401(k) nalevingscheck #5: 401(k) deelnemers uit de verloren en gevonden doos houden

In de 401(k) Compliance Check van vorige maand bespraken we de verschillende typische kennisgevingen die een 401(k) plan naar deelnemers moet sturen. In de Compliance Check van deze maand richten we ons op de vraag hoe om te gaan met een situatie waarin het 401(k) plan niet in staat is om een deelnemer aan het plan te bereiken, d.w.z. "ontbrekende deelnemers".

Waarom is dit onderwerp belangrijk?

Als sponsor van een 401(k) pensioenregeling heb je veel fiduciaire verantwoordelijkheden. Maar vanuit het perspectief van het Department of Labor (DOL) is er misschien geen enkele meer fundamenteel dan ervoor te zorgen dat deelnemers op tijd uitkeringen ontvangen van hun 401(k) pensioenrekeningen. Deze uitkeringen kunnen plaatsvinden in de vorm van uitkeringen op de normale pensioengerechtigde leeftijd, uitbetalingen van kleine saldi of verplichte minimumuitkeringen.   

De afgelopen jaren heeft de DOL haar handhavingsactiviteiten op het gebied van vermiste deelnemers opgevoerd. Met name via het auditproces heeft de DOL druk uitgeoefend op pensioenfondsverstrekkers om vermiste deelnemers op te sporen die recht hebben op uitkeringen uit hoofde van het 401(k)-plan. Om sponsors aan te moedigen proactieve stappen te ondernemen om ontbrekende deelnemers op te sporen, heeft de DOL richtlijnen voor het opsporen van ontbrekende deelnemers uitgegeven in de vorm van "Best Practices". Niet elk element van de richtlijnen van de DOL zal uitvoerbaar of geschikt zijn. Als u echter de richtlijnen die wel uitvoerbaar of geschikt zijn, implementeert en documenteert, laat u zien dat u deze nalevingskwestie serieus neemt als u wordt onderworpen aan een DOL-onderzoek.

Klik hier voor meer informatie over de richtlijnen van de DOL.

Maar hebben we echt een probleem?

Het is heel goed mogelijk dat u een probleem hebt met een ontbrekende deelnemer als u voormalige werknemers hebt opgemerkt die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt, maar geen uitkeringen hebben aangevraagd of beginnen te ontvangen. Een ander teken van een mogelijk probleem is onnauwkeurige of onvolledige contactinformatie in uw bestanden, in elektronische of papieren vorm. Tot slot heb je mogelijk een probleem als je meer dan een paar geretourneerde poststukken en niet-geïnde cheques hebt.

Er is een dorp voor nodig

Zoals het spreekwoord zegt, er is een dorp voor nodig ... . Dezelfde aanpak geldt voor het implementeren van praktijken om ontbrekende deelnemers te identificeren. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en de personeelsbezetting kan het nodig zijn dat het personeel van benefits, personeelszaken, salarisadministratie, administratieve diensten (bijv. postkamer) en informatietechnologie samen met de beheerder van de regeling ervoor zorgen dat de contactgegevens van voormalige werknemers actueel zijn. Wijzigingen in contactgegevens moeten worden gecoördineerd en gedeeld door het hele bedrijf en naar/van de beheerder van het plan.   

Voorbeelden van best practices van de DOL

De DOL heeft bijna 30 veelomvattende best practices geïdentificeerd voor plan sponsors die het probleem van de ontbrekende deelnemer willen aanpakken. Op basis van de richtlijnen voor best practices van de DOL kunt u besluiten het volgende te overwegen:

"Preventieve maatregelen

1. Op periodieke basis contact opnemen met huidige en gepensioneerde deelnemers om hun contactgegevens te bevestigen of bij te werken, zoals thuis- en zakelijk adres, telefoonnummers (inclusief mobiele telefoonnummers) en contactgegevens van naaste familie/noodgevallen.
2. Bevestig of werk contactgegevens bij tijdens de exitprocessen van werknemers en benadruk hoe belangrijk het is dat het plan te allen tijde over de juiste contactgegevens beschikt.
3. Controleer andere uitkeringsregelingen en bedrijfsgegevens voor contactgegevens van deelnemers. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de salarisadministratie of het collectieve ziektekostenplan actuele informatie bevat.
4. Neem bij het verstrekken van planinformatie (zoals samengevatte jaarverslagen, deelnemersverklaringen en samenvattingen van materiële wijzigingen) taal op (misschien vetgedrukt of gemarkeerd) die de ontvanger vraagt om bijgewerkte contactgegevens te verstrekken.
   

   Tips: 

   • Maak het proces eenvoudig om op te reageren - bijvoorbeeld door een gratis telefoonnummer, e-mailadres van contactpersoon, interne webportalen of formulieren met zelfgeadresseerde enveloppen. 
   • Zorg ervoor dat er een aangewezen contactpersoon is die verantwoordelijk is voor het delen van bijgewerkte contactgegevens met de persoon die verantwoordelijk is voor het maken van updates op de benefits-, personeels- en salarisadministratie-afdelingen, evenals met de record keeper van het plan.
   • Wijs een vertegenwoordiger van het bedrijf aan (misschien iemand die verantwoordelijk is voor de naleving van de interne controles) om periodiek het proces van het bijwerken van informatie over contactdeelnemers te bewaken of te controleren om ervoor te zorgen dat dergelijke informatie correct en consistent is in het hele bedrijf en bij de houder van de administratie van het plan.
     
     
5. Eis dat de servicemedewerkers van het 401(k) plan die vragen van deelnemers beantwoorden, als onderdeel van hun script een verzoek opnemen om contactgegevens te bevestigen. Dit kan vooral belangrijk zijn als het 401(k) saldo van de deelnemer bedragen bevat die zijn overgedragen van een overgenomen of gefuseerde regeling van een werkgever. Ook de bijbehorende website zou zo kunnen worden opgezet dat een deelnemer de contactgegevens moet bevestigen voordat hij verder kan gaan.
   

   Tip:

   • Overweeg om een bepaling op te nemen in de dienstverleningsovereenkomst met de registratiehouder over de rol en verplichting om mee te werken aan het proces van vermiste deelnemers (uiteraard rekening houdend met het feit dat het vinden van vermiste deelnemers uiteindelijk de verantwoordelijkheid van het bedrijf is). 
     
     
6. Stel een proces in tussen de administratieve diensten en personeelszaken/uitkeringsafdelingen van het bedrijf, samen met de registratiehouder van de regeling, om onmiddellijk een onderzoek in te stellen naar niet-bezorgde post naar deelnemers aan de regeling en niet-verzilverde distributiecheques.
   

   Tips: 

   • Geef een vertegenwoordiger van het bedrijf de verantwoordelijkheid om een lijst met niet-geïncasseerde distributiecheques te controleren en actie te ondernemen om de beoogde ontvanger op te sporen in overeenstemming met de praktijk van het bedrijf om ontbrekende deelname te lokaliseren.   
   • Wijs een andere vertegenwoordiger van het bedrijf aan om het proces periodiek te bewaken of te controleren. 

Buiten de gebaande paden ideeën ("Handle with Care")

1. Het gebruik van sociale media om contact op te nemen met personen kan nuttig zijn. U moet zich er echter van bewust zijn dat contactgegevens via sociale media mogelijk niet betrouwbaar zijn. Er is geen garantie dat uw bericht de beoogde ontvanger bereikt. Zelfs als het bericht wordt ontvangen, kan de persoon het negeren als oplichterij. Of een slechte actor kan het bericht ontvangen en op frauduleuze wijze proberen de uitkering van de vermiste deelnemer te ontvangen.
2. Neem contact op met begunstigden of contactpersonen in noodgevallen die bij het bedrijf bekend zijn (bijvoorbeeld echtgeno(o)t(e) of kinderen). Bedenk dat er omstandigheden zijn waarin een persoon niet gevonden wil worden - misschien om redenen van persoonlijke veiligheid. Bijgevolg kunnen deze personen terughoudend zijn om contactinformatie te delen, zelfs als je voorstelt dat ze als tussenpersoon fungeren. Bovendien heeft iemand die is geïdentificeerd als begunstigde of contactpersoon in noodsituaties niet noodzakelijkerwijs het beste voor met de vermiste deelnemer en kan hij of zij proberen om op frauduleuze wijze planuitkeringen te ontvangen.

Laatste inspanningen

1. Als deelnemers gedurende een bepaalde periode niet reageren, probeer dan overlijdensberichten of overlijdensonderzoeken (bijv. Social Security Death Index) om vast te stellen of de deelnemer is overleden. Als dat zo is, moet u proberen om eventueel aangewezen begunstigden te vinden. 
2. Gebruik een commerciële opsporingsdienst, een kredietinformatiebureau of online databases met openbare gegevens (zoals die voor onroerendgoedbelasting) om vermiste deelnemers op te sporen. Houd er rekening mee dat sommige van deze diensten en databases kosten in rekening kunnen brengen voor hun diensten.

Welke van de best practices van de DOL u ook praktisch of geschikt vindt, zorg ervoor dat u ze documenteert. En als ze eenmaal gedocumenteerd zijn, moet u ze natuurlijk ook volgen. Door enkele of alle van deze praktijken te implementeren, zult u niet alleen meer kans hebben om ontbrekende deelnemers te vinden (of beter nog, het probleem helemaal voorkomen), maar zult u ook bewijs hebben van uw naleving te goeder trouw in het geval dat de DOL langskomt voor een onderzoek.

Als onderdeel van Foley's voortdurende inzet om onze cliënten en collega's juridisch inzicht te verschaffen, heeft onze Employee Benefits and Executive Compensation Group een maandelijkse nieuwsbrief genaamd "Employee Benefits Insights", waarin we u op de hoogte houden van de meest recente en dringende zaken met betrekking tot employee benefits en andere gerelateerde onderwerpen. Klik hier of klik op de knop aan de linkerkant om u in te schrijven.