In het tijdperk van het coronavirus doet het bedrijfsleven er alles aan om bij te blijven. Bedrijfsleiders zoeken naar antwoorden op vragen over de CARES Act, loonsteun, sluiting van kantoren, gezondheids- en veiligheidsplannen en nog veel meer. Advocaten hebben ook moeite om hun cliënten te adviseren over wanneer en of lopende geschillen voor de rechter zullen worden gebracht en, in sommige gevallen, of het starten van een rechtszaak in deze onzekere tijd extra zorgen met zich meebrengt. Zo zijn sommige rechtbanken in Californië volledig gesloten, waardoor advocaten creatieve oplossingen moeten bedenken om dringende problemen op te lossen waar traditionele oplossingen zoals straatverboden en andere voorlopige voorzieningen niet beschikbaar zijn.
Om de zaken nog ingewikkelder te maken, is er geen uniforme aanpak. Sommige rechtsgebieden gaan door met hoorzittingen via Zoom of telefonische conferenties, terwijl andere het aan individuele rechters overlaten om operationele beslissingen te nemen. Te midden van deze chaos rijzen er vragen over de veiligheid en beveiliging van de technische middelen die beschikbaar zijn om hoorzittingen, getuigenverklaringen, cliëntbesprekingen en andere zaken die gewoonlijk persoonlijk worden afgehandeld, voort te zetten, en over de risico's die daarmee gepaard gaan. Met dat in gedachten volgen hier enkele praktische tips:
- Raak vertrouwd met de populaire videoconferentieplatforms. COVID-19 heeft de acceptatie van vergadersoftware versneld, maar geen enkel programma heeft een dominante positie op de markt verworven. De volgende platforms worden in het hele land gebruikt voor hoorzittingen, getuigenverklaringen, bemiddelingen en andere zaken: Zoom, Cisco WebEx, Skype en Microsoft Teams. Andere beschikbare platforms zijn: GoToMeeting, join.me en zelfs FaceTime van Apple. Hoewel Zoom geweldige samenwerkingsfuncties heeft en snel populair is geworden bij rechtbanken (die openbaar zijn en daarom misschien minder gefocust zijn op de mogelijkheid dat het publiek dergelijke conferenties kan verstoren), zullen andere soorten niet-openbare procedures ongetwijfeld meer gewicht toekennen aan veiligheidsoverwegingen bij de keuze van het te gebruiken platform.
- Leer meer over de beperkingen op het gebied van privacy en de beschikbare beveiligingsmaatregelen. Beveiligings- en privacykwesties veranderen voortdurend naarmate nieuwe kwetsbaarheden worden ontdekt en videoconferentieplatforms hun software bijwerken. Denk goed na over de aard van de informatie die moet worden gecommuniceerd. In sommige omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer het gaat om bedrijfsgeheimen of gevoelige gezondheidsinformatie, kan het risico van datalekken en mogelijke schendingen van de HIPAA zwaarder wegen dan de noodzaak van een virtuele vergadering. Hoewel bepaalde platforms beweren te voldoen aan de HIPAA, is er geen zekerheid over de naleving, aangezien de omvang van de veiligheidsrisico's op veel platforms onbekend blijft. Wanneer een vergadering gerechtvaardigd is, zijn er op de meeste platforms ten minste enkele maatregelen die kunnen worden genomen om bepaalde veiligheids- en privacykwesties aan te pakken:
- Implementeer strenge hostcontroles, zoals de host verplichten om zich aan te melden voordat de videovergadering begint;
- Vraag een wachtwoord om deel te nemen aan de videoconferentie en zorg ervoor dat het wachtwoord uniek is;
- Controleer zorgvuldig de mogelijkheden voor het delen van schermen;
- Gebruik wachtkameropties indien beschikbaar, waarbij deelnemers eerst deelnemen aan een apart gesprek en moeten wachten tot de gastheer hen heeft geauthenticeerd voordat ze aan de vergadering kunnen deelnemen;
- Overleg vooraf met IT-personeel.
- Begrijp de procedurele stappen van de rechtbank om problemen met de toelaatbaarheid te voorkomen. Aan het begin van elke videoverklaring moet de raadsman in het dossier vastleggen dat de getuigenis toelaatbaar is. De raadsman moet bijvoorbeeld overwegen om te vermelden (1) dat de getuigenverklaring via video wordt afgenomen vanwege de regels voor sociale afstand, (2) dat de getuige de eed op de juiste wijze heeft afgelegd, en (3) dat de raadsman geen bezwaar zal maken tegen de toelaatbaarheid van de getuigenverklaring op grond van het feit dat de eed op afstand is afgelegd of in dit videovermogen is afgenomen.
- Zorg dat u op de hoogte bent van de procedures voor het introduceren van bewijsstukken in uw rechtbank en op uw videoconferentieplatform. Tijdens de overgang naar virtuele hoorzittingen hebben veel rechtbanken procedures uitgevaardigd voor het introduceren van bewijsstukken tijdens videoconferenties en sommige hebben hun indieningsprocedures aangepast. Zo hebben de rechtbanken van Dallas County onlangs een beschikking gepubliceerd waarin deze kwestie aan de orde komt. Leer tegelijkertijd hoe u bewijsstukken effectief kunt introduceren met behulp van uw specifieke videoconferentieplatform, waarbij u waarschijnlijk gebruik zult maken van de functie voor het delen van schermen. Overleg waar mogelijk vooraf met de rechtbankverslaggever voor een proefdraaien. Sluit alle programma's behalve bewijsstukken, zodat er geen meldingen verschijnen terwijl u een bewijsstuk presenteert. Dit geldt met name voor e-mail. Bij het delen van het scherm kan een e-mailpop-up het risico met zich meebrengen dat vertrouwelijke communicatie of werkproducten onbedoeld openbaar worden gemaakt. Neem de tijd en raak niet in paniek als u technische problemen ondervindt. Deel bij getuigenverklaringen de bewijsstukken met de rechtbankverslaggever en de advocaat van de tegenpartij voordat de getuigenverklaring begint.
Kortom, het is belangrijk dat bedrijven en hun advocaten zich nu verdiepen in de beste praktijken voor het beschermen van hun privacy en veiligheid, om zo het risico op negatieve gevolgen van het coronavirus te beperken. Neem voor meer informatie over aanbevolen maatregelen contact op met uw Foley-relatiepartner. Voor aanvullende online bronnen die u kunnen helpen bij het volgen van de wereldwijde verspreiding van het coronavirus, kunt u terecht bij hetCDCen deWereldgezondheidsorganisatie.
Foley heeft een multidisciplinair en multijurisdictioneel team samengesteld, dat een schat aan actuele informatiebronnen voor klanten heeft samengesteld en klaar staat om onze klanten te helpen bij het aangaan van de juridische en zakelijke uitdagingen die de uitbraak van het coronavirus met zich meebrengt voor belanghebbenden in verschillende sectoren.Klik hiervoor het Coronavirus Resource Center van Foley om op de hoogte te blijven van relevante ontwikkelingen, inzichten en informatiebronnen om uw bedrijf in deze uitdagende tijd te ondersteunen. Om deze informatie rechtstreeks in uw inbox te ontvangen,klikt u hieren vult u het formulier in.
