401(k) 규정 준수 점검 #10: 마법의 단어 - 401(k) 플랜 SPD를 위한 모범 사례
고용주가 401(k) 플랜을 올바르게 관리할 수 있도록 2022년 Foley & Lardner LLP는 매월 "401(k) 규정 준수 점검" 뉴스레터 시리즈를 작성하고 있습니다. 이 문서에는 동급 최고의 401(k) 플랜 요약 계획 설명서(SPD) 초안을 작성하기 위한 몇 가지 팁이 포함되어 있습니다.
지난달의 401(k) 규정 준수 점검에서는 IRS의 401(k) 플랜 납입금 한도와 한도를 초과하는 납입금을 처리하는 방법에 대해 설명했습니다. 이번 달에는 401(k) 플랜 SPD 초안 작성을 위한 몇 가지 모범 사례를 제공합니다.
이 주제가 중요한 이유는 무엇인가요?
"플랜 문서가 지배한다"는 오래된 격언이 여전히 유효하지만, 401(k) 플랜 SPD의 내용은 다음과 같은 여러 가지 이유로 매우 중요합니다:
- ERISA에 따르면 플랜 관리자는 플랜 가입자가 이해할 수 있는 쉬운 용어를 사용하여 401(k) 플랜의 용어를 SPD에 정확하고 철저하게 설명해야 합니다;
- 401(k) 플랜에 따른 참가자의 혜택에 대한 권리는 플랜 문서가 지배한다는 규칙에도 불구하고, 참가자가 더 유리한 조건에 의존했음을 입증하거나 불분명한 플랜 조항을 해결할 수 있는 경우 법원은 플랜 문서보다 SPD에 의존하는 것을 허용하는 경우가 있습니다.
- 간단한 용어는 플랜 관리자가 401(k) 플랜의 약관을 해석하고 적용하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.
401(k) 플랜 SPD에 무엇을 포함해야 하나요?
아래 단계를 따르면 SPD가 법률을 준수할 뿐만 아니라 플랜 참여자에게 도움이 되고 플랜 관리 방식을 지원하는 데 도움이 될 것입니다.
- 아래 2단계부터 10단계까지 마법의 단어를 시작하기 전에 미리 알아두세요, 체크리스트 개발 및 사용 여기에는 다음이 포함됩니다:
- SPD의 콘텐츠에 대한 ERISA의 요구 사항. SPD 요구 사항의 주요 목록은 여기에서 확인할 수 있습니다.
- 아래의 나머지 모범 사례, 그리고
- 나만의 모범 사례. 예를 들어, 가입자가 401(k) 플랜의 특정 측면에 대해 일상적으로 질문하는 경우, 이는 SPD가 해당 플랜 조항을 제대로 설명하지 못하고 있으며 업데이트가 필요하다는 신호일 수 있습니다.
- 플랜 관리자의 재량 권한에 대해 논의해야 합니다.
- "플랜 관리자는 단독 재량에 따라 플랜의 약관을 해석 및 관리하고 사실 관계를 판단할 수 있는 재량권을 가지고 있습니다."이 문장에서 중요한 단어는 "재량권"이라는 점을 구체적으로 명시해야 합니다.
- 이 문구는 ERISA의 청구 및 이의 제기 절차를 준수하는 것과 함께 일반적으로 플랜 관리자의 결정이 법원에서 우선적인 검토 기준을 적용받을 수 있도록 허용합니다.
- 이것이 바로 우리가 말하는 마법의 언어입니다!
- 플랜의 청구 접수 및 소진 규칙을 명확하게 설명합니다.
- SPD는 청구 및 이의 제기 규칙을 명확하게 명시해야 합니다.
- SPD는 청구 및 이의 제기 절차가 즉각적인 혜택에 대한 청구뿐만 아니라 향후 혜택에 대한 권리 확인에도 적용됨을 명시해야 합니다.
- 참가자가 특정 혜택에 대한 청구뿐만 아니라 신탁 의무 위반과 관련된 청구에 대해서도 청구 및 이의 제기 절차를 완료해야 한다고 명시하는 것이 좋습니다.
- 소송을 제기할 수 있는 기한을 포함하세요.
- 최종 이의 제기 거부 통지를 받은 후 소송을 제기할 수 있는 기한을 명시합니다. 이의 제기 거부일로부터 6~12개월이 일반적인 기한입니다.
- 또한 청구 및 이의 제기 거부 서신에 이 기한을 알려야 합니다.
- SPD에 날짜를 기입하고 면책 조항을 포함하세요.
- 특정 기간과 관련된 버전이 무엇인지 명확히 하고 업데이트된 SPD 배포에 대한 ERISA의 시기 요건을 충족하고 있음을 알 수 있도록 SPD에 유효 날짜와 게시 날짜를 모두 포함하세요.
- SPD는 요약본일 뿐이며 모든 계획 조항을 포함하지 않으며, 불일치하는 경우 공식 계획 문서의 조건이 우선한다는 점을 항상 설명하고, 계획 문서 외부의 구두 또는 서면 커뮤니케이션으로 계획의 조건을 변경할 수 없다는 문구도 포함시키는 것이 좋습니다.
- "필수" 또는 "필수"가 있는 경우 그 결과를 설명하세요.
- 예를 들어, 참여자가 자동 등록 또는 승급을 거부하지 않거나 투자 선택을 하지 않거나 수혜자를 지정하지 않거나 기한을 놓치는 등의 경우 어떻게 되는지 명확하게 설명합니다.
- 이러한 유형의 설명은 참가자가 적시에 조치를 취하지 않았을 때 발생할 수 있는 결과를 이해하지 못했다는 모호함이나 주장이 제기될 가능성을 줄여줍니다.
- 누락된 참가자 및 수혜자, 현금화되지 않은 수표를 해결합니다.
- 누락된 참가자 및 미현금 수표에 대한 플랜의 처리 절차(예: 미현금 수표는 몰수되며, 나중에 참가자의 요청에 따라 복원되는 경우 이자 없이 재발행됨)를 최소한 일반적인 용어로 설명합니다.
- 또한 참여자와 수혜자가 플랜 관리자에게 자신의 주소를 알려주는 것이 중요하다는 점을 설명하세요.
- 상호 참조 및 기타 바로 가기 사용 를 사용하여 참가자를 돕습니다.
- 목차를 사용하여 참가자가 자신의 문제와 관련이 있을 수 있는 모든 섹션을 식별할 수 있도록 하세요.
- 주요 용어가 포함된 한 페이지 분량의 퀵 가이드를 전면에 배치하는 것을 고려해 보세요.
- 한 섹션의 언어가 다른 섹션의 영향을 받는 경우 다른 섹션을 참조하세요.
- 마찬가지로 전체 SPD를 읽고 일관성을 유지하세요(한 섹션에서는 한 가지를 말하고 다른 섹션에서는 다른 것을 말하지 않도록).
- 사이버 보안의 중요성을 강조합니다.
- SPD에 계정 보안과 관련된 모범 사례의 중요성에 대한 내용을 포함하세요.
- 참가자에게 DOL 온라인 보안 팁 목록을 안내하는 것이 좋습니다.
- 과오납 및 오류에 대한 플랜의 권리를 명시합니다.
- 플랜 관리자는 과오납금을 회수하고 오류를 정정하기 위해 가능한 모든 합리적인 조치를 취하거나 오류를 정정하지 않을 수 있는 권리가 있음을 설명해야 합니다.
- 급여에서 연기금이 올바르게 공제되고 있는지, 투자 선택이 올바른지 확인하기 위해 급여와 계좌 명세서를 확인하는 것은 참여자의 책임이며, 이와 관련하여 플랜의 실수와 관련된 오류를 수정할 의무에 대한 시간 제한(예: 특정 기간이 지나면 오류를 수정할 수 없음)을 포함시키는 것을 고려합니다. 이는 검증되지 않았기 때문에 다소 논란의 여지가 있지만 IRS의 수정 절차는 이러한 유형의 제한에 대한 여지를 남겨두고 있습니다.
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