Voorbereiding op de nieuwe wet inzake loontransparantie in New York City
Dit artikel verscheen oorspronkelijk op 10 juni 2022 in Law360 en wordt hier met toestemming opnieuw gepubliceerd.
New York City heeft op 15 januari een wet aangenomen die bepaalde werkgevers verplicht om salarisbereiken bekend te maken in verband met het adverteren van vacatures en het beoordelen van sollicitanten. Zoals aangenomen in zijn oorspronkelijke vorm, liet de New York City Pay Transparency Law een aantal vragen open over belangrijke vereisten, waarvan sommige zijn behandeld in een recent amendement dat op 12 mei is aangenomen. Wat de timing betreft, heeft het amendement de inwerkingtreding van de wet uitgesteld tot 1 november.
Ondanks de pogingen van de stad om duidelijkheid te scheppen, in combinatie met de hieronder besproken aanvullende richtlijnen, blijven bepaalde aspecten van de wet onduidelijk.
De maatregel van New York City volgt een consistente, algemene nationale trend, voornamelijk door middel van wetgeving op staatsniveau, om transparantie te eisen over wat een kandidaat kan verwachten te verdienen als hij wordt aangenomen, gepromoveerd of overgeplaatst.
Hoewel loontransparantie al enige tijd bestaat in bepaalde sectoren in zowel de particuliere als de publieke sector, raakt deze nationale wetgevingstrend veel werkgevers die dit een vreemd en mogelijk ongunstig concept vinden.
Sommige werkgevers kunnen deze praktijk vanuit onderhandelingsperspectief afkeuren, bovenop de extra administratieve lasten die deze verandering met zich meebrengt. Bovendien moeten werkgevers, zelfs in rechtsgebieden waar momenteel geen verplichtingen inzake loontransparantie gelden, niet verbaasd zijn als bedrijven overschakelen op vrijwillige openbaarmaking naarmate de trends in de sector evolueren.
Alleen al in de afgelopen paar jaar hebben wetgevers wetten inzake loontransparantie aangenomen in staten als Californië, Colorado, Connecticut, Illinois, Maryland, Nevada, Rhode Island en Washington. Daarnaast overwegen andere staten wetgeving die een zekere mate van loontransparantie vereist. Een soortgelijke wet op staatsniveau in New York wordt momenteel beoordeeld door gouverneur Kathy Hochul.
Deze rechtsgebieden verschillen in hun specifieke openbaarmakingsvereisten, waarvan sommige nog niet van kracht zijn, maar ze hebben allemaal hetzelfde doel: het bevorderen van gelijke beloning door een beloningsbereik vast te stellen voordat de werkgever sollicitanten interviewt of in overweging neemt, wanneer bepaalde vooroordelen een rol kunnen spelen.
Werkgevers met activiteiten in meerdere staten moeten nagaan wat er op basis van hun specifieke activiteiten vereist is.
De nieuwste van deze wetten wijzigt de New York City Human Rights Law (mensenrechtenwet van New York City) en maakt het voor werkgevers onwettig om vacatures, promoties of overplaatsingen te adverteren zonder het minimum- en maximumsalaris voor de functie in de advertentie te vermelden. Deze wet is van toepassing op alle werkgevers met vier of meer werknemers in New York City, ongeacht waar de werkgever gevestigd is.
Hoewel zelfstandige contractanten worden meegenomen bij het bepalen of een werkgever onder de wet valt, geldt dit niet voor tijdelijke functies die worden aangeboden door uitzendbureaus. Werkgevers moeten daarom de contractuele relaties die zij hebben tot de ingangsdatum van de vereisten, evenals eventuele regelingen voor werken op afstand met werknemers die in New York City werken, nauwkeurig onderzoeken om te bepalen of zij onder de wet vallen.
De werkgever is specifiek verplicht om voor een bepaalde functie "het laagste tot hoogste salaris dat de werkgever te goeder trouw op het moment van de vacatureplaatsing verwacht" te vermelden. De vacature moet het basisjaarsalaris of basisuurloon vermelden, ongeacht hoe de werkgever de beloningsvoorwaarden vaststelt.
Een werkgever kan andere vormen van compensatie vermelden, zoals verzekeringsuitkeringen, betaald verlof en dergelijke, maar dergelijke vermeldingen zijn niet verplicht.
Open salarisbereiken zijn verboden omdat ze het doel van de wet ondermijnen. Werkgevers mogen echter wel een vast bedrag vaststellen, in plaats van een bereik, als er geen flexibiliteit is met betrekking tot het aangeboden salaris.
Werkgevers die de wet overtreden, kunnen onder andere worden verplicht om schadevergoeding te betalen aan de getroffen werknemers, vacatures en beleidsregels aan te passen en trainingen te organiseren. Belangrijk is dat de stad heeft toegezegd geen civielrechtelijke boete op te leggen bij een eerste klacht wegens schending van de vereiste loontransparantie, op voorwaarde dat de werkgever aantoont dat hij de schending binnen 30 dagen na ontvangst van de kennisgeving van de stad over deze schending heeft verholpen.
Of een werkgever voldoet aan het element van goede trouw, hangt af van de relevante informatie waarover de werkgever beschikt en het geloofwaardige bewijs dat de werkgever kan overleggen ter ondersteuning van zijn methodologie en betalingsintentie.
Recente richtlijnen verduidelijken dit element door te bepalen dat werkgevers "het salarisbereik moeten vermelden dat de werkgever op het moment van het plaatsen van de vacature naar eer en geweten bereid is te betalen aan de geselecteerde kandidaat(en)".1
Met dat in gedachten zal ondersteunende documentatie van cruciaal belang zijn om vast te stellen wat de werkgever wist toen hij een bepaald salarisbereik publiceerde.
Bovendien werd in de oorspronkelijke versie van de wet niet vermeld hoe deze van toepassing is op functies waarbij op afstand wordt gewerkt. In de recente richtlijnen van de stad wordt echter uitgelegd dat deze wet ook van toepassing is op "functies die geheel of gedeeltelijk in New York City kunnen of zullen worden uitgeoefend, hetzij vanuit een kantoor, in het veld of op afstand vanuit de woning van de werknemer".
In de praktijk zullen nationale werkgevers verplicht zijn om salarisbereiken te publiceren voor banen op afstand die, althans tot op zekere hoogte, in New York City kunnen worden uitgevoerd, zelfs als de werknemer elders woont.
Deze veranderingen hebben aanzienlijke gevolgen voor werkgevers, naast de voor de hand liggende noodzaak om vacatures en overplaatsingen vóór 1 november te herzien. Loon transparantie zal tot op zekere hoogte bepalend zijn voor het proces waarmee een werkgever kandidaten voor een openstaande functie beoordeelt.
Een werkgever die onder deze regeling valt, zal bijvoorbeeld geen sollicitatiegesprek kunnen voeren met een kandidaat als hij weet dat de beloning een open vraag is, waarbij de werkgever een zekere invloed heeft als er onderhandeld moet worden.
De werkgever verliest een deel van zijn onderhandelingsvoordeel doordat hij gedwongen wordt om vooraf de beloningsbandbreedte bekend te maken. Een visie op deze dynamiek is dat de focus bij het nemen van de uiteindelijke beslissing over de aanstelling op de kwalificaties van de kandidaat blijft liggen, omdat het beperken van de beloningsvariabele loongelijkheid zou moeten bevorderen.
Een andere mogelijke verandering vloeit voort uit het feit dat kandidaten meer informatie zullen hebben over wat het salaris is voor vergelijkbare functies bij andere werkgevers op de markt. Werkgevers moeten daarom bereid zijn om de basis voor het door hen vastgestelde salarisbereik toe te lichten.
Hoewel een uitleg niet vereist is, kan het geven van een uitleg wanneer daarom wordt gevraagd een grote bijdrage leveren aan het binnenhalen van gewilde kandidaten in een concurrerende markt.
Werkgevers kunnen overwegen om extra tijd en middelen te besteden aan een voorafgaande evaluatie van salarisbereiken, gezien het onbepaalde element van goede trouw. Het beschikken over documentatie ter ondersteuning van een bepaald salarisbereik kan krachtig bewijs zijn bij het verdedigen tegen een vermeende overtreding.
Bovendien zullen werkgevers moeten samenwerken met eventuele wervingspartners om te controleren of vacatures en gerelateerde communicatie met kandidaten aan de regels voldoen.
De algemene trend naar loontransparantie kan erop wijzen dat er op dit vlak nog meer veranderingen op komst zijn. Anticiperen op deze kwestie en de mogelijke gevolgen ervan voor uw bedrijfsvoering is essentieel om in de toekomst aan de regelgeving te kunnen voldoen.
Het is onduidelijk in hoeverre de COVID-19-pandemie het momentum zou kunnen versnellen of vertragen, afgezien van het effect dat thuiswerkregelingen kunnen hebben op de verplichtingen van werkgevers op het gebied van gelijke beloning. Voor veel werkgevers heeft de pandemie echter al geleid tot een ongekende behoefte aan geschoolde werknemers.
Gezien deze uitdagingen zouden zelfs werkgevers die actief zijn in rechtsgebieden waar momenteel geen loontransparantie vereist is, moeten evalueren of loontransparantie hun activiteiten en personeelsbestand ten goede zou kunnen komen.
——————————————————————————————————————–
1 https://www1.nyc.gov/assets/cchr/downloads/pdf/publications/Salary-Transparency-Factsheet.pdf
