다 더 근본적인 책임은 없을 것입니다. 이러한 인출금은 정상 은퇴 연령에 지급되거나, 잔액이 적은 경우 현금으로 인출되거나, 최소 인출금이 필요할 때 지급되는 형태가 될 수 있습니다.   

지난 몇 년 동안 DOL은 누락된 가입자에 대한 규정 준수 집행 활동을 강화해 왔습니다. 특히, DOL은 감사 절차를 통해 401(k) 플랜 분배금을 받을 자격이 있는 누락된 가입자를 찾지 않으면 상당한 벌금을 물게 될 것이라고 플랜 스폰서에게 압력을 가했습니다. 플랜 스폰서가 누락된 가입자를 찾기 위한 사전 조치를 취하도록 장려하기 위해 DOL은 "모범 사례" 형식으로 누락된 가입자 찾기에 대한 지침을 발표했습니다. DOL 지침의 모든 요소가 실행 가능하거나 적절한 것은 아닙니다. 그러나 이러한 요소를 실행하고 문서화하면 DOL 조사 대상이 될 경우 규정 준수 문제를 진지하게 고려하고 있음을 보여줄 수 있습니다.

노동부 지침에 대한 자세한 내용은 여기를 클릭하세요.

하지만 정말 문제가 있을까요?

퇴직 연령에 도달했지만 플랜 분배금을 요청하거나 받기 시작하지 않은 전직 직원을 발견했다면 참여자 누락 문제가 있을 수 있습니다. 잠재적 문제의 또 다른 징후는 전자 형식이든 종이 형식이든 파일에 있는 연락처 정보가 부정확하거나 불완전한 경우입니다. 마지막으로 반송된 우편물이나 현금화되지 않은 수표가 너무 많이 쌓여 있다면 문제가 있을 수 있습니다.

마을이 필요해

' 온 마을이 필요하다 '는 속담이 있듯이.. .. 누락된 참가자를 파악하기 위한 관행을 구현하는 데에도 동일한 접근 방식이 적용됩니다. 회사 규모와 직원 수에 따라 플랜의 기록 관리자와 함께 복리후생, 인사, 급여, 행정 서비스(예: 우편실 서비스) 및 정보 기술 담당자가 이전 직원의 연락처 정보를 최신 상태로 유지해야 할 수도 있습니다. 연락처 정보의 변경은 회사 전체와 플랜의 기록 관리자와 조율하고 공유해야 합니다.   

DOL의 모범 사례 예시

DOL에서는 누락된 참가자 문제를 해결하고자 하는 플랜 스폰서를 위해 약 30개의 광범위한 모범 사례를 확인했습니다. DOL의 모범 사례 지침에 따라 다음과 같은 사항을 고려할 수 있습니다:

"예방" 조치

1. 현재 및 은퇴한 참가자에게 주기적으로 연락하여 집 및 회사 주소, 전화번호(휴대폰 번호 포함), 가까운 친척/긴급 연락처 등 연락처 정보를 확인하거나 업데이트합니다.
2. 직원 퇴사 절차 중에 연락처 정보를 확인하거나 업데이트하고 계획에 항상 정확한 연락처 정보가 있는지 확인하는 것이 중요하다는 점을 강조하세요.
3. 다른 복리후생 플랜 및 회사 기록에서 참가자 연락처 정보를 확인하세요. 예를 들어 급여 기록이나 그룹 건강 플랜에 최신 정보가 있을 수 있습니다.
4. 계획 정보(예: 요약 연례 보고서, 참가자 진술서, 자료 수정 요약)를 제공할 때는 수신자가 업데이트된 연락처 정보를 제공하도록 유도하는 문구(굵게 표시하거나 강조 표시)를 포함하세요.
   

   팁: 

   • 무료 전화번호, 담당자 이메일 주소, 내부 웹 포털 또는 자체 주소 봉투가 포함된 양식을 제공하는 등 간편하게 처리할 수 있는 절차를 마련하세요. 
   • 복리후생, 인사 및 급여 부서의 업데이트 담당자와 플랜의 기록 보관자에게 업데이트된 연락처 정보를 공유할 책임자가 지정되어 있는지 확인합니다.
   • 회사 담당자(내부 통제 규정 준수를 담당하는 사람)를 지정하여 연락처 참가자 정보 업데이트 프로세스를 주기적으로 모니터링하거나 감사하여 해당 정보가 회사 전체 및 플랜의 기록 관리자와 정확하고 일관되게 유지되는지 확인합니다.
     
     
5. 401(k) 플랜 서비스 담당자가 가입자의 질문에 답변할 때 스크립트의 일부로 연락처 정보 확인 요청을 포함하도록 요구합니다. 이는 가입자의 401(k) 잔액에 인수/합병된 고용주의 플랜에서 이체된 금액이 포함된 경우 특히 중요할 수 있습니다. 마찬가지로, 참여자가 계속 진행하기 전에 연락처 정보를 확인하도록 관련 웹사이트를 설정할 수 있습니다.
   

   팁:

   • 기록 보관인 서비스 계약에 실종된 참가자를 찾는 과정에서 회사의 역할과 협력 의무를 다루는 조항을 협상하는 것을 고려하세요(물론 실종된 참가자를 찾는 것은 궁극적으로 회사의 책임이라는 점을 염두에 두세요). 
     
     
6. 회사의 행정 서비스 및 인사/복리후생 부서와 플랜의 기록 관리자가 함께 플랜 가입자에게 전달되지 않은 우편물 및 미현금 분배 수표를 신속하게 조사할 수 있는 프로세스를 구축합니다.
   

   팁: 

   • 회사 담당자에게 미현금 배포 수표 목록을 검토하고 회사의 참여 위치 누락 관행에 따라 수취인을 찾기 위한 조치를 취할 책임을 위임합니다.   
   • 주기적으로 프로세스를 모니터링하거나 감사할 다른 회사 담당자를 지정하세요. 

즉시 사용 가능한 아이디어("주의해서 다루기")

1. 소셜 미디어를 사용하여 개인에게 연락하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 하지만 소셜 미디어 연락처 정보는 신뢰할 수 없다는 점에 유의해야 합니다. 메시지가 의도한 수신자에게 전달된다는 보장은 없습니다. 메시지를 수신하더라도 개인이 이를 사기로 무시할 수도 있습니다. 또는 악의적인 행위자가 메시지를 수신하여 누락된 참가자의 요금제 배포를 사기로 시도할 수도 있습니다.
2. 회사에 등록된 수혜자 또는 비상 연락처(예: 배우자 또는 자녀)에게 연락합니다. 개인 안전상의 이유로 개인이 발견되기를 원하지 않는 상황이 있을 수 있다는 점을 고려하세요. 따라서 이러한 개인은 중개자 역할을 제안하더라도 연락처 정보 공유를 꺼릴 수 있습니다. 또한, 수혜자 또는 비상 연락처로 확인된 사람이 실종된 참가자의 최선의 이익을 염두에 두지 않을 수 있으며 부정하게 플랜 분배금을 수령하려고 시도할 수도 있습니다.

최후의 노력

1. 일정 기간 동안 참가자가 응답하지 않으면 부고 기사 또는 사망 검색(예: 사회보장 사망 지수)을 통해 참가자가 사망했는지 확인합니다. 사망한 경우 필요한 경우 지정된 수혜자를 찾아야 합니다. 
2. 상업용 위치 찾기 서비스, 신용 조회 기관 또는 온라인 공공 기록 데이터베이스(예: 부동산 세금 관련 데이터베이스)를 사용하여 실종된 참가자를 찾습니다. 이러한 서비스 및 데이터베이스 중 일부는 서비스 비용을 청구할 수 있다는 점에 유의하세요.

DOL의 모범 사례 중 실행 가능하거나 적절하다고 판단되는 것이 무엇이든 반드시 문서화하세요. 물론 일단 문서화하면 이를 따르세요. 이러한 모범 사례의 일부 또는 전부를 구현하면 누락된 참가자를 찾을 가능성이 높아질 뿐만 아니라(또는 문제를 완전히 예방할 수도 있습니다), DOL에서 조사를 위해 방문할 경우 선의로 규정을 준수했다는 증거를 확보할 수 있습니다.

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