More Training, More Notice, More Time – Oh, My! Chicago Adds New Anti-Harassment Obligations for Employers

In navolging van een groeiende trend in het hele land heeft Chicago op 27 april 2022 zijn verordening inzake seksuele intimidatie aangepast met een aantal belangrijke wijzigingen, waar werkgevers rekening mee moeten houden. Naast een nieuwe en uitgebreide definitie van "seksuele intimidatie" heeft de Commissie voor personeelsontwikkeling gestemd voor een verhoging van de jaarlijkse opleidingsvereisten, meldingsperiodes, kennisgevingstermijnen en geldboetes. De verordening treedt in werking op 1 juli 2022, dus de voorbereidingen voor deze wijzigingen moeten onmiddellijk van start gaan.

Onder de nieuwe verordening vallen alle werkgevers en werknemers in Chicago. Onder 'werkgever' valt vrijwel elke entiteit die in het voorgaande of huidige kalenderjaar één of meer werknemers in dienst heeft, evenals hun agenten. Onder 'werknemer' wordt verstaan elke persoon die binnen de geografische grenzen van de stad werkt of onder leiding en toezicht van een ander werkt in ruil voor geldelijke of andere waardevolle vergoedingen. Kortom, elke entiteit die ten minste één persoon in dienst heeft die in de stad Chicago werkt, is een gedekte werkgever, en die in Chicago gevestigde werknemer is een gedekte werknemer.

Jaarlijkse opleidingsvereisten

Het belangrijkste is misschien wel dat alle werkgevers nu verplicht zijn om jaarlijks een training te geven die bestaat uit (a) een uur training over het voorkomen van seksuele intimidatie voor alle werknemers of twee uur voor managers en leidinggevenden; en (b) een uur training voor omstanders voor alle werknemers. Wat is een 'training voor omstanders', vraagt u zich af? Dat vroegen wij ons ook af. Het blijkt dat omstandertraining zich moet richten op hoe omstanders moeten reageren als ze getuige zijn van incidenten van daadwerkelijke of vermoedelijke seksuele intimidatie. Hoewel de basisopleidingseisen grotendeels overeenkomen met de huidige verplichtingen van werkgevers in Illinois, voegt de verordening van Chicago extra lagen toe aan de eisen van de staat vanwege de aanvullende training voor managers/leidinggevenden en de omstandertraining.

Volgens de stad zullen via haar website trainingsmodules worden aangeboden voor het extra trainingsuur voor managers en supervisors, evenals voor de omstandertraining die van toepassing is op alle werknemers. Deze modules zullen naar verluidt hier beschikbaar zijn wanneer de wijzigingen van kracht worden.

De eerste ronde van de jaarlijkse training moet uiterlijk op 30 juni 2023 aan de werknemers worden gegeven.

Uitgebreide definitie van "seksuele intimidatie"

Onder de uitgebreide reikwijdte van de verordening omvat "seksuele intimidatie" nu expliciet seksueel wangedrag als een afzonderlijke categorie van verboden intimidatie. "Seksueel wangedrag" omvat "elk gedrag van seksuele aard dat ook dwang, misbruik van gezag of misbruik van iemands arbeidspositie inhoudt". Hoewel de verruimde definitie slechts codificeert wat rechtbanken al lang beschouwen als seksuele intimidatie in een vijandige werkomgeving, verwachten we alleen al op basis van deze wijziging een toename van het aantal aangiften en vervolgingen van seksuele intimidatie. Het is onzeker hoe de wijziging van de stad van invloed zal zijn op haar inspanningen om intimidatie op de werkplek te bestrijden.

De nieuwe definitie is op 4 juni 2022 in werking getreden.

Vereisten inzake schriftelijk beleid en schriftelijke kennisgeving

Vanaf 1 juli 2022 moeten alle werkgevers in Chicago een schriftelijk beleid inzake seksuele intimidatie hebben. Het beleid moet het volgende omvatten:

Een verklaring dat seksuele intimidatie illegaal is in Chicago;
De definitie van seksuele intimidatie;
Een vereiste dat alle werknemers jaarlijks deelnemen aan een training ter voorkoming van seksuele intimidatie;
Voorbeelden van verboden gedragingen die seksuele intimidatie vormen;
Details over hoe seksuele intimidatie kan worden gemeld, inclusief instructies voor het indienen van een vertrouwelijke melding via het interne klachtenformulier van de werkgever (of een ander intern meldingsmechanisme) en juridische diensten die beschikbaar zijn voor werknemers die mogelijk het slachtoffer zijn van seksuele intimidatie; en
Een verklaring dat vergelding voor het melden van seksuele intimidatie in Chicago illegaal is. Bovendien moet het beleid binnen de eerste kalenderweek na indiensttreding van de werknemer beschikbaar zijn in de primaire taal van de werknemer.

Werkgevers moeten ook een poster (één in het Engels en één in het Spaans) ophangen met betrekking tot het verbod op seksuele intimidatie op een plek waar alle werknemers deze kunnen zien, meestal een pauzeruimte of een andere ruimte waar werknemers vaak langskomen of samenkomen. Als er geen fysieke werkruimte is, volstaat het om deze op een intern intranetforum te plaatsen.

Wanneer de wijzigingen op 1 juli 2022 van kracht worden, zal een modelbeleid inzake seksuele intimidatie beschikbaar zijn op de website van de stad in het Engels, Spaans, Pools, vereenvoudigd Chinees, Arabisch en Hindi. De poster met de vereiste kennisgeving zal op dat moment ook kunnen worden gedownload.

Uitgebreide kennisgevings- en rapportageperiode

Historisch gezien moest de Chicago Commission on Human Relations de vermeende dader binnen tien dagen na indiening een kopie van de klacht bezorgen. Nu wordt de kennisgevingstermijn door de wijzigingen verlengd tot dertig dagen, wat bedoeld is om eventuele vergeldingsmaatregelen tegen de klagende werknemer te beperken, zoals het weigeren van een redelijk verzoek om aanpassingen op grond van de Illinois Victim's Economic and Security Act.

De wijzigingen verlengen ook de termijn waarbinnen werknemers alle vormen van discriminatie, inclusief seksuele intimidatie, moeten melden bij de Commissie voor Menselijke Relaties. Werknemers hebben nu maximaal 365 dagen de tijd (voorheen 300).

Verplichting tot het bijhouden van gegevens

Gedurende de langste periode van (a) vijf jaar of (b) de duur van een klacht, civiele procedure of onderzoek inzake seksuele intimidatie, moeten alle werkgevers voortaan een administratie bijhouden van elk schriftelijk beleid dat seksuele intimidatie verbiedt en van de opleidingen die aan elke werknemer worden gegeven, evenals van de documenten die nodig zijn om de naleving van de verordening aan te tonen. Hoewel dit niet uitdrukkelijk in de verordening is gedefinieerd, omvatten documenten die naleving aantonen vermoedelijk schriftelijk opleidingsmateriaal, aanwezigheidsregisters van werknemers, onderzoeksdossiers van gemelde gevallen van intimidatie of vergelding, en relevante disciplinaire dossiers. Het niet bijhouden van deze documenten leidt tot een weerlegbaar vermoeden dat de werkgever de verordening heeft overtreden indien en wanneer een werknemer een klacht indient bij de Commissie.

Verhoogde geldboetes

De gewijzigde verordening verscherpt de straffen voor alle vormen van discriminatie, inclusief seksuele intimidatie, van $ 500 - $ 1.000 per overtreding tot $ 5.000 - $ 10.000 per overtreding. Bestaande straffen blijven van kracht, waaronder schadevergoeding en advocaatkosten die aan de klagende partij worden betaald, evenals een voorlopige voorziening waarin specifieke maatregelen worden opgelegd om discriminerende praktijken uit te bannen.

* * *

Hoewel veel werkgevers goed zijn toegerust om aan deze veranderingen te voldoen, is het toch verstandig om nu wat 'beleids- en praktijkonderhoud' te plegen, idealiter met advies, om ervoor te zorgen dat het beleid en de procedures inzake seksuele intimidatie op de werkplek voldoen aan deze nieuwe, strengere eisen.

Dit artikel is opgesteld met de hulp van Zack Sikora, zomermedewerker 2022.

Disclaimer

Deze blog wordt ter beschikking gesteld door Foley & Lardner LLP ("Foley" of "het kantoor") voor informatieve doeleinden. Het is niet bedoeld om het juridische standpunt van het kantoor namens een cliënt over te brengen, noch is het bedoeld om specifiek juridisch advies te geven. Eventuele meningen in dit artikel weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs de standpunten van Foley & Lardner LLP, haar partners of haar cliënten. Handel daarom niet op basis van deze informatie zonder advies te vragen aan een bevoegde advocaat. Deze blog is niet bedoeld om een advocaat-cliënt relatie te creëren en de ontvangst ervan vormt geen advocaat-cliënt relatie. Communicatie met Foley via deze website per e-mail, blogbericht of anderszins creëert geen advocaat-cliënt relatie voor welke juridische kwestie dan ook. Daarom wordt communicatie of materiaal dat u via deze blog naar Foley verzendt, hetzij via e-mail, blogpost of op een andere manier, niet behandeld als vertrouwelijk of als eigendom. De informatie op deze blog wordt gepubliceerd "AS IS" en is niet gegarandeerd volledig, nauwkeurig en/of up-to-date. Foley geeft geen verklaringen of garanties van welke aard dan ook, expliciet of impliciet, met betrekking tot de werking of inhoud van de site. Foley wijst uitdrukkelijk alle andere garanties, waarborgen, voorwaarden en verklaringen van welke aard dan ook af, hetzij uitdrukkelijk of impliciet, hetzij voortvloeiend uit een wet, wet, commercieel gebruik of anderszins, met inbegrip van impliciete garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, titel en niet-inbreuk. In geen geval zal Foley of een van haar partners, functionarissen, werknemers, agenten of filialen aansprakelijk zijn, direct of indirect, onder welke rechtsleer dan ook (contract, onrechtmatige daad, nalatigheid of anderszins), jegens u of iemand anders, voor claims, verliezen of schade, direct, indirect speciaal, incidenteel, bestraffend of gevolgschade, voortvloeiend uit of veroorzaakt door de creatie, het gebruik van of het vertrouwen op deze site (inclusief informatie en andere inhoud) of websites van derden of de informatie, middelen of het materiaal waartoe toegang wordt verkregen via dergelijke websites. In sommige rechtsgebieden kan de inhoud van deze blog worden beschouwd als advocaatreclame. Houd er, indien van toepassing, rekening mee dat eerdere resultaten geen garantie bieden voor een vergelijkbaar resultaat. Foto's zijn alleen voor dramaturgische doeleinden en kunnen modellen bevatten. Afbeeldingen impliceren niet noodzakelijkerwijs een huidige status als cliënt, partner of werknemer.