직원이 장애를 입게 되면 해당 직원의 보상 및 복리후생 수급 자격과 관련해 다양한 의문이 제기됩니다. 귀사의 인사 또는 복리후생 부서 구성원으로서, 직원과 그 가족들은 종종 스트레스가 큰 시기에 장애가 직원의 복리후생과 보상에 미치는 영향을 이해하는 데 도움을 받기 위해 귀하를 찾게 될 것입니다. 본 가이드는 직원이 장애를 입었을 때 각 유형의 보상 또는 복리후생 제도를 어떻게 접근해야 하는지에 대한 계획별 포맷의 고수준 참고 자료를 제공하며, 장애 직원에 대한 회사의 보상 및 복리후생 관리를 수행하는 과정에서 발생할 수 있는 직원 복리후생 문제에 대한 실용적인 조언을 제시합니다.
본 가이드에 제공된 정보는 일반적인 성격의 것으로, 장애인 직원을 대할 때 발생할 수 있는 모든 복리후생 또는 세금 문제나 장애인 직원을 고려할 때 발생할 수 있는 기타 세부 사항, 또는 귀사 복리후생 계획의 구체적인 사항을 다루기 위한 것이 아닙니다. 또한 본 가이드에 설명된 모든 세금 또는 기타 규정은 가이드 발행일 기준 최신 정보이며, 설명된 규정이 적용 가능한 유일한 규정(세금 또는 기타)임을 의미하지 않으며 변경될 수 있습니다. 따라서 직원 장애와 관련된 보상 및 복리후생 문제를 처리할 때는 항상 사내 또는 외부 법률 고문이나 기타 세금 또는 직원 복리후생 자문가를 활용할 것을 권장합니다.
이 가이드는 Foley의 직원 복리후생 및 임원 보상 실무 "복리후생 기본 사항" 자료 시리즈의 일부입니다. 자세한 내용은 저희 리소스 가이드 를 참조하십시오.
장애의 의미에 관한 개관
귀사의 보상 및 복리후생 제도 운영과 관련된 논의를 시작하기 전에 반드시 인지해야 할 중요한 점은 모든 장애가 동일하게 정의되지는 않는다는 사실입니다. 예를 들어, 1974년 제정된 근로자퇴직소득보장법(ERISA)은 모든 ERISA 계획에 적용할 단일 장애 정의를 규정하지 않습니다. 해당 계획, 정책 또는 프로그램에 따라 문서 내에 여러 가지 장애 정의가 존재할 수 있습니다. 다음은 개요입니다:
| 장애의 영향 | 법적으로 요구되는 장애의 정의 | 정의의 출처 정의의 출처 |
| 장애로 인한 401(k) 플랜 인출 가능성 | 없음 | 계획 조건에 따라 규율되나, 소비세 면제(아래 설명 참조)에 대한 정의와 일치시키는 것이 바람직할 수 있음 |
| 적격 퇴직금 계획에서 지급되는 금액에 대한 10% 조기 인출 소비세 면제 | 의학적으로 판명된 신체적 또는 정신적 장애로 인해 사망에 이를 것으로 예상되거나 장기간 지속되고 불확정적인 기간 동안 지속될 것으로 예상되는 경우, 어떠한 실질적인 유급 활동에도 종사할 수 없는 상태 | 내국세법 § 72(m)(7) |
| 내국세법 § 409A 계획의 지급 및 유예 목적 | 의학적으로 판정 가능한 신체적 또는 정신적 장애로 인해 사망에 이를 것으로 예상되거나 12개월 이상 지속될 것으로 예상되는 경우, 또는 사망에 이를 것으로 예상되거나 12개월 이상 지속될 것으로 예상되는 의학적으로 판정 가능한 신체적 또는 정신적 장애로 인해 서비스 제공자의 고용주가 직원들을 대상으로 운영하는 사고 및 건강 보험 계획에 따라 소득 대체 혜택을 3개월 이상 수령하는 경우 | 재무부 규정 § 1.409A – 3(i)(4) |
| 409A 유예 중단 가능성 (불가역성 규칙의 예외) | 의학적으로 판명 가능한 신체적 또는 정신적 장애로 인해 해당 서비스 제공자가 자신의 직무 또는 실질적으로 유사한 직무를 수행할 수 없게 되는 경우로서, 해당 장애가 사망으로 이어질 것으로 예상되거나 6개월 이상의 연속된 기간 동안 지속될 것으로 예상되는 경우 | 재무부 규정 § 1.409A-3(j)(4)(xii) |
| COBRA 연장 29개월 | 사회보장국(SSA)의 장애 판정 | 내국세법 § 4980B(f)(2)(B)(i)(VIII) |
| 인센티브 스톡옵션 행사 기간이 고용 종료 후 3개월에서 1년으로 연장됨 | 의학적으로 판명된 신체적 또는 정신적 장애로 인해 사망에 이를 것으로 예상되거나, 12개월 이상의 연속된 기간 동안 지속되었거나 지속될 것으로 예상되는 경우, 어떠한 실질적인 유급 활동에도 종사할 수 없는 상태 | IRC § 422(c)(6); IRC § 22(e)(3)에 대한 상호참조 |
| 기타 모든 사항, 예를 들어 퇴직급여의 귀속, 단기 장애(STD) 및 장기 장애(LTD) 계획, 고용 계약, 보너스 지급 자격 등 | 특정한 정의 없음 | 계획 또는 계약 조건에 따라 규율됨 |
와! 보시다시피 장애에 대한 여러 정의가 존재하며, 각각 어느 정도 차이가 있습니다. 이는 장애를 가진 직원이 있을 경우, 해당 직원이 해당 계획이나 개별 계약의 장애 관련 조항 전체 또는 일부에 해당하는지 판단하기 위해 각 계획이나 계약마다 장애의 정의를 검토해야 함을 의미합니다.
최선의 관행은 가능한 한 모든 계획과 협정 간에 정의의 조화를 고려하는 것입니다(법적으로 요구되는 정의가 이를 허용하지 않는 경우는 제외). 이는 행정 절차를 상당히 간소화할 것입니다.
마지막으로, 가능한 범위 내에서 장애를 정의할 때 고용주인 귀사가 제3자의 장애 판정에 의존할 수 있도록 하는 방안을 고려하십시오. 이를 통해 귀사가 직접 장애 여부를 판단해야 하는 매우 까다로운 상황을 피할 수 있습니다. 예를 들어, 장기 장애 보험 급여 수급 자격 여부 또는 사회보장국(SSA)의 장애 판정 여부를 기준으로 장애를 정의할 수 있다면, 해당 제3자의 판정 결과만 신뢰하면 되며 직원의 의료 기록 및 직업 기록을 직접 검토할 필요가 없습니다.
ERISA 대비 비(非) ERISA 플랜에 관한 간단한 참고 사항
복지 혜택 계획이 ERISA의 적용을 받는지 여부를 판단하는 것은 복잡할 수 있습니다. 귀사의 가장 일반적인 광범위한 퇴직 및 복지 혜택 제도(예: 401(k) 제도, 연금 제도, 의료·치과·시력 보험 또는 기타 복지 혜택)는 대부분 ERISA의 적용을 받지만, 제도 구성 방식에 따라 특정 혜택을 면제하는 규정의 미묘한 차이가 많습니다. 이 문제는 주로 특정 장애 또는 퇴직금 혜택이나 정책에서 발생합니다. 보너스 프로그램, 연기 보상 계획 또는 기타 자발적 복리후생 제도나 급여 관행(아래 "단기 장애" 항목에서 자세히 설명)은 일반적으로 ERISA 우선 적용 규정의 대상이 아닙니다. 그러나 이러한 규정의 복잡성으로 인해, 특정 복리후생 프로그램이 ERISA 적용 대상인지 아닌지 불확실한 경우, 수혜자 지정을 허용할지 여부를 결정할 때 복리후생 계획 자문사와 상담하시기 바랍니다.
직원이 장애를 갖게 되었을 때 취해야 할 실질적인 조치
누구를 참여시켜야 하는가
대부분의 직원 장애는 직원이 휴직을 요청하는 것으로 시작됩니다. 이 경우 내부 인사팀과 협력하거나 직원을 제3자 휴직 서비스 업체로 안내하는 등 일반적인 휴직 절차를 따르기만 하면 됩니다. 그러나 직원이 신체적·정신적 장애 상태에 있고 가족 구성원으로부터 장애 관련 최초 연락을 받은 경우에는 반드시 조직 내 다음 담당자에게 즉시 연락해야 합니다: 해당 직원의 사업부 인사팀장(인사팀장은 직속 상사에게도 연락해야 함) 및 직원 복리후생팀의 모든 관련 담당자. 이후에는 비상 상황이 아닌 경우와 동일한 휴가 절차를 따라야 합니다. 단, 가족 구성원이 직원을 대신하여 서류 작성 및 휴가 신청과 이용 가능한 단기 장애 수당 신청에 필요한 정보 제공, 휴가 기간 중 지속되는 건강보험 및 기타 혜택에 대한 지급 방식 협의 등을 수행할 수 있다는 점이 다릅니다.
직원의 장애가 일시적 이상으로 지속될 것으로 예상되고 귀사의 퇴직금 계획이 장애 급여 지급 또는 장애 급여 개시를 허용하는 경우, 해당 직원이 계획에 따른 급여를 개시할 수 있도록 계획의 기록 관리자에게 장애 관련 정보를 제공해야 할 수 있습니다.
필요한 정보
직원의 장애는 종종 부상, 질병 또는 건강 상태로 인한 휴가 요청으로 시작됩니다. 이러한 경우, 휴가 및/또는 단기 장애(STD) 혜택을 관리하는 내부 프로세스이든 제3자 운영이든 상관없이 회사의 일반적인 휴가 정책을 따라야 합니다. 일반적으로 직원이 신청서를 작성하고 필요한 경우 의료 기록 및 담당 의사의 진단서 등 신청서를 뒷받침하는 서류를 제출하는 절차를 포함합니다. 직원의 장애가 사고나 갑작스러운 질병과 같은 응급 상황으로 시작된 경우, 휴가 또는 단기 장애(STD) 혜택 요청을 처리하고 필요한 정보를 수집하기 위해 직원의 가족 구성원과 협력해야 할 수 있습니다.
귀사 또는 휴가 관리 업체는 휴가가 직원 복리후생에 미치는 영향도 반드시 안내해야 합니다. 아래에서 자세히 설명하듯이, 가족의료휴가법(FMLA) 적용 휴가 기간 동안 직원에게 의료, 치과, 안과 보험 및 의료 유연지출계좌(FSA) 혜택 등 단체 건강보험 혜택을 계속 이용할 기회를 제공해야 합니다. 기타 유형의 휴가 및 혜택의 경우, 혜택 지속 여부는 해당 정책 또는 플랜 문서의 조건에 따라 달라집니다. 휴가 기간 동안 직원이 선택한 혜택 전부 또는 일부를 취소할 기회를 제공하는 경우, 선택 양식이나 온라인 시스템을 통해 해당 선택 사항을 직원으로부터 수집해야 합니다. 유급 휴가인 경우, 일반적으로 휴가 급여에서 혜택 공제를 계속할 수 있습니다. 휴가가 무급(예: 단기 장애급여(STD) 또는 기타 휴가 급여 없음)인 경우, 직원이 휴가 중 의료 및 기타 혜택을 계속 유지하기를 원한다면, 직원이 해당 혜택을 계속 선택할 경우 그 비용을 지불하는 방법에 대한 정보도 제공해야 합니다. 직접 지급 방식(예: 복직 시 지급 방식과 대비)을 따를 경우, 귀사 또는 공급업체는 청구서 발송을 위한 주소 또는 이메일 주소를 확인하고, 전자 결제가 제공되거나 요구되는 경우 ACH 정보를 확보하여 급여 담당 부서에 해당 정보를 제공해야 합니다.
또한 직원이 가입했거나 기타 방식으로 누적된 혜택을 보유한 복지 플랜 또는 프로그램이 무엇인지 파악해야 하며, 회사와 유효한 개별 계약(주식 보상, 고용 계약, 직원 대출 등)이 있는지 확인하고 해당 문서의 사본을 모두 확보해야 합니다. 이 정보는 내부 인사 기록이나 제3자 복지 플랜 관리자 또는 공급업체로부터 얻을 수 있습니다. 또한 해당 제도 중 장애 판정을 귀사가 직접 수행해야 하는지, 아니면 제3자가 수행하는지도 확인해야 합니다.
아래에서 더 자세히 설명하듯이, 직원의 장애가 단기 장애(STD) 기간(일반적으로 귀사의 STD 프로그램 조건에 따라 최대 6개월)을 초과하여 지속될 경우, 귀사는 장기 장애 보험사 또는 사회보장국으로부터 장애 판정을 받게 될 수 있으며, 적절한 시기에 해당 직원의 고용을 종료하는 회사 정책을 따라야 합니다.
HIPAA에 관한 간단한 안내
휴가 승인 과정에서 HIPAA 관련 우려를 제기하는 고객사들의 문의가 자주 접수됩니다. 휴가 또는 단기 장애(STD) 급여 신청을 처리하고 승인하는 데 필요한 정보를 수집하거나 보관하는 것이 허용되지 않을까 걱정하거나, 직원 또는 그 가족이 요청된 정보 제공과 관련해 HIPAA 문제를 제기하기 때문입니다. 휴가 또는 STD 혜택 프로그램에는 HIPAA가 적용되지 않으며, 직원이 직접 또는 의료 제공자가 직원 의료 정보를 귀사에 전송하도록 승인하는 절차를 통해 귀사에 의료 정보를 제공하는 경우에도 HIPAA는 적용되지 않습니다. 그러나 HIPAA 적용 여부와 관계없이, 휴가 또는 STD 신청을 처리하기 위해 반드시 해당 정보에 접근해야 하는 인사(HR) 또는 복리후생 담당자만 직원의 의료 정보에 접근할 수 있도록 항상 접근을 제한해야 하며, 해당 정보는 항상 안전하게 보관해야 합니다. 휴가 또는 STD 혜택을 처리하기 위해 제3자 업체를 이용하는 경우, 해당 업체와의 계약서에 직원 정보 보호 의무가 명시되어 있는지 반드시 확인해야 합니다.
현금 및 지분 거래
개요
직원이 장애를 입게 되면 다양한 보상 프로그램을 고려해야 합니다. 먼저, 장애를 입은 직원과 관련하여 지급되거나 지급될 수 있는 모든 현금 및 주식 보상 항목을 조사하는 것이 중요합니다. 예를 들어:
- 해당 직원은 연간 또는 장기 현금 보너스 제도의 적용을 받습니까?
- 해당 직원은 커미션 프로그램에 참여하고 있습니까?
- 해당 직원은 유효한 고용계약을 체결하고 있습니까?
- 해당 장애 직원은 스톡 옵션이나 제한적 주식 단위(RSU)와 같은 주식 보상 혜택을 보유하고 있습니까?
둘째, 현금 또는 주식 보상 지급이 발생할 수 있는 모든 계약, 정책 및 약정을 확인한 후, 장애를 가진 직원에게 적용되는 특별 조항이 있는지 판단해야 합니다. 특히 해당 권리가 단순히 장애 발생으로 인해 발생하는지, 아니면 해당 장애로 인한 고용 종료 시에만 발생하는지에 세심히 주의를 기울여야 합니다.
일반 조항 (주의사항 포함):
보너스 및 주식 보상 수령 자격. 현금 보너스 프로그램의 경우 , 장애 발생 시 적용되는 내용을 확인하려면 관련 문서의 조항을 검토해야 합니다. 보너스 계획은 일반적으로 장애 발생 시(또는 장애로 인한 퇴사 시) 목표 달성 시점에 자동으로 지급되거나, 성과 기간 종료 시점에 실제 성과 달성 수준에 따라 비례 배분 방식 또는 전액 지급 방식으로 지급될 수 있습니다.
모든 유형의 주식 보상에는 해당 보상 계획 문서 또는 보상 계약서에 직원의 장애 발생 시 보상 처리가 명시됩니다. 현금 보너스 계획과 유사하게, 주식 보상은 장애 발생 시(또는 장애로 인한 퇴사 시) 자동으로 귀속되거나 비례 배분 방식으로 귀속됩니다. 성과 목표가 적용되는 주식 보상인 경우, 보상 약정서에는 성과가 목표 수준에서 달성된 것으로 간주되도록 규정하거나, 성과 기간 종료 시 실제 성과 달성 수준에 따라 비례 배분 방식 또는 전액 지급 방식으로 보상금이 지급되도록 규정할 수 있습니다. 마지막으로, 스톡옵션의 경우 장애로 인한 퇴직 후에도 직원이 옵션 행사 기간을 연장받는 것이 매우 일반적입니다.
장애를 가진 직원이 "인센티브 스톡 옵션"(ISO라고도 함)을 보유하고 있는 경우, 이는 직원에게 유리한 세제 혜택을 제공할 수 있는 옵션 유형입니다. 일반적인 고용 종료 시, 직원은 유리한 세제 혜택을 받기 위한 요건 중 하나로 종료 후 3개월 이내에 ISO를 행사해야 합니다. 그러나 장애로 인한 해고의 경우, 국세법은 이 기간을 해고 후 1년까지 연장합니다. (유리한 세제 혜택을 받기 위한 다른 요건은 무엇인가요? – 직원은 ISO 행사로 취득한 주식을 행사일로부터 1년, 부여일로부터 2년간 보유해야 합니다. 이 보유 기간 요건은 장애인 직원에게도 동일하게 적용됩니다.)
때로는 고용 계약서에 장애 발생 시 또는 장애로 인한 해고 시 보너스나 주식 보상(equity awards)의 처리 방식이 명시되어 있을 수 있으므로, 해당 조항들도 함께 검토해야 합니다.
이러한 유형의 계약에서 자주 발생하는 한 가지 함정이 있습니다. 비례 배분된 보너스나 상여금이 문제될 때마다, 그 비례 배분은 장애로 인한 고용 종료 시점까지 적용되는 경우가 많으며, 장애 휴가 시작일까지 적용되는 것은 아닙니다. 이는 특히 미국 장애인법(ADA)에 따라 상호 협의 과정을 통해 고용 종료 시점을 결정할 수 있는 체계적인 절차를 갖추지 않은 고용주들에게 종종 놀라움을 안깁니다.[1] 이러한 고용주들은 장애를 가진 직원을 매우 오랜 기간 동안 '직원'으로 남겨두는 경우가 많습니다. 따라서 보너스나 보상금을 비례 배분할 때, 해당 직원은 매우 긴 비례 배분 기간의 혜택을 받게 되며, 결과적으로 보너스나 주식 보상금의 귀속 또는 성과 평가 기간 동안 해고가 전혀 발생하지 않아 전체 보상금을 받게 되는 경우가 흔합니다. 이러한 사실이 드러나면, 대부분의 고용주는 일반적으로 6개월을 초과하지 않는 직원의 STD(단기 장애) 휴가 종료 시점까지 비례 배분하는 방안을 선호하는 것으로 나타났습니다. 이 규칙은 단기 휴가가 필요한 직원을 '처벌'하지 않으면서도, 더 심각한 장애로 인해 결국 복귀하지 못하는 직원에게 예상치 못한 이익을 제공하지도 않습니다. 이러한 비례 배분 방식에는 단점이 있습니다. 많은 고용주들이 STD 종료 시점을 자동으로 측정할 시스템을 갖추지 못했다는 점입니다. 따라서 어떤 비례 배분 규칙을 채택하든, 귀사의 HRIS(인사 정보 시스템)가 해당 규칙을 처리할 수 있도록 설정되어 있는지, 아니면 수동 검토 및 실행 절차가 필요한지 고려하는 것이 중요합니다.
퇴직금 지급 권리. 종종 임원의 고용 계약서에는 장애로 인한 고용 종료 시 퇴직금을 지급하도록 규정되어 있습니다. 이러한 유형의 조항에는 각별히 주의해야 합니다. 때로는 회사가 임원의 고용을 종료하기 위해 특정 절차를 완료해야 할 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 전체 이사회가 장애 여부를 결정해야 하거나, 장애가 외부 의사의 진단에 근거해야 하는 경우가 있습니다. 계약서에 이러한 조항이 포함된 경우, 장기 장애 보험 정책에 해당 지급금에 대한 상계 조항이 있는지 확인하십시오. 이를 통해 해고되는 임원에게 퇴직금이 장기 장애 보험 혜택에 미치는 영향을 경고할 수 있습니다.
복지 혜택
적격 퇴직금 제도
401(k) 및 기타 유형의 확정기여형 퇴직연금 제도. 401(k) 제도는 고용주가 직원에게 제공하는 가장 일반적인 퇴직 혜택입니다. 의무 사항은 아니지만, 401(k) 제도는 장애 발생 시 직원이 자신의 확정된 계좌 잔액 일부 또는 전부를 인출할 수 있도록 허용하는 경우가 많습니다. 위에서 언급한 바와 같이 장애 직원의 고용을 해지하지 않는 경향이 있는 고용주가 후원하는 계획에는 이러한 유형의 조항을 포함할 것을 권장합니다. 장애 인출을 허용함으로써 직원은 고용주가 고용을 해지하지 않았더라도 필요할 때 자신의 계좌 잔액에 접근할 수 있습니다.
401(k) 플랜에서 고려해야 할 다른 사항들은 다음과 같습니다:
- 근로자가 어떤 유형의 장애 보상금을 유예할 수 있나요? 예를 들어, 계획에서 보상을 근로자의 모든 W-2 급여로 정의하는 경우, 장애 보상금이 고용주의 급여에서 지급되는 한 문제가 없습니다. 그러나 단기 장애(STD) 관리 기관이나 장기 장애(LTD) 보험사 같은 제3자가 보상을 지급할 때는 실제로 어떻게 적용될까요? 이 경우, 계획의 정의를 수정하여 고용주가 직접 지급하는 보상만 해당됨을 명확히 하거나, 고용주와 제3자가 보상 정보의 조정 및 공유 방안을 협의하여 직원이 STD 또는 LTD 지급금을 401(k) 계획에 계속 이체할 수 있는 방법을 모색해야 합니다.
- 장애로 인한 퇴직 시 완전한 권리 귀속을 계획에 포함하고 있습니까? 이는 법적으로 의무사항은 아니지만, 거의 항상 그러한 경우가 많습니다.
- 귀사의 계획이 해당 연도 고용주 기여금을 수령하기 위한 요건으로 직원이 계획 연도 마지막 날까지 고용 상태여야 하거나 1,000시간의 근무 시간을 완료해야 한다고 규정하는 경우, 장애 직원에 대해서는 해당 규칙에 예외가 적용됩니까? 일반적으로 그러한 예외가 적용되지만, 법적으로 의무화된 사항은 아닙니다.
퇴직연금 제도. 퇴직연금 제도는 해가 갈수록 점점 더 드물어지고 있지만, 많은 고용주들은 여전히 이를 유지하고 있다. 비록 그 혜택은 거의 모두 동결된 상태이지만 말이다.
장애로 인해 해고된 직원이 연금 계획에 가입한 경우, 먼저 고려해야 할 사항은 해당 직원이 연금 혜택에 대한 완전한 권리를 취득했는지 여부이며, 그렇지 않은 경우 해당 상황에서 완전한 권리 취득을 규정하는지 여부입니다. 401(k) 계획과 유사하게, 장애로 인해 고용이 종료된 참가자에 대해 연금 계획이 종종 완전한 권리를 부여하는 것으로 확인됩니다. 해당 상황에서 완전한 권리확립을 규정하지 않더라도, 권리확립 기간 산정 중단 시점을 확인하기 위해 계획 약관을 검토해야 합니다. 때로는 장애 휴직 기간 동안 유리한 근무 기간 인정 규정을 적용하는 연금제도도 존재합니다.
두 번째로 고려해야 할 사항은 해당 계획이 장애 퇴직 급여를 제공하는지 여부입니다. 이는 법적으로 의무 사항이 아니므로 많은 계획에 장애 퇴직 조항이 포함되어 있지 않습니다. 장애 퇴직은 일반적으로 퇴직 시점에 퇴직 급여를 즉시 수령할 수 있도록 허용하며, 이는 해당 직원이 조기 또는 정상 퇴직 연령에 도달하지 않았더라도 적용됩니다. 장애퇴직은 조기 수령에 따른 감액 없이 전액 연금을 지급하는 등 일종의 증액된 혜택을 제공할 수도 있습니다. 장애를 가진 직원이 장애퇴직 대상이 될 수 있다면, 해당 직원이 원할 경우 혜택을 신청할 수 있도록 알려주어야 합니다.
ERISA 청구 및 항소 규정. ERISA는 장애 보험 계획에 대해 계획 관리자에게 다양한 요건을 부과하는 특정 청구 및 항소 규정을 두고 있습니다. 중요한 점은, 이러한 규정이 퇴직연금제도에도 적용된다는 것입니다. 해당 제도에 장애 관련 조항이 존재하고, 제도가 사회보장국(SSA)이나 장기장애보험사(LTD)와 같은 제3자에 의존하지 않고 관리자가 직접 장애 여부를 결정해야 한다고 명시하는 경우입니다. 많은 제도 관리자들이 부담스럽게 여기는 이러한 요건을 피하려면, 퇴직연금제도를 개정하여 제도 관리자가 장애 여부를 결정한다는 개념 자체를 제거하는 방안을 고려해야 합니다. 이때 다음 사항들을 염두에 두어야 합니다:
- 모든 적격 계획에 대해, 새로운 장애 정의는 참가자에게 불리한 방식으로 권리 확정 규칙에 영향을 미칠 수 없다. 즉, 계획이 장애로 인한 퇴직 시 권리 확정을 규정하는 경우, 새로운 장애 정의는 기존 정의보다 엄격할 수 없다.
- 401(k) 및 기타 확정기여형 퇴직연금 계획의 경우, 새로운 개정안은 보호된 혜택, 권리 또는 특징의 축소를 초래해서는 안 됩니다. 예를 들어, 해당 계획이 장애 발생 시 인출을 허용하는 경우, 새로운 장애 정의는 기존 정의보다 엄격해서는 안 되며, 이는 개인의 인출 권리가 침해되지 않도록 하기 위함입니다.
- 확정급여형 퇴직연금의 경우, 장애퇴직급여는 일반적으로 적립된 급여의 일부로 간주되지 않습니다. 이는 원할 경우 확정급여형 퇴직연금 제도를 개정하여 장애퇴직을 완전히 폐지할 수 있음을 의미합니다. 따라서 장애퇴직 자격 기준도 자유롭게 변경할 수 있으며, 예를 들어 장애를 사회보장국(SSA)의 판정을 요구하는 방식으로 재정의하는 등의 조치가 가능합니다.
물론, 위의 모든 사항에 대해 해당 계획이 노조 소속 직원을 포함하는 경우, 이러한 변경 사항이 노조와의 교섭을 필요로 하는지 여부도 고려해야 합니다.
복지 계획
단기 장애 보험. 대부분의 단기 장애 보험 계획은 급여 지급 방식입니다. 즉, 직원이 장애 휴가 중인 동안(일반적으로 90일에서 6개월까지 지속됨) 고용주가 직원의 급여 또는 시간당 임금의 전부 또는 일부를 계속 지급하는 방식입니다. 물론, 직원(또는 그 돌봄을 돕는 가족 구성원)이 단기 장애 보험 혜택에 대한 자신의 권리를 이해하도록 하는 것은 반드시 보장해야 할 중요한 사항 중 하나입니다.
주 법률이 STD 프로그램의 설계 및 운영에 미치는 영향을 고려해야 합니다. 예를 들어, 위스콘신 주 법률은 무급 출산휴가 또는 육아휴가를 사용하는 직원이 해당 무급 휴가에 대해 다른 사유로 사용할 수 있는 유급 휴가를 '대체'할 수 있도록 허용합니다. 즉, 해당 직원은 STD 유급 휴가를 사용하여 출산휴가 또는 육아휴가 기간 동안 급여 지속 지급을 받을 수 있으며, 해당 직원이 다른 이유로 장애 상태로 간주되지 않더라도 가능합니다. 위스콘신 주법 103.10(5)(b)조 참조. 또한 많은 주 및 지방 정부에서 의무적 유급 장애 휴가를 시행하고 있습니다. 해당 지역에 직원이 있는 경우, 이러한 의무적 휴가 규정과 STD 프로그램을 어떻게 조율할지 고려해야 합니다. 예를 들어, 뉴욕 주 장애 기금에 기여금을 납부하는 경우, 법이 허용하는 범위 내에서 뉴욕 직원들을 STD 프로그램에서 제외하는 방안을 고려할 수 있습니다.
급여 관행에 따른 단기 장애(STD) 프로그램은 ERISA(근로자퇴직소득보장법)의 적용을 받지 않는다는 점을 유의해야 합니다. 즉, ERISA가 제공하는 일부 보호 조항, 예를 들어 소송 제기 전 해당 계획의 청구 및 항소 절차를 모두 소진해야 한다는 요구사항이나, 손해배상액을 해당 계획의 혜택 및 경우에 따라 근로자의 변호사 비용으로 제한하는 등의 보호를 받지 못합니다. 반대로, 완전보험형 단기 장애 보험 플랜은 ERISA의 적용을 받기 때문에 ERISA가 제공하는 혜택과 의무(예: 플랜 요약 설명서 발급 의무 등)를 모두 적용받습니다.
장기 장애 보험. 장기 장애 보험 프로그램은 일반적으로 완전 보험 방식이며, 이는 고용주의 유일한 의무가 해당 프로그램에 가입된 직원이 보험 신청 방법을 알고 있는지 확인하고, 보험사가 장애 판정을 내리고 보험 약관에 따라 지급해야 할 보험금 금액을 결정하기 위해 요청하는 모든 정보를 제공하는 데 있음을 의미합니다.
이러한 유형의 프로그램에서 주의할 점은 고용주가 도움을 주는 척하면서 참가자가 보험금을 신청하지 못하게 하거나 적극적으로 신청을 방해하는 경우입니다. 고용주는 보험사가 신청을 거부할 것이라고 확신하는 경우에도 절대 이런 행동을 해서는 안 됩니다. ERISA는 보험 정책의 적용을 받는 직원에게 보험금 신청 권리를 부여합니다. 고용주가 직원의 기대치를 설정하는 것은 괜찮지만, 어떤 ERISA 플랜 하에서도 플랜 참가자가 보험금을 신청하는 것을 막아서는 안 됩니다.
장기 장애 수당의 과세 처리는 해당 보험료가 근로자에게 어떻게 과세되었는지에 따라 달라집니다:
- 근로자가 장기 장애 보험(LTD) 보장 보험료를 과세 후 소득으로 납부했거나, 해당 보험료에 대한 고용주의 부담금이 근로자의 W-2 양식에 보상 소득으로 포함되어 이에 따라 과세된 경우, 장기 장애 보험(LTD) 급여는 비과세 대상입니다.
- 근로자가 장기 장애 보험(LTD)에 대한 보험료를 세전 소득으로 납부했거나, 해당 보험료에 대한 고용주의 부담금이 근로자의 보상 소득에 포함되지 않은 경우, 장기 장애 보험 급여는 과세 대상이 됩니다.
어느 접근 방식이 더 나은지에 대해서는 의견이 분분하다. 일부 고용주는 첫 번째 방식을 선호합니다. 이는 일반적으로 보상금의 일정 비율(예: 60%)로 책정되는 혜택이 세금으로 인해 추가로 삭감되지 않도록 하기 위함입니다. 다른 고용주는 두 번째 방식을 선호하는데, 이는 모든 직원의 현재 세금을 절약해 주며, 장기 장애 보험 혜택을 실제로 활용하는 직원이 극소수라는 점을 고려할 때 전체 그룹에게 가장 가치 있을 수 있기 때문입니다. 또한, 그러한 판단을 내리고 싶지 않은 일부 고용주는 직원들이 보험료의 세금 처리를 선택할 수 있도록 허용합니다.
단체 건강 보험 플랜. 직원이 장애 휴가를 사용할 경우 해당 직원의 보험 가입 자격이 어떻게 되는지 확인하려면 플랜 약관(또는 플랜 요약 설명서)을 검토해야 합니다. 일부 플랜은 단기 장애 휴가(STD) 기간 동안 현직 직원 요율로 보험 적용을 계속하지만, 이는 법적으로 의무사항은 아닙니다. 그러나 해당 장애 휴가가 연방 가족의료휴가법(FMLA) 적용 대상 휴가인 경우, 직원은 FMLA 휴가 기간 동안 현직 직원과 동일한 조건(예: 현직 직원 요율)으로 플랜 참여를 계속할 수 있어야 합니다. FMLA 휴가 후 직원이 복직하지 않을 경우, 해당 시점에 플랜 참여를 종료할 수 있으나, 이 경우 코브라(다음 단락에서 설명)가 제공됩니다.[2]
연방 COBRA 규정에 적용되는 경우(일반적으로 20명 이상의 직원을 고용한 고용주는 연방 COBRA 적용 대상임), 직원이 장애 휴가로 인해 보험 적용을 상실할 경우(COBRA 용어로 "근무 시간 감소"에 해당), 일반적으로 보험 적용 상실일로부터 30일 이내에 COBRA 관리자에게 해당 직원의 보험 적용 상실을 통지해야 합니다. 이후 COBRA 관리자는 14일 이내에 해당 참가자 및 등록된 부양가족에게 COBRA 선택 안내 패키지를 발송해야 합니다. COBRA를 내부적으로 관리하는 경우, COBRA 선택 안내서를 발송할 수 있는 총 기한은 44일입니다. 유의할 점은, FMLA 휴가 중인 직원은 휴가 종료 전에는 절대 COBRA 적용 대상이 될 수 없으며, 직원이 FMLA 휴가 기간 중 일부 또는 전체에 걸쳐 보험 적용을 계속하지 않기로 선택했더라도 휴가 종료 후에는 반드시 COBRA를 제공해야 한다는 것입니다.
COBRA 계속 보장 기간은 근무 시간 감소(예: 장애 휴가 사용) 또는 고용 종료로 인해 보장 혜택을 상실한 경우 최대 18개월까지 지속될 수 있음을 기억하십시오. 그러나 다음 조건을 충족할 경우 해당 18개월은 총 29개월까지 연장될 수 있습니다:
- 사회보장국(SSA)은 직원의 장애가 COBRA 계속 보장 기간의 첫 60일 이내 어느 시점에서 시작되었는지 여부를 판단합니다.
- 근로자(또는 가족 구성원)는 COBRA 적용 기간 첫 18개월이 종료되기 전까지 해당 SSA 결정서 사본을 COBRA 관리자에게 제출해야 합니다. 또한 SSA 결정은 (i) SSA 결정서 발급일 또는 (ii) 자격 요건 발생일 중 늦은 날짜로부터 60일 이내에 제출해야 하며, 해당 사건으로 인해 보장 기간이 종료되었을 시점보다 늦은 경우 해당 시점까지 제출해야 합니다. 이러한 기간은 직원이 SSA 장애로 인해 COBRA 보장 기간을 연장할 수 있는 권리에 대해 적절한 통지를 받은 경우를 전제로 합니다. 그렇지 않은 경우, SSA 결정 통지 제공 기간은 직원이 이 권리를 인지한 날로부터 60일까지 연장됩니다.
COBRA 보험 적용 기간 중 첫 18개월 동안 보험료는 전체 보험료(고용주 부담분 및 근로자 부담분 모두 포함)의 102%까지 부과될 수 있습니다. 장애 연장 규정이 적용되는 경우, COBRA 적용 첫 18개월 종료 후 보험료는 전체 보험료의 150%까지 인상될 수 있습니다.
연방 COBRA 규정의 적용을 받지 않는 소규모 고용주인 경우에도, 주의 "미니 COBRA" 법률에 따라 유사한 의무가 적용될 수 있으므로 이를 인지해야 합니다. 보험사가 보험 계약의 미니 COBRA 조항을 관리해 줄 것이라고 가정해서는 안 됩니다. 보험 계약은 종종 고용주에게 통지 의무와 같은 특정 관리적 의무를 부과합니다.
유연지출계정(FSA). 대부분의 건강 FSA 및 부양가족 돌봄 FSA는 직원이 더 이상 보수를 받지 않을 때 참여가 종료된다고 규정하지만, 건강 FSA는 가족의료휴가(FMLA) 기간 동안 직원의 참여를 계속 허용해야 합니다.
건강 FSA의 경우, 근로자가 근무시간 감소(예: 장애 휴가 사용) 또는 고용 종료로 인해 자격을 상실할 때 COBRA 보장을 제공해야 합니다. 대부분의 건강 FSA는 제한적 COBRA 의무 요건을 충족하여, 참가자의 계정 잔액이 부족할 경우(일반적으로 COBRA 적용 사유 발생 시점까지 납입된 금액이 환급된 금액보다 많은 경우)에만 해당 참가자에게 COBRA 보장을 제공할 수 있으며, 이는 해당 플랜 연도 잔여 기간 동안만 적용됩니다.
부양가족 돌봄 FSA의 경우, 직원이 장애 휴가 중 발생한 보육 비용이 FSA에서 환급받을 수 있는지 여부가 흔히 제기되는 질문입니다. 부양가족 돌봄 FSA는 직원이 근무할 수 있도록 허용하기 위한 적격 부양가족 돌봄 비용을 지불하기 위한 것이므로, 직원이 근무하지 않는 동안 발생한 보육 비용은 해당 계좌에서 환급받을 수 없습니다. 따라서 휴직 기간 중 발생한 보육비는 환급받을 수 없습니다. 이는 고용주와 근로자 모두에게 불편한 점입니다. 장애로 인해 근무가 불가능한 근로자는 대개 가정 내 자녀 돌봄도 어려워하기 때문입니다.
비적격 연기 보상 제도
연금 계획 및 401(k) 계획과 마찬가지로, 가장 먼저 고려해야 할 사항은 장애 발생 시 해당 개인이 자신의 계획 혜택 또는 계좌에 대한 권리를 완전히 취득했는지 여부이며, 그렇지 않은 경우 장애 발생 시 또는 장애로 인한 퇴직 시 완전한 권리 취득을 규정하는지 여부입니다. 계좌 잔액 또는 혜택의 일부라도 미취득 상태라면, 해당 계획의 규정에 따라 상실되어야 합니다.
확정된 잔액이 존재한다고 가정할 때, 해당 계획이 장애 발생 시 지급을 규정하는지 확인해야 합니다. 장애는 대부분의 비적격 연기 보상 계획을 규율하는 내국세법 제409A조에 따른 허용 가능한 지급 사유입니다. 또는 해당 계획이 퇴직 시 지급이 시작되도록 규정할 수도 있습니다. 근무 이탈은 일반적으로 직원의 근무 수준이 직전 36개월 동안의 이전 근무 수준 대비 20% 미만으로 감소한 날짜를 의미합니다. 그러나 제409A조에는 병가 중인 직원이 해당 기간 종료 전까지 복귀할 것으로 합리적으로 예상되는 경우, 병가 첫 6개월(또는 법적·계약상 복직 권리가 인정되는 더 긴 고용 기간) 동안은 근무 이탈이 발생하지 않는다는 특별 규정이 있습니다. 그러나 해당 개인이 제409A조에서 정의하는 장애 상태(상기 "장애 의미 개요" 참조)에 해당할 경우, 직원의 복귀가 예상되지 않더라도 휴가 29개월이 종료될 때까지 고용 관계 종료 시점을 연기하도록 계획에 규정할 수 있습니다. 많은 비적격 연기 보상 계획이 이 29개월 휴가 규정을 활용하지만, 고용주들은 HRIS 관점에서 이를 추적할 준비가 되어 있지 않은 경우가 많습니다.
계획에 대한 직원 유예 납입이 이루어지고 있는 경우, 장애 발생 시 직원이 유예 납입을 중단할 수 있도록 계획이 허용하는지 여부도 확인해야 합니다. 이는 제409A조에서 정한 일반 규칙에 대한 제한적 예외 사항 중 하나로, 유예 선택권은 해당 계획 연도 전체에 걸쳐 취소 불가해야 한다는 규정을 규정하고 있습니다.
기타 고려 사항
양식 8-K 제출 요건. 일반적으로 상장 기업의 최고경영자(CEO), 최고재무책임자(CFO), 최고운영책임자(COO), 최고회계책임자 또는 기타 명시된 임원의 해임은 증권거래위원회(SEC)에 양식 8-K로 현재 보고서를 제출해야 하는 사유가 됩니다. 이 요건은 상기 임원 중 한 명의 고용이 장애로 인해 종료될 때 발동됩니다. 그러나 임원의 업무 수행을 제한하거나 불능 상태로 만들지만 즉시 고용 종료로 이어지지 않는 장애나 질병의 경우 공개가 필요한지 판단하기가 더 어려울 수 있습니다. SEC 직원은 이 상황에 대한 구체적인 지침을 제공하지 않았으며, 단지 "종료"에는 임원이 "그 임원의 직위에서 더 이상 기능을 수행하지 못하도록 그 임무와 책임이 제거된" 상황이 포함된다고만 언급했습니다. 따라서 임원의 직무가 제거되거나 축소되는 장애가 발생한 경우, 해당 임원이 계속해서 임원 역할을 수행하고 있는지 여부와 회사 투자자들에게 미치는 변경 사항의 중요성에 대한 평가가 이루어져야 합니다.
제16조 보고. 임원의 장애 발생 또는 장애로 인한 임원 고용 종료는 일반적으로 해당 사건이 주식 보상 상실, 단위 기반 보상(예: 제한적 주식 단위 또는 성과 주식 단위)의 조기 귀속 또는 정산, 또는 원천징수 또는 주식 매각으로 처리되는 원천징수 의무를 유발하는 범위 내에서만 양식 4 제출을 유발합니다. 또한, 임원의 장애 발생 후이지만 임원의 고용이 지속되는 기간 동안 시작된 회사 주식 관련 거래(예: 임원의 후견인이 옵션을 행사하는 경우)는 임원이 시작한 거래와 동일한 방식으로 보고 대상이 됩니다. 반면, 임원이 장애로 인해 고용이 종료된 후 시작된 거래는 임원이 고용 상태였을 때 발생했으며 두 번째 거래로부터 6개월 이내에 이루어진 이전 반대 방향 거래(즉, 매수 거래인 경우 매도, 매도 거래인 경우 매수)와 "일치 가능"하지 않은 한 보고 대상이 아닙니다. 또한, 장애를 가진 임원(또는 그 후견인)이 고용 종료 전에 Form 4 또는 Form 5로 아직 보고되지 않은 거래를 시작한 경우(예: 장애 임원이 고용 종료 전날 주식을 매도했거나 해당 연도 초에 주식을 증여한 경우), 고용 종료 전에 발생한 이러한 거래에 대해 시한 내에 보고할 의무가 있습니다. 장애를 가진 임원의 보고서는 해당 임원의 후견인이 서명하여 SEC에 제출할 수 있습니다. 보고서를 누가 서명하고 작성하든, 장애를 가진 임원은 보고서 상자 1에 보고자로 명시되어야 하며, 장애를 가진 임원을 대신하여 보고서를 작성하는 사람은 자신의 이름으로 서명하고 서명 자격을 명시해야 합니다.
위임장
장애를 가진 직원이 자신의 개인적 또는 재정적 업무를 처리할 수 없을 경우, 해당 직원은 위임장(POA)을 통해 다른 사람(대리인이라 함)을 지정할 수 있습니다. 대리인은 위임장 조항에 허용된 범위 내에서 직원을 대신하여 행동할 수 있습니다. 위임장을 수령한 경우, (a) 위임장의 유효성 및 (b) 대리인이 취하고자 하는 행동이 위임장에 허용되는지 여부를 확인하기 위해 해당 주 법률을 검토하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 일부 주 법률은 위임장에 명시적으로 그 권한이 부여되지 않는 한 대리인이 수익자 지정을 변경하는 것을 금지할 수 있습니다. 위임장이 유효하다고 판단될 경우, 귀하는 위임장이 부여한 권한 범위 내에서 보상 및 복리후생 계획 관련 사항에 대해 대리인의 지시를 따를 수 있습니다.
[1] 미국 장애인법(ADA)의 요건은 본 문서의 범위를 벗어납니다.
[2] 가족의료휴가법(FMLA) 휴가 기간 중 혜택 선택 및 지급 방식에 관한 규정은 복잡하며, 이러한 규정(본 글의 범위를 벗어남)을 자세히 살펴보면 많은 고용주들이 자신들의 접근 방식이 해당 규정을 완전히 준수하지 못한다는 사실을 발견하게 됩니다.
