점점 더 복잡해지는 글로벌 규제 환경 속에서 기업들에게 효과적인 국경 간 내부 조사 수행은 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 규제 당국의 강화된 감시와 다양한 법적 환경 속에서 내부 조사를 진행하려면 정밀성, 문화적 이해, 그리고 다양한 법적 체계에 대한 깊은 통찰이 필요합니다. 내부 조사 과정에서의 실수는 기업을 추가적인 법적, 평판적, 재정적 위험에 노출시킬 수 있습니다. 철저하고 체계적으로 관리된 조사를 수행함으로써 기업은 규정 준수를 보장하고 위험을 완화하며 주요 이해관계자들 간의 신뢰를 강화할 수 있습니다.
내부 조사를 수행하는 이유는 무엇인가?
내부 조사는 기업이 부정행위 혐의를 접수했을 때 발생한 사실 관계를 규명하고, 필요한 경우 적절한 시정 조치를 마련할 수 있는 수단이다. 미국 법무부(DOJ)의 기업준법프로그램 평가(ECCP)에 따르면, "잘 설계된 준법 프로그램의 핵심은 직원들이 의심되거나 실제 발생한 부정행위에 대한 혐의를 익명 또는 비밀리에 신고할 수 있는 효율적이고 신뢰할 수 있는 메커니즘이 존재하는 것"이다. ECCP는 검찰관들에게 "해당 불만 사항의 처리 절차, 즉 적절한 담당자에게의 불만 전달, 철저한 조사의 시기적절한 완료, 그리고 적절한 후속 조치 및 징계 등을 평가하라"고 지시합니다. 따라서 내부 조사는 효과적인 기업 준법 프로그램의 핵심 요소입니다.
효과적인 조사 수행 방법
우선, 성공적인 국제 조사의 기본 원칙은 견고한 내부 조사와 유사합니다. 기업은 네 가지 핵심 원칙을 준수함으로써 국제 조사의 복잡성을 일관되고 효과적으로 헤쳐나갈 수 있습니다:
- 독립성이란 조사관이 외부 압력이나 편향으로부터 자유롭게 활동해야 함을 의미한다. 독립성을 평가할 때 핵심 질문은 다음과 같다: 조사관 선정과 조사 감독 결정이 당신의 조사 결과를 반박할 수 있는 입장에 있는 사람에게 어떻게 인식될 것인가?
- 객관성/공정성은 조사 결과가 선입견이 아닌 사실에 근거함을 의미합니다. 기업과 조사관은 보고/주장을 공정하고 객관적으로 평가하며 조사를 수행하고 있는지 스스로 자문해야 합니다. 중대한 주장이 '경솔한' 불만 속에 묻힐 수 있음을 명심하십시오.
- 철저함은 모든 관련 정보가 고려되도록 보장하여, 정보에 입각하고 근거가 확실한 발견과 결론으로 이어집니다. 조사 절차는 혐의의 성격에 맞춰 조정되어야 하지만, 모든 관련 사실을 완전하고 공정하게 밝혀내기 위해 필요한 만큼 광범위해야 합니다. 모든 잠재적 대상과 각 대상이 절차의 철저함을 어떻게 인식할지 고려하는 것은 추가 절차를 수행해야 할지 평가하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 기밀성은 민감한 정보를 보호하여 우려 사항을 안전하게 보고할 수 있는 환경을 조성하고, 특권 자료 및 절차의 무결성을 보장합니다. 조사 초기 단계에서 조사 과정과 결론에 대해 특권을 주장할 가능성이 있는지 여부를 고려하는 것이 중요합니다. 조사 시작 시점부터 조사 전 과정에 걸쳐 기밀성 유지 등 필요한 조치를 취해야 합니다. 건전한 조사 기법에는 증인으로부터 독립적이고 오염되지 않은 사실 관계를 확보하고 증거 멸실을 방지하는 것이 포함됩니다.
내부 조사는 항상 어려운 작업입니다. 국제적 또는 국경을 넘는 조사는 그 위험성을 더욱 높입니다. 아래에 제시된 다섯 가지 핵심 단계와 모범 사례를 통해 기업이 국제적 내부 조사를 효과적으로 관리하고, 이러한 복잡한 문제를 정직성과 투명성을 바탕으로 해결할 수 있도록 합니다.
1. 현지에서 신뢰할 수 있는 법률 자문 확보
국제적 조사에서는 현지 법률 전문가의 참여가 필수적입니다. 이들은 해당 관할권의 법적 환경, 문화적 미묘함, 특정 규정을 깊이 이해하고 있기 때문입니다. 현지 변호사는 본사 소재국과 다른 복잡한 법률을 헤쳐나가며 규정 준수를 보장하고 법적 위험을 최소화합니다. 현지 관습과 관행에 대한 그들의 지식은 효과적이면서도 문화적으로 적합한 조사 전략을 수립할 수 있게 하여 현지 당국 및 이해관계자들과의 협력을 촉진합니다. 또한 현지 전문성은 법적 위험에 대한 조언을 제공하고 전 과정에 걸쳐 기밀을 유지함으로써 기업의 이익을 보호하는 데 기여합니다. 궁극적으로 현지 변호사를 활용하면 조사의 신뢰성과 효율성이 강화되어 기업이 글로벌 차원에서 문제를 보다 성공적으로 해결할 수 있습니다.
시작하기에 좋은 곳은 당사의 파트너사인 Concilium Compliance, Investigations & Defense Network로, 이들은 기업 고객에게 신뢰할 수 있는 전문가들을 제공합니다.
2. 데이터 개인정보 보호법에 유의하십시오
국제 내부 조사 시 데이터 개인정보 보호법을 고려하는 것은 규정 준수를 보장하고 조사의 무결성을 보호하는 데 매우 중요합니다. 미국의 데이터 개인정보 보호법은 접근 방식과 범위 모두에서 다른 관할권의 데이터 개인정보 보호법과 크게 다릅니다. 미국의 법적 체계는 포괄적인 국가 표준보다는 특정 산업별 규제에 초점을 맞춘 연방 및 주 법률의 모자이크 형태로 특징지어집니다. 이는 의료 분야의 건강보험이동성 및 책임법(HIPAA)이나 소비자 데이터 분야의 캘리포니아 소비자 개인정보 보호법(CCPA)과 같은 법률로 인해 산업별로 개인정보 보호 수준이 크게 달라질 수 있음을 의미합니다.
미국 데이터 개인정보 보호법과 달리, 유럽연합의 일반 개인정보 보호 규정(GDPR)이나 중국의 개인정보 보호법(PIPL)과 같은 규정은 개인정보의 수집, 저장 및 처리 방식에 대해 더 엄격한 통제를 시행합니다. 이러한 차이는 내부 조사에 다양한 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어, 조사 기간 동안 데이터를 보존하기 위한 법적 보존 조치(legal hold)는 개인 데이터 보유를 최소화하도록 요구하는 일부 관할권의 규칙에 따라 평가되어야 합니다. 마찬가지로, 국내 내부 조사에서 흔히 행해지는 직원 이메일 검토 관행은 회사 관리 이메일 시스템에서조차 직원의 개인 메시지를 보호하는 일부 관할권의 규정을 고려하여 접근해야 합니다.
데이터 전송 역시 민감한 문제다: PIPL은 GDPR과 유사하게 개인 데이터 처리 전 명시적 동의를 요구하며, 데이터 보호 책임자(DPO) 임명을 의무화하고 국경 간 데이터 전송에 대한 세부 규정을 설정한다. 또한 위반 시 엄중한 처벌을 부과함으로써 기업이 데이터 프라이버시를 최우선으로 고려해야 할 필요성을 강조한다. 중국의 규제는 개인의 프라이버시와 국가 안보를 동시에 중시하는 보다 중앙집권적이고 국가 주도적인 접근 방식을 반영하여, 글로벌 기업들에게 추가적인 규정 준수 과제를 안겨주고 있습니다.
외국 개인정보 보호법을 무시하거나 오해할 경우 벌금 및 제재를 포함한 중대한 법적·재정적 후과를 초래할 수 있습니다. 조사관이 절대 해서는 안 될 일은 고객이나 회사에 새로운 문제를 야기하는 것입니다. 규정을 숙지하고 준수하십시오.
3. 특권 문제를 고려하십시오
미국과 다른 많은 국가들 사이에서 변호사-의뢰인 비밀유지 특권 규정은 크게 달라, 변호사와의 의사소통에 대한 보호 수준도 상이합니다. 미국에서 변호사-의뢰인 비밀유지 특권은 의뢰인과 변호사 간 의사소통의 기밀성을 보호하는 강력한 원칙으로, 효과적인 법률 대리 수행에 필수적인 개방적이고 솔직한 대화를 장려합니다. 이 특권은 일반적으로 법률 자문을 구하기 위한 목적으로 이루어진 모든 의사소통에 적용되며, 조사 목적이 의뢰인에게 법률 자문을 제공하는 것인 경우 변호사가 수행하거나 지시하는 내부 조사도 일반적으로 보호합니다.
그러나 많은 국가들은 변호사-의뢰인 비밀유지권에 대해 더 좁은 관점을 취하거나 제한적인 보호를 제공한다. 예를 들어 독일에서는 변호사-의뢰인 비밀유지권이 인정되지만 절대적이지 않으며, 잠재적 집행 조치 과정에서 변호사의 의뢰인 파일 수색에 항상 적용되지는 않는다. 2017년 뮌헨 검찰은 폭스바겐 AG의 법률 대리인인 존스데이(Jones Day) 사무실을 급습해 내부 조사 관련 문서를 압수했다. 독일 연방헌법재판소는 이러한 조치를 지지하며, 해당 사건에서 변호사-의뢰인 비밀유지 특권의 제한적 범위를 확인했습니다.[1] 한편 인도에서는 인도 증거법에 따라 사내 변호사에게 변호사-의뢰인 비밀유지 특권이 적용되지 않습니다. 법원은 사내 변호사를 독립적인 법률 고문이 아닌 회사 경영진의 일부로 간주하므로, 조사 과정에서 특권을 유지하려면 외부 변호사를 선임해야 합니다.
국제적으로 운영되며 국제적 조사를 수행하는 기업들은 기밀 유지가 필요한 통신 및 업무 결과물의 보호를 보장하기 위해 이러한 다양한 특권 기준을 신중하게 고려해야 합니다. 또는 특권 보호가 적용되지 않을 것으로 판단될 경우, 조사 계획을 조정해야 합니다. 예를 들어 조사를 여러 관할권에 걸쳐 분할하는 방식이 있습니다.
4. 진짜 문제를 파악하라
미국 기업들이 규제 준수를 위해 노력하는 과정에서 내부 고발자의 신고에 세심한 주의를 기울이는 것은 매우 중요합니다. 이러한 신고는 종종 잠재적인 법 위반에 대한 중요한 통찰력을 제공하며, 그렇지 않으면 숨겨질 수 있는 내부 문제에 대한 조기 경보 시스템 역할을 합니다. 기업들은 이러한 신고를 신속하고 철저하게 처리함으로써 사소한 위반이 중대한 스캔들로 확대되는 것을 방지할 수 있으며, 이를 통해 평판을 보호하고 상당한 법적 처벌을 피할 수 있습니다.
다른 국가에서 제기된 불만 사항, 특히 비영어권 사용자나 생소한 문화적 배경에서 나온 불만을 평가할 때는 각별한 주의가 필요합니다. 사소한 불만이나 개인적 비난이 섞여 있다고 해서 중대한 규정 준수 문제를 간과하거나 무시해서는 안 됩니다. 경험상 경영진이나 동료에 대한 광범위한 비판 속에 중대한 문제가 섞여 있는 경우가 드물지 않습니다.
5. 수사 중 법 집행 조치에 대비하기
법 집행 접근 방식은 관할권마다 크게 다르며 내부 조사에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 다음 사례를 고려해 보십시오:
- 스웨덴: 스웨덴 검찰은 수사를 주도하고 사건을 기소하며 법정에서 사건을 공소합니다. 스웨덴은 아직 양형협상 제도를 도입하지 않았다.[2] 피고인은 종종 재판 전 구금 상태에 놓이며, 스웨덴 법률은 재판 전 구금 기간에 대한 제한을 두지 않는다.[3] 극도로 긴 재판 전 구금은 다소 예외적인 경우이지만, 수사가 특히 복잡한 경우 1년 이상 지속되는 재판 전 구금도 드문 일은 아니다.[4]
- 일본: 일본 법체계는 법 집행 기관과 사법부 간의 강력한 협력을 강조하며, 경찰은 유죄 판결을 확보하기 위해 자백에 크게 의존한다. 피고인은 종종 재판 전 구금되며, 기소 전 구금 중인 피의자는 보석을 요청할 수 없다. 기소 후 유죄 판결률은 99%를 넘는다.[5] 이는 피고인이 묵비권과 법률 대리인 접견권 등 더 많은 권리를 가진 미국의 대립적 소송 제도와 극명한 대조를 이룬다.
이러한 차이는 특히 조사 결과가 미국 규제 기관에 공개되어야 하지만 다른 국가에서 체포나 기소로 이어질 수 있는 경우 내부 조사에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 항상 비상 계획을 마련하고 서로 다른 법체계가 조사 진행 방향을 어떻게 바꿀 수 있는지 대비하십시오.
결론
이러한 기본 원칙을 준수하고 변화하는 글로벌 규제를 지속적으로 파악함으로써, 사내 변호사는 복잡한 조사 과정을 자신 있게 이끌어 나갈 수 있습니다.
본 기사와 관련하여 궁금한 점이나 문의 사항이 있으시면, 저자 중 누구에게나 또는 귀사의 폴리 앤드 라드너(Foley & Lardner) 담당 변호사에게 언제든지 연락 주시기 바랍니다. 오늘날 복잡한 국제 무역 환경에서 사업을 운영함에 있어 "모든 다국적 기업이 알아야 할 사항"에 관한 향후 업데이트를 받아보시려면, 격주로 발송되는 이메일 리스트에 가입해 주십시오. 등록하기.
"모든 다국적 기업이 알아야 할 사항" 시리즈의 모든 문서를 보려면 다음과 같이하세요, 여기를 클릭.
[1] "디젤 배출 스캔들"과 관련한 법률사무소 수색에 관한 헌법소원 기각, 연방헌법재판소 (2018년 7월 6일), https://www.bundesverfassungsgericht.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/EN/2018/bvg18-057.html.
[2] 검사의 역할, 스웨덴 검찰청(2024년 9월 30일 마지막 접속), https://www.aklagare.se/en/the-role-of-a-prosecutor/.
[3] 엘린 호프베리, 《FALQs: 스웨덴의 사전구속법》, 미국 의회도서관 블로그 (2019년 8월 15일), https://blogs.loc.gov/law/2019/08/falqs-swedens-pre-trial-detention-laws/.
[4] 동일
[5] 기소장, 주일 미국 대사관 및 영사관 (마지막 방문일: 2024년 9월 30일), https://jp.usembassy.gov/services/indictment/.
