SEC keurt nieuwe regels goed die universele volmachtkaarten verplicht stellen bij betwiste verkiezingen voor bestuursleden
Op 17 november 2021 heeft de Amerikaanse Securities Exchange Commission (de "Commissie") de invoering aangekondigd van nieuwe regels die het gebruik van universele volmachtkaarten bij omstreden bestuursverkiezingen verplicht stellen. De Commissie noemt dit "een belangrijk aspect van aandeelhoudersdemocratie". De nieuwe regels stellen aandeelhouders die bij volmacht stemmen op gelijke voet met aandeelhouders die persoonlijk stemmen, door hen in staat te stellen te stemmen op hun voorkeurscombinatie van kandidaat-bestuursleden, ongeacht of deze voorkeurscombinatie bestuurders omvat die zijn voorgedragen door de emittent en de dissidente aandeelhouder. De Commissie heeft ook nieuwe regels aangenomen die van invloed zijn op alle volmachtkaarten en volmachtverklaringen die bij alle bestuursverkiezingen worden gebruikt. De nieuwe regels zijn van kracht voor alle aandeelhoudersvergaderingen die na 31 augustus 2022 worden gehouden.
Achtergrond
Momenteel geeft een dissidente aandeelhouder zijn kandidaten voor de raad van bestuur aan op een aparte volmachtkaart, los van de volmachtkaart van de emittent. Aandeelhouders die bij volmacht stemmen, moeten kiezen tussen de volmachtkaart van de dissidente aandeelhouder en die van de emittent, maar mogen niet kiezen uit beide lijsten van kandidaten voor de raad van bestuur op de volmachtkaarten. Als diezelfde aandeelhouder echter besluit om de vergadering persoonlijk bij te wonen, kan hij een stembiljet gebruiken om te kiezen uit beide lijsten van bestuurders.
De enige huidige uitzondering op dit proces is de zogenaamde 'short slate rule', die een dissidente aandeelhouder die niet probeert de meerderheid van de raad van bestuur te vervangen, toestaat om op zijn volmachtkaart de kandidaten van de emittent te vermelden waarvoor hij geen volmachtbevoegdheid nastreeft. Met andere woorden, de dissidente aandeelhouder vermeldt bij naam de kandidaten van de emittent die hij uit de raad van bestuur wil verwijderen.
Samenvatting
Volmachten voor betwiste bestuursverkiezingen
De nieuwe regel, Regel 14a-19, maakt de korte-lijstregel overbodig door aandeelhouders die bij volmacht stemmen toe te staan om te kiezen tussen de twee lijsten met bestuurders, net zoals ze dat zouden kunnen doen als ze de vergadering persoonlijk bijwoonden. De regel vereist dat de emittent en de dissidente aandeelhouder alle kandidaat-bestuurders op één volmachtkaart vermelden en dat deze universele volmachtkaart aan bepaalde presentatie- en opmaakvereisten voldoet. Met deze universele volmachtkaart in handen kunnen aandeelhouders zelf kiezen tussen de concurrerende lijsten van kandidaten op de volmachtkaart, zonder dat ze persoonlijk aanwezig hoeven te zijn en een stembiljet hoeven te gebruiken.
Om betwiste verkiezingen met behulp van universele volmachtkaarten beter te kunnen beheren, worden in de nieuwe regels kennisgevingseisen vastgesteld om de partijen voldoende tijd te geven om een volmachtformulier op te stellen dat voldoet aan de universele volmachtvereisten. Dissidente aandeelhouders moeten de emittent uiterlijk 60 kalenderdagen voor de verjaardag van de jaarlijkse vergadering van het voorgaande jaar in kennis stellen van hun voornemen om stemmen te werven en een lijst van de kandidaten verstrekken. De emittent moet dissidente aandeelhouders uiterlijk 50 kalenderdagen voor de verjaardag van de jaarlijkse vergadering van het voorgaande jaar op de hoogte stellen van hun kandidaten.
De nieuwe regels verhogen ook de minimumdrempel voor het werven van dissidente aandeelhouders. Dissidente aandeelhouders zullen nu verplicht zijn om aandeelhouders te werven die ten minste 67% van het stemrecht van de aandelen met stemrecht vertegenwoordigen. De Commissie heeft de drempel verhoogd van een meerderheid van het stemrecht naar 67% om zinvolle werving aan te moedigen en om te voorkomen dat dissidente aandeelhouders "meeliften" op de universele volmachtkaart van de registrant.
Volmachten voor alle bestuursverkiezingen
De nieuwe regels bevatten nieuwe vereisten die van toepassing zijn op alle verkiezingen van bestuurders, ongeacht of deze al dan niet betwist worden.
- De nieuwe regels verplichten emittenten om bij verkiezingen voor bestuursleden de stemopties 'tegen' en 'onthouding' op te nemen in volmachtformulieren wanneer die normen van toepassing zijn.
- Of een bepaalde stemoptie van toepassing is, hangt af van de stemnorm die geldt voor de verkiezing van bestuurders.
- Als de verkiezing wordt geregeld volgens een meerderheidsstelsel, waarbij een 'tegen'-stem rechtsgeldig is en kandidaten alleen worden gekozen als ze een meerderheid van de stemmen krijgen, dan moeten volmachtkaarten zowel een 'tegen'-optie als een 'onthouding'-optie bevatten.
- Ter vergelijking: als de verkiezing wordt geregeld volgens een meerderheidsstelsel, waarbij een kandidaat-bestuurder wordt gekozen door meer positieve 'voor'-stemmen te krijgen dan concurrerende kandidaten, hoeft de volmachtkaart geen 'tegen'-stemoptie te bevatten, aangezien deze geen juridisch effect heeft en onnodige verwarring bij de kiezers veroorzaakt.
- Het gewijzigde punt 21(b) van bijlage 14A verplicht emittenten om in de volmachtverklaring het effect van een 'onthoudingsstem' op de verkiezing van bestuurders in de volmachtverklaring bekend te maken.
Praktische begeleiding
Universele volmachtkaarten kunnen het voor dissidente aandeelhouders die betwiste verkiezingen organiseren, gemakkelijker maken om de nodige aandeelhoudersstemmen te verkrijgen om een van hun kandidaat-bestuurders in de raad van bestuur te krijgen. Als dit het geval blijkt te zijn, zal het aantal betwiste verkiezingen waarschijnlijk toenemen. Anderzijds lijkt het waarschijnlijk dat universele volmachtkaarten het voor dissidente aandeelhouders moeilijker zullen maken om de nodige aandeelhoudersstemmen te verkrijgen om een meerderheid van dissidente kandidaten in de raad van bestuur te krijgen.
Emittenten moeten hun statuten inzake voorafgaande kennisgeving zorgvuldig controleren om er zeker van te zijn dat deze actueel en up-to-date zijn. Emittenten moeten ook beoordelen welke bestuurders, indien van toepassing, het meest vatbaar zijn voor uitdagingen door dissidenten, aangezien dissidenten mogelijk op zoek zijn naar 'zwakke' bestuurders die vatbaar zijn voor uitdagingen.
