Een ADA-opfriscursus voor bedrijven. Omgaan met verzoeken om op afstand te werken
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op 6 mei 2022in Law360. Het wordt hier met toestemming opnieuw gepubliceerd.
Na ongeveer twee jaar van isolatie lijkt de COVID-19-pandemie eindelijk af te nemen, wat betekent dat werkgevers in het hele land hun werknemers weer naar kantoor beginnen te roepen.
Niet alle werknemers zijn er enthousiast over, wat betekent dat veel werkgevers te maken hebben met weerstand van werknemers die gewend zijn geraakt aan werken op afstand.
Sommige van deze werknemers vragen om aanpassingen vanwege vermeende medische aandoeningen, zodat ze op afstand kunnen blijven werken, ondanks de oproepen van hun werkgevers om weer fysiek naar het werk te komen. Dit artikel is een gids voor werkgevers die met dergelijke verzoeken om aanpassingen te maken krijgen.
Redelijke aanpassingen: de basisprincipes
Volgens de Americans with Disabilities Act moeten werkgevers redelijke aanpassingen doen voor werknemers met een handicap, tenzij dit een onredelijke belasting zou betekenen.
Wanneer een werknemer om een aanpassing vraagt, is een werkgever verplicht om een interactief proces met de werknemer en zijn of haar zorgverlener aan te gaan om meer te weten te komen over de handicap van de werknemer en te beoordelen welke aanpassing de werknemer in staat zou stellen om de essentiële taken van zijn of haar functie uit te voeren.
Redelijke aanpassingen kunnen onder andere bestaan uit deeltijdwerk, gewijzigde werkopdrachten, specifieke werktijden of het aanpassen van toetsen, trainingsmateriaal of beleid. Werkgevers zijn echter niet verplicht om de specifieke aanpassing te bieden waar een werknemer om vraagt.
Zelfs vóór de pandemie konden werknemers om telewerk vragen als redelijke aanpassing, en deden ze dat ook. In de nasleep van de pandemie zijn er echter een paar dingen veranderd.
Veel werknemers zijn namelijk gewend geraakt aan thuiswerken en willen niet terug naar kantoor. Dergelijke werknemers zijn mogelijk meer dan voorheen geneigd om een aanpassing aan te vragen.
Omdat de pandemie veel werkgevers dwong om zich aan te passen aan thuiswerkregelingen, zijn sommige werknemers nu beter in staat om te beargumenteren dat thuiswerken een haalbare en dus redelijke aanpassing is.
Desondanks blijft het zo dat werknemers geen op zichzelf staand recht hebben om thuis te werken. In de meeste gevallen behouden werkgevers de bevoegdheid om persoonlijk werk te eisen.
Hoe om te gaan met een verzoek om thuis te werken
Als een werknemer die een redelijke aanpassing vraagt, verzoekt om thuis te mogen werken, moet een werkgever verschillende stappen ondernemen voordat hij het verzoek inwilligt.
Ten eerste moet de werkgever controleren of de werknemer een gekwalificeerd persoon is. Volgens de ADA is het onwettig voor een werkgever om een gekwalificeerd persoon te discrimineren op basis van een handicap. Als een werknemer geen gekwalificeerd persoon is, hoeft een werkgever dus geen redelijke aanpassingen te doen.
Een gekwalificeerd persoon is iemand die voldoet aan de legitieme vereisten op het gebied van vaardigheden, ervaring, opleiding of andere vereisten voor een functie, en die de essentiële taken van de functie kan uitvoeren met of zonder redelijke aanpassingen.
Ten tweede moet de werkgever controleren of de werknemer een handicap heeft die onder de ADA valt. Sommige aandoeningen, zoals tijdelijke aandoeningen, vallen niet onder de ADA.
Alvorens een aanpassing toe te staan, moet de werkgever een interactief proces aangaan met de werknemer en zijn zorgverleners. In dit interactieve proces bespreken de werkgever en de werknemer de handicap van de werknemer en hoe deze zijn vermogen om zijn essentiële taken uit te voeren kan beïnvloeden.
Het interactieve proces stelt een werkgever in staat om meer te weten te komen over de aard van de medische aandoening van de werknemer en te beoordelen of het een handicap betreft die onder de ADA valt. Als dat niet het geval is, kan de werkgever het verzoek van de werknemer om een aanpassing afwijzen.
Zodra de werkgever ervan overtuigd is dat een werknemer een gekwalificeerde werknemer met een gedekte handicap is, moet de werkgever beginnen met het overwegen van passende aanpassingsmogelijkheden.
Belangrijk is dat, zelfs als de werknemer en werkgever het erover eens zijn dat een redelijke aanpassing gerechtvaardigd is, een werknemer niet noodzakelijkerwijs recht heeft op de aanpassing die hij wenst, waaronder werken op afstand.
Ten eerste hoeft een werkgever geen redelijke aanpassingen te doen als dit een te zware belasting voor de bedrijfsvoering van de werkgever zou betekenen. Onder 'te zware belasting' wordt verstaan: aanzienlijke moeilijkheden of kosten.
Bij het onderzoek naar onredelijke lasten wordt rekening gehouden met de context van het betreffende bedrijf en de aard van zijn activiteiten. Hierbij worden zowel economische kosten als indirecte kosten in verband met gezondheid en veiligheid meegerekend. Het is aan de werkgever om aan te tonen dat er sprake is van onredelijke lasten.
Afhankelijk van de omstandigheden kan thuiswerken een onredelijke belasting vormen. Zelfs als een werkgever tijdens de pandemie thuiswerken heeft toegestaan, kan dit een onredelijke belasting vormen.
Een bedrijf kan tijdens de pandemie tijdelijk hebben afgezien van de uitvoering van een of meer essentiële taken door werknemers, zodat zij op afstand konden werken totdat het veilig was om weer fysiek naar het werk te gaan. Werkgevers zijn echter niet verplicht om permanent af te zien van de uitvoering van deze taken of om af te zien van het herstel ervan nu het weer veilig is om naar het werk terug te keren.
Ten tweede, zelfs als werken op afstand geen onredelijke belasting zou vormen, heeft een werknemer nog steeds niet het recht om zelf zijn of haar accommodatie te kiezen. Als een werkgever akkoord gaat met een redelijke aanpassing en vindt dat werken op afstand geen onredelijke belasting vormt, kan de werkgever nog steeds alternatieve accommodaties onderzoeken en aanbieden.
Met andere woorden, een werkgever is verplicht om redelijke aanpassingen te doen, maar niet om de aanpassingen te doen die de werknemer het liefst zou willen.
Een aanpassing is voldoende als deze een gehandicapte werknemer in staat stelt de essentiële taken van zijn functie uit te voeren. Zo kan een werknemer die vanwege een depressie vraagt om thuis te mogen werken, afhankelijk van de omstandigheden in plaats daarvan een aangepast werkschema of andere taken aangeboden krijgen.
Evenzo kan een werknemer die vanuit huis wil werken vanwege een verhoogde kwetsbaarheid voor een ernstig geval van COVID-19, in plaats daarvan een aangepaste werkomgeving aangeboden krijgen, in combinatie met strengere protocollen voor het dragen van mondkapjes, ontsmetting en afstand houden, afhankelijk van de omstandigheden.
Conclusie
Hoewel de pandemie het landschap van werken op afstand heeft veranderd, heeft dit geen invloed gehad op het wettelijke kader voor ADA-voorzieningen.
Werkgevers behouden de mogelijkheid om de vermeende handicap van elke werknemer en de gevraagde aanpassingen te evalueren, de juiste aanpassingen te overwegen en met de werknemer en haar zorgverleners af te stemmen wat nodig en gepast is.
Voor sommige werknemers zal een permanente thuiswerkregeling noodzakelijk en gepast zijn, maar slechts voor sommigen. Voor velen die vragen om thuis te mogen werken, kan het gepast zijn om een regeling volledig te weigeren, of op zijn minst een alternatieve regeling aan te bieden in plaats van werken op afstand.
Uiteindelijk is de beslissing om het verzoek van een werknemer om thuis te werken al dan niet in te willigen een feitelijke beslissing die alleen na zorgvuldige afweging mag worden genomen.
