Een nieuw 401(k)-plan verwerven in een fusie- of overnametransactie... Wat nu?

Als onderdeel van een fusie- of overnametransactie kan uw bedrijf een nieuw 401(k)-pensioenplan overnemen dat wordt gesponsord door het overgenomen bedrijf. Dit artikel bevat een aantal veelgestelde vragen over overwegingen met betrekking tot het aanhouden van meerdere 401(k)-pensioenplannen binnen één bedrijf en fusies van 401(k)-pensioenplannen na afronding van de transactie.

Ons bedrijf heeft een nieuw bedrijf overgenomen en als onderdeel van de overname hebben we een nieuw 401(k)-pensioenplan verworven. Kunnen we na de transactie twee afzonderlijke 401(k)-pensioenplannen blijven uitvoeren?

Het korte antwoord is ja. Een bedrijf mag twee (of meer) afzonderlijke 401(k)-regelingen sponsoren, zolang elke 401(k)-regeling afzonderlijk aan bepaalde belastingregels voldoet en slaagt voor wat de IRS de jaarlijkse 'dekkingstest' noemt, om te garanderen dat een voldoende percentage van de niet-hoogbetaalde werknemers aan elke regeling deelneemt in vergelijking met hoogbetaalde werknemers.

In het kader van een bedrijfstransactie kan het bedrijf ook gebruikmaken van een speciale overgangsbelastingregeling waardoor het bedrijf het afzonderlijke, nieuw verworven 401(k)-plan tot het einde van het jaar volgend op het jaar van de verwerving kan handhaven zonder dat het de 'dekkingstest' hoeft te doorstaan, mits aan bepaalde regels wordt voldaan. Voor meer informatie over deze regels verwijzen wij u naar ons vorige artikel: Kunnen we twee 401(k)-plannen sponsoren?

Als het bedrijf na de transactie meer dan één 401(k)-plan kan behouden, waarom zouden we dan de plannen samenvoegen tot één plan? Is er een termijn waarbinnen we het overgenomen 401(k)-plan moeten samenvoegen met ons reeds bestaande 401(k)-plan?

Na een bedrijfsovername kiezen veel bedrijven er uiteindelijk voor om het overgenomen 401(k)-plan samen te voegen met het huidige 401(k)-plan van het bedrijf. Er zijn veel redenen waarom een bedrijf deze beslissing kan nemen, waaronder: 

• de plannen zullen mogelijk niet langer voldoen aan de dekkingseisen zodra de hierboven beschreven overgangsregeling niet langer van toepassing is;
  
  
• het bedrijf zou kunnen overwegen om een meer universele benadering te hanteren voor zijn werknemersvoordeelprogramma's (waaronder 401(k)-voordelen) binnen het hele bedrijf (bijvoorbeeld door de werkgeversbijdrage of de toelatingsvoorwaarden te standaardiseren tot één enkele benadering voor het hele bedrijf);
  
  
• het bedrijf kan mogelijk profiteren van 'schaalvoordelen' door de activa van het plan onder één 401(k)-plan te combineren om betere beleggingsopties en kosten te verkrijgen; of
  
  
• het bedrijf kan bepaalde administratieve en kostenbesparingen realiseren door de administratie van het pensioenplan en andere administratieve diensten en vergoedingen te stroomlijnen.

Hoewel er geen vaste regel is die een bedrijf verplicht om 401(k)-plannen op een bepaald moment samen te voegen, zullen de speciale overgangsregeling (hierboven besproken) of algemene overwegingen met betrekking tot het bedrijfsvoordelenprogramma doorgaans van invloed zijn op de beslissing over wanneer de plannen moeten worden samengevoegd. Bovendien is het bij 401(k)-plannen die op kalenderjaarbasis werken, vanuit administratief oogpunt nuttig om een planfusie op 31 december van een bepaald jaar te laten plaatsvinden om (i) te voorkomen dat er een kort planjaar Form 5500-jaarverslag moet worden ingevuld voor het 401(k)-plan dat door de fusie ophoudt te bestaan (als de fusie van de plannen bijvoorbeeld op 1 januari van kracht wordt, bestond dat gefuseerde plan technisch gezien tijdens dat volgende planjaar en is er een Form 5500 nodig voor die ene dag) en (ii) deelnemers aan het gefuseerde plan in staat te stellen aan het begin van een nieuw jaar over te stappen naar een nieuw 401(k)-plan.

Wat is een IRS-beslissingsbrief en waarom zouden we die willen hebben?

Degenen onder u die al meer dan vijf jaar met 401(k)-regelingen werken, zullen zich nog goed herinneren dat u vroeger elke vijf jaar uw individueel ontworpen 401(k)-regelingsdocument bij de IRS kon indienen om de magische 'IRS-beslissingsbrief' te verkrijgen. Tijdens dit proces controleert de IRS uw plan documenten om er zeker van te zijn dat het plan alle wettelijk vereiste bepalingen voor een fiscaal gekwalificeerd pensioenplan bevat. De determination letter is in feite het 'keurmerk' van de IRS op het formulier van dat specifieke plan document. Ongeveer vijf jaar geleden heeft de IRS haar algemene determination letter-programma afgeschaft en nu kan een bedrijf alleen nog onder zeer beperkte omstandigheden een bijgewerkte 401(k)-plan determination letter verkrijgen. Een van die beperkte omstandigheden is wanneer u twee 401(k)-plannen samenvoegt in verband met een recente fusie of overname van een bedrijf!

Hoewel een 401(k)-plan wettelijk niet verplicht is om een IRS-beslissingsbrief te verkrijgen, kan het verkrijgen van een bijgewerkte IRS-beslissingsbrief voor uw 401(k)-plan een zeer nuttig en belangrijk document zijn voor uw 401(k)-planbestanden.

• De brief bevat een specifiek besluit van de IRS over de fiscale status van het plan. U krijgt ook de gelegenheid om eventuele problemen met documenten die de IRS tijdens haar beoordeling constateert, te corrigeren.
  
  
• In het geval van een latere IRS-controle van uw 401(k)-plan, zou het hebben van een recentere vaststellingsbrief het IRS-controleproces ook iets gemakkelijker moeten maken, aangezien de IRS het grootste deel van uw plan al heeft beoordeeld en goedgekeurd.
  
  
• De financiële auditors van het plan kunnen die IRS-vaststellingsbrief beoordelen en erop vertrouwen als onderdeel van hun financiële audit van het plan voor de jaarlijkse rapportage op formulier 5500.
  
  
• In het geval van een latere fusie- of overnametransactie waarbij een potentiële koper een due diligence-onderzoek uitvoert naar uw 401(k)-plan, kan het hebben van een bijgewerkte IRS-beschikking het due diligence-proces van de koper met betrekking tot dat plan vergemakkelijken (wat het proces ook voor u gemakkelijker maakt).

Wanneer u een 401(k)-plan dat is verworven in een bedrijfstransactie samenvoegt met het huidige 401(k)-plan van uw bedrijf, raden wij u aan te overwegen of u het overblijvende 401(k)-plan bij de IRS wilt indienen voor een bijgewerkte IRS-beschikking. Houd er natuurlijk rekening mee dat het verkrijgen van een bijgewerkte IRS-beschikking altijd optioneel is; het is geen wettelijke vereiste.

Oké, we gaan het verworven 401(k)-plan samenvoegen met ons hoofdplan. Wat moet ik weten om de deadline voor het indienen van een IRS-beoordelingsbrief voor het overblijvende 401(k)-plan niet te missen?

De Amerikaanse belastingdienst (IRS) heeft bepaalde regels opgesteld over wanneer en hoe u een bijgewerkte IRS-beslissingsbrief kunt aanvragen in het kader van een fusie van 401(k)-regelingen:

1. De fusie van 401(k)-regelingen moet (i) een combinatie zijn van twee of meer 401(k)-regelingen die voorheen werden gesponsord door "niet-verbonden entiteiten" (wat in feite betekent dat ze geen deel uitmaken van dezelfde gecontroleerde groep) en (ii) verband houden met een bedrijfsfusie of -overname tussen die niet-verbonden entiteiten.

    

2. De fusie van de 401(k)-regeling moet plaatsvinden vóór de laatste dag van het eerste planjaar dat begint na de datum waarop het bedrijf werd overgenomen in het kader van de bedrijfstransactie.

    

3. Het bedrijf moet de aanvraag voor een IRS-beslissingsbrief indienen vóór de laatste dag van het eerste planjaar van het overblijvende 401(k)-plan dat begint na de datum van de fusie van de 401(k)-plannen.

Bijvoorbeeld: Stel dat beide 401(k)-regelingen kalenderjaarregelingen zijn, uw bedrijf de nieuwe onderneming in augustus 2021 overneemt en u de overgenomen 401(k)-regeling met ingang van 31 december 2021 samenvoegt met de huidige 401(k)-regeling van uw bedrijf. U moet de aanvraag voor een IRS-beslissingsbrief voor het overblijvende 401(k)-plan uiterlijk op 31 december 2022 indienen.

Conclusie? M&A-activiteiten kunnen enkele uitdagingen met zich meebrengen voor het beheer van 401(k)-plannen na afronding, maar bieden ook kansen voor planning, waaronder de mogelijkheid om een bijgewerkte IRS-beslissingsbrief voor uw 401(k)-plan te verkrijgen.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.