Vereiste procedure voor het bijhouden van naleving van planwijzigingen voor individueel ontworpen pensioenregelingen

Achtergrond (Effectieve afschaffing van het proces van vaststellingsbrieven)

In Revenue Procedure 2016-37 heeft de IRS het proces van vaststellingsbrieven voor individueel ontworpen plannen afgeschaft voor alle situaties, behalve voor de initiële kwalificatie van plannen, kwalificatie bij beëindiging van plannen en enkele andere speciale omstandigheden, zoals een fusie van plannen in het geval van een fusie of overname waarbij niet-gerelateerde entiteiten betrokken zijn. Voorheen konden sponsors van plannen periodiek een 'goedkeuring' van de IRS verkrijgen met betrekking tot de gekwalificeerde status van hun plandocument. Deze 'beoordelingsbrieven' konden aan auditors en andere geïnteresseerde derde partijen worden getoond om aan te tonen dat het plan nog steeds voldeed aan de vereiste wijzigingen. Nadat de IRS deze procedure had beëindigd, werd deze vervangen door een nieuwe 'zelfhulp'-procedure, waarbij werkgevers zelf verantwoordelijk waren voor het aantonen van de naleving van deze vereisten.

Nieuwe 'zelfhulp'-nalevingsprocedure

Onder deze nieuwe procedure zal de IRS:

(1) elk jaar (aan het einde van het jaar) een "kennisgeving van vereiste wijzigingen" uitgeeft met een overzicht van de wijzigingen die dat jaar moesten worden aangebracht;

(2) stelt een herstelperiode vast die loopt tot het einde van het tweede kalenderjaar volgend op het jaar waarin de vereiste wijziging moet worden doorgevoerd (d.w.z. dat de sponsor van het plan binnen die periode met terugwerkende kracht het plan mag wijzigen om de vereiste wijziging voor het betreffende jaar door te voeren);¹ en

(3) jaarlijks (meestal in het voorjaar van elk jaar) een "operationele nalevingslijst" bijwerkt waarin wijzigingen in kwalificatie-eisen worden vermeld die gedurende een kalenderjaar van kracht zijn.

Gebruik van de 'zelfhulp'-procedure door de sponsor van het plan

Omdat ze voortdurend moeten aantonen dat ze voldoen aan de vereiste wijzigingen aan auditors en andere derde partijen, hebben sommige werkgevers een procedure ingevoerd die gebruikmaakt van de 'zelfhulp'-middelen die door de IRS zijn vastgesteld in Revenue Procedure 2016-37, zoals hieronder beschreven. Elk jaar, wanneer de IRS de kennisgeving van vereiste wijzigingen verstuurt (meestal in december van dat jaar), vergelijkt de beheerder van het plan de lijst met vereiste wijzigingen met het plan waarvoor hij verantwoordelijk is en controleert hij ook de huidige bijgewerkte lijst met operationele nalevingsvereisten op de website van de IRS met de werking van het plan. Alle wijzigingen die moeten worden aangebracht als gevolg van de lijst met vereiste wijzigingen of de lijst met operationele nalevingsvereisten, worden vervolgens goedgekeurd door de beheerder of sponsor van het plan (degene die bevoegd is om wijzigingen aan te brengen in het betreffende plan) gedurende dat jaar en worden voltooid binnen de toepasselijke periode voor corrigerende wijzigingen. Deze actie wordt vervolgens schriftelijk gecertificeerd door de planbeheerder (of de planbeheerder nu een commissie is die notulen opstelt of een persoon die een memo opstelt) en dit proces wordt elk jaar herhaald, zodat de planbeheerder na een aantal jaren beschikt over een verzameling resoluties of schriftelijke memo's die een weerspiegeling zijn van de beoordeling van de kennisgeving van vereiste wijzigingen voor het betreffende jaar en de bijbehorende operationele nalevingslijst van de IRS, en een aantekening dat er voor het betreffende jaar wijzigingen vereist waren en zijn doorgevoerd, of dat er geen wijzigingen vereist waren. Deze verzameling certificeringen kan vervolgens worden getoond aan auditors en andere geïnteresseerde derde partijen en aan de IRS in het geval van een audit of uiteindelijke indiening voor een vaststellingsbrief bij beëindiging van het plan. Dit is meer werk/verantwoordelijkheid voor de planbeheerder dan het oude proces van het verkrijgen van een periodieke vaststellingsbrief van de IRS, maar het is de procedure die de IRS beschikbaar heeft gesteld en die door veel planbeheerders en plan sponsors wordt gevolgd om de gekwalificeerde status van hun individueel ontworpen pensioenplannen te helpen behouden.

Hoe u kunt beginnen met het documenteren van het gebruik van de 'zelfhulp'-nalevingsprocedure van de IRS

Als u met een dergelijk proces wilt beginnen, kunt u nu alvast aan de slag gaan met het planjaar 2020 door uw plan te toetsen aan IRS Notice 2020-83 en de huidige bijgewerkte Operational Compliance List en de resultaten te documenteren. Vervolgens moet voor het planjaar 2021 de lijst met vereiste wijzigingen van de IRS binnen enkele weken worden gepubliceerd en kunt u die kennisgeving (samen met de bijgewerkte IRS-lijst voor operationele naleving in het voorjaar van volgend jaar) gebruiken om uw plan te beoordelen, eventuele wijzigingen door te voeren en uw proces voor het planjaar 2021 te documenteren. Als u dit proces volgt, zou u in staat moeten zijn om alle vereiste maatregelen te nemen en de naleving voor het planjaar 2021 tegen juni of juli volgend jaar te documenteren.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.