귀사 인사부 또는 복리후생부 직원으로서 가장 어려운 전화 중 하나는 동료나 직원 가족으로부터 직원의 사망 소식을 통보받는 경우일 것입니다. 이러한 상황에서는 최상의 모습을 보여야 합니다. 동료의 상실을 겪는 회사 구성원들을 위로하고, 인사 부서와 유가족이 고인과 관련된 다양한 복리후생 및 보상 문제를 처리할 수 있도록 지원해야 합니다. 본 가이드는 직원이 사망했을 때 각 유형의 보상 또는 복리후생 제도를 어떻게 접근해야 하는지에 대한 계획별 포맷의 고수준 참고 자료를 제공하며, 사망한 직원의 보상 및 복리후생 관리를 수행하는 과정에서 발생할 수 있는 직원 복리후생 문제에 대한 실용적인 팁을 제시합니다.
본 가이드에 제공된 정보는 일반적인 성격의 것으로, 직원의 사망 시 발생할 수 있는 모든 복리후생 또는 세금 문제, 또는 사망한 직원(또는 그 특정 가족 및 유산 상속 상황)을 고려할 때 발생할 수 있는 세부 사항, 또는 귀사 복리후생 계획의 구체적인 사항을 다루기 위한 것이 아닙니다. 또한 본 가이드에 설명된 모든 세금 또는 기타 규정은 가이드 작성일 기준 최신 정보이며, 설명된 규정이 적용 가능한 유일한 규정(세금 또는 기타)임을 의미하지 않으며 변경될 수 있습니다. 따라서 직원의 사망과 관련된 보상 및 복리후생 문제를 처리할 때는 항상 사내 또는 외부 법률 고문이나 기타 세금 또는 직원 복리후생 자문가를 활용할 것을 권장합니다.
관련 법률 개요
귀사의 보상 및 복리후생 제도 운영과 관련된 문제들을 논의하기 전에, 상속 절차에 대한 전반적인 이해가 필요합니다. 아래에서 설명하듯이 상속 절차의 진행 방식이 특정 사망 보험금 수급 자격에 영향을 미칠 수 있기 때문입니다. 또한 사망 보험금과 관련된 경우, 대부분의 퇴직 및 복지 복리후생 제도를 규율하는 연방법인 근로자퇴직소득보장법(ERISA)이 주법과 어떻게 상호작용하는지 이해하는 것이 도움이 됩니다.
상속 절차 개요
“유언 검인(Probate)” 은 법원이 사망한 직원의 유산을 관리할 집행자(일부 주에서는 개인 대표자라고 함)를 임명하고, 유언장이 있을 경우 이를 유효하게 인정하거나 유언장이 없을 경우 사망자의 유산을 누가 상속할지 결정하는 법적 절차입니다. 사망자가 유언장을 남겼다면, 해당 문서에는 일반적으로 한 명 이상의 개인을 유산 집행자로 지정합니다. 직원이 유언 없이 사망한 경우, 주 법률은 해당 역할을 수행할 자격이 있는 사람들의 목록을 제공합니다.
법원은 사망한 직원의 유산에 대한 집행인으로 한 명 이상의 개인을 최종적으로 임명하게 되며, 이를 위해 "관리권 위임장", "거주지 위임장" 또는 단순히 "위임장"을 발급함으로써 집행인에게 권한을 부여합니다. (이 임명에 사용되는 문서의 형식에 따라 다른 용어가 적용될 수도 있습니다.)
그러나 사망한 직원의 미지급 보상금 또는 복리후생에 대한 권리를 가질 자격이 있는 사람을 결정하기 위해 상속 절차가 필요하지 않을 수 있는 두 가지 경우가 있습니다:
- 수익자 지정. 사망한 직원이 자신의 자산이 유언 검인 절차를 거치지 않고 한 명 이상의 수익자에게 직접 이전되도록 준비한 경우, 해당 항목들은 유언 검인 재산의 일부로 간주되지 않습니다. 직원 복리후생 측면에서 이는 직원이 복리후생과 관련된 수혜자 지정을 한 경우에 해당합니다. 따라서 귀사의 보상 또는 복리후생 계획에 직원이 활용할 수 있는 수혜자 지정 절차가 마련되어 있다면, 사망 보험금을 지급하기 위해 일반적으로 유언 검인 절차를 기다릴 필요가 없습니다. 이것이 바로 고용주의 보상 및 복리후생 제도가 수혜자 지정을 허용하고(그 사용을 장려해야 하는) 중요한 이유입니다. 이는 직원들(특히 임원진)의 유산 계획 수립 과정에 도움이 되며, 상속 절차의 번거로움과 지연 없이 직원의 누적된 복리후생 혜택이 수혜자에게 직접 이전될 수 있도록 할 수 있기 때문입니다.
- 소규모 유산 진술서. 사망한 직원의 유산 가치가 주 법률이 정한 금액 기준 미만일 경우, 직원의 상속인은 "소규모 유산 진술서"를 사용할 수 있습니다. 이를 통해 상속인은 유산 검인 절차를 전혀 거치지 않고도(또는 신속한 유산 검인을 통해) 직원의 자산을 받을 수 있습니다. 즉, 소액 유산 진술서를 접수하면 사망자의 유산에 지급되어야 할 모든 금액은 대신 진술서에 기재된 상속인에게 직접 지급됩니다.
ERISA와 주 법률의 상호작용
ERISA 제514조(a)항은 ERISA 적용 대상인 직원 복리후생 계획과 "관련되는" 주 법률을 명시적으로 우선 적용하며, 특정 보험, 은행 및 증권 법률에 대한 제한적 예외를 두었다. 법원은 이 우선 적용 조항을 직원 복리후생 계획을 직접 언급하거나 간접적으로 영향을 미치는 모든 주 법률이 ERISA 적용 대상 직원 복리후생 계획에 대해 집행될 수 없음을 의미한다고 해석해 왔다. 예를 들어, ERISA 혜택 계획이 사망 보험금을 배우자에게 지급해야 한다고 규정하는 반면, 주 법률이 혜택 계획 하의 사망 보험금을 유산에 지급해야 한다고 규정하는 경우, 주 법률이 아닌 계획의 조항이 우선 적용됩니다. 미국 연방 대법원은 2001년 Egelhoff v. Egelhoff 사건(이혼 시 수혜자 지정을 취소하는 주 법률을 ERISA가 우선 적용함)의 판결에서 이러한 접근 방식을 확인했습니다. 마찬가지로, 2009년 Kennedy v. Plan Administrator for DuPont Savings & Investment Plan 사건에 대한 의견에서 미국 대법원은 플랜이 사망 보험금의 적절한 수혜자를 결정하기 위해 플랜 문서에만 의존할 수 있으며, 플랜의 조건과 상충되는 외부 문서(예: 이혼 판결문)는 무시할 수 있다고 판결했습니다.
복리후생 제도를 운영할 때 이 점이 귀하에게 어떤 의미인가요?
- ERISA 계획이 관련된 경우, 직원의 사망 후 지급금 또는 혜택을 받을 자격이 있는 사람을 결정하기 위해서는 해당 계획의 조건(해당 계획에 따라 적용 가능한 경우 수혜자 지정 포함)만 살펴보면 됩니다.
- 그러나 비(非) ERISA 플랜의 경우 결과는 명확하지 않습니다. 이 경우 수혜자 지정을 어느 정도까지 존중할 수 있는지 판단하려면 관련 주법을 살펴봐야 합니다. 예를 들어, 많은 주에서는 이혼 시 전 배우자를 수혜자로 지정한 모든 수혜자 지정이 이혼 판결문에 달리 규정하지 않는 한 자동으로 무효화된다고 규정합니다. ERISA 계획의 경우, ERISA가 해당 주법을 우선 적용하므로 이 규칙은 무시됩니다. 즉, 가장 최근의 수혜자 지정이 적용됩니다. 그러나 비-ERISA 계획의 경우, 사망한 직원이 배우자를 수혜자로 지정한 후 이혼한 경우, 주법상 요구된다면 일반적으로 해당 수혜자 지정을 무효화해야 합니다.
ERISA 적용 대상 플랜과 비(非) ERISA 플랜에 관한 간단한 참고 사항
ERISA 적용 대상 여부를 판단하는 것은 복잡할 수 있습니다. 401(k) 플랜, 연금 플랜, 의료·치과·시력 보험 등 회사의 일반적인 광범위한 퇴직 및 복지 혜택 플랜은 대부분 ERISA의 규제를 받지만, 플랜 구조에 따라 특정 혜택 플랜을 면제하는 규정의 미묘한 차이가 많습니다. 이 문제는 특히 장애 또는 퇴직금 혜택이나 정책과 관련해 자주 발생합니다. 보너스 프로그램, 연기 보상 계획 또는 기타 자발적 혜택이나 급여 관행은 일반적으로 ERISA 우선 적용 규정의 대상이 아닙니다. 그러나 이러한 규정의 복잡성으로 인해, 혜택 프로그램이 ERISA 적용 대상인지 아닌지 불확실한 경우 수혜자 지정을 허용할지 여부를 결정할 때 혜택 계획 자문사와 상담하시기 바랍니다.
직원이 사망했을 때 취해야 할 실질적인 조치
누구를 참여시켜야 하는가
직원 사망에 관한 초기 연락을 유가족으로부터 받은 경우, 반드시 조직 내 다음 담당자에게 즉시 연락해야 합니다: 해당 직원의 사업부 인사팀장(인사팀장은 사망자의 상사 및 동료에게도 연락해야 함), 급여 담당 부서, 주식 관리팀(해당 시), 보상팀(해당 시), 그리고 직원 복리후생팀의 모든 관련 담당자. 또한 사망한 직원이 상당한 미귀속 보상금을 보유하고 있어 사망으로 인해 귀속되거나 지급되어야 하는 경우, 재무 또는 회계 부서에도 이를 알릴 필요가 있습니다. 각 담당자는 향후 몇 주(때로는 몇 달 또는 몇 년) 동안 중요한 역할을 수행하게 될 것입니다.
고인이 가입한 보험 및 연금 계획을 검토한 후에는, 해당 계획의 공급업체 또는 제3자 관리자가 있는 경우 해당 기관에도 연락해야 합니다. 이들은 가입자의 사망을 반영하기 위해 특정 조치를 취해야 할 수 있습니다.
본 가이드의 주제는 아니지만, 해당 직원의 사망에 대해 전체 직원, 그리고 경우에 따라 고객이나 다른 공급업체에게 전달할 메시지의 적절한 형식과 내용을 결정하기 위해 인사팀(및 고인의 가족)과 협력하십시오.
복지 관련 커뮤니케이션에 관한 참고 사항
직원이 사망할 경우, 유족 보상 및 복리후생과 관련된 의사소통에 참여해야 하거나 인사팀에 복리후생에 대해 문의할 수 있는 인사부서 외부의 상당수 사람들이 존재합니다. 여기에는 유언집행자, 가족 구성원 및 기타 잠재적 수혜자들이 포함됩니다. 따라서 각 복지 유형별 의사소통 또는 정보 수신 권한이 실제 누구에게 있는지, 즉 해당 제도의 약관에 따른 수혜자 지정 여부, 또는 고인의 유산을 대표할 권한이 있는 자가 누구인지에 대해 유의해야 합니다. 또한 고인의 복지 관련 사항에 대해 회사 또는 제도가 누구와 대화할 권한이 있는지 확인하는 필요한 서류를 반드시 확보한 후 상세한 복지 정보를 제공해야 합니다. 사망자 혜택 관련 의사소통을 전담할 인사팀 담당자를 지정하여 전 과정에 걸쳐 일관성을 유지하는 것을 고려하십시오.
필요한 정보
보상 및 혜택과 관련된 조치를 취하기 전에 유언집행자나 고인의 가족 또는 수혜자로부터 반드시 받아야 할 세 가지 서류는 다음과 같습니다:
- 사망 증명서 사본. 이는 직원의 사망을 증명할 뿐만 아니라, 해당 직원이 기혼자인지 여부와 같은 중요한 정보를 제공하며, 특정 급여 처리를 위한 필수 서류로 요구됩니다.
- 유언검인법원에서 발급하고 집행인을 명시한 "관리권 위임장"(Letters of Administration) 사본 또는 단순히 "위임장"(Letters) 사본, 혹은 적절히 작성된 "소규모 유산 진술서"(small estate affidavit) 사본 중 하나를 제출해야 합니다. 이 문서는 수혜자 지정이 기록되지 않은 보상금이나 혜택과 관련하여 귀하가 누구와 거래할 권한이 있는지 알려줍니다.
- 상속 재산에 관한 집행인의 W-9 양식 또는 소규모 상속 재산 진술서에 기재된 각 상속인, 그리고 (아래에 설명된 바와 같이) 급여 또는 지급금을 받을 자격이 있는 가족 구성원 또는 수익자의 W-9 양식. W-9 양식에 기재된 정보는 급여 담당 부서와 급여 계획 관리자가 지급금이 국세청(IRS) 및 주 세무 당국에 적절히 신고되도록 하는 데 필요한 정보를 제공합니다.
또한 직원이 가입했거나 기타 방식으로 누적된 혜택을 보유한 복지 플랜 또는 프로그램이 무엇인지 파악해야 하며, 회사와 유효한 개별 계약(주식 보상, 고용 계약, 직원 대출 등)이 있는지 확인해야 합니다. 해당 문서의 사본과, 해당되는 경우 직원이 지정한 수혜자 정보를 반드시 확보해야 합니다. 이 정보는 내부 인사 기록이나 제3자 복지 플랜 관리자 또는 공급업체로부터 얻을 수 있습니다. 또한 해당 제도가 ERISA(근로자퇴직소득보장법)의 적용을 받는지 여부를 판단해야 합니다. 위 "관련 법률 개요"에서 논의된 바와 같이, 그리고 아래에서 설명하듯이, 비-ERISA 제도의 경우 지급 대상자 또는 수혜자를 결정하기 위해 주 법률을 검토해야 할 수 있기 때문입니다.
현금 및 지분 거래
개요
직원이 사망할 경우, 다양한 보상 금액이나 주식 기반 복리후생에 미치는 영향을 고려해야 합니다. 먼저, 사망자와 관련하여 지급되거나 지급될 수 있는 모든 현금 및 주식 기반 보상을 조사해야 합니다. 거의 확실하게 최종 급여가 지급될 것입니다. 또한 다음 사항을 고려하십시오:
- 사망 당시 발행되었으나 아직 현금화되지 않은 미지급 급여가 있습니까?
- 고인이 누적된 휴가 또는 기타 유급 휴가(PTO)를 보유하고 있으며, 해당 주 법률 및 회사의 유급 휴가 정책에 따라 지급해야 할 가능성이 있습니까?
- 고인이 회사에 발생하거나 제출했으나 아직 상환받지 못한 업무 경비가 있습니까?
- 연간 또는 장기 현금 보너스 제도에 사망 시 지급 규정이 있는지, 있다면 언제 지급되는지? (보너스 제도는 사망 시 목표 달성 시점에 자동 지급되거나, 실적 달성 수준에 따라 성과 기간 종료 시점에 비례 배분 또는 전액 지급될 수 있음.)
- 수수료가 발생하나요?
- 사망 시 지급을 규정하는 고용계약이 있습니까?
- 고인에게 스톡옵션이나 제한적 주식 단위(RSU)와 같은 주식 보상권이 있습니까?
- 사망한 직원의 직원주식매입계획 계좌에 고용주 주식 매입을 위해 사용될 예정이었던 금액이 남아 있었습니까?
- 반대로, 고인이 회사에 개인 대출과 같은 채무를 지고 있습니까? 만약 그렇다면, 해당 대출 약관에 따라 회사가 다른 보상금에서 대출 금액을 상계할 수 있습니까?
둘째, 현금 또는 주식 보상 지급이 가능한 계약, 정책 및 약정을 확인한 후, 해당 계약, 정책 또는 약정이 ERISA(근로자퇴직소득보장법)의 적용을 받는지 여부를 판단하십시오. 확실하지 않은 경우, 이 점에 대해 법률 또는 기타 복리후생 자문가와 상담하십시오.
- 해당 플랜이 ERISA(근로자퇴직소득보장법)의 적용을 받는 경우, 플랜에 사망 보험금 지급 규정이 있다면 이를 따릅니다. ERISA가 주법을 우선하므로, 플랜 약관에 따라 지급할 수 있으며, 수혜자 지정이 허용되는 플랜의 경우 등록된 수혜자 지정을 포함합니다.
- ERISA의 적용을 받지 않는다면, 해당 프로그램이 수익자 지정을 허용했는지(허용한 경우, 수익자 지정이 기록되어 있는지) 또는 프로그램 약관에 배우자 등 기본 수익자가 규정되어 있는지 확인해야 합니다. 해당 사항이 있다면, 수익자 지정 또는 기본 수익자 규정이 존중될 수 있는지 확인하기 위해 관련 주 법률을 검토해야 합니다. 상기 "ERISA와 주 법률의 상호작용" 항목에서 논의된 바와 같이, 일부 주 법률은 수혜자 지정 또는 프로그램 규정을 우선하여 법이 요구하는 방식대로 지급하도록 규정할 수 있으며, 이는 귀하의 문서에 명시된 내용과 다를 수 있습니다.
프로그램이 수혜자에 대해 명시하지 않은 경우, 해당 직원이 근무한 주(州)에 상기 보상 항목의 지급 대상자를 규정하는 임금 지급법이 있는지 확인하십시오. 관련 법률이 없는 경우, 해당 직원의 유산 집행인 또는 소규모 유산 진술서에 기재된 상속인(적용 가능한 경우)이 해당 지급금 또는 지분을 받을 권리가 있습니다.
지불 방식 및 과세
상속 재산의 집행자에게 지급되는 모든 보상은 "[집행자 이름], [직원 이름]의 상속 재산 집행자" 또는 단순히 "[직원 이름]의 상속 재산" 또는 이와 유사한 방식으로 지급되어야 합니다. 소규모 상속 재산에 대한 진술서에 따라 사망자의 상속인에게 지급되는 모든 보상은 명시된 상속인들 사이에 분배되어 각 상속인에게 직접 지급되어야 합니다.
사망한 직원의 유산, 상속인 또는 수익자에게 해당 연도에 지급된 임금에 대해서는, 해당 지급액에 대해 FICA(사회보장세 및 메디케어 세금)와 FUTA(연방 실업세)를 원천징수해야 하며, 사망한 직원의 사망 연도에 발행된 양식 W-2의 상자 3(사회보장 임금) 및 상자 5(메디케어 임금)에 해당 금액을 임금으로만 보고해야 합니다. 공제된 FICA 및 FUTA 세금은 각각 Box 4와 Box 6에 기재됩니다. 단, 해당 지급액은 W-2 양식 Box 1에 기재하지 않으며, 일반 연방 소득세도 공제하지 않습니다. 사망 연도 이후에 지급하는 경우, 해당 지급액은 W-2 양식에 기재하지 않으며 세금도 공제하지 않습니다.
사망 연도에 지급되었든 이후에 지급되었든, 상속 재산, 상속인 또는 수익자에게 지급된 금액은 양식 1099-MISC의 3번 항목에 신고해야 합니다. 일반적으로 연방 소득세 원천징수는 필요하지 않으나, 수취인이 지급 처리를 위한 납세자 식별번호 또는 사회보장번호를 제공하지 않을 경우 이러한 지급에 대해 예비 원천징수 규정이 적용될 수 있습니다.
사망한 직원의 보상 또는 지분 관련 계약과 관련된 모든 지급에 대해 적절한 세금 원천징수 및 보고를 결정하기 위해 항상 급여 담당 부서 및 관련 세무 팀과 긴밀히 협력해야 합니다.
주식 보상 관련 특별 사안
주식 보상권의 귀속 및 양도. 모든 유형의 주식 보상권에 대해 , 직원이 사망할 경우 미귀속 보상권의 처리 방안을 결정해야 합니다. 예를 들어, 보상권이 몰수되는지, 귀속이 가속화되는지, 아니면 사망 후에도 귀속이 계속되는지 등을 정해야 합니다. 직원 사망 후 주식 보상권의 처리 방식은 주식 보상 계획 문서 또는 부여 시점에 직원에게 발급된 보상 계약서에 명시됩니다. 때로는 고용계약서에도 사망 시 주식 보상 처리에 관한 내용이 명시될 수 있습니다.
사망한 직원이 미행사 주식 옵션을 보유하고 있는 경우, 해당 옵션에 대한 사후 행사 기간도 결정해야 합니다. 이 정보 역시 주식 보상 계획 문서, 개별 보상 계약서 또는 고용 계약서에 명시되어 있을 수 있습니다. 해당 계획 또는 부여 계약 조건에 따라 사망 후 수혜자가 부여권을 행사할 수 있는 기간을 사망자의 수혜자, 유산 관리인 또는 상속인에게 알리고, 해당 부여권 행사 방법에 대한 정보를 제공하십시오. 또한 (해당되는 경우) 귀사의 주식 보상 계획 제3자 관리자에게 사망 사실을 통보하고, 해당 직원의 부여권과 관련하여 취해야 할 조치를 명시하십시오.
주식 보상금의 과세 처리. 앞서 논의된 다른 유형의 보상과 마찬가지로 , 사망자 사후에 발생하는 모든 주식 보상금 거래에 대해 소득세 원천징수 의무는 없습니다. 대신, 해당 거래로 인해 발생한 보상 소득은 직원 수혜자, 유산 또는 상속인에게 발급되는 양식 1099-MISC에 신고해야 합니다.
사원의 사망 시 주식 보상과 관련된 FICA 및 FUTA 세금 영향은 더 복잡합니다:
- FICA 및 FUTA 세금 원천징수가 적용되며(사망자의 최종 W-2 양식에 기재되어야 함), 이는 (1) 사망자 사망 전에 확정된 보상(사망자 사망으로 인해 확정되는 보상은 제외)이며, (2) 사망자의 사망 연도 말 이전에 행사/정산된 보상에 한합니다.
- FICA 및 FUTA 세금 원천징수는 다음의 경우에는 적용되지 않습니다: (1) 사망 시점에 귀속이 가속화된 보상(또는 보상 일부)으로, 행사/정산 시기와 무관하며, (2) 사망자가 사망한 연도 이후에 행사되거나 정산된 보상.
직원 복리후생 제도
적격 퇴직금 제도
401(k) 및 기타 유형의 확정기여형 퇴직연금 제도. 401(k) 제도는 고용주가 직원에게 제공하는 가장 일반적인 퇴직 혜택입니다. 사망 시 401(k) 계좌 잔액이 있는 직원의 경우, 첫 번째로 확인해야 할 사항은 사망 당시 해당 직원이 퇴직금에 대한 완전한 권리(vested)를 취득했는지 여부입니다. 만약 그렇지 않다면, 재직 중 사망 시 완전한 권리 취득을 규정하는지 여부(대부분의 경우 해당됨)를 확인해야 합니다. 또한 계획 약관을 확인하여 사망 연도에 해당 직원이 받을 고용주 기여금(매칭, 이익 공유 또는 기타 비선택적 기여금)이 있는지 확인하십시오. 일부 계획은 고용주 기여금을 받기 위해 직원이 일반적으로 12월 31일 현재 고용 상태이거나 해당 연도에 1,000시간의 근무를 완료해야 할 수 있지만, 직원이 재직 중 사망한 경우 이러한 요건은 종종 면제됩니다. 사망 직원의 401(k) 계좌에 적용될 규정을 확인하려면 401(k) 계획 문서와 요약 계획 설명서를 검토해야 합니다. 또한 반드시 계획 기록 관리자와 협력하여 사망자의 계좌 정보를 검토하고 해당 계좌에 적절한 귀속 계산이 적용되었는지 확인해야 합니다.
기득권 계좌가 존재하고, 참가자가 사망 당시 기혼 상태인 경우, 확정기여형 퇴직연금 제도를 규율하는 법률에 따라 참가자의 배우자가 자동으로 해당 계좌의 수익자가 됩니다. 단, 해당 배우자가 수익자 지정에 대한 권리를 포기한 경우는 예외입니다. 참가자가 다른 사람(들)을 수익자로 지정하는 수익자 지정 양식을 적절히 작성하고, 배우자가 해당 양식에 서명하며, 공증인 또는 계획 담당자가 배우자의 서명을 증인한 경우, 배우자는 수익자 지정에 대한 권리를 포기한 것으로 간주됩니다. 이러한 경우, 확정된 계좌는 배우자가 아닌 지정된 수익자에게 귀속됩니다.
참가자가 미혼이고 수혜자 지정이 기록에 없는 경우, 해당 플랜의 약관에 따라 누가 수혜자로 간주되는지가 결정됩니다. 플랜은 대개 자녀, 부모, 형제자매 등의 순서로 가족 구성원을 명시합니다. 궁극적으로 플랜은 다른 수혜자가 없을 경우 최종 수혜자가 직원의 유산이 될 것임을 거의 항상 명시합니다.
계획 계좌 잔액의 적법한 수령인을 결정한 후, 해당 개인(또는 상속 재산인 경우 집행인)에게 혜택 수령 권리가 있음을 통지하고, 혜택 개시 시기와 신청 방법을 이해할 수 있도록 계획 요약 설명서 사본을 제공하십시오.
일반적으로 401(k) 플랜은 수혜자가 해당 플랜 내 401(k) 계좌를 유지하거나, 다른 적격 고용주 플랜 또는 개인 퇴직 계좌(IRA)로 계좌를 이체(원천징수를 피하기 위한 직접 이체 포함)하거나, 일시금으로 지급받는 것을 허용합니다. 일부 확정기여형 플랜은 분할 지급 또는 연금 형태의 지급도 제공합니다. 배우자 수혜자는 근로자가 가졌을 것과 동일한 이체 옵션을 가집니다. 즉, 지급금을 수령하거나 해당 지급금을 배우자가 참여하는 IRA 또는 고용주 적격 플랜으로 이체할 수 있습니다. 비배우자 수혜자도 이체를 선택할 수 있지만, IRA로만 가능합니다. 유산에 지급된 금액은 이체 대상이 되지 않는다는 "경고" 사항은 아래를 참조하십시오.
내국세법상 최소필요인출 규정을 적용할 때, 수혜자가 참가자 사망 후 다음 해 12월 31일까지(배우자 수혜자의 경우 참가자가 최소필요인출 연령에 도달했을 해의 12월 31일까지) 자신의 기대수명을 초과하지 않는 기간 동안 인출을 시작하지 않을 경우, 그 경우 일반적으로 참가자 사망10주년이 포함된 연도 12월 31일까지 계좌 전액을 수혜자에게 지급해야 합니다. 수혜자가 없는 경우(예: 지급금이 유산에 귀속되는 경우)에는 다른 규정이 적용되며, 이 경우 지급은 직원 사망 연도 이후 5년 이내에 완료되어야 합니다. 계획이 이 날짜 이후로 혜택을 지급하지 않을 수 있지만, 계획의 조건에 따라 지급이 더 빨리 이루어져야 할 수도 있으며, 특정 직원과 수혜자의 상황에 따라 적용될 수 있는 최소 요구 분배 규칙 하의 다른 세부 사항들이 있다는 점을 유의해야 합니다. 수혜자나 직원의 유산에 혜택이 언제 지급되어야 하는지 확인하려면 계획의 조건을 확인하고 계획 기록 관리자와 상담해야 합니다.
연금 제도. 연금 제도는 해가 갈수록 점점 덜 보편화되고 있지만, 많은 고용주들은 여전히 이를 유지하고 있습니다. 비록 현재 시점에서 해당 제도의 혜택은 거의 모두 동결된 상태이지만 말입니다. 다음 논의는 직원이 사망 시점에 연금 수령을 시작하지 않았다는 전제하에 진행됩니다. 만약 수령을 시작했다면, 사망 보험금 지급 여부는 직원이 수령 시작 시 선택한 지급 형태(예: 공동 및 생존자 연금, 확정 기간 연금 등)에 따라 달라집니다. 대부분의 연금 계획은 재직 중 연금 수령을 허용하지 않으며(법적으로 허용되지 않는 경우가 많기 때문), 본 절의 나머지 내용은 사망 시점에 직원이 연금 수령을 시작하지 않았다고 가정합니다.
고인이 사망 당시 해당 연금 계획의 급여에 대한 권리를 완전히 취득했는지 여부가 첫 번째 고려 사항이며, 그렇지 않은 경우 해당 계획이 사망 시 완전한 권리 취득을 규정하는지 여부입니다. 고인이 계획에 따라 권리를 완전히 취득한 급여를 보유한 경우, 법은 연금 계획이 참가자의 배우자에게 사망 급여를 지급하도록 요구합니다. 이러한 유형의 배우자 사망 급여는 "적격 퇴직 전 유족 연금(QPSA)"으로 알려져 있습니다. 사망 시점에 참가자가 결혼한 상태였더라도 QPSA가 지급되지 않을 수 있는 두 가지 상황이 있습니다: (i) 종종 계획은 배우자가 급여를 받을 자격을 얻기 위해 참가자와 배우자가 사망 전 1년간 결혼 상태를 유지할 것을 요구하며, (ii) 드물지만 계획이 참가자가 QPSA 보호를 "부담하기 위한" 급여 공제를 피하기 위해 QPSA를 포기할 수 있도록 허용한 경우입니다. 해당 상황에 어떤 결과가 적용되는지, 그리고 배우자에게 QPSA 혜택이 지급되어야 하는지 여부를 확인하려면 계획 문서를 검토하고 계획 기록 관리자와 협조해야 합니다.
일반적인 연금 계획에서는 사망자가 미혼이거나(또는 최소 1년 이상 결혼 상태가 아니었던 경우) 사망 보험금이 지급되지 않지만, 항상 그런 것은 아닙니다. 현금 잔액형 또는 연금 지분형과 같이 혜택을 가상의 계좌 잔액 또는 일시금으로 설명하는 일부 연금 플랜은 플랜에 따른 일시금 혜택을 전액 생존 배우자, 참가자가 지정한 수혜자, 또는 수혜자가 없는 경우 유산에 지급하도록 규정할 수 있습니다. 참가자가 사망 당시 수혜자를 지정하고 결혼한 상태였다면, 위 "401(k) 및 기타 유형의 확정기여형 플랜" 항목에서 언급된 바와 같이 배우자가 수혜자 지정에 동의하지 않은 경우 해당 지명은 무효가 됩니다. 수혜자 지명이 무효일 경우 일반적으로 배우자가 사망 보험금에 대한 권리를 갖게 됩니다.
배우자, 수익자 또는 유산에 대한 지급은 계획 문서에 명시된 시기와 방식으로 이루어집니다. 사망 보험금의 적법한 수령인을 결정한 후, 해당 개인(유산인 경우 집행인)에게 보험금 수령 권리가 있음을 통지하고, 보험금 지급 개시 시기와 방법을 이해할 수 있도록 계획 요약 설명서 사본을 제공하십시오.
유산에 대한 플랜 지급에 관한 경고 (소규모 유산 진술서 포함)
유산 집행자에게 지급되는 모든 배당금은 "[집행자 이름], [직원 이름] 유산 집행인으로서" 또는 단순히 "[직원 이름] 유산" (또는 유사한 표현)으로 지급 대상자를 명시해야 합니다. 유산이 관련된 경우 귀하의 플랜 기록 관리자가 수령인을 지정하는 대체 방법을 가질 수 있음을 유의하십시오. 소규모 유산 진술서에 따라 사망자의 상속인에게 지급되는 모든 분배금은 명시된 상속인들 사이에 분할되어 각자에게 직접 지급되어야 합니다. 국세청(IRS) 규정에 따르면 일반적으로 수혜자는 적격 퇴직금 사망급여를 IRA로 이체(분배금에 대한 원천징수세 회피 목적)할 수 있지만, 유산이나 소규모 유산 진술서에 기재된 상속인들은 이체 분배를 선택할 수 없습니다. 따라서 사망 보험금이 소규모 유산 진술서를 통해 개인에게 직접 지급되는 경우, 해당 보험금이 IRA로 이체되지 않도록 하기 위해 귀하의 플랜 기록 관리자와 협력해야 합니다.
복지 계획
생명보험. 앞서 언급한 바와 같이 사망 증명서 사본이 필요합니다. 이는 생명보험금 지급 처리에 있어 매우 중요합니다. 생명보험사(또는 자체 자금 조달 시 제3자 관리 기관)에 직원의 사망 사실을 통보하고 사망 증명서 사본을 제출해야 합니다. 생명보험금에 대한 수익자 지정이 기록되어 있는지 확인하고, 해당 정보가 보험사에 이미 제공되지 않은 경우 지정을 공유하십시오. 또한 생명보험사가 청구를 적절히 처리하고 수혜자에게 생명보험금을 문제없이 지급하는지 확인하는 것도 고려하십시오. 생명보험사가 청구를 거부할 경우, 생명보험금이 부당하게 거부되었거나 잘못된 개인에게 지급되었다고 주장하는 수혜자로 추정되는 자로부터 플랜 및 회사를 상대로 소송이 제기될 수 있습니다. 생명보험금 지급 의무는 보험사에 있지만, 고용주는 ERISA 플랜의 스폰서로서 이러한 소송에 연루될 수 있습니다. 예를 들어, 스폰서가 생명보험금과 관련된 참가자 통지 또는 가입 문제에 관한 신탁 의무를 위반한 것으로 판명될 경우 잠재적 책임이 발생할 수 있습니다.
또한 회사가 선택적 부양가족 생명보험 혜택을 제공하는 경우, 사망한 직원이 부양가족 생명보험을 선택했는지 확인하고, 부양가족 및 보험사와 협력하여 해당 부양가족이 보험을 개인 보험으로 전환(또는 "이관")하기를 원하는지 여부를 검토하십시오.
전통적 단체 건강 보험. 의료, 치과, 안과 등 기존 단체 건강 보험의 경우, 보험사 및/또는 제3자 관리자에게 직원의 사망 사실을 알리고 등록된 부양가족의 보장 종료 시점을 결정해야 합니다(예: 사망일, 사망이 발생한 달의 마지막 날, 사망이 발생한 급여 기간의 마지막 날).
회사가 연방 COBRA 규정에 적용되는 경우(일반적으로 20명 이상의 직원을 고용한 고용주는 COBRA 적용 대상임), 사망일로부터 30일 이내에 COBRA 관리자에게 직원의 사망 사실을 통지해야 하며, 이후 COBRA 관리자는 등록된 부양가족에게 COBRA 선택 안내 패키지를 발송하기까지 14일의 기간이 주어집니다. COBRA를 내부적으로 관리하는 경우, COBRA 선택 안내서를 발송할 수 있는 기간은 총 44일입니다. 직원의 사망이 부양가족의 COBRA 가입 권리를 유발하는 자격 요건 사건일 경우, 최대 COBRA 보장 기간은 표준 18개월 대신 최대 36개월까지 연장된다는 점을 유의하십시오.
고용주는 COBRA 보험에 가입하는 개인에 대해 전체 보험료(고용주 및 근로자 부담분 모두)의 최대 102%까지 청구할 수 있으므로, 유족 배우자와 부양가족은 다른 합리적인 가격의 보험 가입 가능성을 고려해 볼 필요가 있습니다. 예를 들어, 부양가족은 본인의 고용주를 통해 더 저렴한 요금으로 단체 건강보험에 가입할 자격이 있을 수 있습니다. HIPAA 특별가입권에 따라 부양가족은 본인의 고용주 건강보험에 가입할 권리가 있으며, 귀하의 보험 적용을 상실한 날로부터 30일 이내에 가입해야 합니다. 그러나 COBRA를 선택할 경우, 보험 연도 중간에 가입할 수 있는 이 특별권은 일반적으로 포기됩니다. 부양가족은 정부 마켓플레이스를 통해 제공되는 개인 건강보험 정책 가입도 고려해 볼 수 있습니다. 추가로, 사망한 직원이 체결한 고용 계약서를 검토하여 직원의 사망 시 회사가 적격 부양가족의 COBRA 보험료 전액 또는 일부를 부담하기로 합의했는지 확인해야 합니다.
연방 COBRA 규정의 적용을 받지 않는 소규모 고용주인 경우에도, 주의 '미니 COBRA' 법률에 따라 유사한 의무가 적용될 수 있으므로 이를 인지해야 합니다. 보험사가 보험 계약의 미니 COBRA 조항을 관리해 줄 것이라고 가정해서는 안 됩니다. 보험 계약은 종종 고용주에게 특정 관리 의무(예: 미니 COBRA 요건과 관련된 통지 의무)를 부과합니다.
HIPAA 규정을 잊지 마세요
단체 건강 보험을 다룰 때는 HIPAA를 잊지 마십시오. HIPAA 개인정보 보호 요건은 사망한 개인과 관련된 보호 대상 건강 정보(PHI)에 대해 50년 동안 여전히 적용됩니다. 따라서 단체 건강 보험에서 비롯된 사망자의 PHI를 다루는 경우, HIPAA가 동의 없이 공개를 허용하는지 여부를 판단해야 합니다. 예를 들어, 플랜 스폰서는 일반적으로 플랜 관리 기능을 위해 동의 없이 개별화된 건강 플랜 정보를 공개할 수 있습니다. 동의가 필요한 경우, 피상속인의 개인 대리인(일반적으로 유언집행자)으로부터 서명된 동의를 반드시 받아야 합니다. 개인 대리인은 피상속인을 대신하여 피상속인의 모든 HIPAA 권리를 행사할 수 있습니다.
유연지출계정(FSA). 사망 당시 피상속인이 건강 FSA 또는 부양가족 돌봄 FSA에 가입 중이었다면 , 해당 플랜 문서의 규정에 따라 FSA 가입이 종료되는 시점을 신속히 확인해야 합니다. 플랜 문서에는 대개 사망일 기준으로 가입이 종료된다고 명시되어 있습니다. 다만, 집행인은 사망일까지 해당 플랜 연도 동안 발생한 적격 비용에 대한 환급 청구를 계속 제출할 수 있어야 합니다. 대부분의 FSA 계획에는 청구 제출 기한인 '청구 유효 기간(run-out period)'이 있음을 유의하십시오. 집행자는 런아웃 기간을 통보받고, 해당 기간이 종료되기 전에 피상속인을 대신하여 청구서를 제출할 충분한 시간을 부여받아야 합니다. 적격 비용 상환에 사용되지 않은 금액은 FSA에 적용되는 "사용하지 않으면 소멸" 원칙에 따라 상실됩니다(아래에서 설명하는 대로 COBRA를 선택한 경우는 제외).
건강 FSA의 경우, 특정 상황에서 자격을 갖춘 부양가족에게 COBRA 보장을 제공해야 합니다. 대부분의 건강 FSA는 제한적 COBRA 의무 대상에 해당되며, 이는 피보험자 계좌 잔액이 부족할 때(사망 시점까지 FSA에 적립된 금액이 환급된 금액보다 많을 경우) 고용주가 피보험자의 부양가족에게 COBRA 보장을 제공할 수 있도록 허용합니다. 일반적으로 해당 보장 기간은 해당 플랜 연도 말까지로 제한됩니다. COBRA를 선택하면 피보험자 사망 후 해당 플랜 연도 말까지 발생한 부양가족의 의료비에 대해 환급을 받을 수 있습니다.
건강저축계좌(HSA). 고용주가 고공제 건강보험(HDHP)을 제공하며 특정 HSA 관리기관을 지정해 직원 개인 계좌를 개설하고(급여 공제를 통한 직원 기여금 허용 포함) 비용을 부담하는 경우 , 사망자의 개인 HSA 처리를 고려해야 합니다. 대부분의 HSA는 ERISA(근로자퇴직소득보장법) 적용 대상이 아니며, 고용주는 일반적으로 다른 복리후생 플랜에 비해 HSA에 대한 책임이 제한적이지만, 생존한 부양가족에게 해당 계좌에 대한 사망의 영향을 확인하기 위해 이 문제를 제기하는 것이 좋습니다. 건강 FSA(지출계좌)와 달리, HSA 자금은 HSA 계좌 소유자의 재산으로 남아 있습니다. HSA에는 '사용하지 않으면 소멸'되는 기능이 없습니다.
건강저축계좌(HSA) 계좌 소유자가 사망할 경우, 잔여 자금은 HSA 수익자로 지정된 개인에게 이전됩니다. 수익자 지정이 없는 경우, HSA 관리 계약서의 조항이 적용됩니다. 생존 배우자가 수익자로 지정된 경우, 해당 계좌는 직원 사망 후 배우자의 HSA로 처리됩니다. 배우자는 자신의 명의로 HSA를 유지하며, 세전 기준으로 HSA 자금에 계속 접근할 수 있습니다. 배우자 외의 다른 사람(예: 성인 자녀)이 수익자로 지정된 경우, 해당 계좌는 HSA의 세금 유예 혜택을 더 이상 받지 못하며 계좌의 공정 시장 가치는 수익자에게 과세 대상이 됩니다. 과세 대상 금액은 사망 후 계좌 소유자가 사망 전에 발생한 적격 의료비를 상환하기 위해 지급된 금액만큼 공제됩니다. 청구서는 사망 후 최대 1년 이내에 제출할 수 있습니다.
비적격 연기 보상 제도
연금 플랜 및 401(k) 플랜과 마찬가지로, 먼저 고려해야 할 사항은 사망 시점에 피상속인이 전체 혜택 또는 플랜 계좌에 대한 완전한 권리를 취득했는지 여부이며, 그렇지 않은 경우 플랜이 사망 시 완전한 권리 취득을 규정하고 있는지 여부입니다. 계좌 잔액이나 혜택의 일부라도 미취득 상태라면, 플랜 약관에 따라 몰수되어야 합니다. 확정된 잔액이 있다고 가정할 때, 해당 제도가 수혜자 지정을 허용하는지, 허용한다면 사망자가 수혜자를 지정했는지 확인해야 합니다. 수혜자가 지정된 경우 해당 인물에게 지급해야 합니다. 수혜자가 지정되지 않은 경우, 사망 시 지급에 관한 제도 규정에 따라 지급해야 합니다. 대부분의 제도는 수혜자 지정이 없을 경우 사망자의 유산에 지급하도록 규정합니다. 수익자 또는 개인의 유산에 대한 지급은 사망자가 선택한 시기와 방식, 그리고/또는 계획 문서에 명시된 대로 이루어져야 합니다.
해당 플랜에 제3자 관리자가 있는 경우, 가능한 한 빨리 해당 관리자에게 연락하여 직원의 사망 사실을 알리고, 플랜 하의 사망자 계정 또는 혜택과 관련하여 취해야 할 조치(잔액 몰수 또는 지급 개시 등)를 지시하십시오.
고려해야 할 기타 특수한 문제점들
상장기업 임원에 대한 공시 요건
양식 8-K 제출 의무 없음. 일반적으로 상장 기업의 임원 해임은 증권거래위원회(“SEC”)에 양식 8-K에 따른 현행 보고서를 제출해야 하는 사유가 됩니다. 그러나 SEC는 회사가 임원 중 한 명의 사망을 보고하기 위해 양식 8-K에 따른 현행 보고서를 발행할 필요가 없다는 지침을 발표했습니다.
양식 4 신고. 임원의 사망은 양식 4 제출을 유발하지 않으며, 임원 사망 후 시작된 회사 주식 관련 거래(예: 임원 수혜자의 옵션 행사) 역시 해당되지 않습니다. 그러나 사망한 임원이 생전에 Form 4 또는 Form 5로 아직 보고되지 않은 거래를 시작한 경우(예: 사망 전날 주식을 매도한 경우)에는 해당 임원 사망 전에 발생한 거래를 적시에 보고할 의무가 있습니다. 사망한 임원의 보고서는 해당 임원의 유산 집행인, 발행인 또는 발행인의 직원이 서명하여 SEC에 제출할 수 있습니다. 누가 보고서를 서명하고 제출하든, 사망한 임원은 보고서 상자 1에 보고자로 명시되어야 하며, 사망한 직원을 대신하여 보고서를 제출하는 사람은 자신의 이름으로 서명하고 서명 자격을 명시해야 합니다.
살해자 법령
대부분의 주(州), 아니 거의 모든 주에는 소위 "살인자 배상 금지법"이 존재합니다. 이는 살인자가 자신의 범죄로 이익을 얻는 것을 본질적으로 금지하는 법률입니다. 사망자의 수혜자가 동시에 그 살인자인 상황을 처리할 때, 어떻게 해야 할지 고민하게 될 수 있습니다. 즉, 계획의 조건에 따라 수혜자에게 지급할 것인가, 아니면 주법을 따를 것인가? 비(非) ERISA 계획의 경우 주법을 따를 수 있습니다. 그러나 ERISA 계획의 경우 명확하지 않습니다. "살인자 배제법"에 따른 급여 수령권과 관련된 다양한 사례가 있었지만, 제7순회항소법원은 '노동자 연금 기금 대 미세비치(Laborers’ Pension Fund v. Miscevic)' 사건에서 ERISA가 살인자 배제법을 우선하는지 여부를 최초로 판결한 순회법원이 되었습니다. 그들의 결론은 무엇이었나요? ERISA는 주의 살인자 법을 우선하지 않으며, 결과적으로 해당 법은 살인자가 사망자의 ERISA 연금 혜택 수혜자가 되는 것을 막았습니다. 제7순회법원 관할 지역 외에서는 여전히 일부 모호성이 존재합니다. 최근 사건에서 제6순회항소법원은 테네시주 "살인자 배제법"에 대한 ERISA 우선권 적용 여부에 대한 의견을 표명하지 않고, 대신 연방 관습법에 근거하여 피살자를 살해한 개인이 피살자의 생명보험 수혜자로서 보험금을 수령할 수 없다고 결론지었습니다. 이러한 모호성을 고려할 때, 한 가지 해결 방법은 이 예외 조항을 ERISA 계획 문서에 직접 명시하여, 해당 상황이 발생했을 때 계획의 수혜자 규정을 따를 수 있도록 하는 것이다. 그러나 이러한 문구가 없는 경우, 법률 자문을 구하거나, 다른 모든 방법이 실패할 경우 판사에게 수혜자 지정을 요청해야 한다.
