Florida vaardigt noodverordening uit en publiceert veelgestelde vragen ter verduidelijking van de wet inzake verplichte COVID-19-vaccinatie

Op 18 november 2021 ondertekende DeSantis, gouverneur van Florida, House Bill 1B, waarmee een reeks vereisten werd opgelegd aan werkgevers in de Sunshine State die hun werknemers willen verplichten zich te laten vaccineren tegen COVID-19. De wet zelf liet werkgevers achter met veel vragen over de reikwijdte van de wet, de definities van belangrijke termen en de handhavingsmethoden. 

Sommige van deze vragen werden beantwoord op 2 december 2021, toen het Florida Department of Legal Affairs Emergency Rule 2ER21-1 (de "Emergency Rule") uitvaardigde, waarin verschillende termen worden gedefinieerd die in de wetgeving van Florida worden gebruikt en waarin de klachtenprocedure wordt vastgelegd voor het aanvechten van vaccinatieverplichtingen van particuliere werkgevers op grond van artikel 381.00317(3) en (4) van de Florida Statutes. Het Department of Legal Affairs heeft ook een lijst met antwoorden op 11 veelgestelde vragen (FAQ's) verstrekt. Deze FAQ's en noodverordening komen op een moment dat rechtbanken nog steeds beslissen over de juridische betwistingentegen de verschillende COVID-19-verplichtingen die door de federale overheid zijn uitgevaardigd, wat verder bijdraagt aan het (schijnbaar) steeds veranderende landschap van COVID-19-vaccinatieverplichtingen.

Definities van noodregels

Specifiek in de noodverordening heeft het ministerie van Justitie de volgende vijf termen gedefinieerd: "afdeling", "werknemer", "onafhankelijke contractant", "particuliere werkgever" en "functioneel equivalent van beëindiging".

Een "werknemer" in het kader van deze noodverordening wordt gedefinieerd als "iedere persoon die een vergoeding ontvangt van een particuliere werkgever voor het verrichten van werkzaamheden of diensten binnen deze staat ..." De noodverordening specificeert nadrukkelijk dat een "werknemer" geen "zelfstandige aannemer", "vrijwilliger" of "iemand die zonder andere vergoeding dan onkostenvergoeding werkzaam is bij een particuliere non-profitorganisatie" is.

Verder blijkt uit de duidelijke bewoordingen van deze definitie dat een persoon werk of diensten moet verrichten in de staat Florida om als "werknemer" te worden beschouwd, en dat de locatie van de werkgever niet relevant is. Deze definitie suggereert ook dat sollicitanten niet als "werknemers" worden beschouwd en daarom niet onder de wet van Florida vallen, aangezien een sollicitant geen "werk of diensten verricht".

Een 'onafhankelijke contractant' – die is vrijgesteld van de wet van Florida – wordt op zijn beurt gedefinieerd als iemand die voldoet aan vier van de volgende zes criteria:

• een afzonderlijk bedrijf heeft met eigen werkruimte, vrachtwagen, apparatuur, materialen of soortgelijke voorzieningen, los van de particuliere werkgever;
• een federaal werkgeversidentificatienummer heeft of heeft aangevraagd;
• een vergoeding ontvangt voor geleverde diensten of verricht werk en deze vergoeding wordt betaald aan een bedrijf, anders dan de particuliere werkgever, in plaats van aan een individu;
• één of meer bankrekeningen heeft op naam van een zakelijke entiteit, anders dan de particuliere werkgever, voor het betalen van zakelijke uitgaven of andere uitgaven die verband houden met geleverde diensten of verrichte werkzaamheden tegen vergoeding;
• werk verricht of werk kan verrichten voor een andere entiteit naast of naast de particuliere werkgever naar eigen keuze, zonder dat hij of zij een sollicitatieformulier hoeft in te vullen of een sollicitatieprocedure hoeft te doorlopen; of
• ontvangt een vergoeding voor werkzaamheden of diensten die worden verricht op basis van een concurrerende aanbesteding of voor de voltooiing van een taak of een reeks taken zoals gedefinieerd in een contractuele overeenkomst, tenzij in die contractuele overeenkomst uitdrukkelijk wordt vermeld dat er een arbeidsrelatie bestaat.

Als alternatief kan iemand worden beschouwd als een "onafhankelijke contractant" als aan een van de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De persoon verricht of stemt ermee in om specifieke diensten of werkzaamheden te verrichten voor een bepaald bedrag en bepaalt zelf hoe hij/zij deze diensten of werkzaamheden verricht;
• De persoon draagt de belangrijkste kosten in verband met de dienst of het werk dat hij of zij verricht of overeenkomt te verrichten;
• De persoon is verantwoordelijk voor de bevredigende voltooiing van het werk of de diensten die hij of zij uitvoert of overeenkomt uit te voeren;
• De persoon ontvangt een vergoeding voor werk of diensten die worden uitgevoerd op basis van een commissie of per opdracht en niet op enige andere basis;
• De persoon kan winst maken of verlies lijden in verband met het uitvoeren van werkzaamheden of diensten;
• De persoon heeft voortdurende of terugkerende zakelijke verplichtingen of verbintenissen; of
• Het succes of falen van het bedrijf van de persoon hangt af van de verhouding tussen de bedrijfsinkomsten en -uitgaven.

De definitie van "onafhankelijke contractant" in de noodverordening is strenger dan die welke wordt gebruikt om te bepalen of iemand een "onafhankelijke contractant" is in andere contexten, bijvoorbeeld voor federale belastingdoeleinden.

De definitie van 'werkgever' in de noodverordening wijkt ook af van andere wettelijke definities van 'werkgever', aangezien deze definitie geen drempel voor het aantal werknemers bevat en evenmin vereist dat de werkgever in de staat Florida is gevestigd. Deze definitie vereist alleen dat de rechtspersoon 'werknemers in deze staat in dienst heeft'. Zoals verduidelijkt in de veelgestelde vragen, is de omvang van de werkgever alleen van belang bij het bepalen van de boete voor overtreding van de wet van Florida.

Ten slotte wordt de "afdeling" gedefinieerd als "de afdeling Juridische Zaken" en wordt "functioneel equivalent van ontslag" gedefinieerd als zich voordoend in twee scenario's: (i) wanneer de werknemer onder dwang ontslag neemt; en (ii) wanneer "de werkgever door zijn handelen de arbeidsomstandigheden zo moeilijk of ondraaglijk heeft gemaakt dat een redelijk persoon in de positie van de werknemer zich gedwongen zou voelen om ontslag te nemen". De FAQ's verschaffen enige aanvullende duidelijkheid over deze definitie door op te merken dat werkgevers ook een boete kunnen krijgen op grond van de wet van Florida als de werkgever 'negatieve maatregelen heeft genomen tegen [een werknemer] die functioneel gelijkwaardig zijn aan een ontslag'.

Klachtenprocedure zoals uiteengezet in de noodregels

De noodverordening voorziet ook in een administratieve klachten- en onderzoeksprocedure. Kort gezegd moet elke klager een juridisch voldoende onderbouwde klacht indienen bij het Department of Legal Affairs (in overeenstemming met bepaalde vorm- en indieningsvereisten). Het Department of Legal Affairs onderzoekt vervolgens de klacht en dient vervolgens een onderzoeksrapport in bij de door de procureur-generaal aangewezen persoon. Als het Department of Legal Affairs concludeert dat er een redelijke grond is om te stellen dat de wet van Florida is overtreden, moet het een formele administratieve klacht indienen en zijn zaak voorleggen tijdens een bewijsvoering voor een administratief rechter. De administratieve rechter zal vervolgens een aanbevolen beschikking uitvaardigen aan het Department of Legal Affairs, dat vervolgens een definitieve beschikking zal uitvaardigen op basis van die aanbevelingen. Gedurende dit hele proces heeft het Department of Legal Affairs ook de mogelijkheid om sancties op te leggen door middel van consent orders. Een meer gedetailleerde bespreking van de klacht- en onderzoeksprocedure wordt behandeld in de Emergency Rule.

Conclusie

Hoewel de noodverordening en de veelgestelde vragen aanvullende richtlijnen bieden voor de wetgeving van Florida, zijn er nog steeds hiaten en tegenstrijdigheden tussen de wetgeving van Florida en de federale regelgeving, met name in het licht van de recente rechterlijke uitspraken over juridische uitdagingen van de federale richtlijnen. Aangezien werkgevers in Florida vaccinatieverplichtingen en -beleid overwegen en maatregelen nemen om te voldoen aan de verschillende wetten, voorschriften en verordeningen, raden wij aan om juridische beslissingen en de publicatie van aanvullende richtlijnen te volgen om te bepalen hoe het beste aan de voorschriften kan worden voldaan. Foley heeft een multidisciplinair en multijurisdictioneel team samengesteld dat een schat aan actuele informatiebronnen voor klanten heeft voorbereid en klaar staat om klanten te helpen bij het aangaan van de juridische en zakelijke uitdagingen die voortvloeien uit Executive Order 14042, het CMS-vaccinatievoorschrift, de OSHA ETS en staats- en lokale verordeningen. Neem contact op met een van onze advocaten als u vragen heeft.