De definitieve regels van de IRS inzake gedeelde verantwoordelijkheid van werkgevers: wat houdt het 'aanbieden' van dekking in?

Eerder dit jaar heeft de Amerikaanse belastingdienst (IRS) definitieve voorschriften uitgevaardigd die aanvullende richtlijnen geven over de regels inzake gedeelde verantwoordelijkheid van werkgevers (ook wel de 'pay or play'-regels genoemd) die vanaf 2015 in het algemeen van toepassing zullen zijn op collectieve ziektekostenverzekeringen van werkgevers op grond van de Patient Protection and Affordable Care Act van 2010 (d.w.z. de ACA of ObamaCare). Op grond van de ACA kan een grote werkgever verplicht worden een boete voor gedeelde verantwoordelijkheid van werkgevers te betalen als hij niet aan vrijwel al zijn fulltime werknemers en hun gezinsleden een betaalbare ziektekostenverzekering met een minimale dekking aanbiedt. Cruciaal voor deze boetebepalingen is de vaststelling van wat het betekent om dekking "aan te bieden". In deze nieuwsbrief wordt beschreven wat het voor een grote werkgever betekent om zijn in aanmerking komende fulltime werknemers een conforme dekking "aan te bieden". Voor meer informatie over andere aspecten van deze definitieve regels, waaronder details over de mogelijke boetes, verwijzen wij u naar onze gerelateerde nieuwsbrieven over de 'Pay or Play Rules'.

Wie moet er een verzekering aangeboden krijgen?

De definitieve regels inzake gedeelde verantwoordelijkheid van werkgevers verduidelijken dat grote werkgevers die onder deze regels vallen, hun voltijdse werknemers in een feitelijk huwelijk een verzekering moeten "aanbieden" (zoals hieronder beschreven), op straffe van sancties. Aangezien de regels zich richten op werknemers in een feitelijk huwelijk, hoeven werkgevers geen verzekering aan te bieden aan ingehuurde werknemers, eenmanszaken, vennoten in partnerschappen, aandeelhouders van 2 procent in S-corporaties of bepaalde beperkte categorieën werknemers onder Code Section 3508. Bovendien moet de werkgever ook dekking aanbieden aan de personen ten laste, maar niet aan de echtgenoten, van zijn voltijdse werknemers.

Definitie van 'afhankelijke personen'. De definitieve regels definiëren een 'afhankelijke persoon' als een biologisch of geadopteerd kind van een werknemer jonger dan 26 jaar. Stiefkinderen en pleegkinderen zijn uitdrukkelijk uitgesloten. (Volgens de definitieve regels is dit omdat deze kinderen waarschijnlijk gezondheidszorg krijgen via de zorgverzekering van hun biologische ouders of via het pleegzorgsysteem van de staat. Daarom heeft de IRS bepaald dat een aanvullende verzekering via de werkgever van een stiefouder niet nodig is.) De definitieve regels sluiten ook kinderen die geen staatsburger of onderdaan van de Verenigde Staten zijn, over het algemeen uit van de definitie van "afhankelijke persoon". (Er gelden echter speciale regels voor afhankelijke kinderen die inwoner zijn van Canada of Mexico en voor bepaalde geadopteerde kinderen.)

Het is niet verrassend dat in de definitieve regels wordt vermeld dat een kind ten laste de leeftijd van 26 jaar bereikt op zijn 26e verjaardag. Er wordt echter ook bepaald dat een werkgever, om beide boetes te vermijden, een kind gedurende de hele kalendermaand waarin het kind 26 jaar wordt, als 'ten laste' moet behandelen. Als gevolg hiervan kan een werkgever een boete krijgen als hij de dekking van een ten laste komend kind onmiddellijk stopzet op de 26e verjaardag van het kind. Tenzij een werkgever weet dat het tegendeel het geval is, kan hij vertrouwen op de verklaringen van een werknemer over het aantal en de leeftijden van de kinderen van de werknemer.

Overgangsbegeleiding. Veel, zo niet de meeste, grote werkgevers bieden waarschijnlijk al een vorm van ziektekostenverzekering aan de gezinsleden van hun werknemers. Niettemin bevatten de definitieve regels overgangsrichtlijnen die werkgevers die voorheen geen conforme verzekering aan de gezinsleden van hun werknemers aanboden, de tijd geven om hun plan uit te breiden om dit wel te doen. Volgens deze overgangsrichtlijnen zal de werkgever, als hij tijdens het planjaar 2015 stappen onderneemt om gezinsleden een verzekering aan te bieden, niet worden onderworpen aan de boete voor het niet aanbieden van een verzekering.

Wat betekent het om dekking te 'bieden'?

Volgens de definitieve 'pay or play'-regels biedt een grote werkgever dekking aan 'vrijwel al' zijn voltijdse werknemers en hun gezinsleden als hij dekking biedt aan ten minste 95 procent (70 procent voor het planjaar 2015) van zijn voltijdse werknemers (of, indien groter, 5 van zijn voltijdse werknemers). Dekking moet worden aangeboden aan alle fulltime werknemers, zelfs aan degenen die al dekking hebben via andere bronnen (zoals Medicare, Medicaid of het gezondheidsplan van een echtgenoot).
De regels lijken niet te vereisen dat de werkgever afzonderlijk een conforme dekking aanbiedt aan de gezinsleden van een werknemer. Het aanbieden van die dekking aan de werknemer (die vervolgens namens zijn gezinsleden voor dekking kan kiezen) is voldoende om de boetes te vermijden.

Effectieve mogelijkheid om zich in te schrijven of af te melden. Er wordt een aanbod voor dekking gedaan als fulltime werknemers ten minste één keer per planjaar een effectieve mogelijkheid hebben om zich in te schrijven voor (of af te melden voor) de dekking. Werkgevers moeten rekening houden met deze vereiste wanneer ze bepalen wie in aanmerking komt als fulltime werknemer. Als een werkgever bijvoorbeeld een terugblikperiode kiest (zie onze gerelateerde nieuwsbrief getiteld "Wie is een 'voltijdse' werknemer?" voor meer informatie) die twee planjaren omvat, moet hij in aanmerking komende voltijdse werknemers twee kansen bieden om voor (of af te zien van) dekking te kiezen – één keer voor elk van de twee planjaren.

De 'pay or play'-regels behandelen 'evergreen'-verkiezingen die automatisch van het ene planjaar naar het volgende worden voortgezet, tenzij de werknemer zich uitdrukkelijk afmeldt, als een aanbod van dekking. Bovendien wordt een werkgever die zijn voltijdse werknemers automatisch inschrijft voor verplichte gezondheidszorgdekking, behandeld als een werkgever die zijn werknemers dekking aanbiedt, op voorwaarde dat hij de werknemers ten minste één keer per planjaar een effectieve mogelijkheid biedt om zich af te melden voor de dekking. De werkgever hoeft werknemers echter geen mogelijkheid te bieden om zich af te melden als (i) de dekking een minimale waarde biedt (zoals gedefinieerd door de ACA) en (ii) de vereiste maandelijkse bijdrage van de werknemer voor de dekking (indien van toepassing) niet meer bedraagt dan 9,5 procent van het door de federale overheid vastgestelde armoedeniveau voor een alleenstaande voor het betreffende kalenderjaar, gedeeld door 12. (Werkgevers moeten voor deze bepaling de armoedegrens hanteren die van toepassing is op de 48 continentale staten en het District of Columbia.)

Speciale timingregels. Als een werkgever een in aanmerking komende werknemer op een dag van een kalendermaand geen dekking aanbiedt, wordt de werkgever over het algemeen behandeld alsof hij de werknemer voor die maand geen dekking heeft aangeboden. Omdat werkgevers halverwege de maand werknemers kunnen aannemen (of ontslaan), bevatten de definitieve 'pay or play'-voorschriften speciale regels voor het aanbieden van gedeeltelijke maandelijkse dekking.

Een werkgever zal bijvoorbeeld geen boete krijgen voor het niet aanbieden van een verzekering voor de maand waarin een nieuwe werknemer begint te werken, als de startdatum van de werknemer niet op de eerste dag van de maand valt. Evenzo zal de werkgever geen boete krijgen voor werknemers wier dienstverband halverwege de maand wordt beëindigd, op voorwaarde dat deze werknemers een verzekering voor de hele maand zouden hebben gekregen als ze in dienst waren gebleven.

Vaststelling van feiten en omstandigheden. Of een werknemer daadwerkelijk de kans heeft gekregen om zich aan te melden voor de dekking (of zich af te melden), wordt bepaald op basis van alle relevante feiten en omstandigheden, waaronder (maar niet beperkt tot): de toereikendheid van een kennisgeving waarin de beschikbaarheid van de dekking wordt beschreven; de periode waarin de werknemer het aanbod van de dekking kan accepteren; en alle andere voorwaarden die de werkgever oplegt aan het vermogen van de werknemer om het aanbod van de dekking te accepteren. Een werkgever wordt echter niet beschouwd als een werkgever die geen dekking aanbiedt als de dekking van een werknemer wordt beëindigd omdat de werknemer zijn of haar deel van de vereiste premie niet heeft betaald (met inachtneming van een respijtperiode van 30 dagen).
Een werkgever kan waarschijnlijk bepaalde voorwaarden opleggen aan de mogelijkheid van een werknemer om voor (of af te zien van) dekking te kiezen, op voorwaarde dat deze voorwaarden redelijk zijn en de werknemer niet onnodig belasten. Een werkgever kan bijvoorbeeld van een werknemer verlangen dat hij een korte, algemene gezondheidsenquête invult of een beperkte biometrische test ondergaat om zich in te schrijven voor het gezondheidsplan van de werkgever. Als de eisen van de werkgever echter te restrictief zijn (zoals het invullen van een gedetailleerde medische enquête van 100 pagina's), kan worden geoordeeld dat werknemers geen effectieve kans krijgen om zich in te schrijven voor de dekking.

Aanbiedingen van dekking namens andere entiteiten

Gecontroleerde groepen. Een aanbod van dekking door één lid van een toepasselijke gecontroleerde groep van grote werkgevers wordt behandeld als een aanbod van dekking door alle andere leden van die groep. Als een moedermaatschappij bijvoorbeeld de collectieve ziektekostenverzekering voor haar dochterondernemingen beheert, wordt elke dochteronderneming behandeld als een aanbieder van dekking met betrekking tot de verzekering van de moedermaatschappij.

Andere regelingen voor meerdere werkgevers. Aanbiedingen van dekking aan werknemers die deelnemen aan Taft-Hartley-regelingen voor meerdere werkgevers of één werkgever (d.w.z. vakbondsregelingen) of een welzijnsregeling voor meerdere werkgevers (MEWA's) worden behandeld alsof ze zijn gedaan door de werkgevers die namens hun werknemers aan die regelingen bijdragen.

Uitzendbureaus. Er gelden ook speciale regels voor klanten van uitzendbureaus, waaronder zowel traditionele uitzendbureaus als professionele werkgeversorganisaties (PEO's). Uitzendbureaus leveren hun klanten doorgaans tijdelijke werknemers die bepaalde specifieke taken uitvoeren, vacatures invullen, tijdelijk vervangen, enz. PEO's kunnen daarentegen ook uitgebreidere diensten aan hun klanten leveren. Ze kunnen een klant bijvoorbeeld uitgebreide HR- of IT-diensten leveren en in feite fungeren als de HR- of IT-afdeling van de klant. Of een uitzendbureau of zijn klant wordt behandeld als de common law-werkgever van een werknemer (of een groep werknemers) hangt af van de mate van controle die de klant uitoefent over de werknemer(s).

Als het uitzendbureau wordt behandeld als de gewone werkgever van de werknemer, is het verantwoordelijk voor het aanbieden van een conforme dekking aan de werknemer om boetes te vermijden. Als de klant daarentegen wordt beschouwd als de gewone werkgever van de werknemer (wat waarschijnlijker is bij PEO-overeenkomsten) en de werknemer wordt behandeld als een "voltijdse werknemer" in het kader van de pay-or-play-regels, dan is de klant verplicht om de werknemer dekking aan te bieden. Het lijdt geen twijfel dat de klant deze situatie liever zou vermijden, vooral omdat hij waarschijnlijk juist een uitzendbureau heeft ingeschakeld om te voorkomen dat hij zelf werknemers in dienst zou moeten nemen.

Om dit aan te pakken, zullen de definitieve pay-or-play-regels het aanbod van een uitzendbureau aan een werknemer om deel te nemen aan de collectieve ziektekostenverzekering van het uitzendbureau behandelen als een aanbod van de klant, zolang de vergoeding die de klant aan het uitzendbureau betaalt voor een werknemer die is aangesloten bij de ziektekostenverzekering van het uitzendbureau hoger is dan de vergoeding die de klant zou betalen als de werknemer niet bij die verzekering was aangesloten. Deze regel zou klanten van uitzendbureaus enige geruststelling moeten bieden met betrekking tot hun verplichting om werknemers die door het uitzendbureau worden geleverd een conforme dekking aan te bieden. De werkgever moet echter de hulp van het uitzendbureau inroepen om het verschil in werknemerskosten duidelijk te documenteren.

De voorschriften van de Internal Revenue Service schrijven over het algemeen voor dat een belastingplichtige, om boetes van de Amerikaanse federale belastingdienst te vermijden, alleen mag vertrouwen op formele schriftelijke adviezen die voldoen aan specifieke vereisten die in die voorschriften worden beschreven. Deze nieuwsbrief voldoet niet aan die vereisten. Voor zover deze nieuwsbrief schriftelijke informatie bevat met betrekking tot federale belastingzaken in de Verenigde Staten, is deze schriftelijke informatie niet bedoeld of geschreven om te worden gebruikt, en mag een belastingplichtige deze niet gebruiken, om federale belastingboetes in de Verenigde Staten te vermijden, en is deze niet geschreven ter ondersteuning van de promotie of marketing van enige transactie of aangelegenheid die in de nieuwsbrief wordt besproken.

Legal News maakt deel uit van ons voortdurende streven om actuele informatie te verstrekken over urgente kwesties of branchegerelateerde onderwerpen die van belang zijn voor onze cliënten en collega's. Als u vragen heeft over deze update of het onderwerp verder wilt bespreken, neem dan contact op met uw Foley-advocaat of met:

Katherine L. Aizawa
San Francisco, Californië
415.438.6483
[email protected]

Casey K. Fleming
Milwaukee, Wisconsin
414.319.7314
[email protected]

Belinda S. Morgan
Chicago, Illinois
312.832.4562
[email protected]

Leigh C. Riley
Milwaukee, Wisconsin
414.297.5846
[email protected]

Erik D. Vogt
Chicago, Illinois
312.832.4903
[email protected]