트럼프 행정부 2기는 미국 이민법 집행에 집중하고 있다. 당연히 고용주들은 이민 당국의 현장 점검과 I-9 양식 준수 여부에 대해 우려하고 있으며, 인사 담당자들은 잠재적인 인력 차질과 채용 절차에 대한 강화된 감시를 대비하고 있다. 퇴직금 계획 관리자들은 또한 미등록 근로자들이 회사 퇴직금 계획에 참여할 경우 발생할 수 있는 결과를 고려해야 한다.
무자격 근로자가 401(k) 플랜 가입자가 되는 방법
고용주의 I-9 양식 절차에도 불구하고, 근로자는 미국에서 합법적으로 일할 수 있다는 증거로 부정확하거나 오해의 소지가 있거나 허위 서류를 제출할 수 있습니다. 고용주가 제출된 서류를 확인하기 위한 적절한 시스템을 갖추지 못한 경우, 해당 근로자는 그럼에도 불구하고 플랜의 자격 요건에 따라 고용주의 401(k) 플랜에 가입할 수 있습니다. 예를 들어, 고용주가 신규 직원을 급여의 3%로 401(k) 플랜에 자동 가입시킬 수 있습니다. 또한 고용주는 급여 지급 시마다 매칭 또는 비선택적 기여금을 제공할 수도 있습니다. 이러한 상황에서 무자격 근로자는 401(k) 플랜 참가자로서 비교적 빠르게 계좌 잔액을 적립하기 시작할 수 있습니다. 대부분의 퇴직 플랜 자격 요건 하에서는 서류 미비 근로자에게도 동일한 결과가 발생할 수 있습니다.
"직원" 및 ERISA 관련 계획 언어
대부분의 퇴직 계획은 이민 신분을 언급하지 않고 "직원", "적격 직원" 또는 "참가자"를 정의합니다. 예를 들어, "직원"에 대한 일반적인 정의는 다음과 유사할 수 있습니다 –
종업원이란 고용주의 급여 기록상 일반법상 종업원으로 신고된 개인을 의미한다.
비록 직관적이지 않게 보일 수 있지만, 미등록 근로자 역시 노동부(DOL)가 시행하는 공정노동기준법(FLSA)의 보호를 받습니다. 흥미롭게도 노동부는 또한 근로자의 이민 신분을 다루지 않는 근로자퇴직소득보장법(ERISA)도 시행합니다. 즉, 개인은 서류가 있든 없든 ERISA에 따른 보호 대상 근로자입니다. 따라서 고용주는 퇴직 계획 참가자가 이민 신분에 관계없이 퇴직 계획 하에 취득한 혜택을 받을 권리가 있다는 점을 이해하고 진행해야 합니다.
미등록 근로자를 많은 퇴직연금 계획에 포함된 '비거주 외국인' 자격 배제 대상과 구분하는 것이 중요합니다. 미국 내 소득원이 없는 비거주 외국인은 종종 퇴직 계획 참여에서 명시적으로 제외됩니다. 국세청(IRS)에 따르면, 외국인은 미국 시민권자나 미국 국민이 아닌 모든 개인을 의미합니다. 비거주 외국인은 영주권 테스트(green card test)나 실질적 체류 테스트(substantial presence test)를 통과하지 못한 외국인을 말합니다. 미등록 근로자는 미국 내 소득원이 있으므로, 퇴직 계획상의 이러한 제외 조항은 미등록 근로자와 관련된 문제들을 다루지 못합니다.
변호사의 자문을 받아 고용주는 계획서를 개정하여 미등록 근로자(즉, 미국에서 합법적으로 근로할 수 있다는 증빙 서류를 제출하지 않은 직원)를 명시적으로 제외하는 것이 가능한지 검토할 수 있습니다. 이러한 개정이 의도하지 않은 결과를 초래하지 않도록 적절히 시행될 수 있도록 주의해야 합니다. 또한 해당 개정이 적용 가능한 고용 차별 금지법을 우연히 위반하지 않도록 해야 합니다.
추방 및 해고된 미등록 근로자에 대한 배분
불법 체류 참가자가 추방되거나 사전 통보 없이 장기간 결근할 경우, 고용주는 해당 참가자의 고용을 종료할 수 있습니다. 이러한 경우, 다른 참가자와 마찬가지로 불법 체류 참가자도 고용 종료 시 퇴직금 계획에 따른 확정급여를 수령할 권리가 있습니다. 문제는 고용주의 I-9 양식 기록에 잘못된 또는 허위 개인 납세자 식별 번호(ITIN) 또는 사회보장번호(SSN)가 기재된 경우, 해당 급여를 어떻게 처리해야 하는가에 있습니다. 고용주(특히 계획 기록 관리자)는 양식 1099-R에 퇴직 계획 지급액을 정확히 보고하기 위해 올바른 ITIN 또는 SSN이 필요합니다. 서류 미비 참가자에게서 이 정보를 얻는 것은 그들이 구금 중이거나 다른 지역에 거주하거나 의도적으로 연락을 회피할 수 있어 어려울 수 있습니다. 이러한 상황에서는 고용주가 해당 참가자를 "실종 또는 분실 참가자"로 지정하고, 노동부(DOL)의 실종 참가자 처리 모범 사례에 부합하는 조치를 취해야 합니다(퇴직 계획 내 실종 참가자와 관련된 이전 기사 참조: 여기 및 여기).
고용주는 분배가 소액 잔액 현금화, IRA로의 자동 이체 또는 일련의 분할 지급 중 어느 형태이든 노동부(DOL) 지침을 고려해야 함을 유념하십시오. 고용주가 노동부 지침에 따른 책임을 모두 이행한 후에는, 최근 현장 지원 공문 2025-01에 명시된 바와 같이 특정 소액 분배금(1,000달러 이하)을 주 미청구 재산 기금으로 이전할 수 있습니다.
추방된 가족 구성원을 돕고자 하는 이들에게의 지원금 지급
이민 단속 조치의 영향을 받은 직원들은 추방된 친구나 가족에게 재정적 지원을 제공하기 위해 퇴직 계좌를 이용하는 데 관심이 있을 수 있습니다. 고용주가 401(k) 플랜을 운영하는 경우, 해당 플랜은 대출이나 벌금 없이 인출할 수 있는 재직 중 인출(참가자가 만 59세 반 이상인 경우)을 허용할 수 있습니다.
또한 SECURE 2.0에 따라 허용되는 바, 401(k) 플랜은 직원이 개인 또는 가족 비상사태를 위한 자금임을 증명할 경우 최대 1,000달러(또는 이후 계좌에 최소 1,000달러의 확정급여가 남도록 하는 더 적은 금액)까지 벌금 없이 인출할 수 있도록 개정될 수 있습니다. 이러한 비상금 인출은 수령 후 3년 이내에 플랜에 상환되어야 벌금 없이 유지될 수 있습니다.
실행 단계
- 위험 평가. 인력 구성, 이민 단속 활동과의 근접성 및 기타 관련 요인을 바탕으로 이민 단속 기관이 해당 고용주를 현장 조사 또는 근로자 추방 대상으로 선정할 가능성을 고려하십시오. 해당될 경우, 추방된 가족 구성원에게 재정적 지원을 제공하고자 하는 자들을 위해 긴급 인출을 허용하도록 401(k) 플랜을 수정할지 여부를 검토하십시오.
- 감사. 인사 , 급여 및 복리후생 담당자는 미등록 근로자가 현재 퇴직금 제도 혜택(또는 고용주가 제공하는 기타 직원 복리후생)을 받을 자격이 있는지 여부를 판단하기 위해 협력해야 합니다. I-9 양식(근로자 고용 자격 증명서)을 검증하기 위해 배경 조사 서비스를 활용하는 것이 적절한지 고려하십시오.
- DOL 실종 참가자 모범 사례 검토. 실종 참가자(추방 위험에 처한 자 포함)를 찾기 위해 사용되는 절차 및 프로세스를 검토하고 문서화하십시오.
- 기록 관리자에게 문의하십시오. 기록 관리자에게 연락하여 ITIN 또는 SSN이 잘못 기재되었거나 아예 없는 경우 분배금 및 양식 1099-R을 처리하기 위한 절차가 어떻게 마련되어 있는지 문의하십시오.
- 법률 자문을 구하십시오. 퇴직금 제도를 개정하여 서류 미비 근로자를 명시적으로 제외하는 것이 가능한지 법률 자문에게 문의하십시오.
