De vereisten voor betaald ziekteverlof beginnen te lijken op een lappendeken van wetgeving

De toename van wetten inzake betaald ziekteverlof (PSL) op staats- en lokaal niveau, met uiteenlopende en soms tegenstrijdige bepalingen, vormt een uitdaging voor werkgevers die in meerdere staten actief zijn.In het artikel van vorige week werden een aantal punten besproken die vaak aan bod komen in een PSL-wet of -verordening. Deze week geven we enkele algemene beleidsoverwegingen om werkgevers te helpen die te maken hebben met nalevingsverplichtingen in meerdere rechtsgebieden.

Het uitgangspunt is om te bepalen of u een 'one-size-fits-all'-beleid kunt hanteren en of dat zinvol is.  Het antwoord hangt af van het aantal locaties dat betrokken is, hoe verschillend de vereisten in die rechtsgebieden zijn en hoe belangrijk het is om één beleid te hebben. Proberen één beleid te hanteren betekent dat u zich moet committeren aan de meest genereuze (werknemersvriendelijke) opties in elk rechtsgebied, ook op locaties waar de wet een dergelijk niveau van genereusheid niet vereist.

Voor een nationaal bedrijf met een vestiging in Montgomery County, Maryland, betekent dit bijvoorbeeld dat u moet beslissen of u elke werknemer tot 80 uur betaald ziekteverlof per jaar wilt toestaan, het toegestane maximum voor het gebruik van verlof volgens de wet van Montgomery County. (Het potentiële verlof is zelfs nog hoger voor nationale werkgevers in de hotelbranche, aangezien Los Angeles dergelijke werkgevers verplicht om 96 betaalde uren verlof per jaar toe te staan.)  Een werkgever met slechts twee vestigingen die onder PSL vallen, kan met hetzelfde dilemma worden geconfronteerd als een van de vestigingen zich in Montgomery County, Maryland, bevindt. (Het maximaal toegestane verlof per jaar varieert doorgaans van 24 tot 40 uur voor de meeste PSL-wetten.)

Vraag bij het nemen van deze beslissing hoeveel waarde het bedrijf hecht aan uniformiteit binnen de hele organisatie in vergelijking met het belang van het minimaliseren van de kosten in verband met PSL-vereisten. Meestal zijn er een of twee rechtsgebieden (vaak in Californië) die een bijzonder genereus beleid voeren en het bedrijf wil misschien niet alle werknemers dat niveau van voordelen bieden. Een betere aanpak voor de meeste werkgevers die in meerdere staten actief zijn, is wellicht een "one-size-fits-most"-beleid dat ruimte laat voor variaties voor bepaalde rechtsgebieden.

Een andere veelgestelde vraag is of een huidig beleid inzake betaald verlof (PTO) of vakantie kan worden gebruikt om te voldoen aan de PSL-vereisten. Hoewel dit over het algemeen is toegestaan (en aantrekkelijk klinkt), kan het simpelweg terugvallen op PTO enkele onbedoelde gevolgen hebben, voornamelijk het beperken van de mogelijkheid om voorafgaande kennisgeving te eisen.  Het gebruik van één type verlof betekent dat de PSL-verboden om voorafgaande kennisgeving of ondersteunende documentatie te eisen, van toepassing zijn op ALLE gevallen waarin dat type verlof wordt gebruikt. (Vergeet niet dat de meeste PSL-wetten vereisen dat de werknemer ongeplande afwezigheid wordt toegestaan op basis van de verklaring van de werknemer dat hij/zij vrij nodig heeft voor een gedekt doel.)

In theorie zou een bedrijf twee soorten PTO kunnen hebben: zodra een werknemer de PTO zonder kennisgeving heeft opgebruikt, zouden de normale kennisgeving en andere vereisten van toepassing zijn.  Maar beide groepen als PTO bestempelen lijkt alleen maar om problemen en verwarring te vragen. Een meer praktische optie is om ten minste twee soorten verlof te hebben, ongeacht de benaming. Een bedrijf kan bijvoorbeeld vasthouden aan de traditionele benamingen vakantie en ziekteverlof, de benamingen PTO en PSL gebruiken, of zelfs drie categorieën verlof hebben: vakantie, persoonlijk verlof en PSL. Ongeacht de benaming kunnen er voor elke verlofcategorie verschillende regels gelden.

Het spreekwoordelijke venijn zit in de details. Zoals vorige week besproken, zijn de belangrijkste variabelen in PSL-wetgeving waar u op moet letten onder meer het opbouwpercentage voor ziekteverlof, het maximaal toegestane verlof per jaar, de overdracht van verlof naar het volgende jaar, geldige redenen voor verlof en kennisgevingseisen. Bij het opstellen van een beleid:

• Bepaal welke werknemers in aanmerking komen voor PSL, het minimumaantal uren dat nodig is om in aanmerking te komen voor PSL en wanneer de aanspraak ingaat.
• Bepaal het maximale aantal PSL per jaar, het opbouwpercentage, het overdrachtsbeleid (gebruiken of verliezen of uitbetalen) en of opgebouwde PSL bij beëindiging van het dienstverband wordt uitbetaald.
• Bepaal de omstandigheden die in aanmerking komen voor PSL, de verhogingen voor gebruik en de vereiste kennisgeving.

Vergeet niet om alle vereiste mededelingen op een opvallende plaats aan te brengen (of elektronisch te publiceren, indien toegestaan). Train ten slotte het nodige personeel om het beleid correct en consistent toe te passen, om het risico op vergeldingsclaims te vermijden of tot een minimum te beperken. De meeste PSL-wetten verbieden specifiek vergelding voor het gebruik of aanvragen van PSL.

Gezien de complexiteit van de wetgeving inzake betaald ziekteverlof, wordt werkgevers aangeraden om een arbeidsrechtadvocaat te raadplegen om ervoor te zorgen dat het verlofbeleid niet alleen voldoet aan de toepasselijke wetgeving inzake betaald ziekteverlof (en mogelijk tegenstrijdige bepalingen), maar ook aan andere wettelijke verplichtingen.