Tegen welke prijs?: Prijsstrategieën om stijgende kosten op te vangen
Nu de kosten van grondstoffen en vracht stijgen, worden sommige leveranciers geconfronteerd met het dilemma dat ze vastzitten aan productprijzen die met klanten zijn afgesproken en niet kunnen reageren op dalende winstmarges. In het verleden konden leveranciers de doorgaans minimale schommelingen in de kosten beheersen of intern opvangen. Door aanhoudende verstoringen van de wereldwijde toeleveringsketen als gevolg van een tekort aan zeecontainers, een pandemie, een vastgelopen schip in een kanaal, bosbranden, extreme koudeperiodes en tal van andere redenen zijn de kosten voor bepaalde grondstoffen en vracht echter snel en extreem gestegen, tot een niveau dat leveranciers niet kunnen dragen. Zo zijn de kosten voor zeetransport in augustus 2021 explosief gestegen tot ongeveer zes keer het tarief van twee jaar eerder, zoals blijkt uit de Drewry World Container Index hieronder.
Bron: World Container Index, Drewry Shipping Consultants Limited, https://www.drewry.co.uk/supply-chain-advisors/supply-chain-expertise/world-container-index-assessed-by-drewry.
Hoe kan een leverancier, gezien het snel veranderende landschap van de toeleveringsketen, de stijgende kosten doorberekenen in zijn prijzen aan zijn klanten?
Bestaande contracten
Voor bestaande contracten met klanten zijn de mogelijkheden om stijgende kosten aan te pakken beperkt. Een leverancier moet eerst de voorwaarden van bestaande contracten bekijken voordat hij kan bepalen hoe hij het beste met gestegen kosten kan omgaan. Ten eerste, als de partijen werken op basis van een raamovereenkomst of algemene overeenkomst zonder specifieke volumevereisten, is het mogelijk dat de leverancier niet verplicht is om goederen te blijven leveren tegen de prijs in de overeenkomst. Ten tweede kan het zijn dat de overeenkomst al een prijsmechanisme bevat, zoals de hieronder beschreven indexgebaseerde prijsstelling, om het probleem binnen de voorwaarden van het contract aan te pakken.
Als er geen dergelijk prijsmechanisme bestaat, kan een leverancier besluiten dat het het beste is om met de betreffende klanten te onderhandelen om tot een commerciële oplossing te komen. Een leverancier kan een klant vragen om bepaalde kosten (zoals vrachtkosten) te delen, daarbij verwijzend naar de financiële druk om de producten tegen een negatief saldo aan klanten te blijven leveren. Op deze manier kan een leverancier proberen een vriendschappelijke relatie met zijn klanten te behouden en tegelijkertijd reageren op de moeilijkheden die worden veroorzaakt door een onverwachte stijging van de kosten.
Veel leveranciers overwegen een beroep te doen op overmacht om hun contractuele verplichtingen niet na te komen. Helaas is overmacht doorgaans geen geschikte methode voor leveranciers om hun stijgende kosten door te berekenen in de prijs die zij aan kopers voor een product in rekening brengen. Rechtbanken interpreteren overmachtsbepalingen doorgaans strikt op basis van de contractuele bepalingen. Bovendien staan rechtbanken vaak afwijzend tegenover het niet nakomen van contractuele verplichtingen uitsluitend op grond van gestegen kosten, tenminste zonder dat er sprake is van een andere tussenliggende oorzaak.
In plaats van te proberen de gestegen kosten op te vangen met overmachtsclausules, geven leveranciers er wellicht de voorkeur aan om de mogelijkheid van gestegen kosten vanaf het begin aan te pakken via prijsvoorwaarden.
Toekomstige contracten
Bij het aanvankelijk onderhandelen over een contract kan een leverancier trachten bepalingen op te nemen die betrekking hebben op mogelijke toekomstige kostenstijgingen, met behulp van een aantal benaderingen, waaronder de hieronder genoemde benaderingen.
Per bestelling. Een leverancier kan proberen langetermijnprijzen te vermijden door prijzen per bestelling te hanteren. Dit geeft de leverancier meer flexibiliteit om de prijzen aan te passen aan veranderende omstandigheden zonder de voorwaarden van een overkoepelende raamovereenkomst te wijzigen.
Recht op annulering. Een leverancier kan bij het aangaan van de overeenkomst een vaste prijs overeenkomen, maar ook een clausule opnemen waarin staat dat de leverancier een nieuwe prijs kan voorstellen. In dat geval behoudt de leverancier het recht om de overeenkomst te annuleren indien de klant de nieuw voorgestelde prijs niet aanvaardt. Zo voorkomt de leverancier dat hij vastzit aan een vaste prijsafspraak zonder recht op annulering en kan hij indien nodig nieuwe voorwaarden voorstellen.
Doorberekening van stijgende kosten. Als alternatief kunnen partijen besluiten om een mechanisme op te nemen dat de leverancier toestaat om stijgingen van specifieke inputkosten of vrachtkosten rechtstreeks door te berekenen aan de klant. In de clausule moet duidelijk worden vermeld hoe de nieuwe prijs wordt berekend, en alleen stijgingen die rechtstreeks verband houden met de kosten die aan de leverancier in rekening worden gebracht, mogen dan aan de klant worden doorberekend. In deze situatie moet de prijsstelling duidelijk gekoppeld zijn aan een directe stijging van de externe kosten, zonder willekeurige aanpassingen door de leverancier. Een klant kan eisen dat de leverancier gedocumenteerd bewijs van dergelijke kostenstijgingen verstrekt om een beroep te kunnen doen op deze bepaling.
Geïndexeerde prijsstelling. Een ander mechanisme dat partijen kunnen gebruiken om de prijsstelling in lijn te houden met de kosten, is het koppelen van de prijs van een product aan een branchespecifieke index, zoals staalindexen of scheepvaartindexen. Hierdoor kan de leverancier afstand nemen van de prijsstijging voor de klant door een duidelijk extern cijfer te verstrekken waarover geen van beide partijen enige controle kan uitoefenen. Het voorkomt ook dat de leverancier zijn boeken aan de klant moet openen om de prijsstijgingen te rechtvaardigen.
Onzekerheid is het enige wat zeker is over de wereldwijde toeleveringsketen in de nabije toekomst, en leveranciers zullen moeten blijven zoeken naar manieren om de gevolgen voor hun bedrijfsresultaten te beperken.
