Hey, sponsors van pensioenregelingen: willen jullie een gelukkig nieuwjaar? Gebruik je 'downtime' in 2020 om je pensioenregeling eens goed te checken.

Elk jaar rond deze tijd, wanneer de feestdagen net beginnen en het nieuwe jaar voor de deur staat, vragen alle goede gekwalificeerde pensioenfondsbeheerders (en fondsbeheerders) zich af: "Hebben we alle door de IRS vereiste wijzigingen in het fonds voor dit jaar al doorgevoerd?" Gezien alles wat er tot nu toe in 2020 is gebeurd,¹ is het begrijpelijk dat u een beetje bezorgd bent over wat de komende weken zullen brengen.

Gelukkig kunt u zich ontspannen (een beetje dan, het is tenslotte nog steeds 2020). Hoewel u in 2020 mogelijk enkele van de wijzigingen in de toegezegde-bijdrageregelingen uit hoofde van de SECURE Act en CARES Act hebt doorgevoerd, zijn werkgevers niet verplicht om de benodigde wijzigingen in de regeling dit jaar door te voeren. In plaats daarvan hebben ze tot 31 december 2022 de tijd om dat te doen (voor kalenderjaarregelingen).

Aangezien u wat ademruimte heeft, zou u moeten overwegen om tijdens uw "rustperiode" een "controle" van uw plan uit te voeren. 

Samenvatting: deadlines SECURE Act en CARES Act

Ter herinnering: de volgende wijzigingen in de SECURE Act in 2020 geïmplementeerd (met planwijzigingen die tegen eind 2022 moeten zijn aangenomen):

• De verplichte minimumuitkeringen (RMD's) moeten beginnen op 1 april volgend op het jaar waarin een persoon de leeftijd van 72 jaar bereikt (voorheen 70 ½ jaar); en
• Nieuwe regels voor de verdeling van uitkeringen aan begunstigden die geen echtgenoot zijn.

Bovendien, als u een van de optionele wijzigingen in het pensioenplan uit de SECURE Act hebt geïmplementeerd (zoals gekwalificeerde uitkeringen bij geboorte en adoptie) of de COVID-19-gerelateerde steunmaatregelen uit de uitkerings- en leningbepalingen van de CARES Act of de vrijstelling van de RMD voor 2020, moeten de vereiste wijzigingen voor die veranderingen ook uiterlijk op 31 december 2022 worden doorgevoerd.²

Aangezien u tot eind 2022 de tijd heeft om deze wijzigingen door te voeren, kunt u misschien beter nog even afwachten voordat u wijzigingen in uw plan aanbrengt. De IRS blijft richtlijnen uitvaardigen met betrekking tot de SECURE Act en de CARES Act en zal uiteindelijk wellicht modelwijzigingen publiceren voor de bepalingen inzake pensioenregelingen in deze wetten.  Als u nu even wacht met het voorbereiden van wijzigingen in uw plan, kan dat later zijn vruchten afwerpen (waardoor u mogelijk uw plannen niet opnieuw hoeft te wijzigen).

Waarschuwing:  Hoewel wijzigingen in het plan voor de SECURE Act en CARES Act pas eind 2022 moeten worden doorgevoerd, moeten wijzigingen in uw gekwalificeerde pensioenplan die u in 2020 naar eigen goeddunken hebt aangebracht, uiterlijk op 31 december 2020 worden vastgelegd (voor kalenderjaarplannen).  

Controleer de voorwaarden en het beheer van uw plan

Pensioenuitvoerders hebben een fiduciaire plicht om ervoor te zorgen dat de voorwaarden van hun pensioenregelingen voldoen aan de vereisten van de Internal Revenue Code (Code) en dat deze regelingen worden beheerd in overeenstemming met hun voorwaarden en alle toepasselijke wetgeving (waaronder ERISA). Periodieke controles van de basisvereisten voor naleving van de pensioenregeling kunnen pensioenuitvoerders helpen om problemen op te sporen voordat deze uitgroeien tot ernstige problemen die moeten worden gecorrigeerd.

De IRS heeft checklists voor verschillende soorten pensioenregelingen, waaronder Code §§401(k) en 403(b) regelingen, voor dit doel. De checklists bevatten een aantal ja/nee-vragen die pensioenfondsbeheerders ertoe aanzetten om na te denken over de bewoordingen in hun pensioenfondsdocumenten en over de manier waarop het pensioenfonds wordt beheerd. Als een pensioenfondsbeheerder een van de vragen met 'nee' beantwoordt, verwijzen de checklists naar een 'Fix-It Guide' van de IRS die bedoeld is om de beheerder te helpen het probleem op te lossen.

De checklists van de IRS zijn kort – slechts één pagina per stuk – en zijn bedoeld om sponsors van pensioenregelingen te helpen de meest voorkomende fouten in de documentatie en administratie van hun regeling op te sporen. Als sponsors van pensioenregelingen de administratie van hun pensioenregelingen nader willen onderzoeken, kunnen zij met behulp van een adviseur hun eigen administratieve checklists opstellen, te beginnen met de vragen die in de checklists van de IRS aan de orde komen, en deze vervolgens uitbreiden. 

Door jaarlijks een checklist voor het beheer van pensioenregelingen in te vullen (hetzij de checklist van de IRS, hetzij een eigen aangepaste checklist), kan een sponsor van een pensioenregeling ervoor zorgen dat zijn pensioenregelingen worden beheerd in overeenstemming met de Code en ERISA. De sponsor moet de ingevulde checklist bewaren in de administratie van de regeling, als bewijs dat hij zijn fiduciaire plicht om toe te zien op de naleving en het beheer van de regeling nakomt.

* * *

Nu 2020 (eindelijk!) ten einde loopt, heeft u misschien wat extra tijd over, aangezien er geen verplichte eindejaarswijzigingen hoeven te worden voorbereid en doorgevoerd. Als dat het geval is, kunt u overwegen om uw gekwalificeerde pensioenregelingen met vaste bijdragen te controleren om er zeker van te zijn dat ze in overeenstemming zijn met de voorwaarden en de vereiste wetgeving. Als u eenmaal klaar bent met uw controle, kunt u achterover leunen en genieten van een glas wijn/bier/drankje naar keuze – u hebt het verdiend!