Juridische overwegingen voor het omgaan met door COVID-19 veroorzaakte commerciële eisen van klanten

Terwijl de auto-industrie worstelt met de aanhoudende gevolgen van COVID-19 en de impact daarvan op de economie, worden veel bedrijven geconfronteerd met een aanzienlijke terugval in hun financiële prestaties als gevolg van verminderde volumesen hogere bedrijfskosten. Zoals zo vaak het geval is, zoeken OEM's en veel andere bedrijven naar manieren om hun financiële prestaties te verbeteren en de kosten door te berekenen aan hun leveranciers.  Leveranciers die met dergelijke eisen worden geconfronteerd, bevinden zich vaak in een spagaat, omdat ze hun klantrelaties willen behouden en tegelijkertijd de impact van COVID-19 op hun eigen bedrijf moeten beheersen. Dit artikel geeft een overzicht van enkele belangrijke kwesties waarmee leveranciers rekening moeten houden bij het reageren op twee van de meest voorkomende soorten verzoeken, namelijk garantieclaims en verzoeken om commerciële tegemoetkomingen.

Een van de favoriete middelen van bepaalde OEM's wanneer ze met dalende financiële prestaties worden geconfronteerd, is het afstoffen van oude garantieclaims als een manier om geld uit hun leveranciers te halen. Het reageren op historische garantieclaims brengt veel van dezelfde overwegingen met zich mee als bij andere garantieclaims. Het verdedigen tegen dergelijke historische claims kan echter extra uitdagingen en mogelijke verdedigingen met zich meebrengen. Dergelijke overwegingen omvatten vaak:

• Algemene merites – In veel gevallen kunnen historische garantieclaims twijfelachtig of op zijn minst onzeker zijn. Als de verantwoordelijkheid van de leverancier duidelijk was geweest, was de claim waarschijnlijk al bij het ontstaan ervan opgelost en niet blijven liggen.
  
  
• Beschikbaarheid van informatie – Leveranciers worden maar al te vaak belemmerd in hun vermogen om zich te verdedigen tegen oude garantieclaims vanwege de moeilijkheid om de benodigde informatie te verzamelen. Gezien de doorlooptijd voor nieuwe producten en programma's is het niet ongebruikelijk dat relevante tests en validaties van producten zes of meer jaar vóór de claim hebben plaatsgevonden. Na verloop van tijd vervagen herinneringen, vertrekken medewerkers en zijn documenten mogelijk niet meer beschikbaar.
  
  
• Verjaringstermijn – Een belangrijke verdedigingsgrond die leveranciers kunnen aanvoeren met betrekking tot historische garantieclaims is de verjaringstermijn. Volgens de Uniform Commercial Code bedraagt de standaardverjaringstermijn in de meeste contracten voor de verkoop van goederen vier jaar. Het kan echter van cruciaal belang zijn om te bepalen wanneer een claim ontstaat, zodat de verjaringstermijn begint te lopen.
  
  
• Motivatie – Als de belangrijkste motivatie van een klant om een garantieclaim in te dienen lijkt te zijn gebaseerd op een poging om de financiële prestaties te verbeteren, moeten leveranciers hier rekening mee houden. Als de belangrijkste motivatie van de klant is om 'geld binnen te halen', kan dit een aanzienlijke invloed hebben op de onderhandelingen.Klanten zijn dan bijvoorbeeld minder geneigd om een betaling in de vorm van toekomstige prijsverlagingen te accepteren. Aan de andere kant staan klanten wellicht meer open voor een grotere korting op de claim als deze snel wordt betaald.

Naast het indienen van historische garantieclaims, vragen sommige OEM's en andere bedrijven hun leveranciers om verschillende commerciële concessies, zoals prijsverlagingen of langere betalingstermijnen. De eerste reactie van de meeste leveranciers (van wie velen in het verleden zelf soortgelijke verzoeken hebben afgewezen) op een dergelijk verzoek is waarschijnlijk een reeks scheldwoorden. Het is echter belangrijk om alle aspecten van het verzoek in overweging te nemen en een passend antwoord te geven.

Het uitgangspunt bij het beoordelen van een verzoek om een commerciële concessie moet het contract tussen de partijen zijn. Het is geen geheim dat contracten in de auto-industrie doorgaans gunstiger zijn voor kopers dan voor verkopers. Hoewel de meeste contracten verkopersniet toestaan om eenzijdig prijsverhogingen of andere commerciële concessies op te leggen, is het antwoord niet altijd even duidelijk als het gaat om verzoeken van de klant.  Een leverancier die een verzoek om prijsverlaging of andere commerciële concessies ontvangt, moet het contract zorgvuldig bestuderen om zijn rechten en plichten met betrekking tot het verzoek te bepalen. Als de klant naar bepaalde bepalingen in het contract verwijst ter ondersteuning van zijn verzoek om concessies, moet de leverancier deze bepalingen zorgvuldig bestuderen om na te gaan of ze het verzoek daadwerkelijk ondersteunen.

Ervan uitgaande dat het contract in kwestie de klant geen recht geeft op de gevraagde concessie, moeten leveranciers toch rekening houden met andere overwegingen. De meest voor de hand liggende factor waarmee leveranciers rekening moeten houden, is de algehele klantrelatie. Een leverancier die niet bereid is om 'mee te spelen', kan bijvoorbeeld in het nadeel zijn bij het bieden op nieuwe programma's met de klant.  Gezien het veelvuldig voorkomen van beëindigingsclausules in de auto-industrie, moeten leveranciers ook overwegen of de klant in staat is om gemakkelijk andere leveranciers te vinden als deze gunstigere prijzen kan bedingen.  Hoewel dit minder een punt van zorg is voor complexere assemblages met grotere belemmeringen voor het vinden van nieuwe leveranciers, zoals IP-bescherming, validatievereisten en gereedschapskosten, kunnen leveranciers van "commodity"-producten die voornamelijk op prijs concurreren, het risico lopen het bedrijf te verliezen als ze niet ingaan op de eisen van de klant. Leveranciers moeten ook rekening houden met andere kwesties en geschillen die binnen de relatie bestaan.  Als de leverancier bijvoorbeeld eerder niet aan zijn verplichtingen jegens de klant heeft kunnen voldoen, onder meer als gevolg van COVID-19-gerelateerde problemen, kan de leverancier overwegen om in ruil voor eventuele vorderingen die de klant op de leverancier heeft, afstand te doen van vorderingen. 

Ten slotte moeten leveranciers oppassen voor meer heimelijke pogingen van klanten om het contract tussen de partijen te wijzigen. Als de partijen geen overeenstemming kunnen bereiken over de door de klant gevraagde concessies, kunnen sommige klanten proberen de wijzigingen door te voeren door een nieuwe of gewijzigde inkooporder of mogelijk zelfs releases uit te geven waarin de wijzigingen zijn opgenomen. Als de leverancier de wijzigingen niet op de juiste wijze afwijst en op basis van de herziene documenten levert, kan worden geoordeeld dat hij de wijzigingen heeft aanvaard zonder dat hij dat van plan was.

Hoewel alle geschillen moeten worden behandeld in het licht van de specifieke contracten en omstandigheden, vormen de hierboven besproken kwesties enkele van de belangrijkste overwegingen waarmee partijen rekening moeten houden wanneer zij met dit soort claims of verzoeken worden geconfronteerd. Zowel klanten als leveranciers moeten deze kwesties meenemen in hun strategie bij het uitwerken van hun aanpak om de gevolgen van COVID-19 te beheersen. 

Bedrijven in alle sectoren van de economie blijven de gevolgen van COVID-19 ondervinden. Foley staat klaar om onze klanten te helpen effectief om te gaan met de korte- en langetermijngevolgen voor hun zakelijke belangen, activiteiten en doelstellingen. Foley biedt inzichten en strategieën voor verschillende sectoren en disciplines om tijdig perspectief te bieden op de vele juridische en zakelijke uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het uitvoeren van hun activiteiten terwijl ze te maken hebben met de gevolgen van het coronavirus. Klik hierom op de hoogte te blijven en voorop te lopen met onze belangrijkste publicaties over de uitdagingen van vandaag en de kansen van morgen. Om deze inhoud rechtstreeks in uw inbox te ontvangen, klikt u hier en vult u het formulier in.