트럼프 행정부의 행정 명령에 따른 새로운 집행 환경

2025년 1월 20일에 서명된 트럼프 대통령의 행정명령으로 인해 이민법 집행 환경이 크게 바뀌었습니다. 주요 변경 사항은 다음과 같습니다:

• 남부 국경에 국가 비상사태 선포
• 더 광범위한 범주의 추방 대상 이민자를 포함하도록 단속 우선순위 확대
• 더 많은 사업장 단속을 위해 이민세관단속국(ICE)의 상주 인력 확대
• 연방 이민법을 준수하지 않는 관할 구역에 대한 연방 자금 지원 취소

이러한 조치는 I-9 위반에 대한 감사, 급습 및 더 엄격한 처벌을 강화하는 등 사업장 단속에 다시 초점을 맞추고 있다는 신호입니다. 고용주는 이민 단속에 관한 트럼프 행정부의 최근 행정명령, ICE, 미국 시민권 및 이민 서비스(USCIS)의 사기 탐지 및 국가 안보(FDNS) 부서의 불시 방문에 대비하여 운영을 방해하고 잠재적으로 직원 구금으로 이어질 수 있는 불시 방문에 대비해야 합니다. 다음 가이드에서는 고용주가 I-9 규정 준수, 전자 인증 규정 준수, 잠재적인 현장 방문에 대비하기 위해 취해야 할 중요한 조치에 대해 간략하게 설명합니다.

I-9 규정 준수 가이드

고용주를 위한 이민 규정 준수의 초석은 I-9 양식의 적절한 작성과 유지 관리입니다. 다음은 I-9 규정 준수를 위한 필수 단계입니다:

1. 적시 완료

• 직원이 입사 첫날 또는 그 이전에 섹션 1을 완료해야 합니다.
• 직원의 시작일로부터 영업일 기준 3일 이내에 섹션 2를 완료하세요.

2. 문서 확인

• 직원이 제출한 서류를 물리적으로 검토하여 신원 및 업무 승인을 확인합니다.
• 전자 인증 참가자의 경우, 목록 B 문서에 사진이 포함되어 있는지 확인하세요.

3. 기록 보관

• 모든 현재 직원과 법에서 요구하는 대로 해고된 직원에 대한 I-9 양식을 보관합니다.
• I-9 양식을 다른 인사 기록과 분리하여 안전하게 보관하세요.

4. 정기 감사

• I-9 양식에 대한 내부 감사를 수행하여 오류를 식별하고 수정합니다.
• 규정 준수를 간소화하고 오류를 줄이려면 전자 I-9 시스템 사용을 고려하세요.

5. 교육

• 인사 담당자에게 I-9 규정 준수 요건에 대한 포괄적인 교육을 제공하세요.
• 직원이 양식의 적절한 작성, 보관 및 보존을 이해하도록 하세요.

전자 인증 규정 준수 가이드

잠재적인 E-Verify 현장 방문에 대비하기 위해 고용주는 다음과 같은 규정 준수 단계를 수행해야 합니다:

1. 계정 유지 관리

• 프로그램 관리자가 한 명 이상 E-Verify 계정에 등록되어 있는지 확인합니다.
• 회사 프로필을 최신 상태로 유지하세요.
• 모든 사용자가 재교육을 포함한 필수 튜토리얼을 완료했는지 확인합니다.

2. 문서화 및 기록 보관

• 모든 I-9 양식과 전자 증명 기록을 체계적이고 안전하게 보관하세요.
• 전자 인증 청원과 함께 제출한 모든 정보를 제시할 수 있도록 준비하세요.
• 목록 B 신분증에 사진이 있는지 확인합니다.

3. 필요에 따라 기록 수정

• E-Verify 사용자 매뉴얼에 따라 고용주는 실수로 3영업일까지 케이스를 생성하지 못한 것을 발견한 경우 즉시 해당 직원을 위한 케이스를 생성하여 규정을 준수해야 합니다. 단, 이는 장기 직원이 아닌 최근 채용한 직원에게 적용됩니다. 
• E-Verify 사용자 매뉴얼에는 "고용주의 MOU 발효일 이전에 입사한 직원의 경우 케이스를 생성하지 마십시오."[1 ] 따라서 회사에 입사한 지 얼마 되지 않은 직원의 경우, 입사일로부터 한참 지난 후에 E-Verify 케이스를 제출하는 것은 일반적으로 권장되지 않습니다.

4. 직장 알림

• 영어와 스페인어로 된 전자 인증 참여 통지 및 노동권 포스터를 명확하게 표시합니다.
• 포스터를 디지털, 온라인에 게시하거나 입사 지원서와 함께 사본을 제공하는 것을 고려하세요.

5. 교육 및 준비

• I-9 확인에 관련된 모든 직원이 절차에 대해 잘 교육받고 최신 정보를 숙지하고 있는지 확인합니다.
• 정기적인 내부 감사를 실시하여 규정 준수 문제를 파악하고 수정합니다.
• 권한 유지를 위해 변호사를 통해 외부 감사를 받는 것이 좋습니다.

현장 방문 준비

ICE 또는 FDNS 현장 방문 가능성이 높아짐에 따라 고용주는 선제적인 조치를 취하여 대비해야 합니다:

1. 서면 대응 프로토콜 개발 - 개요를 담은 종합적인 계획을 수립합니다:

• 현장 방문을 처리하기 위한 지정된 연락 담당자;
• 방문 상담원의 신원 및 권한 확인을 위한 단계입니다;
• 법률 자문 및 경영진에게 통지하는 절차, 그리고
• 직원과 상담원 간의 상호작용에 대한 가이드라인입니다.

2. 핵심 인력 지정 및 교육

• 이민 규정 준수에 익숙한 기본 연락처와 대체 연락처를 지정하세요.
• 이러한 담당자가 조사관을 맞이하고 방문을 원활하게 진행할 수 있도록 준비하도록 하세요.
• 상담원 도착 시 대응 방법에 대해 일선 직원에게 교육하세요.

3. 권리 및 제한 사항 파악

• 행정 영장과 사법 영장의 차이점을 이해합니다.
• ICE 요원은 유효한 사법 영장이나 동의 없이는 사적인 공간에 들어갈 수 없다는 점에 유의하세요.
• 업무 공간 내 비공개 구역을 명확하게 표시하고 지정하세요.

4. 문서 준비

• 체계적이고 쉽게 액세스할 수 있는 I-9 기록을 유지하세요.
• 외국인 직원을 위한 비자 청원서, 노동 조건 신청서 및 기타 관련 이민 서류의 사본을 쉽게 구할 수 있도록 보관하세요.
• 조직과 직원에 대한 주요 정보를 담은 '규정 준수 바인더'를 만드는 것을 고려해 보세요.

5. 직원 교육

• 묵비권을 행사하고 법률 대리인을 요청할 권리, 법률 자문 없이 문서 서명을 거부할 권리 등 현장 방문 시 직원에게 자신의 권리에 대해 알립니다.
• 직원에게 여러 언어로 제공되는 '권리 알기' 카드를 제공합니다.
• 모의 현장 방문을 실시하여 직원에게 절차를 교육/숙지시키고 문의에 정중하고 단호하게 응대하는 방법을 가르칩니다.

사이트 방문 중:

ICE 또는 FDNS 요원이 직장에 도착하면 다음 단계를 따르세요:

• 자격 증명 확인: 상담원의 신분증과 배지 번호를 보고 기록하도록 요청합니다.
• 영장을 검토합니다: 영장이 제시되면 영장의 범위와 유효성을 신중하게 검토하세요.
• 법률 고문에게 문의하세요: 지정된 법정 대리인에게 즉시 알립니다.
• 접근 제한: 유효한 영장에 명시된 영역 및 문서(ICE 방문의 경우) 또는 외국인 근로자의 이민 혜택 신청서에 제공된 정보와 관련된 문서, 정보 및 인터뷰(FDNS 방문의 경우)에만 접근을 허용합니다.
• 방문을 문서화합니다: 질문과 답변 등 모든 상호작용을 상세히 기록하세요.
• 상담원과 동행하기: 상담원을 업무 공간에 방치하지 마세요.
• 침착함을 유지하세요: 직원들이 프로세스 전반에 걸쳐 침착하고 전문적인 태도를 유지하도록 격려하세요.

방문 후 작업

사이트 방문 후 다음 단계를 수행합니다:

• 법률 고문 및 경영진과 함께 보고합니다.
• 방문 기록과 문서를 검토하세요.
• 검사 중에 확인된 규정 준수 문제를 해결합니다.
• 최근에 완료하지 않았다면 전체 I-9 감사를 실시하는 것이 좋습니다.
• 방문 경험을 바탕으로 직원 대상 교육을 강화하세요.

잠재적 결과 및 처벌

고용주는 2025년에 I-9 위반에 대한 처벌이 강화된다는 사실을 알고 있어야 합니다:

또한 E-Verify에서 오용, 남용, 차별 및/또는 사기의 증거가 발견되면 E-Verify 참여가 종료될 수 있으며 고용주는 불법 고용 활동을 조사하는 기관에 신고될 수 있습니다.

이러한 가혹한 처벌은 이민법을 엄격하게 준수하고 잠재적인 현장 방문에 대비하는 것이 중요하다는 점을 강조합니다.

결론

새 행정부 하에서 단속 환경이 변화함에 따라 고용주는 I-9 규정 준수와 잠재적인 현장 방문에 대한 준비를 우선순위에 두어야 합니다. 강력한 규정 준수 프로그램을 구현하고 직원을 교육하며 명확한 대응 프로토콜을 개발함으로써 기업은 이민 단속 조치와 관련된 위험을 완화할 수 있습니다.

일반적으로 협조하는 것이 바람직하지만, 이러한 방문 기간 동안 고용주에게도 권리가 있다는 점을 기억하세요. 협조와 비즈니스 이익 보호의 균형을 맞추는 것이 중요합니다. 고용주는 정보를 얻고, 준비하고, 능동적으로 대처함으로써 규정 준수를 유지하면서 이 어려운 환경을 헤쳐나갈 수 있습니다.

[1] "MOU"는 고용주를 위한 전자 인증 양해각서를 의미합니다.