내부 조사는 사업 운영의 비교적 일반적인 부분이 되었으나, 이는 해당 조사 결과가 '사업 목적'을 지녔더라도 증거로 제출될 수 있다는 의미는 아니다. 미국 제6순회항소법원은 이번 달 초 증권 집단소송 사건에서 하급심 법원의 증거 제출 명령을 정지하는 판결을 내리며 이 점을 명확히 했다.
퍼스트에너지 코퍼레이션은 오하이오 주 하원의원이 회사를 뇌물 수수 계획에 연루시켰다고 주장하며 기소된 사건 이후 존스 데이(Jones Day)와 스콰이어 패튼 보그스(Squire Patton Boggs)가 각각 주도한 두 차례의 내부 조사를 수행했습니다. 퍼스트에너지의 주주들은 이후 제기된 민사 소송에서 증거개시 절차를 통해 두 차례 조사 결과물을 요구했습니다. 연방 지방법원은 퍼스트에너지사가 다수의 정부 조사, 연방 규제 조치 및 민사 소송과 연계된 상황에서 조사를 수행했음에도 불구하고, 해당 조사 과정에서 얻은 조언을 사업적 목적으로 활용했다는 근거로 문서 제출을 명령했다.
제6순회항소법원은 퍼스트에너지사가 명령 집행 정지를 요청한 사건을 심사하면서, 해당 회사가 명령집행명령(writ of mandamus)을 신청하는 동안 해당 명령의 집행을 정지해 달라는 요청을 평가하는 과정에서 지방법원의 논리를 기각하고, 업존( UpJohn) 판례에 따라 "변호사-의뢰인 비밀유지권에 있어 중요한 것은 회사가 법률 자문을 어떻게 활용하는지가 아니라, 단순히 회사가 법률 자문을 구했 는지 여부 "임을 재확인하였다. 법원은 지방법원이 사용한 "역방향" 논리가 타당하지 않다고 경고했다. 기업이 내부 조사에 자원을 투입할 때는 항상 일정한 사업적 목적이 존재하기 때문이다. 그러나 회사가 내부 조사의 일환으로 법률 자문을 구한 경우, 그러한 목적만으로는 조사가 비밀유지 특권 보호 대상에서 제외될 수 없다. 제6순회항소법원은 또한 해당 조사들이 소송 및 규제 조치에 의해 촉발된 점을 고려할 때, 조사 결과물들은 작업물 특권으로 보호받을 가능성이 높다고 판단했다. 제6순회항소법원에 따르면, "내부 조사를 진행하는 동안 쏟아지는 민사 및 형사 조사들"이라는 맥락에서, 해당 조사들이 소송을 예상하여 수행되지 않았다는 지방법원의 결론은 거의 의미가 없었다.
제6순회항소법원은 또한 퍼스트에너지의 소송 중지 요청을 지지하는 50건의 법원 제출 의견서에서 드러나듯, 이러한 조사에서 변호사-의뢰인 비밀유지 특권 및 작업물 원칙을 보존하는 데 대한 강력한 공익적 관심을 언급했다.
만다무스 청구는 아직 결정되지 않았으나, 제6순회항소법원이 지방법원을 강력히 질책하고 이 맥락에서 특권을 확고히 보호한 점은 적절히 설계된 내부 조사가 특권으로 인정되고 작업물 원칙에 의해 보호될 것이라는 안도감을 줄 수 있다. 이를 위해 기업들은 특권 및 작업물 원칙의 적용을 극대화하기 위해 다음과 같은 조치를 취해야 한다:
1. 사내 또는 외부 변호사가 조사를 수행해야 합니다. 법정 회계사와 같은 제3자의 참여가 필요한 경우, 해당 제3자는 변호사가 선임하고 감독해야 합니다.
2. 명확한 조사 계획을 수립하십시오. 회사가 직면한 위험(예: 진행 중이거나 위협받는 정부 조사, 민사 소송 등)과 조사 목적을 명시한 초기 조사 계획은 해당 조사가 단순한 사업적 목적이 아닌 법적 목적을 가졌음을 입증하는 근거가 될 수 있습니다.
3. 주다 증인 진술 시작 시 경고를 증인 면담 시작 시점에 제공해야 합니다. 해당 경고는 변호사의 면담 기록 문서에 기재되어야 합니다. 또한, 면담 기록이나 메모에는 면담 내용을 그대로 인용하기보다는 변호사의 해석, 주관적 인상, 생각 및 분석이 포함되어야 합니다.
4. 내부 조사 최종 결과물에 대해 신중히 고려하십시오. 서면 자료의 부적절한 유출 위험(그리고 이에 따른 비밀 유지 특권 포기 가능성)을 감안하여, 조사 종료 시 구두 보고를 검토하십시오. 서면 보고서가 필요한 경우, 해당 보고서의 목적이 법률 자문을 제공하기 위함임을 강조하고, 보고서 배포를 필요한 사람들로만 제한하십시오.
