견적서, 구매 주문서, 송장 등의 상업용 서식과 관련 약관은 공급망에서 흔히 사용되며, 종종 구매자와 판매자 간에 존재하는 유일한 계약서 역할을 합니다. 이러한 서식을 올바르게 사용할 경우, 당사자들의 합의 사항을 효율적으로 문서화하여 복잡한 계약 협상의 필요성을 피할 수 있습니다. 그러나 기업들은 종종 이러한 표준 판매 서류를 너무 가볍게 여기며, 상충되는 인쇄된 약관의 교환이 초래할 수 있는 결과를 제대로 고려하지 않습니다.
세계 경제가 노동력 부족, 공급망 차질, 가격 상승과 계속해서 씨름하는 가운데, 기업들은 견적서와 판매 약관(판매자용) 및 구매 주문서나 구매 약관(구매자용)을 신중하게 고려하는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 잘 구성된 약관은 양측이 위험을 관리하고 불필요한 비용을 피하는 데 도움이 됩니다. 본 글은 구매자와 판매자가 각자의 이익을 보호하기 위해 판매 문서에 포함해야 할 주요 약관 몇 가지를 개괄적으로 설명합니다.
공급망 내 구매자를 위한 핵심 용어
구매자는 공급업체가 신뢰할 수 있고 약속한 대로 납품하기를 기대합니다. 문제가 발생할 경우 구매자를 보호하기 위해서는 건전한 계약 조건이 필수적입니다.
1. 판매자 약관 면책
구매자가 흔히 빠지는 함정 중 하나는 판매자의 약관을 배제하지 못하는 것이다. 구매자와 판매자가 각각의 표준 약관을 구매 주문서, 청구서 및 확인서에 첨부하는 경우가 흔한데, 이 경우 어느 당사자의 약관이 적용되는지에 대한 모호성이 발생할 수 있다. 상품 판매 거래에서는 통일상법(UCC)의 '서식 간 충돌(battle of the forms)' 규칙이 적용되어 계약을 구성하는 조항을 결정합니다. 구매자는 두 가지 핵심 단계를 통해 서식 간 충돌에서 승리할 가능성을 높일 수 있습니다. 첫째, 구매자는 구매 주문서 조건에서 판매자의 약관을 명시적으로 배제해야 합니다. 둘째, 구매자는 판매자가 주문을 수락하고 이행함으로써 구매자의 약관을 수락한다는 내용을 포함시켜야 합니다.
2. 시간이 매우 중요하다는 점을 명시적으로 밝히십시오
오늘날 어려운 공급망 환경에서 안정적이고 시의적절한 납품에 의존할 수 있는 능력은 구매자에게 필수적입니다. 시간에 민감한 산업의 구매자는 시간과 수량 모두 "본질적 요소"임을 명시해야 합니다. "시간은 본질적 요소" 조항은 납품일과 요구 물량을 충족시키기 위해 필요한 모든 수단(예: 긴급 운송, 재고 은행 등)을 동원하여 시간 및 수량 조건을 준수할 책임이 판매자에게 있음을 명시해야 합니다. 상품 판매 계약에서는 계약서에 명시 여부와 관계없이 일반적으로 시간이 "본질적"으로 간주됩니다. 그러나 "시간이 본질적"이라는 조항을 포함하지 않을 경우, 판매자가 지연 납품을 정당화하거나 중대한 위반이 아니라고 주장할 여지를 제공할 수 있습니다.
3. 가격을 고정하거나 향후 가격 하락 가능성을 허용하세요
가격은 대부분의 계약에서 핵심 용어이며, 구매자와 판매자 모두에게 흔히 협상 대상이 됩니다. 현재의 인플레이션 환경을 고려할 때, 구매자는 가능한 한 가격이 안정적이고 고정될 것임을 확인해야 합니다. 명확히 정의된 가격 책정은 불확실성을 최소화하고 보다 정확한 예산 편성을 가능하게 합니다. 구매자는 구매 주문서에 고정 가격을 명시하는 조항을 포함시켜야 하며, 주문 발행 시 가격이 확정된다는 점도 명시해야 합니다.
4. 가격에 포함된 내용을 명확히 밝히세요
주문서상 정확한 지급 금액에 대한 분쟁 및 숨겨진 비용을 방지하기 위해, 구매자의 구매 주문서에는 기타 관련 비용이 총 가격에 포함되는지 또는 명시된 가격에 추가되는지 명확히 기재해야 합니다. 구매자는 구매 대금에 운송비, 배송비 및 긴급 운송비를 포함한 상품 관련 모든 비용이 포함됨을 명시하는 조항을 포함해야 합니다. 별도의 합의가 없는 한, 구매자는 또한 운송비에 모든 세금, 관세, 수입 관세 및 기타 비용이 포함됨을 명시해야 합니다. 이러한 문구는 판매자가 구매자가 예상하지 못한 부가 비용을 추가하거나 청구하는 것을 방지하는 데 도움이 될 것입니다.
5. 상계 조항 포함
상계 조항은 계약 관련 분쟁 발생 시 구매자가 판매자에 대한 지급을 보류할 수 있도록 허용합니다. 판매자의 배송 지연이나 손상된 상품 배송과 같은 문제가 발생할 경우, 이러한 조항은 구매자가 이전 주문에 대해 판매자에게 지급해야 할 금액을 후속 주문 대금에서 공제할 수 있는 유연성을 부여합니다. 구매 주문서에는 상계 조항을 포함시켜 이러한 유연성을 제공할 수 있으며, 이 조항에는 구매자가 정당한 분쟁으로 인해 다른 주문에 대한 대금을 보류하는 동안에도 판매자가 후속 주문에 대한 이행 의무를 계속해야 한다는 점을 명시해야 합니다. 이는 구매자의 비용을 절감할 뿐만 아니라, 구매자가 계속해서 주문을 받을 수 있도록 보장하며, 판매자와의 분쟁 해결 과정에서 구매자에게 협상력을 부여합니다.
6. 불가항력 조항을 엄격히 제한하여 규정한다
불가항력 조항은 일반적으로 상품이나 서비스를 제공하는 책임이 있는 당사자인 판매자에게 유리하게 작용합니다. 최근 사건들이 보여주듯, 예상치 못한 공급망 차질을 극복하는 능력은 대기업과 중소기업 모두에게 매우 중요합니다. 자연재해, 노동 또는 공급 중단, 팬데믹과 같은 예기치 못한 사건이 발생할 경우, 계약 당사자들은 계약 조건을 이행하지 못하는 상황을 면책해 줄 수 있는 불가항력 조항을 찾습니다. 구체적인 조항 내용에 따라 불가항력 조항은 지연이나 이행 자체를 면책할 수 있습니다.
구매자는 자신에게 유리하고 보호가 되는 불가항력 조항을 작성할 수 있습니다. 이행 면제 또는 지연을 유발하는 사건에 대해 조항이 명확하도록 함으로써, 구매자는 조항에 명시적으로 포함되지 않은 위험에 대한 책임을 회피하기 위해 포괄적 표현을 사용하는 판매자의 능력을 제한할 수 있습니다. 구매자는 또한 노동력 또는 자재 부족과 같이 일반적으로 판매자가 위험을 부담해야 하는 사건들을 불가항력 적용 범위에서 제외하도록 노력해야 합니다. 이를 통해 판매자가 구매자의 의견상 이행 면책 사유가 되어서는 안 되는 사건에 대해 불가항력 주장을 할 가능성을 최소화할 수 있습니다.
불가항력에 의한 계약 불이행 방어에 관한 자세한 내용은 본 시리즈의 이전 기사를 참조하십시오 계약 이행에 대한 세 가지 주요 항변: 불가항력, 상업적 실행 불가능성, 목적의 좌절.
7. 강력한 보증 보호 조항 포함
당사자 간 책임 분담에 부합하는 강력한 보증 조항을 포함하면 특정 주문에 문제가 발생할 경우 구매자에게 구제 수단을 제공합니다. 최소한 구매자는 판매자가 자사 상품이 결함이 없으며, 구매자의 사양을 충족하고, 상품성이 있으며, 의도된 목적에 적합함을 보증하도록 해야 합니다. 자사 고객에게 재판매하는 상품에 대해 보증을 제공하는 구매자의 경우, 공급업체와의 계약에 강력한 보증 조항을 포함하면 고객의 보증 청구로 발생한 보증 비용을 전가할 수 있습니다.
8. 완전히 보장받고 있는지 확인하세요
판매자의 보증 위반으로부터 보호하기 위해 구매자는 계약 조건에 가능한 구제 수단을 명시해야 합니다. 보증 위반에 대한 일반적인 구제 수단은 판매자가 상품을 수리하거나 교체하거나, 구매자의 단독 선택에 따라 상품 대금을 환불하는 것입니다. 이러한 구제 조항 외에도 구매자는 판매자의 보증 위반으로 인해 발생하는 모든 비용을 판매자가 구매자에게 보상하도록 요구하는 배상 조항을 포함해야 합니다.
구매자는 또한 계약서상 판매자의 계약 위반 시 구매자가 손해배상을 청구할 수 없도록 제한하는 조항이 포함되지 않았는지 확인해야 합니다. 특히 현재와 같은 경제 환경에서는 자재 및 인력 부족으로 인해 발생할 수 있는 수많은 잠재적 문제들로 인해 이러한 손해배상 청구가 특히 중요합니다. 판매자가 납품을 이행하지 못해 구매자가 손실을 입은 경우, 판매자에 대한 청구권을 행사할 수 있다면 구매자가 판매자의 불이행으로 인한 피해를 전적으로 감당하지 않도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.
대부분의 경우 판매자의 약관에는 간접적 손해배상 청구권—특정 위반으로 직접 발생하지 않은 손해(예: 이익 손실, 제3자 청구, 이자 등)—가 배제됩니다. 구매자의 경우 구매 및 대금 지급이 유일한 의무이므로, 대부분의 의무를 부담하는 판매자에 비해 과실 위험이 낮습니다. 따라서 상호 손해 배상 면책 조항이 공정한 접근법으로 보일 수 있더라도, 구매자는 가능한 경우 당사자들의 배상 가능 손해액을 제한하는 약관에 동의하지 않아야 합니다. 간접 손해가 배제될 경우, 구매자는 판매자의 위반으로 인해 발생한 자사 고객에 대한 모든 의무를 이행하지 못할 수 있습니다. 간접 손해 배제를 피할 수 없는 경우, 구매자는 배상 의무에 대한 예외 조항을 요구해야 하며, 가능하다면 판매자의 고의 또는 중대한 과실로 인한 손실에 대해서도 예외를 적용받아야 합니다.
9. 탈출구를 마련해 두세요
구매자는 배송 전 언제든지 편의상 주문을 취소할 수 있도록 하는 강력한 취소 조항을 포함하거나, 판매자가 계약을 중대하게 위반할 경우 구매자가 언제든지 주문을 취소할 수 있도록 허용해야 합니다. 구매자는 취소 시 판매자의 실제 비용으로 책임을 명시적으로 제한해야 합니다. 취소 조항을 포함함으로써 구매자는 판매자와의 관계가 계획대로 진행되지 않을 경우 탈출구를 확보하게 됩니다.
공급망 내 판매자를 위한 핵심 용어
예상할 수 있듯이, 판매자는 판매 약관을 작성할 때 위에서 열거한 조건들의 반대되는 내용을 제공하려 할 것입니다. 판매자는 구매자의 구매 주문을 수락하기 전과 자체 판매 약관을 작성할 때 몇 가지 구체적인 조건들을 염두에 두어야 합니다.
1. 구매자의 약관 거부
많은 경우 판매자는 구매자의 구매 주문서에 첨부된 조건을 거부하고 거래에 판매자의 조건이 적용되도록 요구하는 것이 최선의 이익입니다. 이를 달성하기 위해 판매자는 판매 조건에 구매자의 해당 조건 수락을 명시적으로 조건으로 하는 문구를 포함해야 합니다. 이렇게 하면 판매자가 구매자가 적절히 제출한 구매 주문서 조건을 수락하지 않으며, 판매자의 양식이 새로운 제안임을 명확히 할 수 있습니다. 판매자의 조건에는 또한 자사 조건이 구매자의 조건보다 우선하며, 판매자의 이행이 구매자의 조건 수락이나 판매자 조건의 수정으로 간주되지 않는다는 내용도 명시해야 합니다.
2. 가격 유연성 반영
구매자는 가능한 한 가격을 고정시키려 할 것이지만, 판매자는 원자재 비용이 상승할 경우를 대비해 가격 조항에 유연성을 반영하려 할 것입니다. 이러한 조항은 판매자가 불리한 판매 가격에 얽매이는 것을 방지할 뿐만 아니라, 인건비 및 자재비 상승에 직면했을 때 가격을 인상할 수 있는 유연성을 부여할 수 있습니다. 가격 유연성은 자동 지수 기반 가격 조정 메커니즘 구축, 가격 유효 기간 단축, 기타 정기적 가격 인상 규정 등 다양한 방식으로 달성할 수 있습니다. 이러한 메커니즘에 대한 추가 정보와 세부 사항은 당사 기사 인플레이션 문제: 공급망 내 인플레이션에 대응하기 위한 기업의 4가지 핵심 방안를 참조하십시오.
3. 보증의 부인
판매자가 고객에게 제공하는 보증은 회사마다 다를 뿐만 아니라 판매되는 제품에 따라 달라집니다. UCC(통일상법)에 따르면, 구매자는 판매자가 계약서에 눈에 띄는 면책 조항을 포함시키고 해당 조항이 상품 구매 전에 구매자에게 제공되지 않는 한 묵시적 보증을 신뢰할 수 있습니다. 눈에 띄는 보증 면책 조항(일반적으로 대문자와 굵은 글씨체로 표기)을 마련하면 구매자가 특정 보증 면책 조항이 적용되지 않는다고 주장하는 것을 방지할 수 있으며, 따라서 판매자가 잠재적 보증 청구에 대한 노출을 제한하는 데 도움이 됩니다. 보증 위반으로 인해 발생할 수 있는 높은 비용을 고려할 때, 적절한 면책 조항은 판매자가 비용을 관리하는 데 크게 도움이 될 수 있습니다. 그러나 이러한 면책 조항을 작성할 때는 판매자의 보증 면책 능력이 소비자 대상 판매와 다른 상인 대상 판매에 따라 다르다는 점을 염두에 두어야 합니다.
4. 포괄적인 불가항력 조항 포함
공급망 차질이 빈번한 오늘날의 환경에서 불가항력 조항은 그 어느 때보다 중요합니다. 구매자는 불가항력 조항을 좁게 해석하고자 할 것이지만, 판매자는 일반적으로 통제 범위를 벗어난 다양한 상황에서 자신의 이행 의무를 면제받을 수 있도록 폭넓은 불가항력 조항을 원할 것입니다. 판매자는 열거된 사건에만 한정되지 않는 포괄적 조항이 마련되도록 해야 합니다. 포괄적 조항은 예상치 못한 사건으로 인해 계약상 의무를 제때 이행하지 못하거나(또는 전혀 이행하지 못할 경우) 판매자가 손해배상 책임을 지지 않도록 보장하는 데 도움이 됩니다. 판매 당사자는 자사 사업이 직면한 중대한 위험 요소를 신중히 검토하고, 이를 포괄적인 불가항력 조항에 포함시켜야 합니다.
5. 책임 제한
책임 제한 조항은 판매자에게 매우 중요합니다. 공급 계약에서 흔히 포함되는 조항은 결과적, 간접적, 부수적 및/또는 특별 손해 배상을 명시적으로 배제하며, 판매자(때로는 구매자도 포함)가 부담해야 할 손해 배상액에 상한선을 설정하는 경우가 많습니다. 상품 판매자에게 이 조항은 잠재적 위험 노출을 평가하고 제한하는 핵심 요소입니다. 판매자가 계약을 이행할 수 없는 상황이 발생할 경우, 구매자에게 결과적 손해배상금을 지급하지 않는 것은 판매자가 부담해야 할 손해배상금 규모에 상당한 차이를 만들 수 있습니다. 이러한 이유로 판매자는 가능한 한 많은 잠재적 청구에 대해 손해배상 책임을 제한하는 조항을 포함시켜야 합니다.
6. 소유권과 손실 위험에 대해 명확히 하십시오
판매자로부터 구매자로의 소유권 및 손실 위험 이전 시점은 구매마다 크게 다릅니다. 그러나 이러한 이전 시점을 명확히 정의하는 것은 운송 중 상품에 문제가 발생할 경우 책임 소재를 둘러싼 향후 분쟁을 제한하기 때문에 중요합니다. 소유권과 손실 위험 이전 시점을 명확히 하는 것은 판매자가 제품 배송 비용을 관리하고 예상치 못한 지출을 피하는 데에도 도움이 됩니다. 현재 대부분의 기업은 소유권과 손실 위험이 판매자에서 구매자로 언제 정확히 이전되는지 규정하는 '인코텀즈(Incoterms)'를 참고합니다. 이러한 표준 약관 중 하나를 적용하면 판매자와 구매자 모두에게 명확성을 제공하고 향후 분쟁을 예방할 수 있습니다.
결론
공급망 차질, 노동력 부족, 가격 인상 및 경제적 불확실성을 관리하는 과정에서 구매자와 판매자 모두 판매 관련 문서를 재검토하여 각자의 이익을 보호하는 강력한 조항이 포함되어 있는지 확인해야 합니다. 조항에 대한 철저한 검토 및 수정은 위험 관리를 지원하고 비용을 절감하는 데 도움이 될 것입니다. 본 검토 과정에서 Foley & Lardner가 귀사를 어떻게 지원할 수 있는지에 대한 자세한 내용은 본 기사 작성자에게 문의하십시오.
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