De verstoringen van de toeleveringsketen als gevolg van COVID-19 en de manier waarop leveranciers en dienstverleners met deze verstoringen zijn omgegaan, hebben inkoopteams ertoe aangezet om te heroverwegen of het zakendoen met leveranciers die tijdens de pandemie onvoldoende hebben gepresteerd, moet worden stopgezet. In dit verband blijft het offerteaanvraagproces (RFP) een waardevol instrument voor kopers van goederen en diensten om nieuwe leverings- en dienstverleningsoplossingen te evalueren. Er is geen beter moment om na te gaan of de RFP-aanpak van een koper en de standaardcontracten die bij de RFP's worden ingediend, kunnen worden verbeterd.
Wanneer een koper controle heeft over het RFP-proces, bevindt hij zich in een gunstige positie om te onderhandelen over aspecten van een contract die in de wereld van vóór de pandemie misschien over het hoofd werden gezien. Enkele bepalingen waar kopers in de toekomst bijzondere aandacht aan moeten besteden, zijn overmacht, beëindiging om redenen van gemak en opschorting.
- Overmacht. Kopers moeten ervoor zorgen dat de overmachtsclausule hun leverancier verplicht om onmiddellijk kennis te geven van een geval van overmacht. De overmachtsclausule moet ook voorzien in de mogelijkheid om het contract te beëindigen indien de leverancier niet binnen een redelijke termijn zijn prestaties kan hervatten. Bovendien zal de koper ervoor willen zorgen dat de reikwijdte van wat een geval van overmacht vormt, op passende wijze wordt beperkt.
- Beëindiging om redenen van gemak. COVID-19 heeft de noodzaak van flexibiliteit in benaderingen van leverings- en servicecontracten benadrukt. Hoewel beëindiging om redenen van gemak altijd belangrijk is geweest voor kopers van goederen en diensten, moet de noodzaak van eenzijdige beëindiging om redenen van gemak ten gunste van de koper met een redelijke opzegtermijn voor de beëindiging worden beschouwd als een cruciale voorwaarde bij het selecteren van een leverancier in het RFP-proces, met name wanneer de leveringsrelatie exclusief is of een vereiste omvat om een bepaald volume te leveren.
- Opschorting. Een opschortingsclausule kan het doel bereiken om de prestaties van een leverancier uit te stellen zonder dat er een beroep hoeft te worden gedaan op de strenge bewoordingen van een overmachtsclausule. Vanuit het perspectief van de koper zou een opschortingsclausule idealiter in het voordeel van de koper worden opgesteld, zodat de koper de prestaties onder een leverings- of dienstverleningscontract om welke reden dan ook kan opschorten en de prestaties onder het contract kunnen worden hervat na kennisgeving door de koper.
Het is meer dan ooit van essentieel belang dat het standaardcontract van de koper tegelijk met het RFP-document wordt verzonden. Vanwege de urgentie van bepaalde leveranciersselectieprocessen bestaat de neiging om het RFP-document te versturen en het standaardcontract later te volgen, en in sommige gevallen wordt het standaardcontract pas verstrekt nadat de nieuwe leverancier is geselecteerd. Door het standaardcontract vroeg in het offerteproces te verstrekken en de leverancier te vragen om het contract te redigeren als onderdeel van de reactie op de offerteaanvraag, krijgt de inkoper meer onderhandelingsruimte bij het sluiten van het contract, worden mogelijke grote contractuele hindernissen in een vroeg stadium gesignaleerd en krijgt hij een idee van hoe gemakkelijk of moeilijk het zal zijn om in de toekomst met de leverancier samen te werken.
Bedrijven in alle sectoren van de economie blijven de gevolgen van COVID-19 ondervinden. Foley staat klaar om onze klanten te helpen effectief om te gaan met de korte- en langetermijngevolgen voor hun zakelijke belangen, activiteiten en doelstellingen. Foley biedt inzichten en strategieën voor verschillende sectoren en disciplines om tijdig perspectief te bieden op de vele juridische en zakelijke uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het zakendoen terwijl ze te maken hebben met de gevolgen van het coronavirus. Klik hierom op de hoogte te blijven en voorop te lopen met onze belangrijkste publicaties over de uitdagingen van vandaag en de kansen van morgen.
