Medewerkers keren terug naar kantoor – tijd om de wervingsprocessen te herzien
Het is geen geheim dat de COVID-19-pandemie werkgevers voor ongekende uitdagingen heeft gesteld. Om er maar een paar te noemen: werkgevers moesten omgaan met 'blijf thuis'-maatregelen, een deel of het geheel van hun personeel op afstand laten werken, onderbrekingen in de toeleveringsketen en grote schommelingen in de vraag van klanten. Kortom, werkgevers werden gedwongen zich aan te passen – vaak snel – om te slagen of, in veel gevallen, gewoon om te overleven. Sommige werkgevers werden gedwongen tot (permanente en tijdelijke) ontslagen, anderen kregen te maken met een tekort aan personeel, en weer andere werkgevers voerden ontslagen door in sommige afdelingen, maar kregen te maken met tekorten in andere afdelingen.
Als gevolg hiervan kunnen de taken voor bepaalde functies aanzienlijk zijn veranderd, kunnen de salarisschalen voor functies zijn gewijzigd en kunnen andere typische arbeidspraktijken/processen, zoals prestatiebeoordelingen, op korte termijn zijn aangepast of geannuleerd. Nu veel werknemers terugkeren naar kantoor (of dat in de nabije toekomst zullen doen) en het hectische tempo van voortdurende veranderingen is afgenomen, is het wellicht tijd om enkele fundamentele procesonderdelen opnieuw te bekijken en ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de huidige praktijken.
Functieomschrijvingen
Functieomschrijvingen moeten een accurate weergave zijn van de taken en verantwoordelijkheden van de functie. Een functieomschrijving beschrijft niet alleen de verantwoordelijkheden van de functie, maar heeft ook invloed op de werving, stelt verwachtingen aan de werkprestaties en vormt de basis voor de evaluatie van prestaties en het handhaven van een rechtvaardig beloningssysteem. Functieomschrijvingen spelen ook een belangrijke rol bij het beoordelen van verzoeken om redelijke aanpassingen vanwege een handicapof religieuze overtuiging.
Functieomschrijvingen moeten worden bijgewerkt om rekening te houden met permanente veranderingen in de belangrijkste taken die tijdens de pandemie zijn opgetreden. Als de taken van een persoon zijn veranderd, bijvoorbeeld door het uitvoeren van extra of andere taken dan anderen met dezelfde functietitel, kan een nieuwe functieomschrijving met een nieuwe functietitel passend zijn. In de functieomschrijvingen moet ook worden vermeld of fysiek werken op kantoor een essentiële taak van de functie is.
Prestatiebeoordelingen
Veel bedrijven meldden dat ze tijdens de pandemie hun prestatiebeoordelingen hadden aangepast of geannuleerd. In sommige gevallen werden de halfjaarlijkse beoordelingen geannuleerd, maar gingen de jaarlijkse beoordelingen gewoon door. In andere gevallen werden de prestatiebeoordelingen aangepast aan lagere quota of wijzigingen in de beschrijving van het beoordelingssysteem. In sommige gevallen werden formele prestatiebeoordelingen vervangen door frequente, informele gesprekken met medewerkers. Nu de situatie weer normaal wordt (of in ieder geval het nieuwe normaal), moeten bedrijven duidelijk communiceren hoe het prestatieproces er in de toekomst uit zal zien. Zullen sommige (of alle) aanpassingen die tijdens de pandemie zijn doorgevoerd, worden voortgezet, zal het proces terugkeren naar hoe het vóór de pandemie was, of zullen er volledig nieuwe veranderingen worden doorgevoerd?
Bedrijven moeten altijd streven naar verbetering van hun standaarddocumenten en procesitems. Het herzien van formulieren en het ontwikkelen van processen op basis van wat zowel vóór als tijdens de pandemie het beste werkte, kan dan ook een van de weinige positieve aspecten van de pandemie zijn.