Inflatieproblemen: vier belangrijke manieren waarop bedrijven inflatie in de toeleveringsketen kunnen aanpakken

De Amerikaanse economie kampt met de hoogste inflatie in decennia, waarbij de uitgebreide inflatie in de toeleveringsketen bedrijven wereldwijd treft. Verstoringen in de toeleveringsketen hebben ongetwijfeld bijgedragen aan de stijgende inflatie, aangezien uitgebreide vertragingen en torenhoge kosten de sector blijven teisteren.

In maart 2022 steeg de consumentenprijsindex (of CPI) – een maatstaf voor de prijzen die consumenten voor producten betalen – met 8,5% op jaarbasis, de hoogste stijging in 47 jaar.¹ Ondertussen steeg de producentenprijsindex (PPI) – een maatstaf voor de inflatie die bedoeld is om de impact op leveranciers te meten – eveneens aanzienlijk met een jaarlijks percentage van 11,2%.² Ten slotte blijkt uit de werkgeverskostenindex (ECI) dat tussen maart 2021 en maart 2022 de totale beloning met 4,5% is gestegen, de lonen en salarissen met 4,7% en de kosten voor secundaire arbeidsvoorwaarden met 4,1%.³

Omdat inflatie de prijzen van goederen of diensten doet stijgen, zullen onderhandelingen over wie dat risico draagt in zakelijke partnerrelaties en de gevolgen van die risicotoewijzing aanzienlijk grotere financiële gevolgen hebben dan we in het recente verleden hebben gezien. Daarom heeft het direct invloed op uw bedrijfsresultaten om ervoor te zorgen dat uw zakelijke teams goed op de hoogte zijn van de gevolgen van inflatie en de manieren om deze in nieuwe contracten te beperken.

In dit artikel bieden we bedrijven in de toeleveringsketen manieren om hoge inflatie aan te pakken en de daarmee gepaard gaande druk te verlichten, waaronder (1) hoe bestaande overeenkomstbepalingen kunnen worden herzien en gebruikt om inflatierisico's aan te pakken, (2) benaderingen voor het onderhandelen over nieuwe overeenkomsten en wijzigingen in bestaande overeenkomsten, (3) benaderingen om blootstelling aan inflatie te beperken, en (4) strategieën voor kostenreductie.

Figuur 1:

Procentuele verandering in CPI maart 2021 ten opzichte van maart 2022

Bureau of Labor Statistics, Ministerie van Arbeid van de Verenigde Staten, Consumentenprijsindex – maart 2022, gepubliceerd op 12 april 2022

Vier belangrijke manieren om de gevolgen van stijgende inflatie in de toeleveringsketen te beperken

1. Bepalingen in bestaande overeenkomsten herzien en gebruiken

Bedrijven die met stijgende kosten worden geconfronteerd, moeten hun leveringsovereenkomsten herzien om te bepalen of deze al mechanismen bevatten die het bedrijf kan gebruiken om inflatie aan te pakken. Aan de inkoopzijde moeten bedrijven in hun overeenkomsten kijken naar voorwaarden met betrekking tot vaste prijzen. Aan de verkoopzijde moeten bedrijven onderzoeken hoe ze de gestegen kosten kunnen doorberekenen aan klanten. De meeste leveringscontracten bevatten verschillende bepalingen die kunnen helpen bij het bestrijden van inflatoire druk.

(a) Bepalingen inzake prijsstelling

Vanuit het perspectief van de verkoper kan een contract bepalingen bevatten inzake indexgebonden prijsstijgingen, waarbij de contractprijzen worden gekoppeld aan een of meer indexen. De onderliggende indexen kunnen zijn: (i) brede economische indexen zoals de PPI of 'marktmand'-indexen die gekoppeld zijn aan alle artikelen en alle stedelijke consumenten, (ii) gerichte indexen zoals ECI voor een specifieke locatie, of (iii) gekoppeld aan de kosten van een specifiek product dat in het onderliggende product wordt gebruikt. Contracten bevatten soms verschillende grondstoffenindexen op basis van het percentage dat deze grondstoffen worden gebruikt in het product dat het onderwerp is van de overeenkomst, om de kosten voor de productie van het product nauwkeurig weer te geven.

De toewijzingen onder deze prijsbepalingen variëren afhankelijk van de onderhandelingsmacht. Ze kunnen het risico volledig bij één partij leggen, het risico gelijk verdelen of het risico volgens bepaalde percentages verdelen. De laatste twee opties zijn manieren om een 'win/verlies'-benadering te vermijden.

Verkopers zullen willen nagaan of hun overeenkomsten periodieke onderhandelingen over bijgewerkte prijzen toestaan en van die mogelijkheden gebruik willen maken. Een koper kan ondertussen op zoek gaan naar bepalingen die hem de flexibiliteit bieden om de bestelde hoeveelheden te beperken, zodat hij indien nodig kosten kan besparen of een kostenefficiënter alternatief kan zoeken. Een koper zal ook willen nagaan of het contract de verkoper verbiedt om prijzen te wijzigen.

Ongeacht de bestaande bepalingen zal de werkelijke impact van de inflatie waarschijnlijk aanleiding geven tot commerciële discussies om de stijgende kosten aan te pakken. Dit geldt zowel voor leveringsovereenkomsten voor duurzame goederen als voor indirecte dienstverleningsovereenkomsten met langere looptijden, zoals outsourcing en managed services-relaties.

(b) Overmacht als mechanisme om de prijs aan te passen?

Afgezien van prijsbepalingen zoals hierboven beschreven, kan een partij echter ook andere contractbepalingen raadplegen, zoals overmacht, om te zien of haar prestaties onder het contract kunnen worden vrijgesteld; hogere kosten alleen zijn niet voldoende om een geval van overmacht te vormen. Om overmacht te kunnen toepassen, moet de stijging van de kosten worden veroorzaakt door een gebeurtenis die zelf een geval van overmacht vormt volgens de voorwaarden van het toepasselijke contract (waaronder gebeurtenissen zoals een staking of pandemie).

Bepalingen inzake overmacht zijn bedoeld om de uitvoering van een contract te rechtvaardigen, maar niet om als mechanisme voor prijsaanpassing te fungeren. Overmacht en zijn extracontractuele tegenhanger, commerciële onhaalbaarheid, kunnen echter worden gebruikt als instrumenten om de partijen aan de onderhandelingstafel te brengen wanneer gebeurtenissen buiten de redelijke controle van beide partijen van invloed zijn op het vermogen om producten te produceren en te leveren.

2. Onderhandel over wijzigingen in bestaande overeenkomsten

Voor zover verkopers vaste prijsafspraken hebben met hun klanten, moeten verkopers overwegen om met deze klanten te onderhandelen over een aanpassing van deze contracten, zodat de prijzen die zij hun klanten in rekening brengen in overeenstemming blijven met hun inputkosten. Bij het aangaan van deze gesprekken moeten bedrijven die een prijsaanpassing willen doorvoeren of vaste prijzen volledig willen afschaffen, nadenken over zinvolle manieren om hun klanten te stimuleren om met dergelijke wijzigingen in te stemmen. Zou de klant bereid zijn in te stemmen met een prijsaanpassing om de overeenkomst te verlengen of de hoeveelheid aan te passen? Alle punten die de relatie tussen de partijen in stand houden en tegelijkertijd de kostenstijgingen op een billijke manier verdelen, moeten in overweging worden genomen.

Omgekeerd moeten kopers die met prijsverhogingen worden geconfronteerd, hun opties zorgvuldig overwegen:

• Ten eerste moet een klant die een verzoek tot prijsaanpassing ontvangt, controleren of het verzoek daadwerkelijk verband houdt met inflatie en niet slechts een poging is van een leverancier om zijn winst te verhogen. Vraag om gedetailleerde berekeningen ter ondersteuning van de prijsaanpassingen en eis van leveranciers dat zij aantonen hoeveel hun kosten boven verwachting zijn gestegen.
• Ten tweede moeten klanten overwegen welke zaken ze in ruil voor het accepteren van een bepaald verzoek tot prijsaanpassing zouden willen vragen, bijvoorbeeld of ze de hoeveelheid of het tijdstip van levering willen aanpassen.
• Ten derde moet een klant die met een prijsverhogingsverzoek wordt geconfronteerd, overwegen of het verzoek de mogelijkheid moet bevatten voor de klant om in de toekomst prijsverlagingen te verkrijgen, in het geval er veranderingen in de prijsomgeving plaatsvinden.

3. Prijzen gekoppeld aan indexering en andere manieren om toekomstige blootstelling aan inflatie te beperken bij het opstellen van nieuwe overeenkomsten

Bij het opstellen van nieuwe overeenkomsten moeten bedrijven overwegen hoe ze de gevolgen van inflatie het beste kunnen beperken.

Al bijna 40 jaar genieten we van een relatief lage en stabiele inflatie, wat verklaart waarom bestaande overeenkomsten mogelijk niet adequaat zijn om ingrijpende en onverwachte economische veranderingen op te vangen.

Veel van de huidige topmanagers hebben nog nooit te maken gehad met een omgeving met hoge inflatie. Om dit in perspectief te plaatsen: de CEO van Walmart, het bedrijf dat in 2021 op nummer 1 staat in deFortune500-lijst, was 19 jaar oud toen inflatie voor het laatst een nieuwswaardig onderwerp was.

In de toekomst verwachten we echter dat veel minder overeenkomsten langdurige vaste prijzen zullen bevatten, aangezien verkopers die overeenkomsten sluiten verschillende strategieën zullen willen toepassen die prijsflexibiliteit mogelijk maken en langdurige, vaste prijzen vermijden. Een van die strategieën is het koppelen van prijzen aan een index. Zoals hierboven besproken, kan dit een algemene index zijn, zoals de CPI of PPI, of een veel specifiekere index, afhankelijk van het verkochte artikel. Er zijn tal van indexen voor verschillende producten en grondstoffen die partijen kunnen gebruiken om de productiekosten van de goederen waarop hun overeenkomst betrekking heeft, nauwkeurig weer te geven. Partijen kunnen overwegen om een mechanisme in te bouwen om deze bepalingen te herzien, met name in het geval dat de inflatie afneemt. Als vangnet kunnen ook plafonds voor het inflatierisico worden ingebouwd.

Als de prijzen niet aan een index worden gekoppeld, zullen verkopende partijen de looptijd van hun overeenkomsten willen verkorten of eisen dat de partijen tijdens de looptijd van hun overeenkomsten op vaste tijdstippen opnieuw over de prijzen onderhandelen. Als alternatief kunnen partijen overwegen om prijsverhogingen van een bepaald percentage toe te passen die periodiek automatisch worden doorgevoerd. De verkoper kan zelfs de prijsstelling open laten en de prijs vaststellen op het moment dat de bestelling wordt geplaatst.

Aan de andere kant zullen klanten bepalingen willen opnemen die ervoor zorgen dat de leverancier het inflatierisico draagt. In principe betekent dit dat de prijzen worden vastgelegd voor een zo lang mogelijke periode als de verkoper akkoord gaat en dat de prijzen worden vastgelegd bij het plaatsen van de inkooporders.

Als verkopers zich verzetten tegen bepalingen inzake verlengde vaste prijzen, zijn er verschillende methoden die partijen kunnen gebruiken om tot een compromis te komen:

• Prijsafspraken die gekoppeld zijn aan een of meer indexen kunnen worden beperkt tot een bepaald percentage, zodat de klant weet wat zijn opwaartse risico is.
• Neem drempels voor indexbewegingen op, zodat de prijs stabiel blijft totdat de procentuele drempel wordt overschreden.
• Verdeel het verhoogde kostenrisico zodanig dat een bepaald percentage van de indexbeweging aan de ene partij wordt toegewezen en het volgende percentage aan de andere partij. Partijen kunnen vervolgens elk risico boven die percentages delen.
• Bovendien kan indexgebaseerde prijsstelling worden verduidelijkt zodat deze zowel opwaartse als neerwaartse bewegingen omvat, waardoor klanten, hoewel ze het risico lopen op inflatoire kosten, ook kunnen profiteren van de voordelen van een deflatoire omgeving.

4. Denk strategisch om kosten te besparen

Naast het overwegen van puur contractuele methoden om inflatie tegen te gaan, moeten bedrijven strategisch nadenken over manieren om kosten efficiënter te verlagen.

• Stroomlijnen. Om deze strategie te kunnen volgen, moeten bedrijven bepalen welke gebieden tot hogere uitgaven leiden en nagaan hoe deze gebieden anders kunnen worden beheerd. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld nagaan of er andere inputs zijn die kunnen worden gebruikt om de kosten te verlagen of processen die kunnen worden gestroomlijnd. Bedrijven kunnen hun voorraadbeheer, arbeidskosten en andere gebieden onder de loep nemen om te bepalen waar kostenbesparingen mogelijk zijn zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van producten of diensten. Deze stroomlijning kan onder meer inhouden dat productlijnen met een lagere winstgevendheid worden stopgezet.
• Technologie en innovatie. Aangezien arbeidskosten een groot deel uitmaken van de kostenstijgingen waarmee bedrijven te maken hebben, kan een bedrijf ervoor kiezen om extra te investeren in technologie en innovatie die het personeelsbestand verminderen. Of, naarmate de prijzen stijgen, kan een bedrijf andere prijsmodellen gaan toepassen. Een fabrikant van zware apparatuur kan bijvoorbeeld kiezen voor een pay-per-use-model in plaats van het traditionele verkoopmodel.
• Diversificatie van de toeleveringsketen. Een anderemethode die bedrijven kunnen gebruiken, is het diversifiëren van hun toeleveringsketens, zodat ze de flexibiliteit en duurzaamheid bieden die nodig zijn om turbulente periodes te doorstaan. Hoewel het toevoegen van schakels aan toeleveringsketens op korte termijn geen kostenbesparing oplevert, kan het er wel voor zorgen dat een bedrijf soepel blijft functioneren, zelfs in het geval van prijsschokken, materiaaltekorten of andere verstoringen.

De factoren die de inflatie aanwakkeren, zullen waarschijnlijk niet snel verdwijnen. Bedrijven moeten alle beschikbare middelen inzetten om hun huidige contracten te optimaliseren en nieuwe voorwaarden te onderhandelen om de ernstige gevolgen van de inflatie voor hun bedrijfsresultaten op te vangen.

Abonneer u op de serie over verstoringen in de toeleveringsketen

Om u te helpen bij het navigeren door deze onbekende gebieden in de toeleveringsketen, nodigen wij u uit om u te abonneren op Foley's serie over verstoringen in de toeleveringsketenvia door hier te klikken.