Bepalingen en aanwijzingen voor begunstigden – Plan nu voor meer eenvoud later

Behalve bij overlijden krijgen bepalingen en aanwijzingen inzake begunstigden in het kader van gekwalificeerde regelingen (zie ERISA Sectie 3(8)) doorgaans weinig aandacht. Helaas kan overlijden minder wenselijke bepalingen en voorheen verborgen onduidelijkheden aan het licht brengen. Met een kleine herziening en planning nu kunt u zich echter beter voorbereiden op eenvoud later.

1. Ontwar uw watervalvoorziening

Over het algemeen bevat een watervalbepaling instructies voor wat er met een uitkering gebeurt wanneer de deelnemer overlijdt voordat die uitkering ingaat en er geen begunstigde is aangewezen of geen aangewezen begunstigde de deelnemer overleeft. De waterval biedt dus een volgorde voor de uitkering van overlijdensuitkeringen, te beginnen met de genoemde begunstigde en alleen overgaand naar de volgende categorie als de voorgaande categorie niet bestaat of niet van toepassing is. Zoals hieronder wordt opgemerkt, zijn betere watervalbepalingen doorgaans korter en omvatten ze minder bepalingen.

Vermijd het gebruik van watervallen die onnodige lasten met zich meebrengen. Dit kan zich voordoen wanneer er beslissingen moeten worden genomen over welke personen in welke categorieën vallen, en die categorieën niet volledig zijn. Een watervalbepaling kan bijvoorbeeld bepalen dat bij afwezigheid van de genoemde begunstigde en de echtgenoot de volgende volgorde geldt: (1) de kinderen (of kinderen van overleden kinderen, op grond van het recht van vertegenwoordiging), (2) de ouders, (3) de broers en zussen (of kinderen van overleden broers en zussen, op grond van het recht van vertegenwoordiging), en ten slotte (4) de nalatenschap. Het probleem met een dergelijke bepaling is natuurlijk dat de beheerder van het plan nu moet zorgen dat hij weet wie al deze personen zijn, wat moeilijk te verifiëren kan zijn, om nog maar te zwijgen van de noodzaak om de bovengenoemde categorieën te definiëren om situaties zoals adoptie of stiefbroers en -zussen aan te pakken.

Overweeg om een waterval te implementeren die minder en eenvoudigere categorieën gebruikt. Anekdotisch hebben we vastgesteld dat de volgende waterval het beste werkt: (1) de genoemde begunstigde, (2) de echtgenoot en (3) de nalatenschap. Hoewel geen enkele waterval alle problemen kan voorkomen, vermijdt deze kortere bepaling over het algemeen de netelige beslissingen die anders kunnen voorkomen.

2. Overlijden van begunstigden

Een sterke begunstigingsbepaling regelt niet alleen wat er gebeurt als een deelnemer overlijdt, maar ook wat er gebeurt als de begunstigde overlijdt – na de deelnemer, maar voordat de uitkering wordt ontvangen. Stel bijvoorbeeld dat deelnemer Ned overlijdt terwijl zijn begunstigde, Kate, die ook zijn echtgenote is, nog in leven is. Voordat de uitkering wordt uitgekeerd, overlijdt echter ook Kate, en dan rijst de vraag wiens nalatenschap vervolgens in aanmerking komt. Hoewel wij van mening zijn dat het beste resultaat de nalatenschap van Kate zou zijn – Kate zou anders de uitkering hebben ontvangen, dus dat lijkt logischer dan dat de nalatenschap van Ned weer in aanmerking komt – zou het beste resultaat zijn dat het plan expliciet vermeldt wat er gebeurt als die situatie zich voordoet.

3. Wees voorbereid op kleine nalatenschappen en minderjarige kinderen

Twee lastige situaties die zich bij elke watervalbepaling kunnen voordoen, zijn die waarbij kleine bedragen of minderjarige kinderen betrokken zijn. In het eerste geval wordt de nalatenschap de begunstigde, maar met een klein saldo op de rekening. Omdat de kosten voor het openen van een officiële nalatenschap erg hoog kunnen zijn, staan veel staten distributie via kleine nalatenschapsverklaringen toe, op voorwaarde dat het bedrag in kwestie een bepaalde drempel niet overschrijdt, bijvoorbeeld 50.000 dollar.

Over het algemeen staan deze staatswetten toe dat een of meer personen een beëdigde verklaring indienen waarin zij zweren dat zij de erfgenaam/erfgenamen van de overledene zijn en hun recht op de uitkering uit het plan bevestigen, en die beëdigde verklaring vervolgens aan het plan verstrekken zonder een formele nalatenschap te openen. Als extra bonus bieden veel staatswetten bescherming aan de regeling wanneer er gebruik wordt gemaakt van een verklaring van kleine nalatenschap, alsof de regeling de uitkering aan een formele nalatenschap heeft uitgekeerd. Wanneer een regeling te maken krijgt met situaties waarbij sprake is van kleine rekeningsaldi en nalatenschapsuitkeringen, kan een sponsor van de regeling overwegen om de procedure voor een verklaring van kleine nalatenschap voor te stellen aan de betreffende claimanten van de regeling.

De tweede lastige situatie betreft uitkeringen aan minderjarige kinderen. Hoewel een plan kan proberen om toepasselijke bepalingen op te stellen, hebben de meeste staten een versie van de Uniform Transfers to Minors Act aangenomen. Net als bij wetten voor verklaringen voor kleine nalatenschappen, maken deze wetten het mogelijk om uitkeringen aan minderjarigen te verdelen met de bescherming van de staat, op voorwaarde dat de voogd van het kind namens de minderjarige een verklaring of beëdigde verklaring indient waarin hij bevestigt dat hij de uitkering als voogd voor dat kind heeft ontvangen. Wanneer een plan op de hoogte is van minderjarige begunstigden, zou het voorstellen of eisen van naleving van de toepasselijke wet op overdrachten aan minderjarigen moeten zorgen voor een snellere en veiligere verdeling.

4. Geef aan wanneer beslissingen worden genomen

Tot slot raden wij u aan uw bepalingen inzake begunstigden en aanwijzingsformulieren te herzien om ervoor te zorgen dat duidelijk is wanneer de aanwijzingen van begunstigden worden herzien en goedgekeurd: wanneer ze worden ingediend bij de sponsor van de regeling of wanneer de deelnemer overlijdt. Het verschil in timing kan van invloed zijn op wie de begunstigde wordt. Zo bepaalt Internal Revenue Code Section 401(a)(11) in het algemeen dat als een deelnemer op het moment van overlijden getrouwd is, de aanwijzing van een andere begunstigde dan de echtgenoot van de deelnemer alleen van kracht kan worden als de echtgenoot schriftelijk toestemming heeft gegeven voor de aanwijzing.

De vraag is dan wanneer de geldigheid van de begunstigingsaanwijzing (en in het bijzonder de vereiste toestemming van de echtgenoot) wordt beoordeeld en vastgesteld. Stel dat een gehuwde deelnemer zijn moeder als begunstigde aanwijst, maar zonder toestemming van zijn echtgenoot. Enige tijd later scheiden de deelnemer en zijn echtgenoot, waarna de deelnemer overlijdt. Wie wordt dan de begunstigde? Als de aanwijzing bij overlijden wordt beoordeeld, zou de moeder de uitkering moeten ontvangen, omdat de deelnemer op dat moment niet gehuwd was en er dus geen toestemming van de echtgenoot nodig was. Als de geldigheid van de aanwijzing bij indiening wordt beoordeeld en vastgesteld, is deze vermoedelijk ongeldig omdat er geen toestemming van de echtgenoot is gegeven, en dan zou de watervalbepaling van het plan van toepassing zijn. Hoewel dergelijke situaties zich misschien niet vaak voordoen, kan een zorgvuldige formulering (en aandacht voor het beheer van het plan) aangeven wanneer aanwijzingen worden vastgesteld en helpen om later hoofdpijn te voorkomen.