De tijdelijke noodnorm van OSHA: een stapsgewijze handleiding

Zoals we op 4 november 2021 al meldden, heeft OSHA zijn langverwachte Emergency Temporary Standard(ETS) gepubliceerd voor particuliere werkgevers met 100 of meer werknemers.  Hoewel er juridische procedures zijn aangespannen en het Amerikaanse Hof van Beroep voor het Vijfde Circuit (dat Texas, Louisiana en Mississippi bestrijkt) de ETS tijdelijk heeft opgeschort, mogen werkgevers daar niet op vertrouwen als excuus om niets te doen. De tijd dringt en werkgevers moeten ervan uitgaan dat de deadlines reëel zijn. 

Nu werkgevers die onder deze regeling vallen zich op dit onbekende terrein begeven, bieden wij een stapsgewijze handleiding om u te helpen aan de nieuwe ETS te voldoen. Hier volgen enkele suggesties:

Stap 1: Overweeg of de ETS van toepassing is

• Houd er rekening mee dat de ETS alleen van toepassing is op particuliere werkgevers met 100 of meer werknemers.
  
  
• Om te bepalen of de werkgever aan de drempel voldoet, moeten werkgevers rekening houden met: (1) alle locaties in de VS, (2) alle deeltijdwerknemers, maar geen zelfstandige contractanten; (3) alle locaties van bedrijfsentiteiten met meerdere locaties; (4) franchises worden apart behandeld; (5) geïntegreerde bedrijven die veiligheidskwesties als één bedrijf behandelen, worden als één werkgever beschouwd; (6) tijdelijke werknemers en uitzendkrachten worden niet meegeteld; en (7) voor locaties met meerdere werkgevers, zoals bouwplaatsen, telt elke werkgever alleen zijn eigen werknemers mee.
  
  
• De ETS is niet van toepassing op federale aannemers en zorginstellingen die onderworpen zijn aan hun eigen voorschriften. Met betrekking tot deze laatste groep hebben de Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) een verklaring afgegeven over hun regelgeving, met de bijbehorende vereisten, en een link naar een FAQ toegevoegd. Zorgverleners dienen te weten dat de regelgeving vorige week van kracht is geworden.

Stap 2: Overweeg of vaccinaties verplicht moeten worden gesteld of dat er een alternatief in de vorm van testen moet worden aangeboden

• Een gedekte werkgever moet beslissen of hij vaccinaties op een of meer van zijn locaties verplicht wil stellen.
  
  
• Er kunnen risico's en voordelen zijn waarmee rekening moet worden gehouden voor zowel de verplichte vaccinatie als het alternatief van testen. Zo kan de staatswet bijvoorbeeld voorschrijven dat werkgevers die onder de wet vallen, de kosten van het testen moeten betalen als zij dat alternatief aanbieden. Bovendien kan het zijn dat een werkgever die het alternatief van testen aanbiedt en een werknemer op medische of religieuze gronden om een aanpassing verzoekt (en die ook krijgt), de kosten van het testen moet betalen.
  
  
• Nu de betrokken werkgevers hun opties beginnen te overwegen, staat het arbeidsrechtteam van Foley klaar om hen te helpen bij het nemen van beslissingen en het invoeren van beleid dat voldoet aan de OSHA-normen.

Stap 3: Overweeg of er vrijgestelde of uitgesloten werknemers zijn

• De ETS geldt voor vrijwel alle werknemers, met uitzondering van werknemers die uitsluitend vanuit huis, uitsluitend alleen of uitsluitend buitenshuis werken.
  
  
• De ETS stelt ook dat werkgevers verschillende beleidsregels kunnen invoeren die van toepassing zijn op specifieke delen van het personeelsbestand. Een werkgever kan bijvoorbeeld een verplicht vaccinatiebeleid hebben voor werknemers die contact hebben met klanten, maar een testalternatief aanbieden voor werknemers die af en toe op afstand werken en/of voor het hoofdkantoor werken en zelden contact hebben met klanten.

Stap 4: Implementeer een beleid (of beleidsmaatregelen) / Communiceer met werknemers (uiterlijk 5 december 2021)

• Een werkgever die onder de ETS valt , moet uiterlijk op 5 december 2021 aan de ETS voldoen. Foley heeft modelbeleidsregels opgesteld voor zowel de verplichte als de testalternatieven en kan u helpen bij het opstellen van uw eigen specifieke beleidsregels.
  
  
• Als onderdeel van de ETS moeten werkgevers die onder de regeling vallen hun werknemers ook specifieke informatie verstrekken over COVID-19-tests, de procedure voor het verzamelen van aanvaardbare vaccinatiegegevens en het vaststellen van de vaccinatiestatus, de tijd, het loon en het verlof waarop werknemers recht hebben, de procedures voor het melden van een positieve COVID-19-test aan de werkgever, en de strafrechtelijke sancties voor werknemers die willens en wetens valse informatie verstrekken, en het verbod op discriminatie.

Stap 5: Verzamel aanvaardbare bewijzen van vaccinatiegegevens, stel een werknemerslijst samen en implementeer een registratiesysteem (vóór 5 december 2021)

• Een werkgever die onder deze regeling valt, moet van zijn werknemers aanvaardbaar bewijs van vaccinatie verzamelen (bijvoorbeeld vaccinatiekaarten, medische documenten of een attest). Het bewijs van vaccinatie mag niet mondeling worden verstrekt.
  
  
• Op basis van de verstrekte informatie moet een gedekte werkgever een werknemerslijst samenstellen en bewaren waarop elke werknemer en zijn of haar vaccinatiestatus wordt vermeld (of ze volledig zijn gevaccineerd, gedeeltelijk zijn gevaccineerd, niet volledig zijn gevaccineerd vanwege een medische of religieuze accommodatie, of niet volledig zijn gevaccineerd omdat ze geen aanvaardbaar bewijs van hun vaccinatiestatus hebben verstrekt).
  
  
• Een gedekte werkgever moet een registratiesysteem implementeren en deze gegevens gedurende de looptijd van de ETS bewaren zoals andere vertrouwelijke medische documenten.

Stap 6: Analyseer elk verzoek om medische en religieuze voorzieningen

• Een gedekte werkgever moet elk verzoek om medische en religieuze aanpassingen analyseren in overeenstemming met federale, staats- en lokale wetten.
  
  
• De ETS stelt dat werkgevers werknemers wekelijks kunnen laten testen als een voorziening (maar dat zij de kosten van de tests moeten betalen als de tests als voorziening worden aangeboden).
  
  
• De ETS stelt ook dat andere voorzieningen moeten worden aangeboden als een werknemer vanwege zijn oprechte religieuze overtuiging niet aan de test kan deelnemen.

Gezien deze vele nieuwe vereisten, moeten werkgevers contact opnemen met een advocaat en ervoor zorgen dat ze klaar zijn om de vereisten van de ETS te implementeren (in het geval dat de ETS door de rechtbank wordt bekrachtigd) om mogelijke toekomstige sancties te vermijden.