Kunnen we twee 401(k)-regelingen sponsoren?

We krijgen deze vraag vaak van onze klanten. Soms is het antwoord een duidelijk 'ja', en in andere gevallen is het antwoord een 'misschien'. Hieronder staan drie typische vragen en antwoorden die de meest voorkomende scenario's belichten waarin deze vraag opkomt.

Vraag #1: We openen een niet-vakbondsfaciliteit in een andere staat en de kostenstructuur van die nieuwe faciliteit moet tot een minimum worden beperkt om winstgevend te zijn. Kunnen we een apart 401(k)-plan opzetten voor werknemers in de nieuwe faciliteit met een lagere bijdrage dan we bieden onder het 401(k)-plan dat de rest van onze werknemers dekt?

Antwoord #1: MISSCHIEN; het hangt ervan af of beide plannen een 'dekkingstest' kunnen doorstaan.

In de meest basale vorm vergelijkt de dekkingstest het percentage niet-hoogbetaalde werknemers (NHCEs) die in aanmerking komen voor het plan met het percentage hoogbetaalde werknemers (HCEs) die in aanmerking komen voor het plan. Over het algemeen geldt dat als het resultaat van een plan ten minste 70% is (bij een test die elke dag van het jaar wordt uitgevoerd), het plan de test doorstaat.

Laten we aannemen dat de werkgever die de vraag stelde in totaal 340 NHCEs en 32 HCEs in dienst heeft. Onder het hoofdplan 401(k) komen 300 van de NHCEs en 30 van de HCEs in aanmerking voor deelname. Onder het nieuwe plan 401(k) komen de overige 40 NHCEs en 2 HCEs in aanmerking.  Hieronder volgt een voorbeeld van hoe de dekkingstest zou verlopen:

Aangezien het resultaat voor beide plannen boven de 70% ligt, slagen ze allebei voor de test. In dit geval zou het dus prima zijn om twee afzonderlijke 401(k)-plannen te behouden.

Let op de volgende belangrijke punten:

• Zoals u kunt zien, hangt het slagen van de tests af van de demografische gegevens van de werknemers die onder elk plan vallen.
• Over het algemeen moet deze test jaarlijks worden uitgevoerd.  
• Het feit dat de werknemers in dienst zijn van afzonderlijke rechtspersonen maakt over het algemeen geen verschil. Over het algemeen worden entiteiten die voor 80% in eigendom zijn van elkaar beschouwd als één werkgever, wat betekent dat alle werknemers van die verbonden entiteiten moeten worden meegeteld in de tests. Bovendien worden bepaalde entiteiten die niet via eigendom met elkaar verbonden zijn, zoals een managementdienstverlener en de entiteit waarvoor deze diensten verleent, behandeld als één werkgever. Raadpleeg daarom een gekwalificeerde ERISA-advocaat om er zeker van te zijn dat u de juiste werknemers meetelt in de tests.
• Het bovenstaande voorbeeld is een sterk vereenvoudigde versie van de test. In werkelijkheid zijn er veel meer regels waarmee rekening moet worden gehouden om de test correct uit te voeren. Er is zelfs een tweede, andere test die u kunt gebruiken als u deze "eenvoudige" test niet kunt doorstaan. Het doel van het voorbeeld is om eenvoudigweg te benadrukken dat het mogelijk is om meerdere 401(k)-plannen te hebben als uw cijfers kloppen.
• Deze regels zijn in theorie van toepassing op een onbeperkt aantal regelingen. U kunt 15 verschillende 401(k)-regelingen hebben, zolang elke regeling maar voldoet aan de dekkingstest.

Vraag #2: We hebben net een bedrijf gekocht dat een eigen 401(k)-pensioenregeling heeft. Kunnen we die regeling gewoon handhaven voor de werknemers van de overgenomen entiteit, terwijl we onze eigen 401(k)-pensioenregeling voor alle andere werknemers blijven handhaven?

Antwoord #2: JA, voor een beperkte periode, en daarna MISSCHIEN. Er is een speciale overgangsregeling in de Internal Revenue Code die u toestaat om het 401(k)-plan van een overgenomen bedrijf te behouden voor het jaar van de overname en het hele daaropvolgende jaar (de "overgangsperiode") zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het uitvoeren van de dekkingstest, zolang:

• Elk plan heeft vóór de overname de dekkingstest doorstaan, en
• U mag de dekking van beide regelingen tijdens de overgangsperiode niet ingrijpend wijzigen. Wees dus voorzichtig wanneer de hoogbetaalde werknemers van de overgenomen entiteit u proberen over te halen om hen over te hevelen naar uw belangrijkste 401(k)-regeling. Als u de dekking van de regelingen op die manier wijzigt, komt u vrijwel zeker niet meer in aanmerking voor deze overgangsregeling.

Na afloop van de overgangsperiode moet u, zoals u al geraden had, ervoor zorgen dat beide plannen voldoen aan de dekkingseisen, zoals beschreven in vraag en antwoord #1, om afzonderlijke plannen te kunnen blijven handhaven.

Vraag #3: Onze vakbond heeft net in hun nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst onderhandeld over een 401(k)-plan, maar dit plan heeft andere regels (bijvoorbeeld een andere wachttijd en een andere werkgeversbijdrage) dan de regels voor ons reguliere 401(k)-plan. Kan ik een apart 401(k)-plan opzetten voor deze vakbondsgroep?

Antwoord #3: Ja. Het is geen probleem om één 401(k)-regeling te hebben voor vakbondsleden en een andere 401(k)-regeling voor niet-vakbondsleden. Als u vijf verschillende vakbonden heeft, kunt u zelfs vijf verschillende regelingen opzetten voor elke vakbondsgroep. Vakbondsleden worden genegeerd in de dekkingstest, daarom is het altijd toegestaan om verschillende regelingen te hebben voor vakbondsleden.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.