Word je gek van de vereisten voor betaald ziekteverlof? Je bent niet de enige.

Zoals we eerder hebben gemeld, zet de trend waarbij staten en rechtsgebieden verplichtingen inzake betaald ziekteverlof (PSL) invoeren zich voort. Dit vormt een uitdaging voor werkgevers die in meerdere staten actief zijn en voor werkgevers met werknemers in zowel een stad als een staat met verschillende PSL-vereisten.

Per 1 januari 2018 zijn er negen staten (Arizona, Californië, Connecticut, Maryland, Massachusetts, Oregon, Rhode Island (van kracht vanaf 1 juli 2018), Vermont en Washington) en het District of Columbia, evenals meerdere andere rechtsgebieden (waaronder Chicago, Minneapolis, New York City en Philadelphia) die een of andere vorm van PSL-vereisten hebben ingevoerd. Bovendien verplicht Executive Order 13706 bepaalde federale overheidscontractanten om PSL te verstrekken aan werknemers die onder deze regeling vallen.

Er is ook een tegengestelde trend waarbij deelstaatregeringen lokale overheden verbieden om lokale PSL-vereisten vast te stellen. Ongeveer 18 staten hebben dit soort wetten inzake betaald verlof aangenomen, waaronder Florida, Michigan, Ohio en Wisconsin. Draait uw hoofd al?

Deze week bespreken we kort een aantal punten die vaak aan bod komen in een PSL-wet of -verordening. Volgende week zullen we enkele algemene beleidsmatige overwegingen bespreken om werkgevers te helpen die te maken hebben met nalevingsverplichtingen in meerdere rechtsgebieden.

Een PSL-statuut of -verordening behandelt vaak het volgende:

• Geschiktheid of beperkingen: De dekking varieert van in principe alle werkgevers en werknemers tot alleen bepaalde sectoren of soorten werknemers. Washington sluit bijvoorbeeld werknemers uit die zijn vrijgesteld, terwijl Connecticut alleen dienstverlenende werknemers omvat. In andere gevallen zijn de grootte van het bedrijf of het aantal gewerkte uren van een werknemer van invloed op de vereisten.
• Opbouwpercentage en/of maximum: In de verschillende staten varieert het opbouwpercentage momenteel van één uur PSL per 30 gewerkte uren tot één uur PSL per 52 gewerkte uren. Op sommige locaties mag de opbouw worden gemaximeerd, hetzij per jaar, hetzij in totaal, en op sommige locaties, zoals Washington, geldt helemaal geen opbouwlimiet.
• Gedekte toepassingen: Naast verlof voor de eigen ziekte van de werknemer en doktersbezoeken, bieden alle rechtsgebieden verlof voor de ziekte van een familielid (hoewel de definities van wie gedekt is, kunnen variëren). Andere veel voorkomende doeleinden zijn verlof in verband met huiselijk geweld (inclusief counseling of het regelen van andere woonvoorzieningen), evenals verlof wanneer de school of kinderopvang van een kind gesloten is vanwege een noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid.
• Vereisten inzake voorafgaande kennisgeving: Over het algemeen kan voorafgaande kennisgeving niet worden vereist, tenzij de noodzaak daarvan te voorzien is. Bedrijven moeten er dus op voorbereid zijn dat PSL zonder voorafgaande kennisgeving wordt gebruikt.
• Mogelijkheid om documentatie te vragen: Over het algemeen kunt u geen documentatie vragen ter ondersteuning van het gebruik van PSL, hoewel sommige locaties wel verzoeken om documentatie toestaan, zoals het vragen om een doktersverklaring bij afwezigheid van meer dan drie geplande werkdagen.
• Mogelijkheid om naleving van andere oproepprocedures te eisen: De meeste programma's beperken de mogelijkheid om naleving van andere oproepprocedures te eisen en verbieden met name dat een werknemer verantwoordelijk wordt gesteld voor het regelen van vervanging tijdens de vrije tijd.
• Jaarlijkse gebruiks- of overdrachtsvereisten of -limieten: Over het algemeen gelden er limieten voor de hoeveelheid PSL die kan worden opgebouwd of gebruikt, meestal op basis van een enkel kalenderjaar. In andere gevallen kan er een limiet gelden voor de jaarlijkse overdracht van PSL.
• Vereisten voor herplaatsing: De meeste programma's bevatten een bepaling die vereist dat opgebouwde maar ongebruikte PSL bij herplaatsing aan een werknemer wordt teruggegeven, meestal als de herplaatsing binnen een jaar plaatsvindt. Het federale programma, dat van toepassing is op bepaalde aannemers, vereist specifiek dat PSL wordt teruggegeven, zelfs als de werknemer voor ongebruikte PSL is betaald.
• Uitbetaling toegestaan of vereist: De meeste programma's vereisen geen uitbetaling van PSL, noch aan het einde van het jaar, noch bij beëindiging, maar staan een dergelijke uitbetaling wel toe.
• Vergeldingsmaatregelen of disciplinaire maatregelen verboden: Vergeldingsmaatregelen voor het gebruik van of het aanvragen van PSL zijn over het algemeen verboden. Sommige programma's bevatten een bepaling waarin duidelijk wordt gesteld dat een werknemer disciplinaire maatregelen kan krijgen voor misbruik van PSL. Aangezien het echter moeilijk is om de afwezigheid te documenteren, zal het moeilijk zijn om misbruik vast te stellen. Bedrijven moeten rekening houden met mogelijke problemen, zoals het effect van PSL op punten in een aanwezigheidsregistratiesysteem of het verlies van vakantiegeld voor een ongeplande afwezigheid voor of na de vakantie.
• Vereisten inzake registratie of kennisgeving: Ten slotte stellen de meeste programma's eisen aan de registratie van PSL en de kennisgeving aan werknemers. De wetgeving van Washington vereist bijvoorbeeld een maandelijkse kennisgeving aan werknemers over de opgebouwde tijd en eventueel verlies van PSL. Het verlies kan bestaan uit gebruik door de werknemer, verlies als gevolg van een bijdrage aan 'gedeelde tijd', verlies als gevolg van uitbetaling of verlies als gevolg van overdrachtslimieten.

We hebben een groot aantal belangrijke PSL-bepalingen geïdentificeerd. Uiteraard raden we werkgevers aan om de toepasselijke wetgeving zorgvuldig door te nemen om te controleren of ze voldoen aan de talloze vereisten die specifiek zijn voor de verschillende staten en gemeenten met PSL-wetgeving. Om u daarbij te helpen, geven we in het artikel van volgende week tips om ervoor te zorgen dat het verlofbeleid van uw bedrijf voldoet aan de PSL-vereisten en de administratieve lasten tot een minimum beperkt.