Vijf dingen die je wel en niet moet doen voor een effectieve virtuele bemiddeling

Nu in bijna alle staten van het land een lockdown van kracht is, zijn videoconferenties de norm geworden voor het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden. De afgelopen weken hebben de advocaten van Foley een aantal virtuele bemiddelingen afgerond en zijn ze onder de indruk – en enigszins verrast – geraakt door de doeltreffendheid van virtuele bemiddeling. In tegenstelling tot de gangbare opvatting dat alle partijen op dezelfde locatie moeten zijn, zodat ze urenlang in een vergaderzaal kunnen worden 'afgemolken', wijst onze ervaring uit dat bemiddelingen via videoplatforms succesvol kunnen zijn. 

Hier zijn vijf dingen die u wel en niet moet doen voor een effectieve virtuele bemiddeling. 

1. Kieseen bemiddelaar die vertrouwd is met de technologie. 

Het is noodzakelijk om een bemiddelingsbedrijf te kiezen dat bekend is met het virtuele platform dat u gaat gebruiken. Dit is van cruciaal belang – u wilt geen bemiddelaar die geen ervaring heeft met of niet vertrouwd is met het gebruik van de technologie.  Vraag uw bemiddelaar of hij of zij al een 'proefdraaien' heeft gedaan met het gekozen platform om er zeker van te zijn dat hij of zij bedreven is in het opzetten van alle virtuele ruimtes – zowel gezamenlijke als aparte – die zullen worden gebruikt, en begrijpt hoe de deelnemers tussen deze ruimtes kunnen worden verplaatst. 

2. Behoudvertrouwelijkheid en voorrecht. 

Ten eerste moet u zich ervan bewust zijn dat het gebruik van videoconferencingtechnologie risico's met zich meebrengt op het gebied van veiligheid en vertrouwelijkheid. De laatste tijd zijn er veel incidenten geweest die veel aandacht hebben gekregen in de media en die betrekking hadden op de veiligheid van bepaalde videoconferencingplatforms. Advocaten zouden voor vergaderingen waarin vertrouwelijke of gevoelige informatie wordt besproken, moeten overwegen om bedrijfsoplossingen (zoals Skype, Teams of WebEx) te gebruiken. Meer in het algemeen geldt dat u, voordat u tot videomediation overgaat, de risico's op het gebied van veiligheid en vertrouwelijkheid moet beoordelen.

Virtuele conferentieplatforms bieden beide partijen de mogelijkheid om een aparte ruimte te gebruiken, zoals gebruikelijk is bij persoonlijke bemiddelingen. Op de meeste platforms kunnen gebruikers een lijst bekijken van iedereen die in de ruimte aanwezig is, zodat u er zeker van kunt zijn dat iedereen die aanwezig zou moeten zijn, ook daadwerkelijk aanwezig is en dat niemand per ongeluk in de verkeerde ruimte terecht is gekomen. 

Houd er rekening mee dat sommige platforms een chatfunctie binnen elke ruimte bieden, maar dat het volledige chatlogboek vaak aan het einde van de sessie aan de bemiddelaar wordt verstrekt. Vertrouwelijke gesprekken mogen daarom niet via de chatfunctie worden gevoerd. Het is aan te raden om gevoelige gesprekken via e-mail, sms of audio op een apart apparaat te voeren, in plaats van via het videoconferentieplatform. 

Houd er ook rekening mee dat uw bemiddelaar, als 'gastheer', zonder waarschuwing in uw kamer kan verschijnen. De meeste platforms hebben een 'help'-knop waarmee u de bemiddelaar kunt oproepen om terug te keren naar uw kamer wanneer u daar klaar voor bent. Onze ervaring is dat de meeste bemiddelaars, als u daarom vraagt, zullen wachten tot ze worden teruggeroepen in plaats van onaangekondigd te verschijnen. We raden u aan om in het begin een procedure met uw bemiddelaar te bespreken en overeen te komen. 

3. Verwachtnietveel downtime. 

Virtuele bemiddeling lijkt verrassend veel op persoonlijke bemiddeling, waarbij de bemiddelaar heen en weer pendelt tussen aparte ruimtes en mogelijk alle partijen samenbrengt in gezamenlijke sessies. Het voordeel van persoonlijke bemiddeling is vaak dat de lange dag en de tijd die wordt besteed aan het werken aan de belangrijkste kwesties, terwijl de partijen gescheiden zijn, een impuls geven aan het vinden van een schikking. Onze ervaring is dat virtuele bemiddeling ook dat effect kan hebben.  Aangezien bemiddeling echter vaak onvoorspelbaar is, is het altijd verstandig om vooraf afspraken te maken over de duur van de pauzes voor lunch en/of diner.  

4. Maak uzelf voor de bemiddeling vertrouwd met het platform. 

Als best practice geldt dat iedereen die van plan is om deel te nemen aan de bemiddeling, 15-30 minuten voorafgaand aan de bemiddeling de tijd moet nemen om het platform te starten, indien nodig een account aan te maken en vertrouwd te raken met de basisfuncties en -mogelijkheden. Op die manier blijft de focus tijdens de bemiddeling op de te bemiddelen kwesties en niet op vragen over de verbinding, hoe je jezelf kunt dempen of hoe je de bemiddelaar terug kunt roepen naar je kamer.  Zoals bij alles is voorbereiding essentieel en wilt u niet tijdens de sessie moeten leren hoe alles werkt.

5. Vermijdvalkuilen op technologisch gebied. 

• Controleer vóór de bemiddeling de snelheid van uw internetverbinding met behulp van een 'snelheidstest'-website die u kunt vinden door op internet te zoeken. Voor een goede verbinding heeft u een snelheid van minimaal 40 Mbps nodig. Als u niet over voldoende bandbreedte beschikt, kunt u in plaats van de internetaudio-optie bellen met een mobiele telefoon of vaste lijn, maar houd er rekening mee dat u gedurende de bemiddeling aan de lijn moet blijven. 
  
  
• Om verslechtering van het audiosignaal te voorkomen en achtergrondgeluiden te verminderen, kunt u deelnemers die niet aan het woord zijn vragen hun microfoon uit te schakelen. 
  
  
• Voor de beste geluidskwaliteit en om ervoor te zorgen dat andere deelnemers je kunnen horen, gebruik je beter een koptelefoon dan de microfoon van je laptop, tablet of smartphone.
  
  
• Overweeg om indien mogelijk een aparte laptop of tablet te gebruiken om verbinding te maken met het platform, zodat uw primaire werklaptop tijdens de bemiddeling vrij blijft voor andere taken en u de verwerkingscapaciteit ervan niet hoeft te belasten. 
  
  
• Als u liever geen live video van uzelf wilt laten zien tijdens de bemiddeling, kunt u overwegen om in plaats daarvan een professionele portretfoto als avatar te uploaden. Sommige platforms bieden u ook de mogelijkheid om een virtuele achtergrond voor uw videofeed te kiezen, zodat de ruimte achter u niet zichtbaar is voor de andere deelnemers. 

Voor meer informatie over deze richtlijn kunt u contact opnemen met uw Foley-relatiepartner. Voor aanvullende online bronnen die u kunnen helpen bij het volgen van de wereldwijde verspreiding van het coronavirus, kunt u terecht bij het CDCen deWereldgezondheidsorganisatie. 

Foley heeft een multidisciplinair en multijurisdictioneel team samengesteld, dat een schat aan actuele informatiebronnen voor klanten heeft voorbereid en klaar staat om onze klanten te helpen bij het aangaan van de juridische en zakelijke uitdagingen die de uitbraak van het coronavirus met zich meebrengt voor belanghebbenden in verschillende sectoren. Klik hiervoor het Coronavirus Resource Center van Foley om op de hoogte te blijven van relevante ontwikkelingen, inzichten en bronnen om uw bedrijf te ondersteunen in deze uitdagende tijd. Om deze inhoud rechtstreeks in uw inbox te ontvangen,klikt u hieren vult u het formulier in.