올림픽과 달리, 회사의 401(k) 플랜에 대한 양식 5500 제출은 매년 이루어지며, 일반적으로 역년 기준 플랜의 경우 7월 31일까지, 기한 내 연장 신청을 한 경우에는 10월 15일까지 제출해야 합니다. 제출 기한이 아직 다가온 경우나 향후 연도 제출 시, 플랜 스폰서는 아래 조언을 따라 금메달 기준(어떠한 벌금도 없이 승인된 신고서)에 부합하도록 준비해야 합니다.
제때 제출하고 제때 대응하기 – 꾸준히 달리되 필요할 때는 전력 질주하라
올해 초에 상세히 설명한 바와 같이, 양식 5500은 계획 연도 종료 후 7번째 달의 마지막 날까지 제출해야 합니다. 필요한 경우, 계획 후원자는 정상 제출 기한까지 또는 그 이전에 IRS 양식 5558을 제출함으로써 최대 2개월 반까지의 일회성 연장을 받을 수 있습니다. 연도 기준 플랜의 경우, 일반적으로 5500 양식은 7월 31일까지 제출해야 하며, 기한 내 연장이 신청된 경우에는 10월 15일까지 제출해야 합니다.
하지만 신고를 늦게 하면 어떻게 될까요? 정말 그렇게 심각한 결과가 따를까요? 법적으로 노동부(DOL)는 오랫동안 상당한 벌금을 부과할 수 있는 법적 및 규제 권한을 보유하고 있습니다. 예를 들어, 12년 전 DOL은 하루 최대 1,100달러의 벌금을 부과할 권한이 있었는데, 이는 100일 늦게 제출된 보고서에 대해 10만 달러가 넘는 벌금이 부과될 수 있음을 의미했습니다. 그럼에도 실제 운영에서는 DOL이 제출 건당 벌금 상한선을 5만 달러로 제한했습니다. 여전히 상당한 금액이지만, 이 오랜 관행은 이해하기 쉬웠고 쉽게 계산할 수 있었습니다.
그러나 적어도 지난 1년간 노동부는 정책을 급격히 전환했다. 일일 벌금이 최대 2,670달러로 인상되면서, 노동부는 어느 시점에서 5만 달러의 최대 벌금 상한선을 폐기하기로 결정했다. 대신 노동부는 이제 8개월만 늦게 제출된 보고서에도 건당 20만 달러에 육박하거나 때로는 이를 초과하는 지연 제출 벌금을 정기적으로 부과하고 있다. 노동부가 이러한 사례에 대해 관대함을 주장할 수 있지만, 일일 실질 벌금이 700~800달러인 상황에서 기술적으로는 부과 가능한 금액의 3분의 1도 채 되지 않음에도 불구하고, 노동부 집행 결정권자들은 이제 더 이상 관대함을 베풀지 않고 있다.
그렇다면 벌금을 완전히 피하거나 부과된 경우 그 영향을 완화하려면 어떻게 해야 할까요?
가장 중요한 것은 마감 직전까지 기다리지 않는 것입니다. 이는 마감일보다 훨씬 일찍 신고하는 것을 의미할 수도 있지만, 조기 또는 기한 내 신고를 위해 준비해야 할 사항을 역산하여 결정하는 것을 의미하기도 합니다. 일반적으로 여기에는 귀사 계획의 감사 보고서 준비가 포함되며, 감사인은 연중 후반, 특히 마지막 분기에 바빠지는 경향이 있으므로, 감사 보고서를 제때 확보하기 위해 감사인과 일찍, 가급적이면 1분기나 2분기에 협업해야 합니다. 제출 마감일까지 해당 보고서를 준비하지 못하면 진퇴양난에 빠지게 됩니다. 감사 보고서 없이 제때 제출하거나, 감사가 완료되어 보고서를 첨부할 수 있을 때까지 제출을 미루는 선택지뿐입니다. 이 상황에서 어떻게 해야 하는지에 대해서는 의견이 분분합니다. 일부 감사인은 보고서가 1~2개월 내로 곧 도착할 것 같다고 판단되면 보고서 없이 제출할 것을 권장하기도 합니다. 어떤 결정을 내리든, 노동부가 질문을 시작하면 신속히 대응해야 합니다. 노동부는 감사 결과를 기다린다는 기업의 변명에 거의 또는 전혀 동정심을 보이지 않았습니다. 결론적으로, 이러한 난관을 피하고 모든 것을 제때 준비하는 것이 최선의 방법입니다.
또한 노동부(DOL)의 질문, 거부 또는 기타 의심스러운 조치는 달리기 선수의 출발 신호탄처럼 즉각적인 대응이 필요합니다. 노동부가 제출이 늦었다고 주장하고 귀하가 이에 동의하지 않는다면 신속히 답변하십시오. DOL이 벌금을 부과하되 합리적인 사유를 제시하여 벌금을 면제하거나 감경할 기회를 준다면 신속히 대응하십시오. DOL이 귀하의 양식 5500에 오류가 있어 수정해야 한다고 통보한다면 신속히 대응하십시오. 이러한 문의에는 일반적으로 마감일이 주어집니다(보통 30~45일). 이는 설명하거나 벌금을 없애거나 줄일 수 있는 유일한 기회일 수 있습니다. 또한 대응 방식도 고려하십시오. 서면으로 답변하는 것은 기록상 유리하지만, 답변이 이메일로 DOL 담당자에게 직접 전달된다는 확신이 없다면 담당자에게 직접 전화하는 것도 고려하십시오. 여러 경로를 통한 연락은 귀하의 의견이 전달되도록 보장하고 해당 문의를 진지하게 받아들이고 있음을 보여줍니다.
감사 의견서 – 작성 완료 후 적절히 보관하세요
이전에도 양식 5500을 작성하거나 완료한 경험이 있는 사람들은 종종 전년도 제출 서류를 본연이나 출발점으로 삼아 당해 연도 또는 다음 연도 제출을 시작하거나 활용합니다. 특히 계획 운영이나 양식 5500 자체에 큰 변화가 없는 경우 이러한 접근 방식은 합리적입니다. 그러나 불행히도 양식 5500 작성 방식은 때로 변경되므로, 귀하 또는 담당자는 지침을 검토하여 새로운 사항이 있는지 확인하고 기록 관리자와 감사인과 긴밀히 협력하여 양식 또는 관련 지침에 대한 업데이트(간접적인 변경 사항 포함)가 있는지 문의해야 합니다.
예를 들어, 스케줄 H, 파트 III, 라인 3(a)에서 회계사 의견의 올바른 유형을 선택해야 합니다. "수정 없음" 또는 "의견 유보"를 선택하는 규칙이 몇 년 전에 변경되었기 때문입니다. 감사 기준서 136(SAS 136)이 발표되기 전에는, 401(k) 및 유사한 플랜의 감사인이 종종 "면책"을 선택했습니다. 예를 들어, 감사가 다른 자격을 갖춘 기관에 의해 효과적으로 감사 및 인증된 특정 자산을 포함하지 않았기 때문입니다. 그러나 2021년 12월 15일 이후 종료되는 연도부터 SAS 136은 위와 같은 상황을 변경하였으며, 다른 사실이 없는 한 이러한 상황에서는 "수정 없음"란에 체크해야 함을 의미합니다. 5500 양식 작성을 지원할 수 있는 감사인(및 기타 관계자)과 상기 선택 사항을 검토해야 하지만, 노동부(DOL)는 회계사 의견 선택 항목과 실제 의견서(5500 양식에 첨부)를 교차 확인하며, 양자 간 불일치가 발견될 경우 제출을 즉시 거부하거나 질의를 제기할 것입니다.
이메일 도착 – 올바른 주소로 신속하게 전달하세요
양식 5500은 반드시 전자적으로 제출해야 하지만, 노동부(DOL)의 질의는 초기 단계에서 적어도 우편으로 양식 자체에 기재된 주소(2a항)로 발송되는 경우가 많습니다. 따라서 단순하고 무해해 보이는 이 정보가 질의가 제기되면 매우 중요해집니다. 정확성을 확인하는 것 외에도, 본사, 지점 및 사무실 위치가 변경될 수 있으므로, 해당 주소로 발송된 우편물이 회사 내 핵심 담당자에게 도달하는 데 걸리는 시간을 반드시 조사하십시오. 전국에 사무실과 지점을 둔 기업의 경우, 우편 처리 지연은 큰 혼란을 초래할 수 있습니다. DOL의 질의는 거의 항상 마감 기한(일반적으로 30~45일)이 동반되므로, 해당 문서가 본사로 전달되는 데 몇 주가 소요된다면 해당 절차를 개선하거나 양식 5500의 주소를 업데이트하여 더 빠르게 수신할 수 있도록 해야 합니다. 우편 테스트를 실시하는 것은 소요 시간과 지연을 확인하여 질의에 답변할 수 있는 시간을 가늠하는 한 가지 방법이며, 우표 값(혹은 두 장)을 투자할 만한 가치가 있습니다.
