Veilige havens voor het aanbieden van ziektekostenverzekeringen via een individuele ziektekostenvergoedingsregeling
Achtergrondinformatie
De Internal Revenue Service ("IRS") heeft definitieve regelgeving gepubliceerd ( hier beschikbaar) die werkgevers toestaat om vóór belastingheffing geld opzij te zetten in gezondheidsvergoedingsregelingen ("HRA's") die door werknemers kunnen worden gebruikt om premies en andere contante kosten te betalen die verband houden met de aankoop van individuele ziektekostenverzekeringen (bekend als "individuele dekkings-HRA's" of "ICHRAs") met ingang van 1 januari 2020, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan (deze voorschriften en de vereiste voorwaarden worden hier besproken). Hoewel die definitieve regelgeving bepaalde dat het aanbod van een ICHRA door een werkgever kon voldoen aan de vereiste om gezondheidszorg aan te bieden in het kader van de werkgeversverplichting van de Patient Protection and Affordable Care Act ("ACA"), gaf die definitieve regelgeving geen antwoord op de vraag hoe een werkgever ervoor kon zorgen dat zijn ICHRA-aanbod zou voldoen aan de vereisten inzake "betaalbaarheid" en "minimale waarde" van artikel 4980H(b) van de Internal Revenue Code ("Code") zou voldoen.
De IRS heeft nu voorgestelde regelgeving ( hier beschikbaar) uitgevaardigd met veilige havens die kunnen worden gebruikt om te bepalen of een aanbod van ICHRA-dekking zou voldoen aan de vereisten inzake "betaalbaarheid" en "minimale waarde" onder Code sectie 4980H(b), waardoor de werkgever wordt vrijgesteld van aansprakelijkheid voor een boete op grond daarvan.
Werkgevers kunnen vanaf 1 januari 2020 op deze voorgestelde regelgeving vertrouwen (en kunnen hierop blijven vertrouwen voor elk planjaar dat begint vóór de datum die zes maanden na de publicatie van de definitieve regelgeving valt).
De boete vermijden voor het aanbieden van een verzekering die niet betaalbaar is of niet de minimale waarde biedt
Op grond van de werkgeversverplichting van de ACA moeten grote werkgevers (werkgevers met gemiddeld 50 of meer voltijdse werknemers, inclusief voltijdse equivalenten, in het voorgaande jaar) het volgende doen:
(1) minimaal essentiële ziektekostenverzekering aanbieden aan ten minste 95% van hun fulltime werknemers (en hun gezinsleden) om de boete op grond van artikel 4980H(a) van de Code te vermijden; en
(2) een dergelijke dekking moet "betaalbaar" zijn en een "minimale waarde" bieden om de boete op grond van artikel 4980H(b) van de Code te vermijden.
Beide sancties kunnen worden opgelegd aan een werknemer die een verzekering via de Exchange afsluit en een premiekorting ontvangt voor een dergelijke Exchange-verzekering.
Zoals hierboven aangegeven, was in de definitieve regelgeving al bevestigd dat het aanbod van een ICHRA-dekking door een werkgever zou kunnen voldoen aan de vereiste om fulltime werknemers een ziektekostenverzekering aan te bieden in het kader van de boete op grond van artikel 4980H(a) van de Code. De voorgestelde regelgeving biedt veilige havens die kunnen worden gebruikt om te voldoen aan de vereisten inzake "betaalbaarheid" en "minimumwaarde" in het kader van de boete op grond van artikel 4980H(b) van de Code.
Een aanbod van ICHRA-dekking wordt als "betaalbaar" beschouwd als het maandelijkse "vereiste bijdragebedrag" van de werknemer niet hoger is dan 1/12 van het product van het jaarinkomen van het huishouden van de werknemer en het vereiste bijdragepercentage (9,78% voor planjaren die beginnen in 2020). Het 'vereiste bijdragebedrag' is het bedrag dat de werknemer uit eigen zak zou moeten betalen voor de maandelijkse premie voor het goedkoopste zilveren plan voor individuele dekking dat wordt aangeboden via de Exchange voor het beoordelingsgebied waar de werknemer woont (na rekening te hebben gehouden met de maandelijkse ICHRA-bijdrage van de werkgever voor individuele dekking).
Veilige havens voor locatie en terugblikmaand: De voorgestelde regelgeving bevat veilige havens die een grote werkgever kan gebruiken om te bepalen of zijn aanbod van ICHRA-dekking "betaalbaar" is om de boete van Code sectie 4980H(b) te vermijden, zelfs als het aanbod anders niet zou voldoen aan de betaalbaarheidsvereisten voor een bepaalde werknemer en die werknemer uiteindelijk een premiebelastingkrediet ontvangt:
- Locatie Safe Harbor: De voorgestelde regelgeving bepaalt dat een werkgever de maandelijkse premie voor het goedkoopste zilveren plan voor individuele dekking via de Exchange voor het beoordelingsgebied van de primaire werkplek van de werknemer mag gebruiken om de betaalbaarheid te beoordelen (in plaats van de woonplaats van de werknemer).Voor deze veilige haven is de primaire werkplek van de werknemer de locatie waar de werkgever redelijkerwijs verwacht dat de werknemer op de eerste dag van het planjaar diensten zal verlenen (maar houd er rekening mee dat de primaire werkplek moet worden bijgewerkt als de werkelijke werkplek van de werknemer verandert en de werkgever verwacht dat de verandering permanent of voor onbepaalde tijd is).Voor werknemers op afstand moet een werkgever de locatie waar de werknemer zich meldt, gebruiken als de primaire werkplek van de werknemer (als er geen meldingslocatie is, moet de werkgever de woonplaats van de werknemer als primaire werkplek gebruiken). Als er in verschillende delen van een beoordelingsgebied verschillende goedkoopste zilveren plannen zijn, kan de werkgever bij het toepassen van de locatie-safe harbor het goedkoopste zilveren plan gebruiken dat wordt aangeboden op de locatie van de primaire werkplek van de werknemer.
- Terugblikmaand Safe Harbor: De betaalbaarheid van ICHRA-dekking voor een maand wordt bepaald op basis van de premie voor het goedkoopste zilveren plan voor individuele dekking dat wordt aangeboden via de Exchange voor het beoordelingsgebied waar de werknemer woont (of de primaire werkplek van de werknemer indien ook de locatie safe harbor van toepassing is) voor die specifieke maand.De IRS erkende echter dat werkgevers over het algemeen ruim voor het begin van het planjaar bepalen welke gezondheidsvoordelen zij voor een bepaald jaar zullen aanbieden.Als gevolg hiervan bepalen de voorgestelde voorschriften dat werkgevers voor een ICHRA met een kalenderjaar als planjaar de maandelijkse premie voor het toepasselijke goedkoopste zilveren plan vanaf januari van het voorgaande kalenderjaar kunnen gebruiken om de betaalbaarheid te bepalen (ICHRA-plannen met een ander planjaar dan het kalenderjaar kunnen de maandelijkse premie van het toepasselijke goedkoopste zilveren plan vanaf januari van het huidige kalenderjaar gebruiken).Houd er rekening mee dat werkgevers nog steeds de huidige leeftijden van werknemers in het planjaar moeten toepassen, zelfs als ze premies van het voorgaande jaar gebruiken.
Veilige havens voor gezinsinkomen: De voorgestelde regelgeving bepaalt verder dat een werkgever ook de huidige ACA-veilige havens voor gezinsinkomen (onder voorbehoud van de bestaande vereisten voor de toepassing van die veilige havens) kan gebruiken als vervanging voor het werkelijke gezinsinkomen van een werknemer (d.w.z. de W-2-loonveilige haven, de federale armoedegrensveilige haven en de loonveilige haven) om te bepalen of het aanbod van ICHRA-dekking betaalbaar is in het kader van de ACA-werkgeversverplichting.
Leeftijdsgerelateerde kwesties: De voorgestelde regelgeving verduidelijkt ook hoe de leeftijd van een werknemer moet worden bepaald voor het vaststellen van de premie voor het goedkoopste zilveren plan dat via de Exchange wordt aangeboden voor het beoordelingsgebied waar de werknemer woont (of de primaire werkplek van de werknemer indien de locatie safe harbor wordt toegepast): de leeftijd van een werknemer voor het gehele ICHRA-planjaar wordt geacht de leeftijd van de werknemer te zijn op de eerste dag van het planjaar (en voor werknemers die tijdens het ICHRA-planjaar in aanmerking komen, de datum waarop hun ICHRA-dekking van kracht wordt). De voorgestelde regelgeving bepaalt verder dat in gebieden waar het goedkoopste zilveren plan varieert naar gelang de leeftijd, de werkgever het goedkoopste zilveren plan voor de laagste leeftijdsgroep voor de locatie van een werknemer kan gebruiken (die kan worden bepaald op basis van de woonplaats of door de locatie-safe harbor toe te passen om in plaats daarvan de primaire werkplek te gebruiken).
Consistentievereiste: Het gebruik van de voorgestelde ICHRA-veilige havens is optioneel en een grote werkgever kan ervoor kiezen om verschillende ICHRA-veilige havens toe te passen op verschillende categorieën werknemers, op voorwaarde dat dit op een uniforme en consistente basis gebeurt voor alle werknemers in dezelfde categorie.
Minimale waarde: De voorgestelde regelgeving stelt dat ICHRA-dekking die als "betaalbaar" wordt beschouwd (inclusief dekking die als betaalbaar wordt beschouwd na toepassing van de hierboven besproken ICHRA-veilige havens) wordt geacht minimale waarde te bieden voor de toepassing van artikel 4980H(b) van de Code.
Conclusie
De voorgestelde regelgeving biedt welkome veilige havens en richtlijnen die werkgevers kunnen gebruiken om te bevestigen dat een ICHRA-aanbod voldoende is om een boete voor werkgevers te vermijden. Werkgevers moeten er echter rekening mee houden dat deze regelgeving momenteel alleen in voorgestelde vorm bestaat en dat ze op de hoogte moeten blijven van toekomstige ontwikkelingen.
Als onderdeel van Foley's voortdurende toewijding om onze klanten en collega's juridisch inzicht te bieden, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief, genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en urgente zaken met betrekking tot werknemersvoordelen en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of op de afbeelding hierboven om u aan te melden voor onze communicatievoorkeurenmanager.
